ノートを使ったプロジェクト管理の方法とは？

プロジェクト管理に頭を悩ませている方に、ノートを使った管理方法を解説します。

プロジェクトを成功に導くために、プロジェクト管理は欠かせません。
どのように管理すれば効率が良いのか、試行錯誤を繰り返している人もいるのではないでしょうか。

そんな人には、ノートを使ったプロジェクト管理の方法を試してみることをおすすめします。
アナログですが、誰でもすぐに始められる方法なので、ぜひ参考にしてみてください。

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プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、作業のスケジュールやコスト、進捗状況、リスク管理などあらゆる観点から、プロジェクトが成功するように全体の管理をしていくマネジメントのことを指します。
多くの場合、プロジェクトマネージャー（PM）がその責務を負います。

プロジェクトマネージャーの仕事は多岐にわたり、管理のやり方を工夫しないと、プロジェクトマネージャーの負担は大きくなってしまいます。

こんな人にはノートでのプロジェクト管理がおすすめ

プロジェクトマネージャーにとって、すべてのタスクやスケジュールを記憶しておくのは大変なことです。
特に、複数の案件を同時進行している場合などは、頭が混乱してしまうこともあるでしょう。
頭の中を整理しつつ、何をするべきなのか把握するには、ノート活用によるプロジェクト管理が役立ちます。

アナログ派の人にとってはなじみ深いノートに書き込むという方法ですが、実はデジタル派の人にもおすすめです。
データとして残す前に、簡単にメモを残したり、頭の中を整理するのに使ったりすることで、プロジェクト管理をスムーズにすすめることができます。

なかでも以下のような人には、ノートでのプロジェクト管理をおすすめします。

整理が苦手
複数のプロジェクトを並行して行っている
抱えているタスクが多い

注意したいのは、プロジェクトで作成する成果物（議事録、課題一覧、要件定義書、見積書など）と、自分のノートに記録する内容、目的は全く別なものだということです。
成果物には記載しないような詳細内容までノートにメモしておくことで、見返したときになぜそうなったのかという経緯がわかり、プロジェクト関係者に説明するときに役立ちます。

ノートの選び方

どのようなノートを作りたいかで選ぶノートは変わってきます。
家にあるノートで作ることも可能ですが、いちから自分で罫線や日付などを書いて作っていくことが多い場合は、方眼が印刷されたノートがおすすめです。

スケジュール帳タイプの手帳を選べば、日付などを書き込む手間が省けます。

年間を通してスケジュールが確認できるページや月間のスケジュールを見られるマンスリーページがあると、日々のタスク管理だけではなく、長期のプロジェクトにも対応可能です。

プロジェクトを複数抱えていたり、こなすタスクが多い場合は、自由度の高いノートにしておくと、後々カスタマイズして使用することができます。

プロジェクト管理に役立つノート術

ノートを使った管理方法は、ノートとペンさえあればできるため、誰でも簡単に始められる点が魅力です。
費用もかからないので、プロジェクト管理に悩んでいる人は、一度試してみて、自分に合った方法なのかどうか、試してみるのも良いでしょう。

プロジェクト管理にどのようにノートを活かせば良いのか、役立つノート術と書き方をご紹介いたします。

主なノート術は以下の通りです。

ToDoリスト
付箋の活用
緊急度と重要度のマトリクス
バレットジャーナル

詳しく解説します。

ToDoリスト

ToDoをまとめて、リストを作成してから仕事をはじめるという手法は広く知られていて、すでにビジネスに活用しているという人もたくさんいます。

ToDoとはいつかするべきこと、しなければならないことを意味する言葉です。

ToDoリストに抱えているタスクをすべて書き出し、その中から優先順位を決めることで、今やるべきことが明確になり、業務の遅れや漏れの防止にも役立ちます。

複数のプロジェクトを同時進行していたり、こなすべきタスクが多かったりすると、
自分の今、やるべきことが見えなくなりがちです。
頭をすっきりさせ、業務を整理するためにも、一日の始まりと終わりに、ToDoリストのチェックを行うことをおすすめします。

付箋の活用

付箋をビジネスで活用している人は多いのではないでしょうか。
自由に貼ったり剥がしたりできる付箋は、自由度が高く、書き直しが面倒な手書きのノートにとっては、とても頼りになる存在です。
プロジェクト管理に役立つ、付箋の活用方法をご紹介いたします。

一般的な、付箋の活用方法は、まずは抱えているタスクを付箋に書き出すことから始まります。
そしてノートに以下の三つの領域を作り、付箋を分類して貼っていきましょう。

ToDo（やること）
Doing（やっていること）
Done（やり終えたこと）

進捗に応じて付箋を移動させれば、、タスクの進捗状況を可視化することができます。
プロジェクトの進捗状況を俯瞰することができ、冷静な判断ができるようになるのでおすすめです。
上記のほかにも、付箋はちょっとしたことをメモしたり、コメントを追記したりといったことにも使用できるので、ノートでの管理には、ぜひ付箋を活用してみてください。

緊急度と重要度のマトリクス

プロジェクトマネージャーの仕事にはスケジュール管理も含まれます。
納期に間に合うようにチームメンバーに適切に指示を出さなくてはいけません。

その際、納期や重要度、かかる時間などから判断し、タスクの優先順位を決定することが大切になります。

タスクの優先順位を決定する際、知っておきたいのが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
「緊急度と重要度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
緊急度では、早急に対応すべきタスクか否か、重要度では、プロジェクトの成功に関わるタスクか否かを判断します。

縦軸をタスクの重要度、横軸をタスクの緊急度として、タスクを4つに分類できるようにして、ノートに記してみましょう。
分類することで、どのタスクを優先するべきなのか、視覚的に判断することができ、スケジュール管理に役立ちます。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

バレットジャーナル

バレットジャーナルは、アメリカで生まれたノート術です。

バレットと呼ばれる中点（・）を使ってタスクを箇条書きにし、Future Log（フューチャーログ）やMonthly Log（マンスリーログ）などのコンテンツを使って、タスクを管理する手法です。
雑誌やSNSなどでも取り上げられ、ブームとなっています。

自分の使いやすいようにカスタマイズできるのが魅力で、タスク管理に適したノート術ですが、スケジュールと連携して使うことも可能なので、プロジェクト管理にも応用できます。

Future Log（フューチャーログ）には長期の予定や目標、Monthly Log（マンスリーログ）には月間予定を書き込むことができます。
自分でページを増やしていけるので、必要に応じて、Weekly Log（ウィークリーログ）やDaily Log（デイリーログ）、みつかった課題のリストページを作るのも良いでしょう。
プロジェクトごとにノートを分けることもできますが、自分のスケジュールと一元管理したいときは、一冊のバレットジャーナルで管理することも可能です。

バレットジャーナルの詳しい説明や書き方についてはこちらの記事で解説しています。
「ノートでタスク管理をする方法を紹介！バレットジャーナルの書き方も解説します」

ぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理をノートで行う際のメリット・デメリット

プロジェクト管理にはさまざまなノート術があることがわかりました。
では、プロジェクト管理をノートで行うことのメリット・デメリットとは何でしょうか。
詳しく解説します。

メリット

プロジェクト管理ノートは、特別な道具やスキルがなくても誰でも、ノートとペンさえあればすぐにはじめられるのが一番のメリットです。
パソコンに打ち込むよりも、手書きに慣れているという人は年代問わず多いです。
特別な費用もかからないので、気軽に始めることができます。

また、外出先やネット環境が整っていない場所でも、すぐにノートに書き込むことができるのも魅力です。
外回りが多い営業職の方に向いている手法といえます。

デメリット

プロジェクト管理をノートで行う場合、一番難しいのは情報の共有です。
プロジェクト管理で使うノートは、あくまで個人的なものになります。
ノートは常に個人の手の中にあるものなので、何か追加事項や、変更があっても、ノートに書き込むだけでは周知されません。

一冊の管理ノートをチーム全体で共有することは難しく、情報の共有やコミュニケーションをとるためには、別のツールを使用する必要があります。
特に、テレワーク（リモートワーク）などで、離れた場所にメンバーがいる場合は、コミュニケーションツールや管理ツールの導入が必要になります。

また、ノートに書いた情報を後から見返すときも、検索機能などないため、情報が見つけにくくなってしまうのもデメリットです。

そして、セキュリティ面でも注意が必要になります。
プロジェクト管理には、機密情報が伴うことが多くありますが、ノートは手軽な分、第三者の目に触れる可能性が高くなります。
常に鞄のなかにしまう、人の多い場所では開かないなど、ノートの取り扱いには注意が必要です。

メンバー全体を管理するための方法

プロジェクト管理をノートで行うことで、自身のやるべきことが整理され、タスク管理がしやすくなることがわかりましたが、一方で、情報や進捗状況の共有などの課題があることもわかりました。

ノートでの管理は、PM（プロジェクトマネージャー）が自分のタスクやスケジュールなどをまとめるために行い、チーム全体を管理するには、別のツールを併用することをおすすめします。

プロジェクト管理に役立つツールを紹介しますので参考にしてください。

Googleカレンダー

Google カレンダーは、カレンダー形式のスケジュール管理ツールです。
プロジェクト管理には、スケジュールの管理も欠かせません。

プロジェクト管理にGoogleカレンダーを使用する場合は、チーム全体のカレンダーを作ると良いでしょう。
チーム全体で共有することができ、アクセス権限を設定できるので、セキュリティ面でも安心です。

チームのカレンダーにメンバーのカレンダーを重ねることができるため、誰のスケジュールが空いているのかもすぐにわかり、メンバーのスケジュール調整に役立ちます。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理をわかりやすく見ることができる表のことです。
代表的なプロジェクト管理手法である「WBS（Work Breakdown Structure）」で洗い出したタスクを縦軸に、日付を横軸にして作られるチャート図のことで、作業工程や進捗を管理するのに役立ちます。
プロジェクトの作業工程や工数、進捗状況を表形式で表わすことができ、小さなタスクの進行状況まで一目で確認できるのがポイントです。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使って作ることができるほか、ガントチャート機能のあるプロジェクト管理ツールをつかっても作ることができます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールを使えば、リアルタイムに、ビジネスメールよりライトな感覚で、コミュニケーションを取ることができます。
メールと違い、会話感覚でメッセージを送ることができ、ファイルの共有なども容易です。

テレワーク（リモートワーク）で働く人が増える昨今、プッシュ通知機能も搭載されているため、レスポンスの速度も向上し、社内外問わず、素早い業務連絡と情報共有が可能になります。

タスク・プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理を効率的に行うには使いやすいタスク・プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
プロジェクト・タスク管理ツールとは、チームメンバー各々が抱えるタスクを、可視化・共有化することで、業務の効率化やタスクの抜け漏れを防ぐことができるツールのことです。

ノートではできない情報の共有や、チーム全体のタスクの進捗状況の管理などができます。
管理ノートと併用して使うのも良いでしょう。

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プロジェクト管理にノートが役立つことは分かりましたが、一方で、デメリットも多くあることがわかりました。

そこでおすすめしたいのが、Jootoです！

Jootoはシンプルで使いやすいプロジェクト・タスク管理ツールです。
まるで付箋を貼るような感覚でタスク管理を行うことができます。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるため、デジタルツールには不慣れだという人にもおすすめです。

タスクを入力するだけで、ガントチャートが自動的に作成されます。
メンバー各々で、タスクを入力することもできますし、PM（プロジェクトマネージャー）がタスクを入力して、担当者へ割り振っていくこともでき、ExcelやGoogleスプレッドシートでガントチャートをつくるよりも簡単です。

複数のプロジェクトを抱えている場合でも、Jootoなら、ひとつのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できます。

タスクごとにチャットができ、ファイルの共有もできるため、必要な情報がすぐに取り出せて効率よく業務に取り組むことができます。
ChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携ができる点も嬉しいポイントです。

Jootoなら、プロジェクト管理におけるノート活用のデメリットを全て解決できます。
ぜひご活用ください。

ノートを使ったプロジェクト管理の方法とは？メリット・デメリットもあわせて徹底解説！