タスク管理の方法はさまざまですが、ホワイトボードと付箋を活用したタスク管理に馴染みのある方も多いのではないでしょうか。
ホワイトボードと付箋を活用したタスク管理は誰でも手軽に始められ、視覚的にタスクを管理できる点で優れています。
最近では、マグネット不要で壁に貼るタイプのホワイトボードや個人のデスクに設置できる卓上サイズのホワイトボードなど、場所を選ばずに使用できるアイテムもたくさん販売されています。
仕事のタスク管理はもちろん、掲示板としての使用や、ちょっとした予定やアイデア、議事録の書き込み用に活用している方も多いのではないでしょうか。
紙への書き込みと比較し、繰り返し消して書き込めるのが利点です。
利便性が高いホワイトボードですが、ホワイトボードによるタスク管理には問題点もあります。
当記事では、ホワイトボードを活用したタスク管理の方法やメリット、問題点を解説します。
プロジェクト管理をさらに効率的におこなうためのツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
タスク管理とは
タスクとは、期限までにやるべき仕事を細かく細分化した作業のことです。
タスク管理とは、業務を遂行するにあたっての課題を洗い出し、期限や重要度をもとに優先順位をつけて仕事を進捗管理することをいいます。
作業に順番をつけて片付けていくというのは、日常的に誰しもがおこなっていることですが、タスク管理の目的は、効率的に業務を遂行して期限までに仕事を完遂させることです。
プロジェクトの成功をゴールとし、その手段の一つとしてタスク管理があります。
タスク管理には、個人単位でおこなう「個人タスク管理」とチーム単位でおこなう「チームタスク管理」の二つがあります。
また、タスク管理と似た意味の言葉に「ToDo管理」があります。それぞれの内容について詳しく解説します。
個人タスク管理
仕事を遂行するにあたって一人ひとりが自分自身の課題を見える化し、優先順位に従って仕事をスケジュール管理していくのが個人タスク管理です。
ルーティンワークの場合はすでにタスクが明確になっていますが、新たな業務に対応する場合は課題を洗い出すところから自分自身でおこなう必要があります。
チームタスク管理
プロジェクトを遂行するために複数人でおこなう作業を進捗管理するのがチームタスク管理です。
プロジェクト全体のスケジュールを把握したうえで役割を分担し、作業を振り分け、さまざまな種類のタスクを管理していきます。
ToDo管理との違い
タスク管理と混合して使用される言葉として、「ToDo管理」があります。
タスク管理とToDo管理の違いは、「期日が定められているかどうか」です。
タスクには明確な〆切があり、期日までに完了しなければ他の業務に影響を及ぼします。
一方のToDoは、処理しなければならない作業であるものの、特に期日が定まっていない作業のことを言います。
ホワイトボードと付箋でタスクを可視化
上手にタスク管理し生産性を向上していくには、業務を「可視化＝見える化」することがポイントです。
「業務を見える化する」とは、「いつ、どこで、誰が、どのように」仕事しているかを可視化し、チームのメンバーが把握できる状態にすることです。
見える化すべき具体的な情報には、「業務フロー、タイムスケジュール、ナレッジ、タスク」などがあります。
業務を見える化することでプロジェクトの全体像を把握でき、業務フローの改善や、人員配置の適正化へつながるなど、多くのメリットがあります。
見える化のためのツールは、ノートや手帳、メモ帳など紙への書き込みから、グループウェアやシステムを利用したスケジュール管理ツールなどさまざまです。
なかでもおすすめなのがホワイトボードと付箋を活用する方法です。
ホワイトボードと付箋でタスク管理するメリット
ホワイトボードと付箋を組み合わせることで、チームのタスク管理の効率化が期待できます。
ホワイトボードにマーカーでメンバーのタスクと進捗を書き込み、さらに変更や補足などを書き込んでいくと、ホワイトボード上が混沌とし情報が錯綜してしまいます。
この問題を解決できるのが付箋です。
主に以下のようなメリットがあります。
- 手軽にタスク管理できる
- 視覚的にタスク管理できる
- タスクを並び替えたり、グループ化したりできる
- タスクが完了したら剥がして破棄できる
それぞれの内容について詳しく解説します。
ホワイトボードと付箋でタスク管理するメリット1
手軽にタスク管理できる
ホワイトボードを使うことで、ブレインストーミング感覚でタスクの洗い出しがおこなえます。
タスクが洗い出せたら、併せてタスクの詳細や補足などを書き込んだ付箋をホワイトボードに貼っておくだけで、メインタスク以外の情報もメンバー間で共有できます。
そうすることで、自分の進捗状況やタスクの詳細をメンバーに口頭やテキストで報告する必要がなくなります。
ホワイトボードと付箋でタスク管理するメリット2
視覚的にタスク管理できる
付箋にはさまざまな色やサイズがあるため、活用方法の幅が広いことが特徴です。
メモ帳としても使える大きなサイズのものから、幅が1cmにも満たないものまで存在します。
ホワイトボードのグラフ上に、たとえば、緊急を要するタスクは赤、緊急度が低いものは黄色など、緊急度を色によって使い分けた付箋を使用することで、誰でも一目でタスクの状況を視覚的に把握できます。
ホワイトボードと付箋でタスク管理するメリット3
タスクを並び替えたり、グループ化したりできる
粘着力を活かして、貼ったり剥がしたりが手軽にできるのも付箋のメリットです。
仕事は必ずしも予定通りに進むとは限りません。
突発的なタスクが発生する場合もあり、状況に応じてタスクの順番を入れ替える必要が生じることもあります。
付箋であれば、紙と異なり粘着力があるため、貼り替えるだけで簡単に順番を変えられます。
ホワイトボードにマーカーで書き込むことによってタスク管理する方法もありますが、イレーザーで消して書き直すのは想像以上に手間を要します。
また、貼る位置を入れ替えてタスクをグループ化するにも付箋が最適です。
関連性があるタスクを同時並行で遂行する際は、細分化したタスクを付箋に書き込み、グループ化しておくのがおすすめです。
ホワイトボードと付箋でタスク管理するメリット4
タスクが完了したら剥がして破棄できる
タスクが完了したら剥がして簡単に破棄できるのも付箋のメリットです。
ノートや手帳、メモ帳に書いたToDoリストやチェックリストに結果を書き入れるといった行為では、達成感までは得にくいでしょう。
それに比較し、ホワイトボードに貼り付けたタスクを廃棄することでホワイトボードがすっきりしていくのは達成感があり、業務へのモチベーション向上にもつながります。
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タスク管理のためのホワイトボード活用法
業務の「見える化」を主眼としたホワイトボードの活用法は、以下の2つです。
- 個人×時間軸で管理する
- 重要度と緊急度で管理する
それぞれの具体的な方法について詳しく解説します。
個人×時間軸で管理する
ホワイトボードの縦軸に個人名、横軸に曜日を記入し、個人名と時間軸でタスクを管理する方法です。
週の始めまたは終わりにチームのメンバーを招集し、ミーティングを通じて各自が1週間のうちに取り組むべきタスクを洗い出し、見える化します。
タスクが洗い出されたら、何曜日に処理するかを決め、曜日別に付箋を貼り付けていきます。
セールスパーソンのスケジュール管理によく活用される方法です。
完了したタスクは剥がしていくため、進捗が遅れているタスクが見える化できます。
1週間のうちにやるべき仕事と量を視覚的に把握できるため、行動計画が立てやすくなります。
また、特定の人に仕事が集中している場合、他の人へ仕事を割り振るといった対応もしやすくなるでしょう。
業務内容によっては、日ごとや1ヵ月を単位としてスケジュール管理することもできます。
注意点としては、スケジュール管理や進捗の共有には効果的ですが、タスクの内容については付箋にすべて書き込むことは難しいため、詳細は事前にメンバー間で情報共有しておく必要があることです。
重要度と緊急度で管理する
ホワイトボードに縦軸を重要度、横軸を緊急度とした2軸のマトリクス図を書き込みます。すると4つの領域が出来上がり、最も優先して対応すべきなのは重要度も緊急度も高い領域のタスクであることがわかります。
各メンバーが抱えているタスクを付箋に書き出し、4領域のいずれかに貼り付けていきます。
こうすることで、すぐに対応すべきタスクと後回しにしても問題ないタスクが見える化でき、効率的に業務遂行できるようになります。
メンバー別に付箋を色分けすることで、重要度と緊急度の高い業務が誰に集中しているのか一目でわかるようになり、手の空いているメンバーがフォローに回るといった対応もできるようになります。
ホワイトボードによるタスク管理の問題点
ホワイトボードと付箋を組み合わせたタスク管理のメリットや方法について解説してきましたが、ホワイトボードによるタスク管理には問題点もあります。
主な問題点は、以下の4つです。
- 過去のタスクや記録を保存できない
- リモートワークに対応できない
- 視認性に欠ける
- プロジェクトを横断して管理するには不向き
それぞれの問題点について詳しく解説します。
ホワイトボードによるタスク管理の問題点1
過去のタスクや記録を保存できない
ホワイトボードのスペースには限りがあるため、不要な情報を適宜削除しながら新しい情報を追加していく使用方法が前提となっています。
もし情報を長期間残したままにしておくと、スペースが足りなくなり個人のノートやメモ帳など他の場所でタスク管理することになってしまいます。
タスクを管理する場所が分散すれば、対応漏れなどの発生リスクが高くなります。
新しいタスクを管理するために過去のタスクを消していくと、きちんと管理しておかなければ過去の作業内容がわからなくなってしまいます。
ホワイトボードによるタスク管理の問題点2
リモートワークに対応できない
ホワイトボードによるタスク管理は、メンバー同士が同じ場所にいることが前提となるスケジュール管理方法のため、リモートワークを導入している企業には不向きといえるでしょう。
リモートワークで業務を遂行しているメンバーがホワイトボードに情報を追加するには出社しているメンバーを介す必要があり、両者にとって手間がかかります。
また、進捗を情報共有する際もホワイトボードをカメラで映すなどの作業が発生します。
業務の進捗情報の共有は、リアルタイムにおこなうからこそ意義があります。
リモートワークを導入している企業は、その他のタスク管理の方法を検討する必要があります。
ホワイトボードによるタスク管理の問題点3
視認性に欠ける
視認性に欠ける点もホワイトボードの問題点です。
ホワイトボードを活用したタスク管理は使い方の自由度が高いことが魅力ですが、メンバー内で記載方法が統一されていないと、情報が乱雑になり視認性が悪くなってしまいます。
そのため、メンバー別に付箋の色を決めたり、「文字は大きく書くこと」「付箋に書く内容は箇条書き形式にすること」などのルール決めが必要です。
ホワイトボードによるタスク管理の問題点4
プロジェクトを横断して管理するには不向き
部署やチームをまたいで複数のプロジェクトを同時進行で進めることもあるでしょう。
ホワイトボードによるタスク管理は、ホワイトボード1台につき1プロジェクトが基本となるため、複数のプロジェクトをまとめてスケジュール管理するには不向きです。
複数プロジェクトのスケジュール管理をしたいニーズがある場合は、他の方法を検討するのが賢明です。
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ホワイトボードによるタスク管理の問題をJootoで解消しよう
ホワイトボードと付箋を活用したタスク管理には多くのメリットがありますが、問題点もあることがわかりました。そこでおすすめしたいのが、Jootoです。
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、直感的に使えるレイアウトと親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
ホワイトボードや掲示板に付箋を貼るような感覚で視覚的にタスク管理できるため、デジタルに苦手意識がある人でも感覚的に操作できます。
ラベル設定機能を活用すればタスクの優先度や緊急度を登録したり、色分けしたりできます。
また、チェックリストを活用してタスクの担当者や期日などの細かい情報も登録可能です。ホワイトボードでは難しかった過去の情報の閲覧もJootoなら簡単にできます。
タスクを入力するだけで自動的に作成されるガントチャートもJootoの魅力の一つです。
大規模プロジェクトや、細かいスケジュール管理が要求されるプロジェクトのガントチャートを手作業で作成するのは大変な手間がかかります。
Jootoを利用すればそれらの手間を省くことが可能です。
また、複数プロジェクトを横断して管理する機能もついているため、横断的にタスクを見える化でき、優先順位の把握が容易になります。
ホワイトボードによるタスク管理のデメリットを解消できるJootoの導入を、ぜひご検討ください。
© 2024 Jooto
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