プロジェクト成功のための課題管理表の作り方と運用方法

仕事をしていると、さまざまな課題に直面します。計画通りに仕事が進むことの方がめずらしいのではないでしょうか。業種・分野を問わずプロジェクトを進めるうちに予期せず課題やトラブルが発生し、対応に追われる人は少なくありません。

予期せぬ課題を効率よく対応するためには、「課題管理表」を作成し、それに沿って対応を進めていくのが良いと言われています。「課題管理表」とはどんなものか知らない方もいるのではないでしょうか。この記事では課題管理表の作り方と運用する方法を説明していきます。

課題管理表の作り方

課題管理表作成のためのツール

課題管理表を作るためには、どんなことに注意すればよいのでしょうか。課題管理表を作成するには、プロジェクトのメンバーがいつでも課題を管理表に課題を登録し、更新できるような状態にしておく必要があります。せっかく課題管理表を作っても、登録や更新に手間がかかりすぎると本末転倒です。徐々に面倒になり、機能しなくなってしまいます。

そのためにはメンバーがアクセスしやすいツールを利用するのがおすすめです。ExcelのオンラインやGoogleスプレッドシートは複数のメンバーが同時に編集できるので課題管理表の作成にはいいかもしれません。

しかし、ExcelやGoogleスプレッドシートよりもタスク管理のアプリやツールを使うことをおすすめします。ExcelやGoogleスプレッドシートだとゼロから課題管理表を作成する必要がありますが、タスク管理ツールであれば、あらかじめ課題管理表を作りやすいように工夫がされています。

課題管理表に必要な項目

課題管理表には、最低以下の項目が必要です。

課題の名前
課題の内容（詳細）
担当者
期日
優先度
ステータス（未着手、対応中、完了など）

上の図は課題管理表のサンプルです。上記の表の他にも、関連する資料を添付することや、参考になるサイトのURLを記載することでプロジェクトメンバーが理解しやすいように工夫するとよいでしょう。

課題管理表の運用方法

先ほど説明した通り、課題管理表は気づいたメンバーがいつでも登録したり、更新したりできるようにしておきましょう。課題を登録しても他のプロジェクトメンバーが見ていない場合もあります。忘れてしまうこともあるでしょう。しかし、それでは課題管理表を作った意味がありません。1日1回、あるいは週に1回のミーティングで必ずチェックするようにするなど、課題管理表に触れる仕組みを作るようにしましょう。習慣化すれば難しいことはありません。

また、タスク管理ツールであれば通知やリマインダーの機能があるので、活用することをおすすめします。課題管理表を作っても、機能しなければ意味がありません。