見える化とは？見える化すべき項目やその重要性をくわしく解説！

見える化は生産性の向上や業務効率化につながる、企業にとって重要な施策の一つです。

見える化とは企業が持っているさまざまな情報やデータ、リソースなどを収集して見える状態にすることです。
これにより、経営に関わる重要な意思決定の判断材料になるほか、日々の業務も効率的にこなすことができるようになります。

ビジネスシーンにおける「見える化」とは具体的にどういったものなのか、メリットやプロセスなども含めて解説します。

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「見える化」とは

見える化とは「目で見る管理」のことで、いつ、誰が、何をしているのかを可視化し、客観的にとらえて管理することを指します。
業務フローや進捗、顧客情報、ナレッジなどを見える化することで、普段は目に見えていないものが、チーム全体で共有でき、業務効率化を実現し、生産性の向上につながります。

「見える化」という言葉は、トヨタ自動車の岡本渉氏が1998年に発表した論文「生産保全活動の実態の見える化」が起源だといわれています。
トヨタ自動車の製造現場でおこなわれているリーン生産方式（トヨタ生産方式）では、目で見て管理をおこなうことが重要視されています。
生産ラインに設置されている「アンドン（行灯）方式」と呼ばれるランプが点灯する仕組みが代表的な例で、アンドン（行灯）によってリアルタイムの稼働状況などが、誰でも一目でわかるようになっています。

トヨタ自動車からはじまった「見える化」は、工場などの生産現場以外にもさまざまな業種で有効な手法として広がっていきました。

見える化が進められる背景

近年、見える化が進む背景には、政府によって推進されている働き方改革や、人材不足などの社会情勢の影響、そしてIT・デジタル技術の進化があげられます。

少子高齢化が進んだことで生産年齢人口が減少し続けており、人手不足が深刻化しています。
また、働き方改革において、長時間労働の防止は重要な課題の一つです。
見える化によって業務効率化を図ることで、少ないリソースでも生産性の向上を実現させることが可能になります。

そして、見える化の実現に欠かせない要素の一つである、IT・デジタル技術の進化も見える化促進の一助となっています。

「可視化」との違い

「見える化」と「可視化」は同じ意味で使われることも多い言葉ですが、ビジネスの現場では、微妙に概念が異なります。

どちらも「見えていないもの・見えにくいものを見えるようにする」という意味は同じですが、「可視化」は特定の情報を見ようとする意思があるのに対し、「見える化」は意思とは関係なく、強制的に見えている状態にすることです。
可視化では、任意のタイミングで情報を把握しますが、見える化は否応なしに見える状態にあるため、必要となったタイミングで必然的に把握できます。
そして、見える化は、情報に対する判断基準が共通認識として認知されているという点も可視化とは異なります。

上記のような違いはありますが、厳密には使い分けられておらず同じ意味で使用されていることも多いため、「見える化」「可視化」について話し合うときは認識にずれが生じないように注意しましょう。

見える化のメリット

岡本渉氏（トヨタ自動車）の論文「生産保全活動の実態の見える化」に沿って見える化プロセスを進めている様子。

見える化の実現によって以下のようなメリットがあります。

業務実態の把握
トラブルの発生を早期発見できる
業務の標準化
共通の認識ができる
公平な人事評価に役立つ

詳しく見ていきましょう。

業務実態の把握

組織のトップや管理者は、大まかな業務内容やフローはわかっていても、細かいところまでは見えていないということがよくあります。
業務の細かいフローまで見える化されることで、業務の実態を把握でき、業務改善をおこなうきっかけになるほか、重要な意思決定の際には判断材料にもなります。

また、個人の暗黙知が見える化されることで、業務の実態を把握することが可能になります。
暗黙知とは、言語化や数値化が難しく、人に伝えるのが難しい主観的な知識のことです。
長くその業務に就いている人員が持っているノウハウなどが暗黙知となります。
暗黙知を見える化することで、ナレッジとして全体に共有でき、業務の属人化を解消することができます。

トラブルの発生を早期発見できる

進捗状況などを見える化することによって、遅れ・ヌケモレなどのトラブルや、不良品の頻発などの異常が発生したときに、早期に発見することが可能になります。

例えば、あるラインで不良品が多く出ていたり、機械のトラブルが頻発していたりといった事例があったとします。
見える化によって進捗や品質などの状況を常に把握できる状態であれば、担当者以外でも、すぐに異常に気が付き、行動に移すことができます。
発見が早ければ早いほど、迅速な対応が可能になるのです。

業務の標準化が図れる

社員は一人ひとり、能力もスキルも違います。
同じ業務をしていても、作業時間や結果が異なるという事態を防ぐために見える化が役立ちます。
業務内容を見える化し、組織内の業務プロセスや手順を一定の基準やルールで統一することで、業務を標準化できます。

共通の認識ができる

見える化によって、全ての業務内容・フローが一見してわかるようになるため、組織全体に共通認識が生まれるのも、見える化の大きなメリットの一つです。

自分のしている業務以外に何がおこなわれているのかわからないという人は意外と多くいます。
見える化によって、業務の全体像が把握できるようになることで、普段は見えていなかった部分が見えるようになり、共通認識が生まれます。

公平な人事評価に役立つ

業務が見える化されていないと、正当な評価が得られていないと不満を抱える社員がいるかもしれません。
見える化によって、今までは認知されていなかった業務などがわかるようになり、個人の作業量や作業時間が明確になります。
結果として、社員の能力や成果を把握でき、正確で公平な人事評価につながるのです。

見える化させるべき項目

トヨタ自動車の行灯方式のように誰が見ても理解できるような仕組みをツールを利用し構築する女性

「見える化」と一言でいってもその項目は多岐にわたります。
どの項目から見える化を進めるべきなのかは、目的によって異なります。

見える化させるべき主な項目は以下の通りです。

業務の見える化
進捗管理の見える化
スケジュールの見える化
人事の見える化
顧客情報・営業管理の見える化
ナレッジの見える化

詳細を見ていきましょう。

業務の見える化

同じ組織で働いていても自分以外の人がどんな業務をしているのか、認識できていないということはよくあります。
担当している業務以外の作業が見えることで、どのように仕事をすればより効率的に進めることができるのかがわかります。

業務内容や業務フローを見える化することで、作業を標準化することができ、共有しておくことで、属人化を防ぐ効果が見込めます。
また、業務の偏りや無駄を発見し見直すきっかけにもなるため、見える化を実施する際、最も重要な項目といえます。

仕事を見える化する重要性と実践方法、業務改善を成功に導くための手法解説

進捗管理の見える化

進捗状況の見える化とは、チームメンバー全員の抱えているタスクとその進捗状況を見える化することです。
進捗状況を見える化することで、プロジェクトが滞りなく進んでいるのかが一目でわかります。
誰がどの作業をしているのか把握することで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、結束も強くなります。

他にもヌケモレなどのトラブルを防止できるほか、ボトルネックとなっている箇所や、不良品ができてしまう要因などの課題を発見でき、業務改善への取り組みを進めるきっかけにもなるなどのメリットがあります。

プロジェクトの進捗を一目で！進捗管理を見える化する重要性とは？

スケジュールの見える化

スケジュールの見える化も重要です。
誰が何をしているのか、チーム全員の共通認識とすることで、適切なスケジュール管理をすることができます。
また、誰か一人に業務が偏ってしまうのも防げます。

長期のスケジュールのほか、最新のタイムスケジュールも見える化して共有しておくことで、協力しながら業務を進めることができます。

人事の見える化

勤怠情報などの人事に関わる業務も見える化することで、公平な人事評価につながります。
テレワークが広がったことで、社員の勤務状況が把握しにくくなっています。
勤務時間などを見える化する仕組みをつくることで、長時間労働の防止や、有給休暇の未消化を防ぐことができます。

また、人事処遇の情報が不透明だと、社員はどこを目指して仕事をすればよいのかがわからず、不満が溜まってしまうことがあります。
評価基準などが明確になることで、社員のモチベーションアップにもつながります。

顧客情報・営業管理の見える化

顧客情報や営業管理を見える化することで、チーム全体で、顧客のニーズに応えることができます。

営業活動の進捗や目標などを見える化することで、チームで戦略を練ることができ、全員が一体となって顧客獲得や売上の向上に取り組むことができます。

また、顧客情報を見える化しておけば、担当者が不在の時にも、顧客に対して適切に対応することができるようになります。
働き方改革が推進されるなか、有給休暇の取得もしやすくなります。

ナレッジの見える化

ナレッジは組織にとって大きな財産ですが、眠らせているだけでは役に立ちません。

蓄積された知識や経験をまとめて見える化して、ナレッジとして共有することで、類似の案件が発生した際などに効率化でき、ミスを回避することにも役立てることができます。

見える化までのプロセス

見える化の進め方（プロセス）について解説しますので、見える化を導入して業務効率化を図る際の参考にしてください。

見える化の目的を明確にする

一度にすべてのデータを見える化することはできないため、何のために見える化をおこなうのか、目的を明確にします。
目的を明確にすることで、本質を見失うことなく、「見える化」を推進していくことができます。
また、見える化を進めていくと、なかには監視されていると感じる社員がいるかもしれません。
改革の目的を組織全体で共有することで、社内の協力も得やすくなるでしょう。

設定した目的に応じて、何から見える化するのが効率的なのか、優先順位などを精査して改革を進めていきましょう。

社員からヒアリングする

業務内容などについて調査するため、各工程の担当者からヒアリングをおこないます。
今までは把握できていなかった作業が出てくるかもしれません。

ヒアリングの際は、作業内容だけではなく、作業標準時間や担うことができる人員がどれくらいいるかなど、詳しい聞き取りを徹底しましょう。

日々のデータを収集する

進捗管理などを見える化するプロセスのなかで、日々のデータを収集する必要がでてきます。
社員にタイムスケジュールやタスクの状況を報告してもらう必要があるため、そのためのシステムを構築する必要があります。
製造現場では、AIやIoTを導入することで、進捗管理や在庫管理を見える化するとよいでしょう。
システム開発やプロジェクトチームなどでは、情報を収集するためのツールを適宜導入するとスムーズに進めることができます。

情報の分析をおこなう

収集した情報を定期的に評価し、分析します。
業務フローに無駄がないかや、人員などのリソースが適切に配分されているかなどを判断します。
データ分析の結果をもとに、課題解決のための業務改善をおこないます。

見える化のポイント

業務プロセスや異常を検知できるように業務フローや生産ラインを可視化している様子。

見える化を実現するためのポイントをまとめましたので参考にしてください。

共通の判断基準を設定する

見える化しただけでは、ゴールではありません。
同じ情報を見たとしても、判断基準が曖昧では感じ方はさまざまで、それに対する対応も違ってきてしまいます。
見える化された情報をどのように判断するのか、誰が見ても同じ対応となるよう、判断基準を明確に設定し、必要に応じて業務改善をおこないましょう。

共通の判断基準を周知するためにも、業務フローや基準はマニュアル化しておくと間違いがおこりにくくなります。

全員が認識できるようにする

大きな企業になればなるほど、見える化の重要性が増しますが、見える化された情報は誰が見ても認識できる状態にしなければ意味がありません。
前述したトヨタのアンドン（行灯）方式のように、誰が見てもその場で理解できるような仕組みが必要です。

見える化によって得られた情報を分析して共有する際にも、数値だけではなく、グラフや図形などを用いて、できるだけわかりやすいシンプルな形にする必要があります。

フレームワークを活用する

見える化を実施する際に役立つフレームワークについて解説します。

・バリュー・チェーン分析

バリュー・チェーン分析とは企業の各事業活動を機能別に分類して分析するフレームワークのことです。
自社の製品について、原材料などの調達から、出荷・販売までの流れを「価値の連鎖」として考え、見える化し、事業の工程ごとに分析します。

・BSC（バランス・スコア・カード）

BSC（バランス・スコア・カード）とは「財務」「顧客」「業務プロセス」「学習と成長」の4つの視点を定義し、テーマごとにバランスよく管理する経営管理手法です。
4つのテーマごとに、KGI、KSF、KPI、目標などを設定することで、全体的な経営戦略の立案に役立ちます。

・ロジックツリー

ロジックツリーとはある事柄に対する課題や問題点、その原因をツリー状に書き出していくフレームワークです。
何が問題で何が原因なのか、物事の全体像が見える化されます。

・マトリクス

マトリクスとは関連する情報について、縦軸と横軸に分類して記載するフレームワークです。
例えば、タスクの優先順位を決定するのには、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いるように、物事を分類して見える化するのに役立ちます。

時間管理のマトリックス（緊急度と重要度のマトリクス）によるタスクの優先順位の付け方/a>

管理ツールを導入する

見える化には、現場からの情報収集が欠かせません。
そのためには、管理ツールの活用が便利です。
多くの従業員が使うことになるため、できるだけシンプルで使いやすいツールを選びましょう。

タスク管理ツール「Jooto」を導入することで、従業員一人ひとりの抱えているタスクや進捗などのリアルタイムの情報をモニタリングすることができ、全体の俯瞰が可能になり、マネジメント判断のサポートになったという導入事例もあります。

見える化にはJootoの導入がおすすめ！

業務の見える化にはJootoが最適です。
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チームメンバーがそれぞれカンバンボードにタスクを書き込むと、進捗状況を見える化できるガントチャートが自動的に作成されます。
変更してもすぐに反映されるため、リアルタイムの進捗管理が可能になります。
ガントチャートは、プロジェクトを横断して表示することもでき、スケジュールの見える化にも役立ちます。

タスクDXプラン

社員の数が多い組織には「タスクDXプラン」をおすすめします。
膨大なオンラインストレージに、社内のデータを一元化することで、ナレッジの蓄積に役立ちます。

従来から法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、プロジェクトで機密情報を扱うときも安心です。

サポート体制も充実しており、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施。
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見える化には、ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。