クラウドツールで業務日報をストレスなく続ける方法

多くの企業で行われる社内コミュニケーションの一つに「業務日報」があります。エクセルのテンプレートやメールなど、日報には色々な形態がありますが、うまく続けられないと感じている人も多いと思います。
ストレスなく毎日続けるにはどのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか？この記事ではクラウドツールを使ってストレスなく日報を続けるためのポイントを整理していきます。

 

業務日報が続かない理由

入力や管理に手間がかかる

従来の紙、エクセル、メールなどの業務日報は、入力できる場所や端末が限定されてしまいます。場合によっては、業務日報を書くためだけに夕方から夜にかけて会社に戻らないといけない、といったような事もあるかもしれません。こういった手間が負担となり業務日報が続かなくなったり形骸化してしまったりするのはよくあることです。
また、過去の業務日報をうまく管理をしていないと必要なときに読み返すのにも労力がかかってしまい、せっかくの資産を活用することもできません。

書いても読まれない・返答がない

業務日報を読むマネージャー側の視点にたっても、複数の日報を毎日読み続け、コメントを残すのには大きな労力がかかります。日報を読んでいてもコメントをすることができなかったり、日報を読む時間すらも取れなくなるということも少なくないでしょう。また、メールで日報が提出される場合は他のメールと埋もれてしまい、提出された日報を見落としてしまったりすることもあります。結果、日報を書くメンバーも「どうせ読まれないなら適当に書こう」といった考えになり、日報の運用はどんどん形骸化してってしまいます。

そもそも業務日報を書く目的が浸透していない

こういった状況の根底にあるのは、そもそも、何のために業務日報を書くかマネージャーもメンバーも腹落ちできていないという点が考えられます。日報を通して何を実現したいのか、日報を書くことでどんなメリットが得られるのか、わからないまま取り組んでも定着は難しく形骸化してしまいます。そして、現場は日報を書くための工数だけが増えたように感じ、不満を募らせてしまうことすらあるでしょう。
それでは、日報を書く目的とは何なのか、次の章で解説します。

 

そもそも業務日報の目的とは

業務内容・業務量・進捗や課題の可視化

組織が拡大し、各メンバーが異なる業務やプロジェクトに従事するようになると上司はそのすべてを把握するのが困難になります。部下に業務日報を書いてもらうことで、今誰がどのような業務にどれくらいの時間をかけているのか、どのような進捗状況にあり、どのような課題を抱えているのかといった事を把握できるようになり、必要に応じてサポートをすることができるようになります。
また、日報を書く本人にとっても、自分自身がいまどのような業務にどれくらいの時間をかけており、進捗状況はどうか、どこに課題を感じているのかといったことを、整理する良い機会になります。

コミュニケーションの促進

業務日報を書く事で、忙しくてなかなか話す機会がない上司とも、日報を通して報告や相談すべき内容が整理されて明確になり、話や相談を行う機会が生まれます。
上司にとっても、チームのメンバーすべてに目を配ることは大変ですが、日々の日報を通して状況を把握できるとともに、アドバイスやフィードバックを行う良い機会となります。業務とは直接関係のない話題についても日報で触れられるようなフォーマットを作っておけば、カジュアルなコミュニケーションを生み出すきっかけを作る事ができます。

 

従来の業務日報の代わりとなるクラウドツール

上記のような業務日報の運用上の課題や、日報の意義を踏まえ、より効率的効果的に日報運用を行うために、下記のようなクラウドツールがおすすめです。

クラウド日報ツール

メールや紙での業務日報をクラウド上に置き換えたツールです。従来の日報と比べると、場所を選ばずに入力ができて、リアルタイムに情報共有をできるという点が魅力です。また、稼働時間などの情報を集計をしたり、過去の日報を検索できたりするものもあり、より有効に日報を資産として活用するのを促進してくれます。

代表的な機能としては以下のようなものがあります。
・コミュニケーション（チャット、コメント入力）
・ファイル共有
・目標管理
・工数の集計

社内SNS、チャットツール

社内SNSやチャットツールを用いることで、社内のコミュニケーションの頻度を高めたりカジュアルなコミュニケーションを可能にすることができます。これにより、業務日報のコミュニケーション促進という側面は代替できますが、一方で、業務量や業務状況の把握には特化していないので別のツールと組み合わせるのが望ましいでしょう。

代表的な機能としては以下のようなものがあります。
・チャット
・スタンプ
・チャネル、スレッドでのコミュニケーション
・ファイル共有

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、それぞれのメンバーが抱えるタスクを可視化し、各タスクの期限や優先度なども管理することができるツールです。タスク管理ツールで業務が可視化できている状態をつくれば、業務日報で都度報告をしなくとも、必要なときに上司が各メンバーの業務量や業務の状況を把握できるようになります。結果、タイムリーなアドバイスやコーチング、業務割り振りが実現できるようになります。

 

Jootoで日報いらずの業務管理を実現

タスク管理ツールJootoは、カンバン方式でタスクを管理できるため、今誰がどのような業務を担当しているかがひと目でわかります。Jooto上でコメントのやり取りも行えるので、毎日業務日報に手間をかけることなく、業務の把握とコミュニケーションの促進が可能になります。
また、Jootoでは複数のプロジェクトをまたいだタスク管理もできるため、チームやプロジェクトの数が増えても一元的な管理が可能です。