仕事を見える化することで、業務効率化を進めましょう。
近年、働き方改革推進の動きなどもあって業務効率化のための業務改善を進める企業が増えています。
業務改善の第一歩としておこないたいのが仕事の見える化です。
仕事の内容や進捗、スケジュールなどを見える化することで、業務のムリ・ムダ・ムラなどの課題が見えてきます。
どのように仕事を見える化すれば上手くいくのか解説しますので参考にしてください。
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目次
仕事の見える化とは？
仕事の見える化とは、組織全体や従業員一人ひとりの業務内容やスケジュールなどを可視化することを指します。
各工程の目的や業務内容、進捗などの状況を、図や表などを用いて目に見える形にします。
見える化されたデータを分析することで、全体の工数を把握でき必要なリソースを明確にし、業務量の適正化を図るヒントを得ることが可能です。
また、情報が可視化されることで、今まで見ることができなかった業務の内容を具体的に知ることができるようになりメンバー間や部署間の連携の強化につながります。
そして、仕事を見える化することで、顧客から新たな注文に応じるかどうかの判断材料にもなり、ビジネスチャンスを掴むきっかけになるかもしれません。
仕事の見える化の目的とは
少子高齢化による労働人口の減少や「働き方改革」の推進などの影響で、テレワークや労働時間の削減が実施されるなか、業務改善をおこない、業務を効率化していく必要があります。
仕事を見える化することで、業務の全体像が把握できるようになり、ムリ・ムダ・ムラなどの課題が見えてきます。
課題解決をおこなうことで、業務効率化を実現でき、長時間労働の是正や生産性の向上へつなげることができます。
仕事の見える化のメリット
仕事を見える化することで得られる主なメリットは以下の通りです。
- 業務効率化
- 情報共有によって連携しやすくなる
- 遅れや漏れ、ミスを減らす
- 属人化を防ぐ
- 業務量の適正化
- 生産性の向上
詳しい内容を解説します。
業務効率化
仕事が見える化されることにより、全体像を視覚的に把握できるようになり、無駄な仕事や重複している仕事、優先順位などが明確になります。
無駄な業務を段階的に削減したり、優先順位やタスク同士の関係性に従って、手順を入れ替えたりすることで、業務効率化を実現できます。
業務を効率化することで、コスト削減や長時間労働の是正につながるため、企業にとって仕事の見える化が大きなメリットであるということがわかります。
情報共有によって連携しやすくなる
自分が担当する作業内容以外のことはわからないという従業員は意外と多いものです。
特に従業員の数が多い組織のケースや大規模なプロジェクトの場合は、自分の部署の後工程の業務内容を把握できていないということも多々あります。
仕事を見える化することで、業務の始まりから終わりまでのフローが具体的にわかるようになります。
今まで誰に聞けばいいのかわからなかったことも、すぐに質問できるようになったり、後工程のことまで考慮して作業をおこなえるようになるため、コミュニケーションも円滑になり、チーム内だけでなく、他部署とも連携がしやすくなります。
遅れや漏れ、ミスを減らす
リアルタイムでの進捗状況が見える化されることで、業務に遅れや漏れなどが生じた場合も誰かが上司に報告するのを待つまでもなく、把握できるため、すぐに対応ができ、ミスなどのトラブルを減らすことができます。
見える化されることで、自分の業務だけではなく全体を俯瞰して見られるため、自分の業務以外のトラブルにも気が付きやすくなります。
多くの目でチェックすることが可能になるのでチーム全体でトラブルに対する対策を講じることができます。
属人化を防ぐ
業務全体の見える化をおこなうことで、属人化している業務が見えてきます。
属人化とは、ある業務について特定の人物しかできない状態のことです。
その人物が休んだり、離職した場合、業務が止まってしまう恐れがあります。
属人化している業務についてはヒアリングをおこない、マニュアルを作成することで、属人化を回避することが可能です。
業務量の適正化
仕事を見える化することで、プロジェクト全体の業務量や進捗が可視化され、必要なリソースの適切な割り当てが可能になります。
人によってスキルが異なることから、AさんとBさん、同じ業務をしているはずなのに、結果や作業時間が異なる、ということはよく発生します。
業務の偏りがでてきてしまい、一人に負荷がかかってしまうことにもなりかねません。
見える化によって、一人ひとりが抱える業務量や、作業時間、スピードなどが明確になります。
平等に業務を配分できるようになり、業務量の適正化を実現できます。
生産性の向上
労働人口が減少を続けるなか、リソース不足は企業にとって大きな課題の一つとなっています。
仕事の見える化によって、業務改善がおこなわれ、業務効率化や情報共有などが実現できれば、少ないリソースでも、生産性の向上につなげることができます。
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見える化させる項目
仕事にはさまざまな項目があり、どこを見える化させるのかは、プロジェクトの内容や、企業の状況によって異なります。
見える化させるべき主な項目は以下の通りです。
- 業務内容
- 業務フロー
- 進捗状況
- スケジュール
- ナレッジ
上記について詳しく紹介します。
業務内容
従業員が抱える業務内容を見える化し、一覧化します。
誰が何をしているのか、属人化が発生している業務がないかが明確になります。
業務フロー
特定の業務がどのようなプロセスで進行していくのか、手順を見える化します。
具体的なステップや活動内容、承認プロセスや担当者・責任者なども見える化することで、業務の最適化や効率化を促進するためのヒントになります。
また、伝達ミスなども防ぐことが可能になります。
手順書を作成すれば、人員に変化があったときにも対応できるため、見える化の優先順位が高い項目です。
進捗状況
プロジェクトには納期があるため、進捗の可視化は重要です。
目の前のタスクにばかりとらわれていると、遅延などのトラブルの原因になります。
進捗状況の見える化によって、全体像が把握できることで、遅れが生じたときにでもすぐに対処できるため、納期遅れを回避することができます。
スケジュール
タスクの進捗状況に加えて、メンバーそれぞれのスケジュールも可視化・共有されていると、指示がだしやすくなります。
誰が何をしているのか、スケジュールが共有されていれば、急な変更にも、すぐに指示をだし対応できます。
ナレッジ
組織内でナレッジが共有されていれば、過去に他部署で類似の案件を扱ったことがあった場合などに、イチから資料を作るなどの手間が省けます。
顧客管理の情報やノウハウなどもナレッジとして共有しておくことで、新たなビジネスチャンスを生むきっかけになるかもしれません。
リスクコントロールマトリックス（ RCM ）
業務内で起こる可能性のあるリスクと対策を一覧化したものです。
各工程や担当者ごとに想定しているリスクとその対策があるはずです。
それらをまとめ、見える化することで、企業全体でリスクに備えることができるようになります。
見える化と業務改善の進め方
見える化によって成果をあげるためには、適切な手順で進めることが大切です。
前項で説明した通り、見える化する項目はさまざまですが、業務内容や業務フローを見える化して業務改善をおこなうには、以下の手順で進めると、スムーズです。
- タスクの洗い出し・分析
- フローの見える化
- 作業内容やナレッジの見える化
- 人員の配置転換
- 定期的な見直し
詳しい内容を見ていきましょう。
タスクの洗い出し・分析
仕事の見える化の第一歩として、まずは一つひとつの業務（タスク）を洗い出すことからはじめましょう。
各工程ごとに、どれだけのタスクがあるのか、全体的な仕事量や作業時間を把握することができます。
担当者からヒアリングなどをおこない、細かいタスクまで洗い出すことができたら、集めた情報を分析します。
作業時間やリソースは適正か、重複している業務や無駄な業務はないかなど、洗い出しただけでも見えてくるものがありますので、細かく分析します。
フローの見える化
洗い出し、分析した業務を図式化（フローチャート化）して、見える化します。
分析した結果、省いたり簡略化する業務が出てきた場合は、それらも反映させましょう。
わかりやすいフロー図や手順書になるよう意識して、担当者以外から見ても業務の流れが一目で認識できるようにします。
業務内容のほか、ワークフローも見える化しておくことで、内部統制を強化することができます。
作業内容やナレッジの見える化
作業内容やナレッジなどは見える化してストックしておきます。
従業員一人ひとりが持つ、知識や経験、ノウハウなどをナレッジとして蓄積し、見える化することで、今後、より効果的な施策を打ち出せるようになります。
作業内容については、マニュアル化しておけば誰が見てもその作業をおこなえるようになり、属人化を防ぐことができます。
急な人員の配置転換にも対応できるようになります。
人員の配置転換など業務改善
見える化した情報に基づき、業務改善をおこないます。
人員が足りていない業務や、逆に少ない人員でも問題なく回せる業務があれば、必要に応じて人員の配置転換をおこないます。
また、自動化できる定型業務などがあれば、自動化を実現することで、人手の足りない業務へ人員を回すことが可能になります。
まずはテスト運用をおこない、問題なく進めることができるのか確認しながら業務改善をおこないましょう。
効果検証と定期的な見直し
業務改善の後は、本当に改善されているのか効果検証をおこなう必要があります。
求めていた基準を達成できているのか検証し、改善できていないポイントがあれば、もう一度タスクの分析をおこない改善にむけて働きかけましょう。
また、見える化による業務改善が完了した後でも、定期的に見直しが必要になります。
業務改善は一度して終わりということはありません。
繰り返しおこなうことで、目標達成に向けて確実に成果をあげることができます。
見える化のポイント・手法
見える化で業務改善をおこなう際のポイントや手法について解説します。
目的の明確化
見える化は業務改善のためにおこないますが、その目的を明確にしておくことで、優先順位が明らかになり、スムーズに進めることができます。
働き方改革推進のための長時間労働の是正やテレワークへの対応、属人化の解消、ナレッジの構築、などさまざまな目的が考えられます。
目的・目標を達成するためにはどの項目から見える化をおこなうのが効果的なのかも判断できるようになり、どの基準に達すれば成功なのかも明確になるため、従業員のモチベーションアップにもつながります。
フローチャート・ガントチャートの作成
見える化の代表的な手法が、フローチャートとガントチャートです。
業務のフロー図やガントチャートを作成することで、見える化を実現できます。
フロー図は業務の流れを視覚化したもので、内部統制にも役立ちます。
ガントチャートとは、工程全体を俯瞰して把握できる表で、プロジェクトの進捗管理には不可欠な手法の一つです。
縦軸に作業内容や担当者、開始日・終了日などを置き、横軸に期間（日付）をとって進捗状況などを視覚的に表現します。
フローチャート・ガントチャートはExcelやGoogleスプレッドシートを使って作成することができますが、イチから作るには手間の労力もかかってしまうため、テンプレートを活用するとよいでしょう。
管理ツールの活用
業務の見える化・業務改善には、管理ツールの活用がおすすめです。
タスク・プロジェクト管理ツールを活用すれば、タスクや進捗状況など簡単に見える化し、管理できるようになります。
管理ツールを導入するとなると、多くの社員に対しての教育が必要になり手間も時間もかかってしまうと考える経営者も多いかもしれませんが、できるだけシンプルで使いやすいツールを選定することで、社内に定着しやすくなります。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
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直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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業務の見える化には「Jooto」が便利！
Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
シンプルなUIで、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使うことができ、誰でもすぐに使いこなせるようになる操作性のよさが特徴です。
Jootoは「見える化」に特化したツールでもあります。
ダッシュボードには複数のプロジェクトのカンバンボードが並べて表示されるため、一目で全体を把握することが可能です。
各プロジェクトのページでは、ToDo、進行中、完了など、タスクのステータスに応じたリストを自分でカスタマイズでき、入力したタスクカード（カンバンボード）をドラッグ＆ドロップで移動させることで、タスク管理をおこなえます。
また、進捗管理を可視化できるガントチャートが自動的に作れる機能が搭載されているのも見える化のポイントです。
チームメンバーがそれぞれカンバンボードにタスクを入力していくと、ガントチャートが作成されるので、時間がかかりません。
タスクごとにファイル共有やチャットもできるため、情報共有も容易です。
タスクDXプラン
社員の数が多い場合や、情報システムの一部としてJootoを活用したい場合などには「タスクDXプラン」をおすすめします。
膨大なオンラインストレージに、社内の情報を一元化することで、ナレッジの蓄積に役立ちます。
従来から法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、プロジェクトで機密情報を扱うときも安心です。
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