生産性向上のためのタスク管理術

安倍晋三内閣が打ち出した「働き方改革」の影響で、各企業が労働時間の短縮に着目するようになりました。そのため、労働の現場では「生産性向上」が求められています。しかし、どうすれば生産性の向上を実現できるのでしょうか。この記事では、タスク管理という視点から生産性向上が実現できるのかということを解説していきます。生産性向上という言葉の意味が分からない方にも分かりやすく解説していきますので、是非チェックしてください。

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そもそも生産性とは

まず初めに、「生産性」とは何かについて説明していきます。

広い意味での生産性

生産性とは、投入資源に対してどれだけの産出があったかの比率です。つまり、生産性＝アウトプット/インプットで求めることができます。アウトプットとは、労働によって生まれた成果、製品や付加価値です。インプットは労働投入量、つまり労働者と労働時間などです。簡単に言うと、労働時間に対してどれだけ成果があったかということです。生産性が上がればより多くのモノや付加価値を生み出すことができるので、企業にとっては効率的です。

労働生産性

労働生産性とは、労働者1人における1時間あたりの生産性のことです。労働生産性は「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の2つに分けられます。物的労働生産性は、アウトプットを生産量としたもの、付加価値労働生産性はアウトプットを付加価値額としたものです。付加価値額とは企業が生み出した金額的価値のことで、付加価値額＝営業利益＋人件費＋減価償却費で表すことができます。

生産性向上のアプローチとタスク管理術

労働生産性を上げるためにはどのようにすればいいのでしょうか。そのためにはいくつかのアプローチがありますが、重要なのはタスクをどのように管理するか？ということです。タスク管理という視点から生産性向上のアプローチを紹介していきます。

稼働率をあげる（何もしていない時間を減らす）

労働生産性を上がる方法の一つに稼働率を上げるという手段あります。そのためには一人一人がスキマ時間を活用することが重要です。悪気はなくとも仕事をする中で手が空いてしまうことあります。手が空いた時に何をするかが分かっていれば無駄な時間をなくして効率良く仕事をこなすことができます。1日のうちのスキマ時間を有効に使えば、1週間、1ヶ月、1年としてみるとかなり多くの時間を有効活用することができるとわかるでしょう。では、どうすればスキマ時間を活用できるのでしょうか？ここでタスク管理がポイントになります。チーム全体でそれぞれのスタッフが抱えている仕事を見える化すること。そうすることで、自分のスキマ時間に、他のスタッフのタスクを手伝うことができ、逆に他のスタッフにタスクを振ることもできる、というわけです。そのためには、チームメンバー全員のタスクを可視化できるようなタスク管理が必要になります。

稼働時間あたりの生産量を増やす

次に、アウトプットを増やすという方法があります。一般的には社員研修や資格の取得などで労働力を向上させるという手段がありますが、ここではタスク管理でアウトプットを増やす手段を紹介します。アウトプットを増やすためには、取り組むタスクの順番を意識してください。自分が抱えている全てのタスクで、どれから手をつければ効率よく行うことができるのか？頭が冴えている午前中には、複雑な仕事を行い、眠気が起きやすいランチ後にはルーティンワークを入れるなどすると、アウトプットは向上します。タスクを見える化することで、ToDoを把握することができ、どの順番でタスクを行えばアウトプットを増やすことができるのか、を把握することができます。また、似ている作業はまとめて行うなども効率を上げる事ができるのでオススメです。

より付加価値の高い仕事に取り組む

より付加価値の高い仕事をするとはどういうことでしょうか？付加価値の本来の意味は、付加価値＝売り上げ−購入費です。粗利に近いイメージです。つまり、より付加価値の高い仕事をするためには、同じことばかりやらずにより重要な仕事をこなしていく必要があります。そのためには、ルーティンワークにかける時間をできるだけ減らし、重要度の高い仕事に割く時間を増やしていく必要があります。やはりタスク管理が大切です。タスクに期限をつけるだけでなく「重要度」もわかるように管理しましょう。そうすることで、何が重要なタスクなのかということがチーム全体で把握することができ、チームの成長に役立てることができます。