業務効率化ツールの選び方と導入のポイント

働き方改革に関する法改正に伴い、生産性向上や業務効率化の必要性が高まっています。ITツールの活用は大幅な業務効率化に繋がりますが、どのようなツールを選定すれば自社に最も合ったツールを選ぶことができるのでしょうか？この記事では、業務効率化ツールの選び方と導入のポイントについて解説します。

自社にあったツールを選ぶコツとは？

まずは現状の業務や工数を可視化する

自社にあったツールを選定するためにはまず、現状の業務とその工数を把握する必要があります。
まずはどのような業務が行われているのかの全体像を把握するためにも、エクセルなどでフォーマットを作成し、漏れのないように業務を洗い出していきます。最初はタスクの大小などは気にせず、とにかくタスクを洗い出し、その上でカテゴリ分け、親子分類をしていくようにするともれなくタスクを洗い出すことができるでしょう。

タスクの洗い出しができたら、それぞれのタスクの工数と発生頻度を入力していきましょう。工数が大きいタスクであっても、めったに発生しないような業務だとすると、ツールの導入には不向きな可能性もあります。

「そもそも工数がどれくらいかわからない」という場合は、日々の各タスクへの投下時間を計測するツールなどもあるので、そういったものを導入して現状を把握するところから始めてみるのが良いかもしれません。

効率化すべきポイントを特定する

業務の内容と業務量が可視化できたら、特に時間がかかっている業務や繰り返し行われることで負担の大きい業務など、効率化のインパクトが大きい業務を見極めましょう。
中には、効率化以前に、実施する必要すらないような業務も存在する場合があります。その意味で、「そもそもその業務が本当に必要なのか？」「その業務はアウトソースできないのか？」など、根本的な問いを立てることも重要です。
このような精査の結果、負荷が大きいうえに、アウトソースなども難しい業務があればツールでの効率化を検討しましょう。

自社の組織体制やルールを理解する

また、ツールの選定にあたって考慮する必要があるのは、自社の組織体制やルールです。
会社によって情報の取り扱いのルールなどが異なるため、自社でシステムを導入するにあたって必須となる要件を予め把握しておくことが重要です。特に個人情報を取り扱うビジネスをしている場合などは慎重に法務部門などと連携しながらツールを選定しましょう。
組織の規模や業種・業態、すでに利用しているツールなどによってフィットするツールも異なるので、自社との相性も重要な検討材料です。

 

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールと言ってもジャンルは多岐にわたります。ここではそのジャンルをいくつか紹介しますが、上で行った自社の分析に基づいて、どういったツールを導入すべきか検討しましょう

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールの代表的な物は、ビジネスチャットツールや社内SNSです。ビジネスチャットや社内SNSを使用することで、社内のコミュニケーションを簡素化、活性化しスムーズにやり取りを行うことができます。

導入した企業では、業務に関する連絡や周知にかかる時間が大幅に短縮されたり、動画・写真による状況報告もできるためスムーズにコミュニケーションできたりするなどの効果があるようです。

急成長している企業では、人員の急増により他の部署で何をしているか全く知らない・組織としての一体感や帰属意識が薄いなどといったコミュニケーション上の課題が生まれることがありますが、チャットツールや社内SNS上でスタンプなどでコミュニケーションを行うことで、業務連絡から気軽な発信まで簡単に行うことができ組織の雰囲気が良くなる効果も期待できます。人材定着や社内交流のためだけにこういったツールを採用している企業もあるようです。

ファイル共有ツール、オンラインストレージ

ファイル共有ツールやオンラインストレージは、クラウド上でファイルを保存したり、ツールによっては共同編集も可能です。
社内ネットワークに業務上必要なファイルを保存している場合、社内ネットワークにアクセスできない環境だと必要なファイルにアクセスできないこともありますが、ファイル共有ツールやオンラインストレージに保存することで環境を選ばずに業務を行うことができます。
さらに、社外の関係者にもファイルごとにアクセス権限を付与することができるので、クライアントなどの関係者とのやり取りも効率化できます。

RPA

RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、データ収集・集計や簡単なバックオフィス系の業務など主に単純作業を自動化することができるツールです。
代表的なRPAツールには
・WinActor
・AutomationAnywhere
・UiPath
などがあります。
ロボットの動作環境にはデスクトップ型、サーバー型があるため、自社の方針なども踏まえて検討しましょう。
導入にあたっては、はじめに自動化したい作業を設定する必要があり、設定部分は属人化しがちなので、マニュアルなどに落とこむ事で設定をブラックボックス化させないという視点も必要です。

ペーパーレス化ツール

契約書業務や労務管理業務など、これまで紙で行われていた煩雑な手続きをクラウド上でできるサービスです。電子帳票保存法が改正され、データでの保持が認められるようになったことから普及が進み始めています。
社内の業務だけでなく、取引先やステークホルダーとのやり取りもシステム上でできることから利便性の高さが評価されています。
ペーパーレス化されている書類には
・契約書
・請求書
・年末調整の書類
などがあり、特に契約書は締結後に製本した物の郵送でやり取りしていたため、やり取りに時間がかかりがちでしたが、クラウドサインやDocusignをはじめとする電子契約ツールを使用することで大幅に締結までの時間が短縮できます。

ワークフロー

ワークフローツールは、紙で行われている稟議や法務申請などを始めとする社内決裁業務をクラウド上で行えるサービスです。いまだに多くの企業では、申請書類が紙であったり、意思決定までのプロセスに関わる人が多いために決裁まで時間がかかりすぎることが多くあります。
「社内での決定事項や、稟議事項が決裁されるまでが遅すぎて困っている」といったような課題がある場合に有効です。
誰にどの権限を付与するか、どの申請でどういう承認プロセスが必要かなど細く設定できる上、リモートでの承認作業も行えるため、決裁にかかる時間が大幅に短縮されるメリットがあります。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク管理・プロジェクト管理ツールとは、チームメンバーやプロジェクトメンバーが抱えるタスクを可視化・共有することで、タスクの漏れ防止や、円滑なプロジェクト進行をサポートするツールです。単純なToDoのリストアップにとどまらず、担当者や期限の設定、コメント機能を用いたコラボレーション可能なツールもあります。
Jootoは、ドラッグアンドドロップを中心とした直感的な操作で利用できるタスク・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能も無料で利用することが可能なため、個人のタスク管理から大規模なプロジェクト管理まで幅広く利用可能です。

 

導入のポイント

実際に導入したいツールを選んだら、それをスムーズに導入して、大きな効果を出すために考慮すべきポイントがあります。

まずは小さく試してみることから

最近は無料トライアルやデモを提供していたり、人数単位での課金のサービスも多いので、まずはチーム単位など小さく試して、課題やリスクがないか確かめてみましょう。どんなに事前調査をしてみても実際に使ってみると、想定とは異なる部分がでてきます。無料トライアルなどは積極的に活用しましょう。

運用の徹底

ツールは導入して終わりではなく、関係者が運用を徹底することではじめて効果が出ます。
例えばチャットツールを導入しても、「自分はメールしか見ていません」といった人がいると、ミスコミュニケーションに繋がったり、逆に効率が悪くなったりすることも起こりえます。社内説明会を実施して認知を高めたり、利便性をメンバーに訴求したりすることでことで運用を徹底しましょう。

現場の声をもとに改善を続ける

活用していく中で徐々に見えてくる課題や改善案などもあるので、継続的に改善に取り組んで行くことが重要です。メンバーからの意見に積極的に耳を貸し、改善を繰り返しましょう。課題が発生した際には、ツールを提供する企業の営業担当などに活用のコツを聞いてみるのも良いでしょう。

 

まとめ

この記事では、業務効率化ツールのカテゴリや選び方、導入のポイントを解説してきました。

・業務工数の可視化を行い、効率化するポイントを特定する
・課題に応じたツールを選ぶ
・まずは小さく試してみて、ツールを定着させるための改善を繰り返す
といったサイクルを回していくことが重要です。

導入、運用コストを抑えつつ導入できる各種クラウド型のサービスを検討してはいかがでしょうか？社内メンバーに利便性を理解してもらい、有効に活用するために、社内に定着させるための取り組みまで含めてトライしてみていただければと思います。