進捗管理の見える化はExcel（エクセル）を使うことで、実現できます。
テレワークの普及が進み、離れた場所で仕事をすることが増えた昨今、ビジネスを円滑に進めるうえで「見える化」は欠かせないものとなっています。
今回は、進捗管理の見える化の方法や、エクセルを使った管理の手順を紹介していますので参考にしてください。
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目次
進捗管理の見える化とは
進捗管理の見える化とは、チーム全体の進捗状況を、誰が見ても一目でわかる形にすることです。
進捗状況が視覚的に理解しやすくなることで問題点や課題が把握しやすくなり、チームメンバー全員に共通認識が生まれ、プロジェクトを円滑に遂行することができるようになります。
見える化を実施することでプロジェクト全体を俯瞰して見ることができるため、一人ひとりが抱えるタスクの量なども明確になります。
誰か一人に業務が偏ってしまうことや、属人化の解消にも役立ちます。
また、情報が見える化されていることで、無駄な確認作業が生じなくなり、業務効率化になるほか、生産性の向上にもつながります。
とくにテレワークなどで離れた場所で働いている場合、進捗状況が見えにくく、期日に遅れるなどのトラブルが発生することもあり得ますが、見える化によってスケジュール管理も適切におこなえるため、遅延防止になります。
進捗管理を見える化する方法
進捗管理を見える化するには以下のような方法があります。
- 日報・ホワイトボード
- WBS
- ガントチャート
詳しく見ていきましょう。
日報・ホワイトボード
日報やホワイトボードは、デジタルが苦手な人や、PCを使わない職場でも導入することができます。
日報へ記載することで、日々の業務内容を記録として蓄積することができ、情報共有のほか、チーム内のコミュニケーションにもなります。
ホワイトボードは、誰が見てもわかりやすくシンプルなので、抵抗なく始められます。
しかし、リアルタイムでの更新や、テレワークなどでは使えないといったデメリットがあります。
ホワイトボードの場合は、その都度消してしまうため、ナレッジとして蓄積することも難しいので、業務全体の見える化には他の方法を用いたほうがよい場合もあります。
関連記事：ホワイトボード タスク管理
WBS
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で作業構造分解図のことを指す言葉です。
プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、細分化してリストにし、プライオリティ（優先順位）ごとにカテゴリー分けをします。
全体の正確な工数が把握できるので、的確にタスクをメンバーに割り振ることが可能になるほか、重複している作業を発見したり効率的に業務を進められるよう業務改善をしたりするのに役立ちます。
ガントチャート
WBSの情報をもとに作成される進捗管理表の一種です。
複数人のチームでプロジェクトを進行している場合でも、進捗状況が可視化され、現在の状況が一目瞭然になります。
ガントチャートは棒グラフを用いたチャートで、縦軸にはWBSを元にしたタスクや担当者を、横軸には日時や進捗率を記します。
「計画表」「スケジュール表」「進行表」などと呼ばれることもあります。
ガントチャートなどの進捗管理表は、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートを使って作成するのが一般的ですが、自動で作成できる管理ツールもあります。
Excelを使った進捗管理の見える化の手順
Excel（エクセル）とはMicrosoft社の表計算ソフトです。
ビジネスの現場に広く普及しており、同じように使えるGoogleスプレッドシートとともに、さまざまな用途で使用されています。
進捗管理は、Excelを使って進捗管理表を作成することで見える化を実現することができます。
Excelを使ってガントチャートを作成する手順を紹介しますので、参考にしてください。
ガントチャート作成の準備
ガントチャート作成の前に以下の順序で準備をおこなっておきます。
- タスクを洗い出す
- タスクを細分化して親子関係を明確にする
- 担当者へタスクを割り振る
- プロジェクトの期間・納期、各タスクの期限の確認
まずはタスクの洗い出しをおこないます。
WBSなどを用いて細分化したタスクを、親子関係なども含めて整理して書き出しておきましょう。
担当者を決定する際は、誰か一人に偏りが出ないように注意しながら割り振りをおこないましょう。
ガントチャートの縦軸を入力する
まずはガントチャートの縦軸から入力していきます。
親タスク、子タスク、担当者、進捗状況、開始日、終了予定日などの必要な項目を入力します。
各タスクの担当者を明確にしておくことで、責任の所在が明らかになり、確認事項があったときにも、誰に聞けばよいのか一目でわかります。
日付を入力する
プロジェクトの開始から完了までの日付を入力します。
下図のように最初に日付や曜日を入力してから右側にドラッグすれば自動で入力されます。
開始日から終了日までを塗りつぶす
スケジュールに合わせてセルを塗りつぶし、チャートバーを作成します。
下図のようにチャートバーの色は、担当者ごとで分けたり、進捗状況のステータスごとに分けるなどのルールを設けると、見やすくなります。
バーチャートの列の幅は、見やすいように調整しましょう。
条件付き書式を使ったガントチャートの作り方については、関連記事を参考にしてください。
プルダウンを活用
担当者や進捗状況などの項目にプルダウンを活用することで、文字入力の手間を減らし、入力ミスを防ぐことができます。
プルダウンのやり方について説明します。
プルダウンを設定したいセルを選択し、データの入力規則をクリックします。
ダイアログボックスが表示されるので、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」に「未着手、進行中、保留、遅延、完了」などの任意の各ステータスを登録しておきましょう。
最後に「OK」をクリックします。
進捗状況のセルの横に▼ボタンが出現し、ステータスを選択できるようになりました。
担当者の項目も同じようにプルダウンにしておくと、手作業で入力する手間がなくなります。
関数を活用する
進捗管理表の作成にエクセルを活用するメリットの一つに、関数を使えるということがあげられます。
例えば「NETWORKDAYS.INTL」関数を活用することで、期限までにどれだけの作業時間があるのかを可視化することができます。
残日数の項目を作成し、「=NETWORKDAYS.INTL(開始日のセル,終了予定日のセル,休日のパターン)」を入力します。
作業にかかる日数が可視化されました。
一目見ただけで、どれだけの日数がかかるのかわかるので、スケジュール管理がしやすくなります。
今回、休日のパターンについては土日休みの「１」を入力しました。
休日のパターンについては下記のリンク（Microsoftサポート公式）を参照してください。
参照：NETWORKDAYS.INTL 関数 | Microsoftサポート
エクセルテンプレートを使う
ガントチャートを一から作成するのは時間がかかってしまいます。
特に工程やメンバーの多い大規模なプロジェクトの場合は、ガントチャートを作成するだけで何日もかかってしまうということも。
Excel（エクセル）テンプレートを使うことで、すぐにガントチャートを作成することができるためおすすめです。
Microsoftのサイトからダウンロードして使うことができます。
カスタマイズして使うこともできるので、自社にあったものを探してみてください。
参照：Excel デザイン テンプレート | Microsoft
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット
Excel（エクセル）を活用して進捗を見える化するメリットについて解説します。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット1
すぐに始めることができる
いざ進捗管理をはじめるとき、スピード感も大切です。
Excel（エクセル）を普段から業務で使用しているという場合、すぐにでもガントチャートなどの作成に取り掛かることができます。
前述したとおり、豊富なテンプレートを活用すれば、作成する時間を短縮することも可能です。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット2
タスクの遅延や漏れを防げる
進捗管理表が共有されることで、タスクの遅れや漏れが発生してもすぐに気が付くことができます。
プロジェクトは必ずしも予定通りに進むわけではありません。
しかし、進捗管理ができていないと、現在の状況を把握できず、遅れや抜け、漏れなどのトラブルに気が付くのが遅くなってしまいます。
進捗管理表があることで、現状把握がしやすく、遅延や漏れなどによってプロジェクトの進行に影響が出ることがなくなります。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット3
トラブルに早期対応できる
進捗管理表によって、トラブルが発生した際に早期発見・早期対応が可能になります。
Excel（エクセル）で作成された進捗管理表は共有可能で、複数人で更新することもできます。
トラブルの対応で、スケジュールの調整やタスクの再配分が必要な場面でも、Excel（エクセル）で作った進捗管理表があれば、チーム全体で現状を把握しやすく、素早い対応が可能になります。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット
Excel（エクセル）を使った進捗管理はメリットが多いことがわかりましたが、デメリットも存在します。
どのようなデメリットがあるのか解説します。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット1
手間と時間がかかる
エクセルで進捗管理表を作成する場合、一から作っていると、実際に運用をはじめるまでに時間がかかってしまいます。
テンプレートを使えば手間を省くことができますが、自社に合わせてカスタマイズしないと使えないこともあるので、注意が必要です。
関数をつかって作る場合、専門的な知識がないと難しく、共有しても一人の担当者しか作業ができずに時間がかかるという事態になってしまうこともあります。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット2
リアルタイムでの更新が難しい
プロジェクトにおいて、全てが予定通りに進むということはまずないので、何か変更が発生した際には、すぐに進捗管理表を変更して、共有する必要があります。
チームメンバーの誰でも進捗管理表の更新ができる環境が望ましいですが、データが変更されてしまうなどのトラブルになる可能性もあります。
管理者が更新するとなると、どうしてもリアルタイムでの更新は難しくなってしまいます。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット3
モバイル端末では扱いづらい
Excel（エクセル）は、モバイル端末でも見ることはできますが、端末によっては文字が小さくなったり、画面に収まらなかったりと、見にくくなってしまいます。
また、モバイル端末からの更新や編集にも不向きです。
多様な働き方が浸透しているなかで、モバイル端末でも更新できるようなツールを使ったほうが円滑に進捗管理を進められます。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット4
ナレッジのブラックボックス化
Excel（エクセル）で作成したガントチャートなどの進捗管理表は、貴重なナレッジとなりますが、量が増えてくるとブラックボックス化してしまい、必要な情報を見つけられないという事態になってしまうことがあります。
検索したらすぐに情報を探すことができるようなタスク・プロジェクト管理ツールを活用することで、ナレッジをブラックボックス化することなく、有効活用することが可能になります。
進捗管理の見える化にはJootoが最適！
Excel（エクセル）での進捗管理の見える化にはメリットがある反面、デメリットも多いことがわかりました。
そこでオススメしたいのが、プロジェクト・タスク管理ツールJootoです。
Jootoなら、Excelでの進捗管理のメリットを享受しつつ、デメリットを解消し、見える化を実現することが可能です。
Jootoはシンプルで使いやすい、カンバン方式のツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるのが魅力です。
操作が簡単なので、デジタルに不慣れな人でもすぐに使いこなせるようになります。
Excelやスプレッドシートで作るには手間のかかるガントチャートも、タスクを入力するだけで自動的に作成できます。
複数の案件を一つのガントチャートにまとめることもできるので、スケジュール管理にも役立ちます。
タスクにメッセージを投稿することができるため、チャットのように使え、ファイル共有も可能なので、円滑なコミュニケーションを取ることが可能になります。
外部連携機能も充実しており、ChatworkやSlack、Googleカレンダーを使用している場合は、Jootoと連携して使うことができるのも嬉しいポイントです。
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