仕事を整理するために、ToDoリストを作成している人は少なくないでしょう。
目の前のタスクに追われてしまった時、チェックリストとしてToDo管理できるからです。
ToDo管理の手法としては、ノートや手帳などの紙媒体に手書きするアナログな方法から、メモアプリやスケジュールアプリ、またExcel（エクセル）などを始めとしたビジネスアプリに、フォーマット入力する方法までさまざまです。
では実際にToDoリストの作成・運用を行う場合、どのようなポイントに気を付ければ、より効率的に仕事を進められるようになるのでしょうか？
本記事では、ToDoリストの作成や運用のコツについてご紹介していきます。
ToDoとは
そもそも「ToDo」とは、何でしょうか？
「ToDo」に似た意味で使用するビジネス用語に「タスク」がありますが、まずはその違いを解説しておきましょう。
ToDoは、一言で言うと「いつかすべきこと」です。
いずれ処理すべき作業でありながら、明確な期限が設けられていないものを指します。
対してタスクとは、「特定の期限までにやるべきこと」を意味します。
つまり業務内で発生した作業の中で、設けられた期限までに処理しなければ、他の作業に影響が出てしまう作業のことを「タスク」と呼びます。
「ToDo」「タスク」、どちらも業務内で発生したやるべき作業には違いないのですが、明確な期限が設けられている作業か否かの違いがあるのです。
Todoリストとは
この「いつかすること（ToDo）」を書き出すことでリスト化したものを、「ToDoリスト」と言います。
ToDoを書き並べリスト化することで、何をすれば良いのかが可視化され、作業の抜け漏れを防止することができます。
逆に何をしなくて良いのかも明確になり、ムダな作業が減ることもメリットです。
またToDoリストを作ることで、作業の優先順位が付けやすくなり、作業の効率化が促進されます。
このように「すべきことを洗い出しリストアップして、着実にこなしていく」ことがTodo最大の目的と言えるでしょう。
ToDoリストを作るメリット
ではToDoリストを作るメリットを、詳しく見ていきましょう。
ToDoの抜け漏れを防止する
日々発生するToDoの数が限られていたり、定常業務が多い場合は、ToDoリストがなくても全てのタスクを覚えていられるかもしれません。
しかし、タスクの量が増えてくると、すべてのタスクを頭で覚え続けるのは困難です。
そんな時、ToDoリストは脳の外部記憶装置のような、リマインドの役割を果たしてくれます。
発生したToDoをすぐにToDoリストに書き留めておき、それを一定頻度で見る習慣さえつけておけば、タスクの抜け漏れは回避できるはずです。
常にToDoリストにタスクを書き留めておく習慣をつければ、「何か忘れているような気がする…」という不安も抜けることでしょう。
優先順位が付きやすい
ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。
緊急度や重要度、締切、タスクのカテゴリなどを見える化することで、「先に着手すべきタスク」「寝かしておいても良いタスク」「まとめて実施したほうがよいタスク」などが分かり、効率的な仕事の段取りができるようになります。
スケジュールが立ちやすい
ToDoリストは、スケジュール管理を行う上でも役立ちます。
ToDoリスト上の作業と、それぞれの作業工数や所要時間を見積もることで、だいたいのスケジュール感が把握でき、プロジェクト全体での予定を立てる手助けになるでしょう。
あらかじめスケジュールを把握しておくことで、トラブルなどが発生した場合でも、余裕をもって対応することが可能になります。
やるべきことが可視化される
ToDoの量が増えてくると、どのタスクから先に取り掛かったらいいのかが分からなくなり、手が止まってしまうというのはよくあることです。
この状態を回避するためには、ToDoリストを作って仕事の順序を整理するのが有効です。
例えばメールやビジネスチャットツールのような媒体に情報が分散しているような場合、何から手を付ければ良いのかという状態になりかねません。
ToDoを脳内管理しようとしても、業務負荷が増えた時に抜け漏れを起こすことは容易に想像できます。
ToDoは見える形で一ヶ所に集約し、時・場所を問わずその都度確認できるようにするのがベストでしょう。
ToDoリストの作り方
それでは上述の内容も踏まえ、どうすれば有用なToDoリストを作ることができるのでしょうか。
以下にToDoリストの作り方のポイントを紹介します。
ToDoを書き出す
ToDoリストの作成はまず思いつく作業を全て洗い出しすることからはじまります。
書き出す際にはタスクが、
・具体的であること
・進捗を測れること
・達成可能であること
などを意識すると、運用しやすいリストにすることができます。
例えば営業担当者がToDoリストを作る際に、
・アポイント設定
・見積書発行
・営業スキルアップ
といったToDoを挙げていたとします。
これらのタスクは営業担当者にとっては発生し続けるタスクで、明確な終りがありません。
そのためいつまでもToDoリストに残り続けてしまいます。
こういったタスクはToDoリストでの管理には不向きです。
この場合は、
・A社とのアポイント設定
・B社への見積書発行
・営業スキルに関する本を1冊読む
など、より具体的に上記のような形でToDoを洗い出すのが理想的です。
期限を設ける
それぞれのタスクには期限を設定しましょう。
上述の通り、終わりのないタスクをToDoリストで管理するのは理想的ではありません。
仮でも良いので期限を設定し、業務の区切りをつけることがToDoリスト運用を成功させるコツです。
チームで実施している業務などで後続タスクがある場合は、後続タスクからの逆算で締め切りを設定しましょう。
自分だけの判断で締め切りを設定できるようなものについては、他のタスクとのバランスを見ながら、無理のない設定を心掛けるべきです。
現実的ではない締切ばかりを設定してしまうと、ToDoリストが形骸化する原因にもなり得るからです。
緊急度や重要度で順番をつける
各タスクは、緊急度と重要度でラベル付けをして整理しましょう。
ToDoを整理することが、ToDoリストの大きな目的の一つです。
緊急度と重要度は、ToDoを整理をする際の軸として分かりやすく、多くの場面で活用できます。
緊急度×重要度について、基本的な考え方は以下の4パターンになります。
（A）重要度が高く、緊急度も高いタスク
（B）重要度が高いが、緊急度が低いタスク
（C）緊急度が高いが、重要度が低いタスク
（D）重要度も緊急度も低いタスク
上に行くほど優先度が高くなります。
（BとCのどちらを優先するかはケースバイケース）
緊急度×重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方については、こちらも参考にしてみてください。
ジャンル分けする
ToDoが多岐にわたる場合は、プロジェクト別、クライアント別、所属チーム別などでジャンル分けをするのも有効です。
一つのToDoリストの中に、色々なジャンルのタスクが混ざっていると、優先度をつける際に混乱したり、気が散ってしまう原因となります。
逆にToDoをジャンル分けしていれば、まとめて実施すべきタスクなども見えてくるでしょう。
ジャンル別にリストを作成するのも良いですし、色や記号で分けても構いません。
自分が直感的に理解しやすく、メンテナンスしやすいリストにしていきましょう。
ToDoリスト活用のポイント
ToDoリストを作ったものの、3日坊主で更新しなくなってしまうというのはよくあることです。
継続的かつ有効にToDoリストを使うためのポイントを、以下に紹介します。
ToDoを適度に細分化する
大き過ぎるタスクだと、いつまでもリストに残り続けてしまい進捗感がなくなってしまいます。
こまめにToDoを消していけるようにタスクを細分化し、進捗を感じられるようにすることで達成感を得られ、仕事が捗るようになります。
いつでも書き込めるようにする
冒頭に書いたとおり、ToDoリストには外部記憶装置的な役割があります。
ToDoリストに思い出した時にいつでも書き込めるようにすることで、頭の負担を減らし、タスクを忘れないようにしようという不安も解消されます。
その意味で、ToDoを書き込む際に手間がかかるようだと、頭で覚えておかなくてはいけないことが増えてしまうので、ToDoリストの効果は薄まってしまいます。
目に付きやすい場所に置く
付箋であればデスクのそばに置いたり、Webサービスであればリマインダーがメールボックスやチャットツールの中に飛んでくるようにしたりするなど、ToDoがいつも目につくようにしておくことが重要です。
ToDoリストが自然と目に入ってくるようにしていないと、いつの間にかToDoリストを開かなくなっていたということが起こりがちです。
一定の頻度で見直しをする
保留になってしまったタスクや、重要度・緊急度が変わってしまうタスクなどもあるので、週次や月次などのタイミングでToDoリストの振り返りや見直しをしましょう。
ToDoリストの見直しをすることで、改めて仕事の段取りができます。
またこの見直しのサイクルを繰り返していく中で、自分にとって運用のしやすいToDoリストが見えてくるでしょう。
ToDoリストを作るデメリット
ToDoリストにありがちなデメリットとして、まずToDoリストの作成が面倒というものが挙げられます。
誰が見ても分かりやすいToDoリストを作成することはもちろん、確認しやすくToDoを並べ替えたり、完了したToDoを削除したりと、それだけで面倒なToDoが増えてしまうのです。
さらにはToDoリストを作成するだけで生産的な気分になり、実際には何も進んでいないというような、先延ばしツールにもなりかねません。
また難しいタスクのみが、リストに残りやすいというのもデメリットです。
極めて細かいToDoリストを作成している場合は別ですが、例えば丸一日かかる作業と、10分で片付く作業が並列に並んでいるケースがほとんどでしょう。
このようなことから、ToDoリストを作成したにも関わらず、全く定着しない事態が起こり得るのです。
ToDoリストの最大の目的は、抜け漏れなく効率的に作業を進めることです。
そのため簡単にToDo管理を行う場合は、必要最低限の機能を備えているシンプルなToDoリストアプリやタスク管理ツールを導入することが良いでしょう。
ToDoを効率的に管理できるアプリ
Google ToDoリスト
Google ToDoリスト（旧Google Tasks）は、Google LLCが提供する「やるべきことを記録できる」タスク管理ツールです。
Google workspaceや、通常のGoogleアカウントから無料で登録することができます。
app storeやGoogle playから iOS・Android OSをインストールすることで、PCのみならず、スマートフォン等からでも利用可能です。
同一アカウントを使用することで、自動的に同期されるため、デバイスを問わず最新情報の確認を行うことができます。
Google ToDo リストに記載したタスクは、「完了」と「未完了」の区別をチェックリスト形式で簡単に管理することができます。
さらにGoogle ToDoリスト最大の利点は、GmailやGoogleカレンダーなど、Googleの他の機能との連携が可能なことです。
ドラッグ＆ドロップで、Gmailからそのままタスクに追加することができるため、大切な会議のメール内容を忘れないように保存したり、メール返信そのものをタスクとしてリマインダー代わりに使用することができます。
またGoogleカレンダーと連携することで、Google ToDoリストに設定したタスクをカレンダー上に表示することができるため、タスクと予定の確認が一度に行うことができるため、効率的と言えます。
このように既に他のGoogleサービスを利用している場合には、Google ToDoリストは導入のしやすいツールでしょう。
Google ToDoリストについては、こちらも参考にしてみてください。
ただし、Google ToDoリストにはタスクの期限や、タスクの状態を明確に設定することができないため、あくまでも個人向けのToDo管理ツールと言えます。
同様にタスクの共有機能がないことや、タスクに自分以外の他人を担当者として割り当てる機能などもないため、チームでタスク管理をする場合には、弊社提供の「Jooto」が最適です。
Jooto
Jootoはまるで付箋を貼ったり剥がしたりというような、誰でも直感的に使いこなせるタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスク管理・プロジェクト管理ツールは、タスクを一元化・共有することで、タスクの漏れ防止や、円滑なプロジェクト進行を実現することができます。
Jootoを使えば、締切の設定、ラベルを用いた重要度と緊急度の設定、カテゴリー分類、リマインダーの設定なども簡単に行うことが可能です。
また、担当者の設定や、コメント機能、ガントチャート機能なども備わっており、タスクを可視化し、常にプロジェクトの進捗状況を共有できるため、チームでのタスク管理やプロジェクト管理にも活用できます。
さらに「Slack」「Chatwork」「Googleカレンダー」などと連携し、更新ごとにメッセージやチャットが飛ぶよう機能を設定することで、作業の抜け漏れも事前に防ぎます。
つまり自分以外のメンバーの進捗が見えづらいという状況を、解決してくれるツールなのです。
またオンプレミス型ではなく、ユーザーの使用場所を問わないクラウドツールのため、タスクの進捗確認や、遅延タスクへの早急な対応などが一元化され、作業効率の改善を図ることも可能です。
ToDo管理として個人利用向けのGoogle ToDoリストに対し、チームメンバーの共有や、タスクの効率的な管理を行うならば「Jooto」がオススメです。
ToDoリストの作成・運用に悩んでいる方は、是非Jootoをチェックしてみてください。
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