ビジネスの現場で活躍するスケジュール共有ツールとは？導入目的別にツールを活用し、仕事の効率化を図ろう！

社内での日程調整やスケジュール共有がスムーズにできず、ミスが増えたり手間取ったりすることはないでしょうか？
効率的にビジネスを推進するためには、スケジュール管理が欠かせません。

コロナ禍の現在、ホワイトボードなどのオフライン上でスケジュールを調整・共有するのは非効率であり、リモートワーク下ではオンラインで完結できる方法が必須でしょう。
そのようなスケジュール共有の非効率を解決してくれるのが、グループウェアやスケジュール管理ツールなどのITツールです。

これら管理ツール・アプリケーションを上手く活用することで、部署やプロジェクトメンバー間での、情報共有や円滑なコミュニケーションを促し、業務効率化が期待できます。

 

スケジュール共有ツールのメリット

メンバーの状況が把握しやすい

スケジュール共有ツールがあれば、メンバーが現在どのようなスケジュールで動いているかという情報を、画面上でいつでも確認できます。
そのため、メンバー間で予定を合わせる、というやり取りが発生しません。
例えば会議やミーティングのセッティングなど、スムーズに行うことができるでしょう。

相互チェック体制による生産性向上

いつでもチェック可能な統一ツールで、スケジュールを共有することは、可視化されたタスクをメンバーが随時お互いにチェックし合うということです。
タスク納期を順守することや、ダブルブッキングを防ぐことに大いに貢献するでしょう。

また同時に、自分の業務の進捗状況をメンバー全員が閲覧可能であるという事実は、良い意味での緊張感をもたらし、良質なアウトプットに、つまり生産性向上に繋がります。

スケジュール編集が簡単にできる

オンライン上でスケジュール共有をすることで、新たなスケジュールの追加や、中止となった予定の削除、日時変更などが発生した場合、ツールに書き込むだけでいつでも編集が可能というメリットがあります。
自分や他メンバーにスケジュールに変更が生じた際は、即座にツール上で変更内容が共有されるため、予定変更から生じる勘違いやデッドラインの超過などによるリスクを軽減させることが可能です。

チームワーク向上に繋がる

他メンバーが抱えているタスクのスケジュール感や進捗などの詳細を、チームで把握することで、メンバー同士の連携が取りやすい状態を作ります。
スケジュールの共有は、自然と負荷が集中しているメンバーを洗い出すことにもなるため、手の空いているメンバーがサポートに回るなどといった対策ができます。

このようにチームでスケジュールを共有することは、チームワークの形成に繋がり、業務効率化や生産性向上を導きます。

 

スケジュール共有ツールの導入目的

スケジュール共有を助けるツールは様々ありますが、ビジネスにおけるスケジュール共有ツールの導入目的は、２つに大別できます。
「メンバーの１日の使い方を共有したい」のか、あるいは「プロジェクト内におけるタスクの進捗状況を共有したい」のかです。

ここではツールの導入目的別に、スケジュール共有ツールの種類についてご説明致します。

メンバーの1日の時間の使い方を共有する目的

・スケジュール管理ツール

紙のシステム手帳を使うかのように、オンラインでスケジュール管理を行うことができるツールです。
オンラインカレンダー上で、予定管理を部署やプロジェクトメンバー内で共有することで、自分の予定を管理しながら、メンバーと簡単に日程調整を行えることがメリットです。

ホワイトボードの電子化に繋がるツールと言えるでしょう。
メールや電話、チャットツールなどのやり取りで日程調整を行っていた場合の、対応漏れや対応遅れを防ぎ、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防止することができます。

このようにメンバーの１日の使い方が見えるため、例えば電話の取り次ぎや、会議のセッティングなど、「いつ予定が空いているか」を聞いて回る手間が省かれます。

プロジェクト内のタスクの進捗を共有する目的

・グループウェア

グループウェアとは情報共有を行うためのツールであり、具体的には、メール機能やファイル共有、スケジュール管理などを一つのシステムに統合したものです。
そのような機能を通して、チームなど、複数人で行う業務の効率化をしてくれます。

グループウェアはカレンダーアプリのように、スケジュール管理や共有に特化したツールではなく、さまざまな機能を備えています。
そのため、その機能や導入コストは、導入する会社やチームによって千差万別です。

サーバ不要のクラウド型なら、オンライン環境さえあれば在宅勤務や外出先からでも利用可能です。
代表的なクラウド型グループウェアとしては、Gmail やストレージ、Google カレンダーを機能として備えたGoogle Workspaceなどが挙げられます。

・タスク管理ツール

タスク管理とは、プロジェクトにおけるタスク内容・担当者・納期・進め方などを詳細に設定し、進捗や達成度などをチーム全体で確認しながら、必要に応じて適宜、軌道修正し管理する手法です。

タスク管理ツールは、チームメンバー各々に割り当てられたタスクを可視化し、一元管理することができるツールです。
組織が大きくなるほど、誰が何のタスクを抱えているのかが分かりづらくなり、情報共有不足が問題になります。

特にテレワーク下では、その問題が顕著に発生するでしょう。
タスク管理ツールを利用することで、メンバーの業務が見える化され、業務の重複や偏りを解消することが可能です。

このように複数人で行うプロジェクトの進行には、単に予定を管理し共有すること以上に、メンバー間でのタスクの進捗状況をタイムリーに共有することが、より大切になってくるのではないでしょうか。

 

ビジネスにおけるスケジュール共有を支えるJooto

最後に、弊社が提供しておりますプロジェクト・タスク管理ツール「Jooto」をご紹介致します。
Jootoは「プロジェクト内におけるタスクの進捗状況を共有する」を目的に最適な、プロジェクト・タスク管理ツールです。

付箋を貼ったり、剝がしたりするような直感的な操作で、ToDoリストを作成し、誰もが簡単にタスク管理を行うことができます。
タスク締切日の色分けや、ラベルを用いて緊急度を可視化し、リマインド通知の設定により、タスクの遅延を予防します。

またスケジュール表ベースで進捗把握ができるガントチャート機能も実装しており、リアルタイムでのプロジェクトの進捗状況を、クラウド上でいつでも・誰でも・どこからでも把握することが可能です。

Jootoは、外部ツールとの連携も充実しています。

Googleカレンダーとの同期、コミュニケーションツールであるSlackやChatworkなどと連携させることで、Jooto内でのタスクアクションを外部機能へと通知できるため、リマインダー代わりに、プロジェクトやタスクのスケジュールをお知らせすることができます。

ビジネスにおける「スケジュールの共有」はJootoの導入で、簡単に管理することができます。
ぜひ、Jootoをお試しください！