かんばん方式による営業進捗管理のメリットと手法 - タスク・プロジェクト管理ツールJooto (ジョートー)

営業の進捗管理はどの企業においても非常に重要です。管理手法が整っていれば、最前線で戦う営業メンバーに必要なサポートを必要なタイミングで届けることができます。逆に、適切な管理が行われていないと、売上達成のための打ち手が手遅れになってしまうこともあります。
この記事では、これから営業管理を行っていかれる方のために、そのポイントとかんばん方式での営業管理方法を紹介していきます。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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営業管理の仕組みが必要な理由

一定規模になった営業組織には必ずと言っていいほど、営業進捗管理のための仕組みが存在します。では、なぜ営業管理の仕組みが必要なのでしょうか。ここでは営業管理の仕組みを導入する大きなメリットを3つ振り返ってみます。

進捗管理や営業プロセスの属人化の回避

営業管理の仕組みがなく、進捗管理が各個人に任せきりになっていると、進捗のステージや受注確度の見定めが、チーム内でバラバラになってしまいます。各メンバーが「受注確度が高い」「見込みあり」などと言っていてもそれが各人の主観のみに基づいているとすると、商談がどこまで進んでいるかを正確に把握することはできません。
結果、マネージャーがサポートをするタイミングを逃したり、チーム全体としての売上見込、予算達成見込の精度にも不安が残ります。営業管理の仕組みとして、統一の見込み度合いや商談ステージを定義することで、こういった問題が回避できるようになります。

状況のタイムリーな把握

営業管理のツールや、日報など進捗管理の仕組みがないと、各個人の抱える案件がどのような進捗状況にあるのかをタイムリーに把握することは困難です。受注できると思っていた案件がいつの間に失注しており、手遅れということも起こりえます。そういったことがないように、できるだけタイムリーな状況把握ができるような仕組みを考える必要があります。クラウドツールを使えば、営業メンバーが商談後に出先で進捗状況を入力し、マネージャーがそれをすぐにチェックするような形で、よりタイムリーな進捗管理も可能になります。

チーム全体としての売上見込の把握

営業組織が一定規模になると、チーム全体としての売上見込の把握が難しくなります。数人規模であれば、エクセルに案件を記載して各メンバーから進捗状況や受注見込みをヒアリングしながら、チーム全体の売上見込を記録するということも可能ですが、チームの規模が大きくなるとそうは行きません。
チーム全体の案件の進捗度や確度を統一の基準で評価し、全体としての売上見込を正確かつ効率的に把握できるような仕組みが求められます。売上見込の管理を効率化することで、マネージャーはチームメンバーのコーチングや営業戦略づくりといったより生産的な業務に時間がさけるようになります。

かんばん方式で営業管理をするメリット

以下では、営業管理の初心者にも導入しやすく、直感的に使えるかんばん方式のツールでの営業管理のメリットについて紹介します。

入力がかんたん

営業管理の仕組みを導入する際に、問題になりがちなのは、メンバーにとっての負担です。メンバーからすると、メリットがない業務に時間を割いている意識が強く、うまく運用が進まないのはよくあることです。かんばん方式の管理ツールであれば、最低限、各案件のステージだけ正しく移動させておけば文字すら打つ必要がありません。移動中にモバイルで気軽に情報を更新できるため、営業担当の負担が軽減されます。

進捗状況やボトルネックが視覚的に把握しやすい

かんばん方式で営業管理を行えば、左から右に進捗が進む直感的なインターフェースで、ぱっと見でどのステージにどれくらいの案件があるのかが把握できます。全体として「商談数が足りていそうかどうか」「ボトルネックとなっているプロセスが無いか」が一目瞭然でわかるため、マネージャーは進捗把握やパイプライン管理に時間をかけずに、より付加価値の高い業務に時間をさくことができます。

かんばん方式の運用のポイント・注意点

見込み度の定義が肝

商談の見込み度合いを設定するにあたり、各見込み度合いの定義を明確にして、どういう基準を満たしたら次のステージに移していいのかを明確にすることが重要です。

見込み度合いの例:
A見込み：内諾、発注書待ち
B見込み：見積提示
C見込み：訪問、詳細説明
D見込み：資料案内のみ

見込み度合いを明確にしないと様々なステージのものが混ざってしまい、かんばんのボード全体の信憑性が下がってしまいます。定義を明確にすると共に、メンバーへの説明をしっかり行い理解度を高めるなどして、運用のぶれがないようにすると良いでしょう。

また、設定するステージの数も重要です。少なすぎると状況がわからなくなってしまい、多すぎると入力が面倒になってしまいます。

更新のための仕組み作りも重要

いくら簡単に入力できるとはいえ、それでも更新をしない人が出てくることはあります。導入初期には説明会を行う事で導入目的や利便性などの理解を促せます。設定したかんばんボードをもとにした営業進捗会議を定期的に行ったり、期限を過ぎた案件にはアラートを飛ばすなど、更新を忘れないための仕組み作りもセットで考えて利用を定着させましょう。

Jootoで営業進捗を管理

複雑な操作や設定が不要

SFAは立ち上げ期に各種レポートやダッシュボードの設定が必要です。営業管理をこれから始めようとする人には、専門的な要素を含む設定は難しく、外部ベンダーに依頼をするとしても費用がかさむ傾向にあります。
Jootoではこういった導入期の手間とコストが不要で、直感的にボードを設定できます。また、設定が簡単なので、運用していく中での状況に合わせて、かんばんを何度でも作り直すこともできるといった柔軟性も魅力です。

担当者やラベルでの絞り込みも可能

Jootoでは各案件にラベルをつけて、ラベルごとに管理したり、案件の進捗状況を担当者別、プロジェクト別などで絞り込むこともできます。簡単に状況を見通せるので、マネジャーがマネジメント業務に多くの工数を避けない場合にも力強く効果を発揮してくれます。