手帳でタスク管理しよう！タスク漏れ回避のための管理ポイント

手帳でのタスク管理の方法をご紹介します。

仕事とプライベートで忙しい日々を送るなか、しなくてはいけないことがたくさんあって、どのように優先順位をつければいいのかわからないということはありませんか？
手帳に今日・明日するべきことや、これからするべきことを書き出したり、中長期のスケジュールを把握したりすることで、上手にタスク管理・スケジュール管理ができます。

手帳を使ったタスク管理のメリット・デメリットや、タスク管理に使える手帳の種類、タスク管理の方法などを詳しく解説します。

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手帳を使ったタスク管理のメリット・デメリット

普段から手帳を使って、タスク管理やスケジュール管理をおこなっているという人は多いと思います。
便利に使えていると感じる反面、不便に思っている部分もあるのではないでしょうか。

日々の作業をこなすために、これから手帳によるタスク管理を始めたいという人に、手帳を使ったタスク管理のメリット・デメリットを紹介します。

メリット

もともと、ビジネスだけではなくプライベートでも手帳を活用している人は多いと思います。
すでに何かあれば手帳に書き込むという習慣が付いている人にとっては、手帳によるタスク管理は受け入れやすく、使いやすい管理方法です。

アナログな方法ではありますが、手帳とペンさえあればすぐに始められ、パソコンなどのデジタル機器がなかったり、通信環境がよくない場所でも問題なくタスク管理がおこなえます。

手帳は常に持ち歩くことができ、打ち合わせなどの際や、アイデアを思いついたときにも、手書きでさっとすぐに書きとめることができるので、さまざまな場面で活用できます。
また、文字に書き出すことで、記憶に残りやすくなるので、頭の中の整理ができる点もメリットの一つです。

デメリット

タスクが追加されたり、後回しにしたいタスクが発生したときなどに書き直しがしづらく、書き込みが増えると手帳が見にくくなってしまいます。
どのタスクが重要なのかもわかりづらく、結果として、タスクの抜け漏れなどがおこってしまうことがあります。
なるべく整理して、優先順位を書き込むなどの工夫が必要です。
修正が必要になったときや、緊急の予定が入ったときにも書き込みができるよう、スペースに余裕を持たせて書き込んでいきましょう。

また、情報の共有がしにくいのもデメリットの一つです。
個人のタスクを管理する分には問題ありませんが、手帳をシェアすることは難しく、チーム内でタスク管理をおこなう場合は不向きな方法です。

手帳とともに、筆記具も持ち歩かねばならず、荷物が増えてしまうこともデメリットの一つです。
ペンホルダーがついたタイプの手帳だと筆記具を忘れることがなく、便利でしょう。

さらに、手帳を逐一確認しなければ、タスクの確認がおこなえないため、タスク忘れを防止するために、別途リマインダー機能のあるツールなどの併用が求められます。

タスク管理に使える手帳のタイプ

文具コーナーに行くと、さまざまなタイプの手帳が並んでいますが、タスク管理に使いやすい手帳とはどのようなタイプなのか紹介しますので、購入の際の参考にしてください。

代表的な種類は以下のとおりです。

週間バーチカルタイプ
週間レフトタイプ
ブロックタイプ
1日1ページタイプ
バレットジャーナル

リフィルを入れ替えることができるシステム手帳タイプのものを使用すれば何年も使い続けることができ、手帳にタスクやスケジュールを書くことを習慣にしやすいのでおすすめです。
A5サイズは持ち歩きにも便利ですが、たくさん書き込みたい場合はA4サイズの手帳も売られています。

週間バーチカルタイプ

1日の時間軸の目盛りが縦に並んでいて、予定時間を視覚的に把握できるタイプの手帳です。
見開きで週間の予定もわかります。
タスクをスケジュールに組み込むことで、タスク管理と1日のスケジュール管理を同時におこなえます。
どのタスクにどれほどの所要時間がかかるのか書き込めたり、会議やアポイントメントなどの予定との兼ね合いなどわかりやすかったりと、時間の決まった予定が詰まっているタイプの人におすすめです。

テレワークなど、自分で一日のスケジュールを決めなくてはならない場合にも役立ちます。

週間レフトタイプ

手帳の左側に週間の予定を書き込めるようになっており、右側はフリーのスペースになっているタイプの手帳です。

週間ごとにタスクを管理したいときに便利です。
スケジュールとタスクの両方をバランスよく管理することができ、大変使いやすいタイプになります。
フリースペースに書き込む際、ルールを決めないと、見返すときにわかりにくくなってしまうので、注意が必要です。

ブロックタイプ

ウィークリーごとに見開きで、ブロック型にわかれているタイプの手帳です。
1日のスペースが広いため、チェックボックスなどを書き込んでToDoリストとして活用するのに便利です。
自由度が高いので、急にタスクが増えたときにも対応しやすく、記録やメモとしても使えます。

日々のタスクが多く、効率的に管理したい人におすすめですが、スケジュール管理はしにくいかもしれません。

1ページ1日タイプ

1日のスペースが広いため、タスクを書き込むだけではなく、メモ帳・ダイアリーとしても使えます。
チェックボックスなどでToDoリストを作り、そのタスクについて必要な情報を書き込んでおけば、タスクを実行する際に便利です。

スケジュール管理は、別にマンスリー・ウィークリーのページに書き込んだり、デジタルツールへ入力したりする必要があります。

バレットジャーナル

バレットジャーナルは、アメリカで生まれたノート術です。
ノートに自分で罫線や日付などを記入して、そこにタスクやスケジュールを書き出し、自分自身が一番使いやすいと感じるオリジナルのノートを作り上げていきます。
バレットと呼ばれる中点（・）を箇条書きにしたタスクの頭に置くことからその名が付きました。

文房具フリークの間で話題になり、タスク管理に使えるとして注目を集めています。

使いやすいようにカスタマイズして使えるため、どんな業種にも対応できるところが特徴です。
タスクと日記を併記することで、反省点や改善点などを記録しておくことも可能です。

日付やメモなど、スペースを自分で決めて自由に書けるよう、方眼や無地のノートが使いやすく、オススメです。
ルーズリーフ・バインダーのタイプだと、ページの前後を入れ替えることが出来るので、急な変更にも対応できます。

バレットジャーナルでよく使われる主なコンテンツは以下のとおりです。

INDEX（インデックス）

目次です。
どのページに何が書かれているのか、すぐにわかるように記載します。

Future Log（フューチャーログ）

半年から1年分のスケジュールや目標を記載するページです。
年間カレンダーの役割をします。

Monthly Log（マンスリーログ）

1ヵ月分の予定を書き込む月間ページです。
中期的なプロジェクト管理ができます。

Weekly Log（ウィークリーログ）

週間の予定を書き込むページです。
月間ページのみでは対応できないほど忙しい場合はあると便利です。

Daily Log（デイリーログ）

1日の予定やタスクを記載するページです。

上記はほんの一例です。
バレッドジャーナルをはじめてみようと考えている人は、ぜひ自分の使いやすいようにアレンジして作ってみてください。
いちから自分で考えるのは大変という場合は、ネットでフリーのフォーマットを探してみるのもよいでしょう。

ノートでタスク管理をする方法を紹介！バレットジャーナルの書き方も解説します

手帳を使ったタスク管理の方法

手帳を使ったタスク管理は、慣れるまではなかなかできないかもしれませんが、毎日必ず手帳をチェックするという習慣をつけることが重要です。
自分でチェックしない限り、タスクを記入することも、把握することもできません。
必ず毎日手帳も見るようにしましょう。

手帳をつかったタスク管理の具体的な方法を紹介しますので、参考にしてください。

一元管理する

タスクは一元管理することをおすすめします。
ビジネス用とプライベート用で2冊の手帳で管理したいと考えていませんか？
または、複数のプロジェクトを抱えている場合、プロジェクトごとにノートを何冊も用意して、それぞれの情報をまとめたいと考えている人もいるかもしれません。

しかし、別のノートにタスクやスケジュールを書き込んでしまうと、ダブルブッキングの危険性や、予定を詰め込みすぎてしまうといったリスクが生じます。
ビジネスにしろ、プライベートにしろ、プロジェクトにしろ、実行するのは自分自身です。
一冊の手帳でタスクを一元管理することで、何をするべきなのかはっきりわかるようになります。

ToDoリスト

手帳でタスク管理をおこなう際、まず一番にすることはToDoリストを作成することでしょう。
ToDoとは、いつかするべきこと、しなければならないことを意味する言葉で、本来は期限の決まっていないもののことを指します。
ToDoのなかでも、期限の決まっているものは「タスク」になります。
まずは、頭に浮かんだやるべきことをすべて洗い出し、ToDoリストへ書き出せるだけ書き出しましょう。
そのなかから、期限の決まっているタスクなどを洗い出し、スケジュールを決定していきます。

抱えているToDo（タスク）を洗い出し、明確にすることで、自分の仕事量が見えてきます。
中には必要がないものや、自分がやらなくてもよいものがあるかもしれません。
逆に、早い段階で完了させるべきタスクも見えてきて、優先順位の決定に役立つことも。

タスクの洗い出し、ToDoリストの作成は、早い段階でおこない、新しいタスクが発生したらすぐにToDoリストに入れるようにするとよいでしょう。

付箋

手帳でタスク管理をおこなう際の、大きなデメリットの一つは、タスクの入れ替えが難しいという点です。
仕事をしていると、タスクの優先度や期限などが変更になることはよくあります。
付箋なら、何度も貼ったり剥がしたりができるため、柔軟にタスク管理をおこなうことが可能です。

例えば、手帳に以下のようなスペースを作ります。

ToDo（やること）
Doing（やっていること）
Done（やり終えたこと）

そこへ付箋を貼ることで、今何をすべきかがハッキリします。

ITツールと併用する

手帳・ノートによるタスク管理は、個人タスクを管理する分には便利に使えますが、チーム内でのタスク管理には不向きです。
複数人でプロジェクトを遂行していく場合、誰がどのタスクを担当していて、進捗状況はどうなっているのか、PM（プロジェクトマネージャー）が把握する必要があります。
また、タスク同士が依存していることも多いため、自分が抱えているタスクの前工程が誰でどこまで進んでいるのか、後工程のタスクはいつまでに始める予定なのかが共有できないと、プロジェクトを円滑に進めることはできません。

チームで仕事をおこなう場合は、個人タスク用の手帳とは別に、情報共有に便利なITツールの活用がおすすめです。
ITツールを活用することで、誰が何をしているのかがすぐにわかりますし、トラブルが発生した際にも、いち早く対処することが可能になります。

付箋を貼るように使えるJooto

タスクをnoltyやmoleskineの手帳で管理するように、付箋を貼るようなタスク管理法で使えるタスク管理ツールJooto

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
まるで付箋を貼るような感覚で、視覚的にタスク管理をおこなうことができます。
デジタルに慣れていないという方でも、アナログなタスク管理と同じ感覚で使うことができるところが魅力です。

タスクにはラベルを貼ることができ、優先度やステータスが一目でわかります。
タスクごとにチャットができ、ファイルの添付もできるので、アナログでは難しかった情報の共有も容易です。
タスクを見に行けば、必要な情報をすぐに取り出すことができます。

また、タスクを入力していくだけで、進捗管理に便利なガントチャートが自動で作成されるのも嬉しいポイントです。
ガントチャートによって、進捗状況を可視化することができます。

ガントチャートなどの機能は手帳のみの管理では作ることはできません。
手帳でタスク管理をしている場合でも、Jootoと併用することで、円滑にタスク管理・プロジェクト管理をおこなうことが可能になります。

大企業には「タスクDXプラン」が便利！

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ノートでのタスク管理は便利ですが、第三者に見られてしまう可能性があります。
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