社内情報共有ツールで生産性を向上するためのポイント

会社ではしばしば、情報共有不足に起因するミスや手戻り、場合によっては長時間の残業などが発生しています。最低限の意思疎通はできていたつもりでも、蓋を開けてみるとそうではなかったという事も往々にしてあります。本記事ではこのようなコミュニケーションの齟齬を防ぐための社内の情報共有のヒントをお届けします。

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なぜ情報共有が必要か

情報共有を行うことで業務効率化・生産性向上に繋がる

社内には古いものから新しいものまで、多種多様な情報が溢れています。自分には当たり前の情報でも、違う人からするともっと早く知りたかったというような事も少なくないでしょう。情報共有が行き届けば、過去に発生した問い合わせの対応方法や業務のやり方などについて何度も確認する必要がなくなり、効率化することができます。誰でも過去の事例を参照できるようにしておくことで、蓄積されたノウハウを活用でき、新たな発想を生むことにも繋がるでしょう。

一人に依存しない強い組織を作れる

組織の課題として、業務の属人化はよく挙げられます。業務が属人化していると、担当者の退職と同時に、その担当者が担っていた業務に関するノウハウが消えて無くなるということも起こりえます。逆に情報共有を徹底し、属人化を回避することで、チーム全体でのノウハウの蓄積、メンバー全体のスキルの底上げをすることができ、一人の担当者に依存しない強い組織を作ることができます。

情報共有が不足していると起こること

逆に、情報共有が不足すると、重複した業務を複数の社員が行うなど、無駄な業務が発生します。稟議や意思決定においては、情報共有が上手くいっていないことで意思決定が遅れ、機会損失が生まれることもあります。社内だけならまだしも、最悪のパターンとしては、クライアントなどの社外ステークホルダーに複数の人間から、同じ連絡をしてしまうといったことも起こりかねません。このように、情報共有の不足は、ビジネスにとって様々な悪影響をもたらすため、十分に注意しなくてはなりません。しかし、そうとはわかっていても情報共有とはなかなかうまくいかないものです。以下では情報共有がなぜうまくいかないのかを解説します。

情報共有がうまく行かない理由

情報共有の意味・効果を周知できていない

情報共有というのは一見、自分にメリットがないように見えるため、ただ「情報共有をしましょう」と言っても、メンバーのモチベーションはあがりません。組織の幹部やマネージャーが、より広い視点・長期的視点をもって情報共有の意味・効果を伝える必要があります。長期的に見れば、情報共有をすることが、自分自身の業務時間削減や異なる業務へのステップアップを可能にするということを各メンバーが理解する必要があります。

情報共有が評価されない組織になっている

情報共有が長期的には自分のためになるとはいえ、日々の多忙さの中では、情報共有は後回しになってしまいがちです。情報共有を優先事項と捉えて後回しにしないようにするためには、それを促す風土・ルールづくりも重要です。例えば、情報共有を一切行わない一匹狼のような営業担当でも、結果さえ出していればOKというような評価体系では、いつまでも情報共有は進みません。多忙な中でも、時間をつくって情報共有を行てもらうためには、情報共有をする人が評価される雰囲気や制度をつくることが重要です。

情報共有のルールが決まっていない

情報共有をするべきとは理解していても、情報共有の方法やルールが組織内で定まっていない場合、どのように情報共有を行えばよいのかとまどってしまうメンバーも多くいるでしょう。情報共有の内容、頻度、ツールなどを定義して、情報共有をしようと思った人がスムーズに情報共有できるような仕組みをつくって行くことも重要です。情報共有が業務の中に組み込まれていて、特に意識せずとも情報共有ができているという状態が作れればベストです。次の章では情報共有のツールを紹介するので、こういったツールもうまく活用しつつ情報共有の仕組み化を目指しましょう。

社内情報共有に役立つツール・その使い方

グループウェア

グループウェアを使えば、チームでのスケジュールやドキュメントの共有が可能になりますす。グループごとに閲覧権限の設定をすることができるツールもあるので、情報の機密度や重要度に合わせたきめ細かな情報共有を行うこともできます。ツールによっては組織内のコミュニケーション量を可視化することもできるため、それをもとに情報共有ルートの改善に繋げることもできるでしょう。代表的なツールとしては、GoogleのGsuiteやMicrosoftのOffice365などがあります。

FAQツール

FAQツール、FAQシステムはよくある質問を整理し、検索できるようにするサービスです。カスタマーサポートの業務などで用いられることが多いですが、社内の情報共有のために用いることもできます。例えば、社内で用いるツールの使い方やトラブルシューティングをFAQツールにまとめておくことで、社内ヘルプデスクの工数を削減することが可能です。調べる側にとっても、回答をまたずに自己解決ができるため、業務をスムーズにすすめることができます。PRTimesのTayoriもFAQ機能を提供しています。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、チームメンバーの抱えるタスクを一覧化・可視化することができるツールです。組織が大きくなるほど、誰が何をしているのかがわかりづらくなり、冒頭に述べたような情報共有不足の問題が発生しますが、タスク管理ツールがあれば、メンバーの業務が可視化され、業務の偏りや重複を解消することができます。

Jootoを使って社内の情報共有を円滑に

タスク管理ツールJootoは、視認性の高いカンバン方式を採用しているため、今誰がどのようなタスク・プロジェクトを進めているのかをひと目で確認することができます。タスクにコメントを入れることもできるので、ツール内で手軽にコミュニケーションを取ることもでき、業務を見通しやすくなることでマネジメントすべき点がわかりやすくなる効果もあります。