Excelでのタスク管理の方法・管理表の作り方

タスク管理の基本

ビジネスにおいて、タスクをどのように管理するのかは、大きなテーマではないでしょうか。個人のタスクでもチームでのタスクでもタスクが可視化することが重要です。可視化することによって、いつまでに何を行わなければならないか、が明確になるからです。この記事では、個人・チームでタスクを管理する方法とExcelでのタスク管理表の作り方を紹介していきます。

 

個人でのタスク管理の方法

個人でタスク管理をするポイントと管理表の作り方について説明していきます。

 

個人でのタスク管理のポイント

個人でタスクを管理する場合、誰が何を行うかを管理する必要はないので、比較的シンプルです。タスクの内容や期限、進捗状況を記載すれば最低限の管理ができます。

注意しなければならないのは、優先度と重要度は必ずしも同じではないということです。期限がせまっているタスクばかりをこなしていると、重要なタスクに手をつけられない、という状況になってしまいます。経験がある方も多いのではないでしょうか。実は、こういう状況は仕事をしていく中でしばしば起こります。そのため、優先度と重要度は分けて管理する方がよいでしょう。

個人でタスクを管理していると、管理表を更新しなくなり、タスク管理表を見なくなってしまう、ということもよくあります。毎日一回、リマインドとしてメールやアラームをセットするなど工夫をして、タスク管理表を更新する習慣をつけるようにすることも合わせて考えるようにすると良いでしょう。

 

個人用のタスク管理表の作り方

上記をふまえてエクセルで個人のタスク管理表を作りました。以下の画像を見てください。

 

重要度、ステータスはドロップダウンリストにしてあるので、簡単に変更できます。ドロップダウンリストでの入力にする方法は次の手順で行いましょう。エクセル上部の「データ」タブの「入力規則」をクリックします。「許可」という項目を「リスト」にして、「元の値」に表示したい文言を「,」で区切って入力すれば、ドロップダウンリストの完成です。（エクセルのセルに入力項目を記入して、セルの範囲で表示する文言を選ぶ、という方法もあります。）

 

フィルター機能を使えば、特定の項目だけ表示させることもできます。たとえば、重要度が重要なタスクを表示させたい時などに使ってください。フィルター機能を使うには、フィルターをかけたい列全体を選択し、データタブの「フィルター」をクリックすればセット完了です。フィルターを利用するときには項目の上部に表示されている「▼」をクリックすると、ポップ画面が表示されるので表示させたい項目のみにチェックを入れればOKです。

 

また、条件付き書式を利用して、スタータスや重要度によってセルの色を変えることもできます。わざわざ手作業でセルの色を変えなくても自動的に色が反映されます。条件付き書式を利用するためには、反映させたいセルを選択してホームタブの「条件付き書式」をクリック。「新しいルール」をクリックし、次に表示されるポップ画面では、「スタイル」欄を「クラシック」を選択します。あとは以下の画像のように「指定の値を含むセルだけを書式設定」→「セルの値」→「次の値に等しい」としてください。値に表示させる文言を、書式を表示させたい色やフォントを選択して「OK」をクリックすれば完了です。

 

チームでのタスク管理の方法

チームでタスク管理する場合のポイントとタスク管理表の作り方を説明していきます。

 

チームでのタスク管理のポイント

チームでタスク管理をする場合、メンバー間の関わりが少なく、それぞれが別の仕事をしているのであればタスク管理は個人の場合とそれほど変わりません。メンバーそれぞれが顧客を抱えている不動産の営業チームなどはその傾向があるかもしれません。

しかし、チーム全体で一つのゴールを目指すプロジェクトだとタスク管理は複雑になります。Aさんのタスクが終わらないとBさんのタスクが開始できない、という依存関係が生まれます。各メンバーも自分のペースだけで作業を進めるわけにはいかなくなります。

こういう場合、チームでのタスク管理は個人とは違ったタスク管理表が必要です。また、チームのメンバーがタスク表の情報を更新する習慣をつけることが大切になってきます。日常的にメンバーがタスク表を更新し、1日1回、あるいは1週間に1回タスク表をみながら進捗会議を行う時間を持つようにすると、進捗の遅れがあった場合のリスケジュールや、他のメンバーで穴埋めをするなど、スケジュールのズレをなくすことができるでしょう。

 

チーム用のタスク管理表の作り方

上記をふまえて、チームで利用するタスク管理表の作り方を説明していきます。チームでのスケジュール管理にはガントチャートが使いやすく、有効です。

 

ガントチャートはExcelでも作ることができます。Excelでガントチャートを作るためには、まずタスクを書き出していきます。まずは大きく分類したタスクを書き出し、さらにそのタスクを細かく分けていきましょう。大きなタスクを親タスク、細かいタスクを子タスクとして、タスクの親子関係ができます。タスクの洗い出しが終わったら、順序をつけて並び替え、期限と担当者を決めていきましょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートでガントチャートを作る方法については、以下の記事で詳しく説明していますので、ご覧ください。

 

Jootoを使えば効率的にチームでタスク管理が可能

Jootoを使えば効率よくチームでタスク管理をできます。タスクをカードで作成し、リストに追加していけば、表示を切り替えることでガントチャートとしての表示もできます。タスクの追加や削除、スケジュールの変更も簡単に操作できるので、仕事に取り入れることは難しくないでしょう。

チームでのタスク管理にお困りの方はぜひ、チェックしてください。

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