タスクとは？プロジェクトとの違いは？正しい使い方を解説

普段のビジネスシーンで何気なく使っている「タスク」という言葉、どのような意味を持っているかしっかり理解できていますか？

「実は意味がよくわかっていない」「ToDoとは何が違うのか」「プロジェクトとの違いが説明できない」という人に向けて、その使われ方や、実際にタスクを管理する方法について解説します。

1 タスクとは
- 1.1 タスクの定義
- 1.2 ToDoとの違い
2 ビジネスシーンで多用される「タスク」用語
3 タスク管理の仕方
4 プロジェクトとは
5 タスク・プロジェクト管理ツールJooto

タスクとは

まずは「タスク」の定義、「ToDo」との違いから見ていきましょう。

タスクの定義

「タスク（task：英語）」で、そのまま直訳すると「作業」「課題」「仕事」となります。

もとはコンピューター用語で、「パソコンが行っている個々の作業のこと、コンピューターが処理する仕事の最小単位」を意味します。
（ちなみにコンピューター用語では、ひとまとまりのタスクをジョブと呼びます。）

近年はコンピューター用語というより、ビジネス用語として広く「タスク」が使われるようになってきました。
ビジネスシーンで使われる場合は、一定の期限内にやるべき「作業」や「課題」と捉えていいでしょう。

ToDoとの違い

タスクと似た言葉にToDoがあります。

直訳すると「しなければならない」になりますが、具体的な期限は決まっていないものの、やるべき作業や仕事を指します。

タスクとToDoの明確な違いは、完了すべき期限があるかどうかという部分でしょう。

タスクを細分化したものがToDoであると定義しているケースもありますが、その場合、課題や作業の粒度の大きさのみの分類であり、タスクとToDoの違いは明確ではありません。

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ビジネスシーンで多用される「タスク」用語

次に「タスク」から派生した、以下の３つを見ていきましょう。

マルチタスク・シングルタスクとは
タスクフォースとは
タスク管理とは

マルチタスク・シングルタスクとは

「マルチタスク（multitasking：英語）」とは、複数の作業を、同時並行で進めることを指します。

こちらも元はコンピューター用語ですが、ビジネスシーンのみならず一般的な単語となっており、仕事を円滑にこなす方法の一つと認識されています。

一方で「シングルタスク（singletask：英語）」はその言葉通り、一つの物事に集中して行うことです。

実際に人間の脳はその機能上、並行してタスクを処理することはできないため、シングルタスクを上手く切り替えながら、マルチタスクを行っています。

タスクフォースとは

「タスクフォース（task force：英語）」とは緊急性の高い課題解決のため、組織内部で一時的に構成された組織のことです。

本来は、短期間での課題解決を目標とした編成チームですが、近年ではプロジェクトチームと同義に用いられる場合もあるようです。

タスク管理とは

「タスク管理」とは、個々に割り振られた作業や業務を管理することです。

複数のタスクに優先順位を付け、進捗状況を把握することで、納期漏れやタスクの抜け漏れを防止します。
タスクの整理を行うために「ToDoリスト」を作り、タスクの見える化を図ることもタスク管理と言えます。

効率的なプロジェクト遂行のためには、タスク管理が欠かせないと言えるでしょう。

タスク管理の仕方

タスクについて理解したところで、実際にタスクを管理する方法にはどのようなものがあるでしょうか？

手書きで管理
ビジネスチャットツールやメールで管理
Googleスプレッドシート・Excelで管理
タスク管理ツール

それぞれ見ていきましょう。

手書きで管理

最も簡単なタスク管理として、手書きで管理する方法があります。
メモ、付箋、ノートや、スケジュール管理を行っている手帳などに直接書いて管理します。

タスクに気づいた時にすぐに行えるため、手軽な管理方法として挙げられますが、リモートワークを導入しているチーム間で、タスク情報を共有したい場合など、手書きは不向きと言えます。

そのような場合、ToDoリストアプリやメモアプリなどのクラウドツールを利用するのも良いでしょう。
タブレットから利用できるタブレットアプリなどもリリースされているので、手軽に利用できます。

Googleスプレッドシート・Excelで管理

Googleスプレッドシートやエクセルを利用する方法もあります。
表やフォーマットを作成することで、どちらもすぐに開始することができるでしょう。
タスクの優先度や担当者に併せてセルを色分けしたり、期限を記載することもできるため、進捗状況を可視化することができます。

Excelの場合、チーム間での情報共有には不向きですが、オンライン上で管理できるGoogleスプレッドシートの場合、チーム間での共有も簡単に行えます。

ビジネスチャットツールやメールで管理

メールやビジネスチャットツールを、タスク管理に用いることもできるでしょう。

ビジネスチャットツールであれば、コメント自体をタスク表示設定することができたり、メールであればフラグを立てたり、案件ごとにフォルダ分けを行い、完了していないタスクを未読に設定するなど、差別化することで可能です。

ただしメールボックスを整理するのに時間がかかってしまうなど、それ自体がタスクとなる場合には避けるべきでしょう。

タスク管理ツール

タスク管理を目的として開発されているタスク管理ツールは、ExcelやGoogleスプレッドシートのように、表やフォーマットをわざわざ作成する必要もなく、導入すればすぐに使用することができます。

ツールによってさまざまな機能がありますが、チームで情報共有することを考えると、誰でも簡単に使えるシンプルな機能を備えているツールから検討すると良いでしょう。

個人のタスク管理のみならず、チーム間でのタスク管理やプロジェクトの進捗管理を行えるツールもあり、プロジェクトチーム全体での取り組みを管理する場合には必須と言えるかもしれません。

プロジェクトとは

「タスク」と「プロジェクト」にはどのような違いがあるでしょうか？

プロジェクトの定義とは

「プロジェクト（project：英語）」とはどのような意味で使われている言葉なのでしょうか。

一般的にプロジェクトとは「ある目標を達成するために組織されたチームや計画内容」を指します。
そしてそのプロジェクトを実行するためにアサインされたメンバーを、「プロジェクトメンバー」と呼びます。

またプロジェクトの進捗を管理することを、プロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）とも言います。

タスクとプロジェクトの違い

上述したように「タスク」はすぐに取り掛かれる最小単位の作業や課題を指し、プロジェクトはこの最小単位の作業（タスク）が複数集まった大きな計画のことです。

「プロジェクト」という大きい単位の中に「タスク」という小さい単位をイメージすると分かりやすいのではないでしょうか。

プロジェクト管理とは

「プロジェクト管理」とは、目標達成に向けた取り組みが計画通りに遂行されているかを管理することです。

プロジェクトは目標達成に向けたタスクの集合体ですから、このプロジェクト管理の中には、プロジェクトメンバーがそれぞれ抱えているタスクの管理も含まれています。

タスク管理は、スケジュール進行や優先順位など、ある程度個人の裁量で管理する反面、プロジェクト管理は「誰に何のタスクを割り振るか」「進捗に遅れがでていないか」などプロジェクトマネージャーが全体の管理を行います。

プロジェクトの成功には、プロジェクト全体の管理はもちろんですが、個々のタスク管理も必要不可欠と言えるでしょう。

タスク・プロジェクト管理ツールJooto

タスクとプロジェクトの違いについて、理解できたでしょうか。

タスク、プロジェクトの言葉の意味を正しく理解して、ビジネスをスムーズに進めましょう。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、画面上の「プロジェクトボード」に「タスク」を追加していくだけの、シンプルな操作で誰でも使いこなせるクラウドツールです。
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スマートなプロジェクト・タスク管理を実現したい方は、ぜひ一度Jootoを利用してみてはいかがでしょうか。