仕事を整理するためにTodoリストを作成している人は多くいますが、注意点や正しい運用方法を知ることで、より効率的に仕事を進められるようになります。Todoリスト作成・運用ではどのようなポイントに気を付ければ良いのでしょうか？
本記事ではTodoリストの作成や運用のコツについてご紹介していきます。
目次
なぜTodoリストが必要なのか
そもそもなぜTodoリストを作る必要があるのでしょうか。大きくは「Todoを忘れないようにする」「Todoを整理する」という2つの目的が考えられます。以下にもう少し詳しく書いていきます。
Todoを忘れないようにする
日々発生するTodoの数が限られていたり、定常業務が多い方は、Todoリストがなくてもすべてのタスクを覚えていられるかもしれません。しかし、タスクの量が増えてくると、すべてのタスクを頭で覚え続けるのは困難です。Todoリストはそんなときに脳の外部記憶装置のような役割を果たしてくれます。
発生したTodoをすぐにTodoリストに書きとどめておき、それを一定頻度で見る習慣さえつけておけば、タスクの抜け漏れは回避できます。常にTodoリストにタスクを書き留めておく習慣をつければ、「何か忘れているような気がする…」という不安からも抜け出せます。
Todoを整理する
Todoの量が増えてくると、どのタスクから先に取り掛かったらいいのかがわからなくなり、手が止まってしまうというのはよくあることです。この状態を回避するためには、Todoリストを作って仕事の順序を整理するのが有効です。
Todoリストで、緊急度や重要度、締切、タスクのカテゴリなどを見える化することで、「先に着手すべきタスク」「寝かしておいても良いタスク」「まとめて実施したほうがよいタスク」などがわかり、効率的な仕事の段取りができるようになります。
Todoリストのつくり方
次に、上述の内容も踏まえ、どうすれば有用なTodoリストを作ることができるのでしょうか。以下にTodoリストの作り方のポイントを紹介します。
Todoを洗い出す
Todoリストの作成はまず思いついた作業を全て書き出してみることからはじまります。
書き出す際には、タスクが
・具体的であること
・進捗を測れること
・達成可能であること
などを意識すると、運用しやすいリストにすることができます。
例えば営業担当の方がTodoリストを作る際に
・アポイント設定
・見積書発行
・営業スキルアップ
といったTodoをあげていたとします。これらのタスクは営業担当の方にとっては発生し続けるタスクで、明確な終りがありません。そのためいつまでもTodoリストに残り続けてしまいます。こういったタスクはTodoリストでの管理には不向きです。
より具体的に、以下のような形でTodoを洗い出すのが理想的です。
・A社とのアポイント設定
・B社への見積書発行
・営業スキルに関する本を1冊読む
期限を設ける
それぞれのタスクには期限を設定しましょう。上述の通り、終わりのないタスクをTodoリストで管理するのは理想的ではありません。仮でも良いので期限を設定し、業務の区切りをつけることがTodoリスト運用を成功させるコツです。
チームで実施している業務などで後続タスクがある場合は、後続タスクからの逆算で締め切りを設定しましょう。自分だけの判断で締め切りを設定できるようなものについては、他のタスクとのバランスを見ながら無理のない設定をしましょう。張り切って、現実的ではない締切ばかりを設定してしまうと、Todoリストが形骸化する原因にもなります。
緊急度や重要度で順番をつける
さらに各タスクを緊急度と重要度でラベル付けをして整理しましょう。こちらも上述のとおりですが、Todoを整理することがTodoリストの大きな目的の一つです。緊急度と重要度は、Todoを整理をする際の軸としてわかりやすく、多くの場面で活用できます。
基本的な考え方は、以下の４つで、上に行くほど優先度が高くなります（BとCのどちらを優先するかはケースバイケース）。
（A）重要度が高く、緊急度も高いタスク
（B）重要度が高いが、緊急度が低いタスク
（C）緊急度が高いが、重要度が低いタスク
（D）重要度も緊急度も低いタスク
緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方についてはこちらも参考にしてみてください。
ジャンル分けする
Todoが多岐にわたる場合は、プロジェクト別、クライアント別、所属チーム別などでジャンル分けをするのも有効です。
一つのTodoリストの中に、色々なジャンルのタスクが混ざっていると、優先度をつける際に混乱したり、気が散ってしまう原因となります。逆にTodoをジャンル分けしていれば、まとめて実施すべきタスクなども見えてくるでしょう。
ジャンル別に別のリストを作成するのも良いですし、色や記号で分けても構いません。自分が直感的に理解しやすく、メンテナンスしやすいリストにしていきましょう。
Todoリスト活用のポイント
Todoリストを作ったものの、3日坊主で更新しなくなってしまうというのはよくあることです。継続的かつ有効にTodoリストを使うためのポイントを以下に紹介します。
Todoを適度に分解する
大きすぎるタスクだといつまでもリストに残り続けてしまい進捗感がなくなってしまいます。こまめにTodoを消していけるようにタスクを分解し、進捗を感じられるようにすることで達成感を得られ、仕事が捗るようになります。
いつでも書き込めるようにする
冒頭に書いたとおり、Todoリストには外部記憶装置的な役割があります。Todoリストに思い出した時にいつでも書き込めるようにすることで、頭の負担を減らし、タスクを忘れないようにしようという不安も解消されます。
その意味で、Todoを書き込む際に手間がかかるようだと、頭で覚えておかなくてはいけないことが増えてしまうので、Todoリストの効果は薄まってしまいます。
目に付きやすい場所に置く
付箋であればデスクのそばに置いたり、Webサービスであればリマインダーがメールボックスやチャットツールの中に飛んでくるようにしたりするなど、Todoがいつも目につくようにしておくことが重要です。
Todoリストが自然と目に入ってくるようにしていないと、いつの間にかTodoリストを開かなくてなっていたということが起こりがちです。
一定の頻度で見直しをする
保留になってしまったタスクや重要度・緊急度が変わってしまうタスクなどもあるので、週次や月次などのタイミングでTodoリストの振り返りや見直しをしましょう。
Todoリストの見直しをすることで、改めて仕事の段取りができます。また、この見直しのサイクルを繰り返していく中で、自分にとって運用のしやすいTodoリストが見えてくるでしょう。
Jootoでタスクを管理する
タスク管理・プロジェクト管理ツールは、タスクを一元化・共有することで、タスクの漏れ防止や、円滑なプロジェクト進行を実現するためのツールです。
弊社が提供するJootoを使えば、こちらの記事で紹介したような、締切の設定、ラベルを用いた重要度と緊急度の設定、カテゴリ分類、通知の設定なども簡単に行うことができます。
また、担当者の設定や、コメント機能、ガントチャート機能なども備わっているので、チームでのタスク管理やプロジェクト管理にも活用できます。
ToDoリストの作成・運用に悩んでいる方は是非Jootoをチェックしてみてください。
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