ビジネスやプライベートのToDoを整理するために欠くことができないのが、ToDoリストです。
目の前のタスク処理に追われる毎日では、気持ちを平穏に保つことができず、仕事の効率も低下してしまいます。
ToDoリストを作成してタスク管理を効率化すれば、集中できる環境が整い生産性が向上し、より多くのタスクをこなせるようになったり、プライベートな時間を充実させたりできます。
ToDoリストの作成方法は、ノートや手帳などの紙媒体に手書きするアナログな方法や、メモアプリやノートアプリ、スケジュールアプリなどの各種アプリをダウンロードして活用する方法、ExcelやWordなどでフォーマットを作成する方法など、さまざまです。
本記事では、ToDoリストの作成や運用のコツをご紹介します。
ToDoリストアプリや管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
ToDoとは
ToDoとは、「いつか処理すべき作業でありながら、明確な期限が設けられていないもの」のことを指します。
取りかかって数分で完了できるものから長期に渡って取り組むべきものまで、さまざまです。
具体的には、マニュアルの作成や業務フローの見直しなど、緊急性は低いものの、いつか取り組まなければならない業務がToDoに該当します。
「ToDo」に似た意味のビジネス用語に「タスク」があります。
タスクは「特定の期限までにやるべきこと」です。
つまり、ToDoとタスクは「明確な期限が設けられているか否か」という点が異なります。
Todoリストとは
「いつか処理すべきこと（ToDo）」を書き出し、1か所にまとめてリスト化したものが「ToDoリスト」です。
ToDoを書き並べ洗い出すことで何をすべきかが可視化され、作業の抜け漏れを防止できます。
同時に「しなくてよいこと」も明確になるため、無駄な作業を減らすことにつながります。
先述のとおり、ToDoには明確な期限がないため、緊急性の高いタスクを優先的に実行しているうちに、着手するタイミングを失ってしまいがちです。
しかし、ToDoリストを作成してToDoを可視化しておくことで、着実にこなしていけます。
ToDoリストと他のタスク管理手法との関係性
ToDoリストに関連の深いタスク管理手法にWBSとガントチャートがあります。
WBSは、プロジェクトの遂行に必要なタスクを細分化したリストのことです。
タスクを作業レベルまで細かく噛み砕く点が特徴です。
ガントチャートは、WBSで細分化されたタスクにプロセスの要素を加えたもので、横向きの棒グラフで表されます。
タスクの進捗状況を視覚化できる点がメリットです。
ToDoリストのToDoを丁寧に洗い出し、ToDoに期日を設定することで、WBSとガントチャートに必要な要素が揃います。
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ToDoリストを作るメリット
ToDoリストを作成するメリットは、以下の4つです。
- ToDoの抜け漏れを防止できる
- 優先順位を明確にできる
- スケジュールを立てやすくなる
- やるべきことが可視化される
それぞれについて詳しく解説します。
ToDoの抜け漏れを防止できる
処理すべきタスクの件数が多いほど、すべてのタスクの内容や予定を正確に記憶することは困難です。
ToDoリストは、脳の外部記憶装置のようなリマインドの役割を果たします。
発生したToDoをすぐにToDoリストに書き留めておき、それを一定頻度で確認する習慣をつければ、タスクの抜け漏れを回避できます。
マルチタスクで仕事を処理しなければならないビジネスパーソンにとって必須の作業といえるでしょう。
処理済みのタスクと未処理のタスクの区別も明確になり、頭のなかが整理されるメリットがあります。
優先順位を明確にできる
ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。
緊急性や重要性、締め切り、タスクのカテゴリなどを見える化することで、「先に着手すべきタスク」「寝かせておいてもよいタスク」「まとめて実施したほうがよいタスク」などがわかり、効率的な仕事の段取りができるようになります。
スケジュールを立てやすくなる
ToDoリストは、スケジュール管理を行う上でも役立ちます。
たとえば、プロジェクトの実行には多くのToDoをこなす必要がありますが、ToDoリストを作成してそれぞれの作業工数や所要時間を見積もることで、おおまかなスケジュール感が把握でき、プロジェクト全体の予定を立てやすくなります。
あらかじめスケジュールを把握しておくことで、トラブルが発生した場合も余裕をもって対応できるでしょう。
やるべきことが可視化される
ToDoの件数が増えてくると、どのタスクから先に取りかかればよいかわからなくなり、手が止まってしまうことがあります。
この状態を回避するためには、メモ帳などにToDoリストを作成してタスクを可視化し、順を追って仕事を整理する手法が有効です。
また、メールやビジネスチャットツール、グループウェアなど、さまざまな媒体に情報が分散していると、情報の整理がしにくくなります。
ToDoリストを作成して情報を1か所に集約し、時間や場所を問わずに確認できる状態にしておくのがベストでしょう。
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ToDoリストの作り方
ToDoリストの作成にはさまざまなメリットがあることを解説しました。
効果的なToDoリストを作成するためには、以下のような点に気を配り、工夫する必要があります。
- ToDoを書き出す
- 期限を決める
- 緊急度や重要度で優先順位をつける
- ジャンル分けする
それぞれについて詳しく解説します。
ToDoを書き出す
ToDoリストの作成は、まず思いつく作業をすべてリストアップすることからはじまります。
タスクをメモ帳などに書き出す際は、以下の点を意識しましょう。
- 具体的であること
- 進捗管理しやすいこと
- 達成可能であること
具体例をあげると、以下のようなリストアップの仕方は不適切です。
- アポイント設定
- 領収書発行
- 営業スキルアップ
- 書類の整理
上記のタスクは日々発生し続けるタスクであり、明確な期限がありません。
そのため、長期にわたってToDoリストに残り続けてしまいます。
タスクを書き出す際は、以下のように具体的に噛み砕いて書き出すことが大切です。
- A社とのアポイント設定
- B社の領収書発行
- 来週までに営業シーンで役立つプレゼンに関する本を1冊読む
- 不要な書類をリストアップし、シュレッダーにかける
一方で、タスクを細分しすぎると、ToDoリスト作成に時間がかかり過ぎてしまい、効率が低下します。
リストアップしたタスクを見て一目で内容が把握できるレベルになっていれば、それ以上細分化する必要はありません。
期限を設ける
書き出したタスクに期限を設定しましょう。
ToDoには明確な期限がありませんが、任意の期限を設定し、業務の区切りをつけることがToDoリスト運用を成功させるコツです。
チームで実施している業務などで後続タスクがある場合は、後続タスクから逆算して締め切りを設定しましょう。
自分だけの判断で締め切りを設定できるタスクは、他のタスクとのバランスを見ながら、無理のない設定を心掛けます。
非現実的な期限を設定してしまうとToDoリストが形骸化する原因になりかねないため、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。
緊急度や重要度で優先順位をつける
タスクを緊急度と重要度でラベリングして整理しましょう。
ToDoを整理することが、ToDoリスト作成の目的の1つです。
緊急度と重要度は、ToDoを整理する際の軸としてわかりやすく、多くの場面で活用できます。
緊急度×重要度の基本的な考え方は以下の4パターンです。
（A）重要度が高く、緊急度も高いタスク
（B）重要度が高いが、緊急度が低いタスク
（C）緊急度が高いが、重要度が低いタスク
（D）重要度も緊急度も低いタスク
Aが最も優先度が高く、Dが最も優先度が低いことがわかります。
（BとCのどちらを優先するかはケースバイケース）
緊急度×重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方については、こちらも参考にしてみてください。
ジャンル分けする
1つのToDoリストのなかに色々なジャンルのタスクが混ざっていると、優先度をつける際に混乱したり、気が散ってしまったりする原因になります。
ToDoが多岐にわたる場合は、プロジェクト別、クライアント別、所属チーム別などジャンル別に振り分ける方法がおすすめです。
ジャンル分けしてToDoを管理すれば、まとめて実施すべきタスクも見えてくるでしょう。
色分けや記号なども活用し、直感的に進捗を把握しやすいリストに仕上げることがポイントです。
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ToDoリスト活用のポイント
ToDoリストは活用しなければ意味をなしません。
継続的かつ有効にToDoリストを活用するポイントは、以下の4つです。
- タスクをサブタスクとして細分化する
- いつでも書き込めるようにする
- 目につきやすい場所に置く
- 一定の頻度で繰り返し見直す
それぞれについて詳しく解説します。
タスクをサブタスクとして細分化する
タスクの粒度が大き過ぎると進捗管理しづらいため、タスクをサブタスクとして細分化するプロセスが必要です。
たとえば、「書類作成」のタスクは、「情報収集」「骨子の作成」「文章を書く」「上司のチェックを受ける」などのサブタスクに細分化できます。
サブタスクへ細分することによってやるべきことが明確化でき、進捗管理しやすくなります。
いつでも書き込めるようにする
冒頭で述べたとおり、ToDoリストには外部記憶装置的な役割があるため、タスクを思い出した都度、ToDoリストへ書き込むことが大切です。
各自の仕事のスタイルに合わせて、タスクを書き込んだり更新したりする手間はできるだけ省いて運用していきましょう。
目に付きやすい場所に置く
ToDoリストが形骸化しないように、付箋やメモ帳であればデスクのそばに置く、Webサービスであればリマインド機能を活用してリマインダーがメールボックスやチャットツールに飛んでくるようにするなど、ToDoがいつも目につくようにしておくことが重要です。
ToDoリストが自然に目に入ってこないと、「いつの間にかToDoリストを開かなくなっていた」という状況に陥りがちです。
一定の頻度で見直しをする
保留になるタスクや、重要度・緊急度の修正が必要なタスクもあるため、週次や月次などでToDoリストを追跡し、調整や見直しをしましょう。
ToDoリストを見直すことで、改めて仕事の段取りができます。
複数人やチーム全体でToDoリストを運用する際は、上司が定期的に進捗をチェックできる体制を整えるとよいでしょう。
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ToDoリストを作るデメリット
メリットの多いToDoリストですが、思うような効果があがらない場合もあります。
ToDoリストの作成に手間がかかるのは、多くの人が感じるデメリットでしょう。
誰が見てもわかりやすいToDoリストを作成するには、時間と手間がかかります。
ToDoを並べ替えたり、処理済みのToDoを削除したりといった作業も意外に時間がかかるため、軽視できません。
また、人によってはToDoリストを作成すること自体が目的化してしまい、作成によって生産性が向上したような気分になり、実際には何も進捗していないといった状況に陥るケースもあります。
ToDoリストを作成する最大の目的は、抜け漏れなく効率的に作業を進めることです。
そのため、各種のツールやToDoリストアプリ、タスク管理ツールなどを導入し、誰もが簡単にToDo管理できる環境を整える必要があります。
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ToDoリストアプリやタスク管理ツールの選び方
ToDo管理にツールを導入する場合、使い勝手や画面の見やすさ、料金など、さまざまな観点から比較検討することが大切です。
今回は、以下の5つをご紹介します。
- Excel
- Googleスプレッドシート
- Google ToDoリスト
- Microsoft ToDo
- Jooto
それぞれについて詳しく解説します。
Excel
Excelは表計算ソフトの定番で、すでに業務で活用している企業が多いため、導入コストや教育コストをかけずに活用できる点がメリットです。
プロジェクトの進捗管理やスケジュール管理などに便利なガントチャートを作成することもできます。
フォントや罫線、グラフの種類が豊富でカスタマイズ性が高い点もExcelの魅力でしょう。
しかし、Excelは個人利用が前提となっているソフトのため、データの共有や同時編集を行う場合は、次に紹介するGoogleスプレッドシートを活用した方が便利です。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば無料で使用できるクラウド型の表計算ソフトです。
ToDoリストのテンプレートがあるため、誰でも簡単にToDoリストを作成できます。
クラウドで運用するタイプのため、ファイルの更新や保存がスムーズで、チーム単位で情報共有したい場合に最適です。
Google ToDoリスト
Google ToDoリスト（旧Google Tasks）は、Google LLCが提供する「やるべきことを記録できる」タスク管理ツールで、Googleユーザーにおすすめです。
有料プランはなく、Google workspaceや、通常のGoogleアカウントから無料で登録できます。
app storeやGoogle playから iOS・Android OSをインストールすることで、PCのみならず、スマートフォンなどからも利用可能です。
同一アカウントを使用することで自動的に同期されるため、PCのGmailまたはGoogle カレンダーで作成したタスクをスマートフォンなどさまざまなデバイスで確認できます。
Google ToDoリストに記載したタスクは、「完了」と「未完了」の区別をチェックリスト形式で簡単に管理できます。
さらに、Google ToDoリスト最大の利点は、GmailやGoogleカレンダーなど、Googleの他の機能との連携が可能なことです。
ドラッグ＆ドロップで、Gmailからそのままタスクを移動させて追加できるため、大切な会議のメール内容を忘れないように保存したり、メール返信そのものをタスクとしてリマインダー代わりに使用したりできます。
また、Googleカレンダーと連携することで、Google ToDoリストに設定したタスクをカレンダー上に表示させ、タスクと予定の確認を一度に行えます。
このように、既にGmailやGoogle カレンダーなど、他のGoogleサービスを利用している場合は、Google ToDoリストは導入しやすいツールと言えるでしょう。
Microsoft ToDo
Microsoft ToDoは、Microsoft社が提供するシンプルで直感的なインターフェースが特徴のToDoリストアプリです。
有料プランはなく、マイクロソフトアカウントがあれば誰でも無料で使用できます。
Microsoft ToDoは、Outlookと連携して活用することができます。
ToDoとOutlookの統合により、マイデイを通してメールや予定表、Peopleなど、Outlookのさまざまな場所で管理されている予定やタスクをまとめて確認可能です。
タスクのリスト化やリマインダーの設定、色分けなど、基本的なタスク管理機能を備えており、タスクごとにメモやファイルを添付することもできます。
また、「今日の予定」として今日が期日のタスクを自動的に表示できる機能があるため、タスクを失念してしまうリスクを最小限に抑えられるでしょう。
ショートカットを使用してMicrosoft ToDoを常にデスクトップに表示させ、日々ToDoを確認しながらタスクを確実に実行していくこともできます。
アプリはPC版とモバイル版の2種類があり、デバイス間で同期して活用することも可能です。
Jooto
Jootoは、まるで付箋を貼るような感覚で誰もが直感的に使いこなせることが特徴のタスク・プロジェクト管理ツールです。
Jootoを使えば、タスクごとの期日設定、ラベルを用いた重要度と緊急度の設定、カテゴリ分類、リマインド機能などを簡単な入力作業だけで行うことができます。
タスクの編集や複製も簡単です。
たとえば、毎週・毎月と繰り返し発生するタスクは複製機能を使って簡単にコピーできるため、同じ作業を繰り返し行う必要がありません。
さらに、タスクの進捗状況を視覚的に把握できるガントチャートが自動で作成できるため、
プロジェクト全体の進捗管理がスムーズになります。
「Slack」「Chatwork」「Googleカレンダー」などの外部サービスと連携し、タスクを更新する度にメッセージやチャットを受け取って作業の抜け漏れを防止することも可能です。
ExcelやGoogle ToDoリスト、Microsoft ToDoは個人のToDo管理に適していますが、チーム内のメンバー同士の情報共有やタスク管理を行う場合は、「Jooto」がおすすめです。企業での利用も想定し、IPアクセス制限などセキュリティを考慮した機能も備わっています。
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