緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

仕事をされている中でこのような経験はないでしょうか？
「タスクが増えすぎて、何から手をつければ良いか分からない」
「優先度を決められず何をやろうか考えているだけで時間が過ぎてしまう」
この記事では、タスクの優先順位付けに役立つ「緊急度と重要度のマトリクス」という考え方について解説します。日々多くのタスクを抱えて優先順位をつけるだけで時間がかかってしまっているという方は是非参考にしていただければと思います。

 

 

緊急度と重要度のマトリクスとは

「緊急度と重要度のマトリクス」という言葉を聞いたことはありますか？「７つの習慣」という世界的に有名な本の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱したタスク管理法です。下の図をご覧ください。

タテ軸とヨコ軸にそれぞれ「重要度」と「緊急度」をとり以下のようにタスクを4つに分類する方法です。

 

なぜタスクを4つに分ける必要性があるのか？

そもそも「なぜ4つの領域に分ける必要があるのか」について先に解説します。
ご経験がある方も多いかもしれませんが、多くの仕事を抱えるようになると、タスクの優先度を意識する暇もなくなり、
・とにかく頼まれた仕事から対応していく
・締め切りが迫っている仕事から対応していく
・思い出した仕事にとにかく対応をしていく
といった場当たり的な仕事の進め方になってしまいがちです。
その結果として起こるのは以下のような事態です
・目の前の仕事には対処したが本当に重要な問題が解決していない
・いつの間にかタスクの締め切りが過ぎていて手遅れに
このような事態を避けるために、一度立ち止まってタスクの全体像を整理するのがおすすめです。その際に、タスクの分類、優先度付けを行いやすくするために「重要度」と「緊急度」という軸を用いてタスクを4分類するのです。以下で、4つの分類に分けて、より具体的な対処法を紹介します。

 

（A）緊急度も重要度も高いタスク

マトリクスのAの領域は緊急度も重要度も高いタスクです。これは当然優先順位も最も高く、まず対処すべきタスクと言えます。例えば、社運をかけたコンペが明日に迫っているとして、そのためのプレゼン資料作成はこのAの領域に該当するタスクと言えそうです。こういったタスクは言うまでもなく優先度を上げて取り組む必要があります。

 

（D）緊急度も重要度も低いタスク

マトリクスのDの領域は緊急度も重要度も低いタスクです。これも説明不要とは思いますが、優先度が最も低い領域になります。
例えば、デスクの整理のようなものがあるかもしれません。極端にデスクが散らかっていたり、特別な事情があったりしなければ、デスクの整理はビジネスへの影響度も小さく、急ぎで行う必要もないタスクです。ただしDの領域のタスクは、緊急度が低いからといって放置をしていると、DからCへ移動する場合があるので注意が必要です。優先度は低いですが、念のため頭の片隅に置いた方がいいタスクでもあります。

 

（C）緊急度が高いが重要度は低いタスク

上記の通りAとDの領域のタスクの対処は非常にシンプルで、迷うところはないかと思います。重要なのはCとDの領域の優先度付けになります。
マトリクスのCの領域は緊急度が高く、重要度は低いタスクです。
例えば、ほとんど誰にも読まれていない毎日の作業報告などは、緊急度は高いが、重要度は低いというタスクにあたるかもしれません。意識をせずに日々の業務を行なっていると、いつの間にかこのC領域のタスクに忙殺されているということは少なくないでしょう。この領域のタスクはどうしたら効率よくできるか、そもそも本当に行う必要があるのかを検討し、重要度の高いA領域とD領域に時間を振り分けられるようにするべきです。

 

（B）緊急度が低いが重要度は高いタスク

マトリクスのBの領域は緊急性は低いが、重要度の高いタスクです。ここの領域はついつい見逃されがちですが、将来への価値を生む重要なタスクが分類されます。
例えば、長期的営業戦略や知見を高めるための研修や勉強などはこの領域に含まれます。緊急ではないためにどうしても後回しにされる傾向がありますが、この領域のタスクを後回しにして、緊急度の高いタスクにばかりに気を取られていると、時間ばかりが過ぎて本当に必要な成果が得られないということが起こり得ます。Bの領域のタスクに、意識的に着手できるようにスケジュール管理したり、C領域、D領域のタスクを見直すことで能動的に時間を生み出すことが大切です。

 

 

無料のタスク管理ツールJootoで緊急度と重要度を管理する

Jootoは「かんばん方式」でタスクを管理できるツールです。
どのタスクを、誰が担当し、どんなステータスにあるのかが一目でわかる視認性と、ドラッグ&ドロップ中心の直感的な操作方法が特徴となっています。
Jootoでは、カードにタスクを記入し、それをリストに分類することでタスクを整理することができます。

カードには締め切り日の設定やラベルの付与ができるので、

• 重要度が高く、締め切りが近いタスク（A領域のタスク）
• 重要度が高いが、締め切りまで時間があるタスク（B領域のタスク）
• 重要度は低いが、締め切りが近いタスク（C領域のタスク）
• 重要度が低く、締め切りまでの時間もあるタスク（D領域のタスク）

といった形で、A〜Dの各分類に当てはまるタスクをフィルターして閲覧することなども可能です。

タスクの優先度付けに問題意識をお持ちの方は是非Jootoをチェックしてみてください。