テレワーク導入のポイントとは？導入目的やICTの利活用方法など

2020年4月の緊急事態宣言の発令をきっかけに、テレワーク導入を検討する企業が増え始めました。

テレワーク（リモートワーク）導入のメリットとは？
また、どのように導入を推進していけば良いのか、詳しくご説明いたします。

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テレワーク導入のメリットとは？

テレワーク（telework）とは「ICTを活用した場所にとらわれない柔軟な働き方」のことです。
リモートワークも同じ意味で使われています。
在宅ワーク、サテライトワーク、モバイルワークなどの種類があり、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大によって浸透し、定着していきました。

いつまで続くかわからないコロナ禍で、テレワーク（リモートワーク）はさらに広がりを見せていくでしょう。

しかしテレワーク導入の必要性を感じながらも、まだ導入に至っていないという企業も多くあります。
企業にとって、テレワーク（リモートワーク）を導入することは、下記のようなメリットがあると言われています。

交通費・光熱費などのコスト削減
生産性の向上
非常時における事業の継続
従業員のモチベーションアップ
人材の確保

詳しく見ていきましょう。

交通費・光熱費などのコスト削減

従業員が通勤する機会が減少するため交通費は大幅な削減になります。
またオフィスを使用する機会も少なくなるので、光熱費などの経費も減少します。
出勤する人数が減れば、大きなオフィスは必要なくなり、家賃などの固定費を減らすことができます。

テレワーク（リモートワーク）を導入する際に、設備の整備などで出費はありますが、長期的に見れば、テレワーク（リモートワーク）の導入により、コストは削減されるといえます。

生産性の向上

テレワーク（リモートワーク）を導入することで生産性が向上すると言われています。
厚生労働省が情報を発信している「テレワーク総合ポータルサイト」によると、テレワーク（リモートワーク）実施後のアンケートにおいて、9割の回答者は「生産性が向上したか、変わらない」と回答しています。
サテライトワークやモバイルワークなどの場合は、移動時間が減るため、生産性が向上するというのは、企業にとって分かりやすく、また納得のできる結果といえるでしょう。

しかし在宅ワークでのテレワーク（リモートワーク）導入については、思うように仕事が進まず、生産性が低下するのではないかと危惧する企業も多いかもしれません。

ICT環境・DX環境の整備や、コミュニケーションツールなどの導入が前提条件とはなりますが、一般的にテレワーク（リモートワーク）のほうが、作業効率はアップします。
電話対応などに時間を取られることがなくなり、自分の業務に集中できるのが大きな要因です。

またテレワーク（リモートワーク）では、実施する業務について自分で計画を立て、進めていかなければいけないため、社員の自律性が育まれます。
結果として、同僚同士や他部門などとの連携が進み、業績アップへつながります。

参考：テレワーク総合ポータルサイト｜厚生労働省

非常時における事業の継続性の確保

今回の新型コロナウイルス感染拡大のようなパンデミックや、災害などの影響で従業員が出社するのが難しい状況に陥ったときのために、BCP（事業継続計画）を策定しておくことが重要です。

テレワーク（リモートワーク）の導入は、BCP対策として非常に有効な施策のひとつです。

普段は出勤して仕事をしている場合でも、テレワーク環境さえ整備しておけば、大雪や台風などで交通機関が麻痺したときには、テレワークに切り替えて業務を行うことが可能になります。
非常時に備える意味でも、テレワーク（リモートワーク）の導入をおすすめいたします。

従業員のモチベーションアップ

テレワーク（リモートワーク）は従業員のモチベーションアップに有効です。
満員電車での通勤や、オフィスの環境、人間関係などにストレスを感じている従業員は意外と多いもの。
不満をためた状態で仕事を続けると、離職のリスクも高まってしまいます。

テレワーク（リモートワーク）によって、ストレスを感じることのない環境を確保できれば、従業員にやる気が生まれ、モチベーションも上がります。
その結果、大きな成果へとつながるかもしれません。

また従業員の満足度が高く、ワークライフバランスに配慮した働き方ができれば、企業のイメージ向上にもつながります。

人材の確保

さまざまな事情で、仕事を辞めなくてはいけない状況になった人でも、テレワーク（リモートワーク）なら、離職することなく仕事を続けられる可能性がでてきます。

介護や育児で出社することが難しい場合も、在宅で仕事ができるのであれば、時間などを調整することで勤務を継続することができます。
他にも、ケガや病気などの場合も、本人の体調次第では病院や在宅で業務を行うことが可能になります。
また場所を選ばずに働くことができるため、地方やリゾート地でのワーケーションにも役立ちます。

少子高齢化が今後も進行していくと考えられるなかで、労働参加率を向上させるためにも、テレワーク（リモートワーク）の導入は、企業と従業員、双方にとって大きなメリットがあるといえます。

テレワーク導入推進のために必要なこと

テレワーク（リモートワーク）を導入すると多くのメリットがあることがお分かりいただけたと思います。
では、いざテレワーク（リモートワーク）を導入するためにはどんな準備やプロセスが必要なのでしょうか。

詳しく解説いたします。

パソコン・モニターなどの設備導入

ICTを活用して働くテレワーク（リモートワーク)において、パソコンは欠かせないアイテムです。
従業員が所有しているものを使うのか、会社から支給するのかは話し合いが必要となりますが、スペックの面や、後述するセキュリティの観点からも、会社から支給するのが望ましいでしょう。
現在オフィスで使用しているパソコンを持ち帰るのもひとつの方法です。

業務内容にもよりますが、大きなモニタ―のほうが仕事がはかどる場合が多いです。
またデュアルモニターが必要になるケースもあります。

テレワーカーとなる従業員の住居環境に適したサイズの機器にする必要もありますので、ヒアリングを行ったり、事前にトライアルを行ったりすると良いでしょう。

ICT環境・DX環境の整備導入

テレワーク（リモートワーク）はICT（情報通信技術）を利用して仕事をするという明確な定義があります。
前述したパソコンなどのICT機器のほか、Wi-Fi環境の整備も欠かせません。
通信速度が遅いと、サイズの大きなファイルを送受信する際に時間がかかります。

また大人数でWEB会議などを行う際も、スムーズに行かず、ストレスが溜まるかもしれません。
業務が円滑に行えるよう、Wi-Fi環境の整備を行いましょう。

そしてDX（デジタルトランスフォーメーション）環境の整備も重要です。
テレワーク（リモートワーク）下では書類の提出は困難なので、今まで紙ベースで行っていたものを、デジタル化する必要があります。
クラウドサービスを利用するなどして、DX環境を整えましょう。

また電話のDX化も必要になります。
取引先などの社外の人が代表電話にかけてきても、取り次ぐことができません。
単純な電話対応をチャットボットや自動音声応答で代行したり、担当者のスマートフォンに自動転送されるような仕組みが必要となります。

セキュリティの強化導入

テレワーク（リモートワーク）では、従業員が業務に関わる情報を自宅などの社外で扱うことになります。

大切な情報を守るためにさまざまな取り決めが必要になります。
不正アクセスやデータの改ざん、情報の漏洩などを防ぐためにも、総務省による「テレワークセキュリティガイドライン」などを参考に、ルールを策定しましょう。
従業員貸与のタブレット端末に、セキュリティ性の高い「仮想デスクトップ機能」を搭載するなどの対策が有効です。

また従業員の意識改革や啓発も重要です。
従業員が、利用する情報資産の管理責任を自らが負うことを認識し、責任ある行動を取れるよう、研修などを行うことも有効です。

参考：テレワークセキュリティガイドライン｜総務省

テレワーク（リモートワーク）に関する社内規則の策定導入

テレワーク（リモートワーク）では、オフィス勤務をしているときと、働き方が大きく変わります。

プライベートと業務の区別がつきにくくなり、長時間勤務をしてしまう従業員が出てくるかもしれません。
始業・終業時にはメールや電話で上司に伝える、勤怠管理ツールを利用するなど、労務管理の見直しや、テレワーク（リモートワーク）についての社内規則を策定する必要があります。

またトップダウンも難しくなるため、情報を周知するための仕組みやルール作りも進めておきましょう。

他にも情報の取り扱い方や、残業の申請方法など、細かく取り決めておくと、後々トラブルになりにくくなります。
人事評価の方法も、オフィス勤務のときとは変わってきます。
定性的な評価も大切ですが、テレワーク（リモートワーク）においては、定量的な成果指標を設けることが重要です。

テレワーク導入に役立つ助成金・補助金

交通費や光熱費など、テレワークを導入することでコスト削減につながることは確かですが、導入する際にはどうしても初期投資が必要となります。
中小企業や小規模事業者向けの助成金や補助金があるので、ご紹介いたします。

人材確保等支援助成金（テレワークコース）

厚生労働省が行っている人材確保等支援助成金（テレワークコース）は、良質なテレワークを導入する企業に支給される助成金です。
在宅または、サテライトオフィスにおいて就業するテレワーク勤務を制度として導入することを目的として就業規則等の作成・変更、テレワーク（リモートワーク）用通信機器等の導入・運用等を実施し、テレワーク（リモートワーク）勤務を適切に導入・実施した場合、そして、テレワーク（リモートワーク）導入後も引き続きテレワーク（リモートワーク）勤務を実施し、従業員の離職率の低下について効果をあげた場合に支給されます。

参考：人材確保等支援助成金（テレワークコース）｜厚生労働省

IT企導入補助金

IT導入補助金は、業務効率化、売上アップをサポートしてくれる補助金です。
中小企業・小規模事業者等の方が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入するための経費の一部が補助されます。
またデジタル化基盤導入枠では、導入する会計ソフト・受発注ソフト・決済ソフト・ECソフトの経費の一部が補助されます。

参考：IT導入補助金2022

ものづくり補助金

正式名称は「ものづくり・商業・サービス補助金」です。

中小企業・小規模事業者等が今後複数年にわたり相次いで直面する制度変更（働き方改革や被用者保険の適用拡大、賃上げ、インボイス導入等）などに対応するため、革新的サービス開発・試作品開発・生産プロセスの改善を行うための設備投資等を支援する補助金です。

申請方法は、インターネットを利用した「電子申請」となります。
アカウント登録が必要となりますので、ご注意ください。

参考：ものづくり補助金総合サイト

他にも、各都道府県がテレワーク（リモートワーク）の導入のための助成を行っている場合があるので、ぜひ調べてみてください。

テレワーク（リモートワーク）で役立つツールの導入

遠隔で仕事をするため、テレワーク（リモートワーク）はコミュニケーション不足になりがちです。

コミュニケーションが足りていないと感じたら、まずは問題点の洗い出しを行いましょう。そのうえで、以下のようなテレワークツールの導入をおすすめします。

WEB会議ツール
ビジネスチャットツール
タスク・スケジュール管理ツール

詳しく見ていきましょう。

WEB会議ツール

ZOOMなどのWEB会議ツールはテレワーク（リモートワーク）には欠かせません。
テキストだけでは伝わりにくい情報も、対面して話すことで伝わりやすくなり、意思の疎通がスムーズになります。

また分からないことがあっても、その場で確認できるので、齟齬が生まれにくくなるなどのメリットがあります。
カメラとマイクは必要とはなりますが、すぐに導入でき、社外の人との打合せでも使えるので、ぜひ導入するようにしましょう。

ビジネスチャットツール

ChatworkやSlackなどのビジネスチャットツールも、チーム内のコミュニケーションを活性化させ、円滑にしてくれるツールです。

それぞれの業務に取り組みながら、確認事項や連絡事項が出来た時、ファイルを送付したい時などに便利に使うことができます。
プロジェクトごとにスレッドを作れるので、コミュニケーションの活性化だけではなく、チーム内の情報共有にも役立ちます。

タスク管理・スケジュール管理ツール

テレワーク（リモートワーク）でコミュニケーション不足に陥ると、上司は部下の業務内容を把握しづらくなります。
部下が抱えているタスクをしっかりと把握し管理することで、的確に指示を出すことができ、業務の遅れや重複を防ぐことにつながります。
またプロジェクトのスケジュールをチーム全体が把握しておくことで、意思の疎通が円滑になり、作業効率がアップします。

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業務を見える化することで、作業効率も上がり、コミュニケーションも取りやすくなります。

またタスクごとにチャットができ、ファイルの共有もできるため、必要な情報がどこにいってしまったのかわからないという不都合はおこりません。
無駄な時間をなくし、作業効率が大幅に上がります。
ChatworkやSlackとの連携ができるのも嬉しいポイント。

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テレワーク導入のためにするべきことは？導入方法から課題まで詳しく解説します