少子高齢化による労働人口の減少や、終身雇用制の崩壊による人材の流動化により、業種業態を問わず、あらゆる企業で人手不足が常態化しています。
企業には人材確保と共に、業務効率化による生産性向上が求められていますが、それを妨げる一つの要因として、「業務の属人化」が挙げられます。
「業務の属人化」とは、特定の人物でないと業務が進められない状態のことを指し、「業務のブラックボックス化」とも言われます。
業務の属人化は以前から発生していた問題ですが、近年のビジネス環境の変化をきっかけに、クローズアップされるようになりました。
多様な働き方を促進する働き方改革と、テレワークを推進するwithコロナ。
働く人に目が行き届きにくくなった今、業務を可視化・標準化し、生産性を向上させる必要性に迫られています。
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目次
業務管理とは
業務の効率化、生産性の向上を促し、属人化を回避するためのソリューションとして、「業務管理」は有効です。
業務管理とは社内業務を効率化し、資金や人材などの経営リソースを最適にコントロールすることです。
業務を見える化することで、業務の効率化を図り、また部署の垣根を越えて業務の一元管理を行うため、業務のムリ・ムダを発見し、属人的な仕事の進め方を見直すことができます。
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業務管理の対象
タスク
タスク管理は、社員それぞれが抱えているタスクを、社内で管理することを指します。
個々のタスクを見える化し、社内や部署内で共有することで、タスク担当者や進捗状況をメンバーで共有することが可能です。
部署を横断するようなプロジェクトなどでは、タスク管理が必須になります。
時間
時間管理は、プロジェクト全体や社員個人のタスクにかかる時間についての管理です。
タスクの内容をチェックし、タスク当たりの時間を数値化し、スケジュールに反映します。
業務の効率性や進捗状況、スケジュール管理などが可能となり、計画通りに業務やプロジェクトを進行させることが可能になります。
また計画からズレが生じた場合も、早期発見しやすく、スケジュールの再調整も簡単に行えるでしょう。
顧客
取引のある顧客に関する情報を管理することも、業務管理の一環です。
顧客管理を徹底することは顧客満足度の向上にもつながり、収集された情報を分析・活用することで、マーケティングや顧客へのアフターフォローなど、サービスの改善に役立つヒントが見つかることもあるでしょう。
勤怠
勤怠管理は、企業が社員の出勤・退勤などの「就業状況」を把握し、適切に管理することです。
時間外労働や有給休暇取得の状況なども記録し、チェックを行います。
このように業務管理の対象には様々なものが当てはまり、その管理内容は多岐に渡ります。
膨大な情報を扱う社内業務では、手作業での管理が難しく、業務フローや業務プロセスなどを適切に管理するためIT化することが一般的です。
つまり業務管理システムの導入です。
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業務管理システムの種類
業務管理システムには、EPR（Enterprise Resource Planning）と呼ばれる、企業の根幹をなす機能を複合的にカスタマイズしシステム化した「統合基幹業務システム」を始め、顧客管理システム（CRM）、営業支援システム（SFA）など、業種業態に応じて様々な種類があります。
その一例をご紹介いたします。
・会計管理
企業の会計処理を行うための管理システム
導入効果：業務の効率化・省人省力化により処理スピード向上
・販売管理
商品受注後の出荷や請求など、一連の流れを管理するためのシステム
導入効果：データの可視化・標準化向上・正確性向上
・生産管理
自社製品の品質や製造コスト、原価、納期などを一元管理するシステム
導入効果：手作業の軽減、生産能力の有効活用、計算ミスなどの削減効果
・人事管理
社員情報を管理するシステム
導入効果：業務効率化・適材適所の人材配置・人材育成に有効活用
・勤怠管理
社員の出退勤に関する情報を管理するシステム
導入効果：出退勤時間を正確に管理・スムーズに打刻
他システムと連携し残業時間の管理や、給与明細などの発行も可能
・プロジェクト管理
プロジェクトの計画・進捗・実績などプロジェクト運用を管理するシステム
導入効果：人・物・金・情報・時間を適切にコントロールしプロジェクトの見える化を促進
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業務管理システム導入の懸念点
業務管理システムのような、業務の効率化を目的としたシステムは、企業の抱える課題によって、反映せねばならない規模が大きく異なります。
そのためにも、自社の課題の徹底的な洗い出しを行い、課題の解決すべき優先順位を付けましょう。
そして、課題に沿ったシステムの比較が大切です。
つまり自社の課題を解決するシステムであり、かつ予想される利用シーン・利用頻度に対し、初期導入・運用コストが見合ったシステムでなければならないのです。
しかしながら例え上記を満たしたシステムを導入したとしても、運用を開始して一定期間を過ぎないと、正確な費用対効果は見えづらいでしょう。
ハイリスク・ハイリターン、ハイリスク・ローリターン、いずれの可能性もあると言えます。
したがって、優先度の高い課題を解決するシステムの導入から、スタートすべきであり、「業務効率化」「生産性向上」「属人化回避」するための解決策として、「業務」の最小単位である「タスク」の管理、「タスク」の見える化から、始めてみてはいかがでしょうか。
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プロジェクト・タスク管理を支えるJooto
プロジェクト・タスク管理ツール「Jooto」は、社員各々が抱えるタスクを、クラウド上で見える化することで、タスクの効率化・標準化を図り、業務の属人化の回避に繋げます。
タスクとは基本的に、5W1Hの情報を設定し、そのタスクを期限内に完了できるか、管理する必要があります。
Jootoでは、カンバン方式のタスク管理画面とスケジュール管理に便利なガントチャート双方を利用できるため、タスクごとのステータスと案件全体の進捗状況を管理することが可能となります。
つまりビジネス環境が激変したコロナ禍において、自分以外のメンバーの抱えるタスクが見えづらい状況の中、タスク漏れを阻止し、プロジェクトの遅延防止や、問題の早期発見に役立てることができるのです。
またプロジェクトを横断して一元管理することも可能で、複数プロジェクトの中から自分のタスクのみを抽出することもできます。
さらには、タスク内のコメント機能により、タスクにフォーカスしながらメンバーと情報共有することができるため、メンバー間で認識の齟齬を防ぐことに役立つツールでもあります。
Jootoなら、プロジェクトにおけるタスクの可視化・標準化はもちろんのこと、チーム全体の目標達成度を見える化し、テレワークにおいても互いに協力し合う組織作りを目指すことができます。
© 2024 Jooto
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