緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

こんな経験されたことありますか？
何から手をつければ良いか分からない、何をやろうか考えているだけで時間が過ぎてしまう、優先度つけるのに苦労したなど。
この記事では、タスクの優先順位の付け方についてなるべく分かりやすく解説していきます。
多くのタスクをかかえて優先順位をつけるだけで時間がかかる方は是非チェックしてください。

 

 

緊急度と重要度のマトリクスとは

「緊急度と重要度のマトリクス」という言葉を聞いたことはありますか？
「７つの習慣」という世界的に有名な本の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱したタスク管理法です。
下の図をご覧ください。

タテ軸とヨコ軸にそれぞれ「重要度」と「緊急度」をとり、（A）重要度が高く、緊急度も高いタスク、（B）重要度が高いが、緊急度が低いタスク、（C）緊急度が高いが、重要度が低いタスク、（D）重要度も緊急度も低いタスクの４つの領域にタスクを分類分けする手法です。

 

なぜタスクを4つに分ける必要性があるのか？

そもそも「なぜ4つの領域に分ける必要があるのか」について先に解説します。
仕事をしている中でAの領域タスクに追われることがしばしばあるのではないでしょうか？
そうするとBの領域とCの領域の区分ができなくなってしまったり、全てAの領域に見えてしまったりと問題が起こります。例えば、いつまでも仕事に追われている生活から抜け出せなかったり、仕事内でトラブルを招いてしまったり、逆に仕事が長引いてしまったりなどが考えられます。
（A）重要度が高く、緊急度も高いタスク、（B）重要度が高いが、緊急度が低いタスク、（C）緊急度が高いが、重要度が低いタスク、（D）重要度も緊急度も低いタスクと分けて考えることにより、仕事の効率化が進み、毎日仕事をする上でトラブルやタスクに追われることを防ぐことができるようになります。

 

（A）緊急度も重要度も高いタスク

マトリクスのAの領域は緊急度も重要度も高く、優先順位においても最も高いタスクになります。時間軸に関わるタスクをイメージすると分かりやすいです。
例えば、2時間後に控えている会議で資料が要するならばその資料作成があたります。
Aの領域に当たるタスクは最優先タスクになるので早急な対応が必要で、ビジネスにおいて大きな損失になる可能性がある領域とも言えるでしょう。メンバー内のリーダーや対応能力のあるスタッフが担当したりすることがしばしありますが、もし慣れていないスタッフが担当する場合は慎重に進めて上長に確認を取るようにすることをおすすめします。

 

（D）緊急度も重要度も低いタスク

マトリクスのDの領域は緊急度も重要度も低いタスクです。優先度が低く、手を付けるなら他のタスクが終わってから、なるべく時間をかけないようにするべきタスクになります。例えば、今後取引をするつもりのないお客様からの呼び出しや、世間話への付き合いは、緊急度も重要度も低いタスクにあたります。
ただしDの領域のタスクは、時間が経って、DからCへ移動する場合があるので注意が必要です。緊急度も優先度も低いタスクではありますが、念のため頭の片隅に置いた方がいいタスク内容でもあります。

 

（C）緊急度が高いが重要度は低いタスク

マトリクスのCの領域は緊急度が高く、重要度は低いタスクです。このタスクはなるべく時間はかけずに進めるけれども、早めに対応が必要なタスクになります。
例えば、ほとんど誰にも読まれていない毎日の作業報告や全体報告済の業務内容をドキュメントで残すタスクなどは、緊急度は高いが重要度は低いタスクにあたります。
Cの領域のタスクはどうしたら効率よくできるか、他のスタッフに振ることができるかなどを検討した方がいいかもしれません。

 

（B）緊急度が低いが重要度は高いタスク

マトリクスのBの領域は緊急性は低いが、重要度の高いタスクです。ここの領域は４つの中で最も将来への価値になるタスクが分類されます。
例えば、将来に向けた長期的営業戦略や知見を高めるための研修や勉強などがこの領域に入るでしょう。多くの時間を使うことができれば会社のビジネスや個々にとって成長が期待できると想定できます。
ここは緊急ではないために多少後回しにしてしまう傾向がありますが、それを続けてしまうとAの領域へタスクが移動することがあるので注意が必要です。Bの領域のタスクにおいては、意識的に着手できるようにスケジュール管理したり時間をさくことが大切です。

 

 

 

Jootoで緊急度と重要度を管理する

Jootoでは、カードにタスクを記入しそこに重要度や期限・担当者などを設定した後、リストとよばれるものにに貼っていきタスク管理を行うことができます。もしくはカード内のラベル機能を使って重要度と緊急度を管理することができます。
リストで管理をする場合は、ヨコ軸にリスト（工程、担当者など）、タテ軸にカードに記入したタスクを並べて管理します。横軸のリストを「重要×緊急」、「重要×緊急でない」、「重要でない×緊急」、「重要でない×緊急でない」とマトリクスのように分けることで、各タスクのカテゴリーがぱっと一目見て分かるように管理できます。
ラベルで管理をする場合は、ラベル内に「優先度高・中・低」、「緊急度高・中・低」を設定し該当する複数のラベルを設定することにより優先順位を簡単に整理することができます。

タスクの優先度付に悩んでいる方は是非Jootoをチェックしてみてください。