Excelでのタスク管理の方法・管理表の作り方

タスク管理の基本

ビジネスにおいて、タスクをどのように管理するのかは、大きなテーマではないでしょうか。個人でもチームでもタスクを可視化して、「だれが」「いつまでに」「何を」行わなければならないかを明確にすることはビジネスの基本でありながらも、徹底をすることが容易ではないからです。この記事では、個人・チームでタスクを管理する方法とExcelでのタスク管理表の作り方を紹介していきます。

 

個人でのタスク管理の方法

まず、個人でタスク管理をするポイントと管理表の作り方について説明していきます。

 

個人でのタスク管理のポイント

個人でタスク管理を行う目的は大きく以下のような点に集約されます。

自分のタスクを記録、可視化しておくことで、「うっかりタスクが漏れていた」ということを防ぐとともに、業務の全体を見渡すことで業務の段取りや優先度付けが行いやすくなります。

それを踏まえて、個人のタスク管理で、押さえておかなくてはいけない重要なポイントとして以下のような点があげられます。

タスク管理を手帳、エクセル、付箋など複数の場所に分けてしまうと、タスクの抜け漏れや段取りミスの原因となります。エクセルでタスク管理を行うと決めたら、エクセルに全てのタスクを集約するようにしましょう。

また、タスクが増えてくると、どこから手をつけていいのか混乱が生まれやすくなりますので、必ず、タスク管理を行う際には、期限、優先度、ステータスがわかるようにしておきましょう。

そして、個人でタスクを管理していると、管理表を更新しなくなり、タスク管理表を見なくなってしまう、ということもよくあります。毎日一回、リマインドとしてメールやアラームをセットするなど工夫をして、タスク管理表を更新する習慣をつけるようにすることも合わせて検討しましょう。

 

個人用のタスク管理表の作り方

上記の点などを踏まえて、エクセルでタスク管理をする場合、以下のようなリストがあれば最低限のタスク管理は可能でしょう。

 

重要度、ステータスはドロップダウンリストにしてあるので、簡単に変更できます。ドロップダウンリストでの入力にする方法は次の手順で行いましょう。エクセル上部の「データ」タブの「入力規則」をクリックします。「許可」という項目を「リスト」にして、「元の値」に表示したい文言を「,」で区切って入力すれば、ドロップダウンリストの完成です。（エクセルのセルに入力項目を記入して、セルの範囲で表示する文言を選ぶ、という方法もあります。）

 

フィルター機能を使えば、特定の項目だけ表示させることもできます。たとえば、重要度が重要なタスクを表示させたい時などに使ってください。フィルター機能を使うには、フィルターをかけたい列全体を選択し、データタブの「フィルター」をクリックすればセット完了です。フィルターを利用するときには項目の上部に表示されている「▼」をクリックすると、ポップ画面が表示されるので表示させたい項目のみにチェックを入れればOKです。

 

また、条件付き書式を利用して、スタータスや重要度によってセルの色を変えることもできます。わざわざ手作業でセルの色を変えなくても自動的に色が反映されます。条件付き書式を利用するためには、反映させたいセルを選択してホームタブの「条件付き書式」をクリック。「新しいルール」をクリックし、次に表示されるポップ画面では、「スタイル」欄を「クラシック」を選択します。あとは以下の画像のように「指定の値を含むセルだけを書式設定」→「セルの値」→「次の値に等しい」としてください。値に表示させる文言を、書式を表示させたい色やフォントを選択して「OK」をクリックすれば完了です。

 

チームでのタスク管理の方法

次にチームでタスク管理する場合のポイントとタスク管理表の作り方を説明していきます。

 

チームでのタスク管理のポイント

個人の場合と大きくは変わりませんが、チームでタスク管理をする際には以下のような点が重要になります。

チームでのタスク管理においてはチームメンバー全員が同じタスク管理表を使うことが基本となります。それぞれが別物を見ていると業務の抜け漏れや重複の原因となります。

さらに、全員が最新の状況をタスク管理表に記録しておくことも重要です。タスク管理表の更新を習慣化するためには、日報や定例会議の中にタスク管理表を組み込むなど運用を工夫しましょう。

また、明確な期限に向かって複数人で活動をするプロジェクトなどでは、ガントチャートを用いるなど、タスクの可視化方法も工夫する必要があります。

 

チーム用のタスク管理表の作り方

上記をふまえて、チームで利用するタスク管理表の作り方を説明していきます。
一番シンプルな方法としては上述の個人用のタスク管理表に、担当者の列を追加することでチーム用の管理表を作るのがおすすめです。上述の方法で担当者でフィルターをかけることで、特定の担当者のタスクを見ることもできます。

また、明確な期限があるプロジェクトの場合は、ガントチャートの利用がおすすめです。ガントチャートとは、下の画像のような表で、プロジェクトの進捗を管理するためのスケジュール表のことです。

 

ガントチャートはもちろんExcelでも作ることができます。ExcelやGoogleスプレッドシートでガントチャートを作る方法については、以下の記事で詳しく説明していますのでご覧ください。

 

EXCELでのタスク管理の注意点

上述の通りExcelで、個人だけでなくチームのタスク管理も可能です。EXCELは多くの人とって身近なツールで、追加のコストも必要ないので、EXCELでのタスク管理はとっつきやすいでしょう。ただし、EXCELでタスク管理を行う際には以下のような点に注意が必要です。

 

Jootoを使えば効率的にチームでタスク管理が可能

Jootoはドラッグ＆ドロップを中心とした簡単な操作でつかうことができる無料のタスク・プロジェクト管理ツールです。4名までのチームであれば、大部分の機能は無料で利用することができ、もちろんガントチャートも無料で利用可能です。

 

チームのタスク管理に適したカンバン方式

Jootoではカンバン方式でタスクを管理することができるので、タスクの進捗や担当が一目瞭然です。

 

プロジェクト管理に適したガントチャート

ガントチャートを使えば、プロジェクトの段取りや進捗管理も視覚的に把握することができるようになります。

個人向けでもチーム向けでも、ぱっと見でわかりやすいタスク管理表をお探しの方はぜひJootoをお試しください。