緊急度と重要度のマトリクスでタスクの優先順位を付ける

時間管理のマトリックス（緊急度と重要度のマトリクス）という言葉をご存じでしょうか？

多くのビジネス・パーソンにおいて、限られた時間の中で、いかに効率的に仕事をこなし、生産性を上げていくことは大きな課題だと思います。
そのためには抱えているタスクに、適切な優先順位を付けることが必須となります。

この記事では、タスクの優先順位付けに役立つ「時間管理のマトリックス」（緊急度と重要度のマトリクス）という考え方について解説します。
日々多くのタスクに優先順位をつけるだけで時間がかかってしまっているという方は是非参考にしていただければと思います。

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時間管理のマトリックスとは

時間管理のマトリックスとは、「７つの習慣」という世界的に有名な本の著者である、スティーブン・コヴィー氏が提唱したタスク管理法です。

タスク管理をするためには、優先順位の高いtodoから順番に対応していく必要がありますが、時間管理のマトリックスは物事の優先順位を判断するためのフレームワークとして機能します。

具体的には、タスクを「緊急度」と「重要度」の２軸を使い分類するため、「緊急度と重要度のマトリクス」とも呼ばれます。

緊急度と重要度のマトリクスにおけるタスクの緊急度と重要度とは

そもそもタスクの「緊急度」「重要度」とは、具体的にどのようなものを指すのでしょうか？

タスクの緊急度

緊急度では、早急に対応すべきタスクか否かの視点で分類します。

例えば締め切りが近いなど、時間的に余裕のないタスクは、緊急度の高いタスクとして分類され、逆に緊急度の低いタスクは、今すぐ時間を割く必要がなく、後回しにすることができるタスクを指します。

タスクの重要度

重要度では、物事の本質に関わるどうか、つまりプロジェクトや仕事の成功に関わるタスクか否かを判断します。

重要度の高いタスクは正しく対応しないと、中長期で見た時に利益や効率の低下など、プロジェクトの根幹に影響する可能性があります。

なぜタスクを重要度と緊急度に分ける必要があるのか？

そもそも、なぜ4つの領域（４象限）に分ける必要があるのでしょうか？

人間は多くの仕事を抱えると、タスクの優先順位を意識する暇もなくなり、より緊急なことや、得意なこと、また目に付いたことを優先的に取り掛かる傾向にあります。
そのため、しっかりタスクに対処したつもりでも、本質的に重要な問題が解決しておらず、結果としてプロジェクト全体の遅延が起きたり、納期や締め切りに間に合わなくなるケースが起こり得るでしょう。

このような事態を避けるためには、一度立ち止まってタスクの全体像を整理することが必要です。

その時、タスクの分類、優先順位を付けやすくするために「緊急度」と「重要度」という軸を用いてタスクを４つに分類します。

具体的には、下の図をご覧ください。
縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」を取り、タスクを4つに分類します。

全てのタスクは「緊急度」と「重要度」の２軸で、「必須」「効果性」「錯覚」「浪費・過剰」の領域（象限）に振り分けることができます。

（A／第1象限）重要度も緊急度も高いタスク＝「必須」
（B／第2象限）重要度が高いが、緊急度が低いタスク＝「効果性」
（C／第3象限）緊急度が高いが、重要度が低いタスク＝「錯覚」
（D／第4象限）重要度も緊急度も低いタスク＝「浪費・過剰」

以下で、4つの分類に分けて、より具体的な対処法を紹介します。

緊急度×重要度でタスク４つの領域に分ける

（A／第1象限）緊急度も重要度も高いタスク「必須の領域」

マトリクスのAの領域は、緊急度も重要度も高いタスクです。
「必須の領域」とも呼ばれ、優先順位が最も高く、まず対処すべきタスクと言えます。

例えば、クライアントからのクレーム対応や、締め切りが差し迫るタスクなど、必ず実行しないといけない活動がこの領域に当たります。

当てはまるタスクは、言うまでもなく最優先に取り組む必要があります。

（D／第4象限）緊急度も重要度も低いタスク「浪費・過剰の領域」

マトリクスのDの領域は緊急度も重要度も低いタスクです。
「浪費・過剰の領域」と呼ばれ、優先順位が最も低い領域になります。

例えば、デスクの整理のようなものがあるかもしれません。
ビジネスへの影響度も小さく、急ぎで行う必要もないタスクです。

ただしDの領域のタスクは、緊急度が低いからといって放置をしていると、DからCへ移動する場合があるので注意が必要です。
優先度は低いですが、念のため頭の片隅に置いた方がいいタスクでもあります。

（C／第3象限）緊急度が高いが重要度は低いタスク「錯覚の領域」

上記の通りA・D領域のタスク対処は非常にシンプルで、迷うところはないかと思います。

重要なのはCとDの領域の優先度付けになります。

マトリクスのCの領域は「錯覚の領域」と呼ばれ、緊急度が高く、重要度は低いタスクがこれに当てはまります。
例えばほとんど誰にも読まれていない毎日の作業報告などは、緊急度は高いが、重要度は低いというタスクになるでしょう。

しかし緊急度の高い第３領域のタスクを、人間は「重要」だと錯覚してしまう傾向にあります。
意識をせずに日々の業務を行なっていると、いつの間にかこの領域のタスクに忙殺されているということは少なくありません。

しかしここに時間を割いても生産性は上がらないため、どうしたら効率よくできるか、そもそも本当に行う必要があるのかを検討し、重要度の高いA・D領域に時間を割くようにするべきでしょう。

（B／第2象限）緊急度が低いが重要度は高いタスク「効果性の領域」

マトリクスのBの領域は「効果性の領域」と言い、緊急性は低いが、重要度の高いタスクです。

この領域は、将来への価値を生む重要なタスクが分類されます。
長期的に考えると、本来、時間を費やすべき領域はこの「効果性の領域」です。

例えば長期的営業戦略や、知見を高めるための研修や勉強などが当てはまります。
緊急ではないためにどうしても後回しにされがちですが、緊急度の高いタスクにばかりに気を取られすぎると、時間ばかりが過ぎて本当に必要な成果が得られないということが起こり得ます。

つまりこの領域のタスクを計画的に実施することで、自分自身のパフォーマンスが上がり、Aの「必須の領域」のタスクが減るという効果があります。
重要度の低いC・D領域のタスクを見直すことで、能動的に時間を生み出すことが大切です。

時間管理のマトリックスのメリットとは

タスクを緊急度と重要度で分類することで、得られるメリットとはどのようなものがあるでしょうか？

やらないタスクを決められる

なによりもまず、やらないタスクを決めることができます。
緊急度が低く重要度が低いタスクは、やらないという選択肢を取っても問題がない場合が多く、マトリクス分類をすることで初めて気づきを得られるでしょう。

また緊急度が高く重要度が低いタスクにも、やらなくてもよいタスクがある場合もあります。
しかしチームでプロジェクトを行なっている場合には、自分には重要度が高くなくとも、他メンバーには重要なタスクである可能性もあります。

やらないタスクを決めることは重要ですが、慎重に決定する必要があります。

タスクによってリソースの分配ができる

緊急度と重要度を考慮に入れることで、タスクの優先順位が明確になると、一つのタスクに集中して取り組むことができるため、マルチタスクから脱却でき、生産性が上昇するでしょう。

また無駄な作業が減る結果、より重要なタスクに時間を割くことができたりと、仕事の効率も上がります。

さらにプロジェクトをマネジメントする役割を持つPMにおいても、より優先度の高いタスクに多くのメンバーをアサインさせたり、時間を取ったりと、的確なリソース配分が可能になり、プロジェクトの売上増加や、メンバーの長時間労働の是正などさまざまな効果が期待できるでしょう。

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