マルチタスクが苦手な人も実践できるマルチタスクの方法とは？

マルチタスクはビジネスの現場でよく聞く言葉ですが、いったいどういった能力なのでしょうか。

有史から人間の仕事は、シングルタスクが主であると言われています。
シングルタスクとは、一つひとつの作業を順番に行い、ひとつの作業を終わらせることで初めて、次の作業へと取りかかることを指します。

現代は「情報化社会」と呼ばれますが「情報」が諸資源と同等の価値を有し、それらを中心として機能する社会では、人間は一度に多くの「情報」を処理することを求められます。
加えて、超少子高齢化社会と呼ばれる日本では、常態的な労働人口不足という問題を抱えています。

このような背景から、一人で複数業務を同時並行して処理する「マルチタスク」が、ビジネスにおいて、目標を達成するための必須スキルとして、要求されるようになりました。しかし、マルチタスクに苦手意識を持っている人が多くいるのも事実です。

マルチタスクのメリット・デメリット、シングルタスクとの作業効率の違いや、マルチタスクを成功させるやり方をご紹介します。
たくさんのタスクを抱えていて悩んでいるという人は、ぜひ参考にしてください。

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マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業を同時並行、もしくは短期間で切り替えながら同時進行で行う能力・手法のことを指す言葉です。
そもそも「マルチタスク」という言葉は、一つのコンピューターが同時に複数の情報処理を行うという、コンピューター用語「multitasking」が由来です。

それが昨今のビジネスシーンでは、複数のタスクを並列進行することを指す言葉となりました。
例えば「プレゼン資料を作りながらメールチェックする」など、言い換えれば「ながら作業」とも言えるでしょう。

マルチタスクとシングルタスク

マルチタスクと反対の意味で使われる言葉が「シングルタスク」です。
シングルタスクは、ひとつの作業に没頭して作業を遂行することで、ほかのことに気を散らされることなく、集中して作業を行うことができます。

複数の作業を同時並行するマルチタスクが必ずしも優れた手法というわけではありません。
マルチタスクが不向きな人もいますし、逆にマルチタスクのほうが円滑に仕事をこなすことができるという人もいます。
個人それぞれの能力や、タスクの性質に合わせて臨機応変に取り組んでいきましょう。

マルチタスクのメリット

マルチタスクは難しいと感じている人も多いと思いますが、要領良くマルチタスクを実行できれば、複数の作業を効率良く進められます。
マルチタスクが上手くいったときのメリットは下記の通りです。

全体像を把握できる
スムーズなコミュニケーション
仕事が停滞しない

詳しく解説します。

全体像を把握できる

マルチタスクで仕事を進めるには、抱えている全てのタスクの納期や内容などの詳細を把握することが不可欠です。
仕事の全体像を把握することで、進め方を調整したり、工夫することができるでしょう。また問題が発生しそうなタスク箇所を、早めに察知しリスクヘッジすることも可能となりますし、突発的な課題が発生した時にも、早急に対応することが可能です。

スムーズなコミュニケーション

全体像をいち早く把握することで、上司や同僚、部下、クライアントなどとの連携が円滑になり、コミュニケーションのスピードが上がります。
マルチタスクで仕事を進めることで、コミュニケーションにおいて先手を打つことができるでしょう。

逆に、タスクは相互関係にあることが多いため、コミュニケーションを円滑にしておかなくては、マルチタスクは立ち行かなくなってしまいます。

仕事が停滞しない

マルチタスクをスムーズに行うことができれば、仕事が停滞することがなくなり、どんどん仕事をこなすことができます。
マルチタスクは、短時間であれば集中力を向上させることができると言われています。

シングルタスクの場合、どうしてもほかのタスクの進行が止まってしまいます。
しかしマルチタスクを上手に遂行できれば、複数の作業を同時進行できるため、重要な業務を停滞させる心配はありません。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクにはデメリットもあります。
万能のように思えるマルチタスクですが、取り入れるには注意も必要です。
デメリットは下記のとおりです。

生産性の低下
時間感覚が狂う
キャパオーバーを招く

詳しく解説いたします。

生産性の低下

マルチタスクは複数のタスクを進行できるため、一見効率が良いように見えますが、実際はひとつの物事に集中するシングルタスクの方が作業効率は上がるのです。

例えば、一つの作業途中で、電話対応や、メール対応を行ったとします。
その場合、途中になった作業に戻るためには、どこまで作業が進んだかと再度思い出す必要があります。

これが積み重なると、前の作業を思い出している時間がロスタイムとなり、結果的に見ると、実はパフォーマンスと生産性は下がるのです。

時間感覚が狂う

最新の研究で、マルチタスクは人間の脳に多大なストレスを与えることが分かっています。
慌ただしいマルチタスクを繰り返すということは、タスクからタスクへ何度も考え方や注意を切り替えるということです。
すると脳は、時間をひとつの流れとして捉えられなくなると言います。

社会学者ジョン・ロビンソン博士は、マルチタスクにより脳に多大なストレスがかかると、脳はまるで時間が「細切れ」になったように錯覚してしまう「時間汚染」に陥ると提唱しています。
「時間汚染」状態になると、時間に対しての「焦り」が増加し、常に時間に追われている感覚になってしまうと言われています。

キャパオーバーを招く

シングルタスクであれば、作業プロセスが単純なため、目の前で取り組んでいる作業をいつ終わらせることができるか、検討を付けることも容易いでしょう。

しかしマルチタスクでは、シングルタスクのような感覚で工数の見積もりが行えません。結果、キャパオーバーを起こしやすくなります。

また納期も同時並行して迫ってくるため、一つの作業が滞ると、他の作業も滞り、全ての作業が一気に停滞する可能性があります。
納期に間に合うように、さらに多くのタスクを同時進行してしまうという悪循環に陥ってしまうことも。
キャパシティオーバーにならないためには、自分のタスク処理能力を把握し、的確なスケジュール設定を行いましょう。

マルチタスクが苦手な人の特徴

マルチタスクが上手くいけば、多くのメリットがあることが分かりました。
しかし、上手にこなすことができなければ、デメリットが大きくなります。

実は一般的に人間の脳は構造上、マルチタスクができないと言われています。
マルチタスクできているように見えても、実はタスクを目まぐるしく切り替えているだけで、情報を「同時処理」しているわけではないのです。
つまりマルチタスクが苦手な人というのは、タスクを上手に切り替えることができない傾向の人のことを指します。

なかでも、特にマルチタスクが苦手、不向きな人の特徴は下記のとおりです。

こだわりが強い
完璧主義者

詳しく説明しますので、自分に当てはまる所がないか、参考にしてみてください。

こだわりが強い

こだわりが強く、ひとつのことに集中したい傾向が強いタイプの人は、マルチタスクが苦手なことが多いようです。
これは決して悪いことではなく、集中してタスクに取り組めるため、シングルタスクでは大きな成果につながることもあります。
無理してマルチタスクを実行しようとすると、ミスが増えたり、本来の実力を発揮できないということになりかねません。

完璧主義者

「失敗をしたくない」という気持ちの強い完璧主義者の人ほど、慎重に物事を運びたいと思う傾向にあるため、マルチタスクには向いていません。
完璧主義者の傾向がある人がマルチタスクを取り入れると、プレッシャーを強く感じてしまう可能性もあります。
そういった人は、逆にシングルタスクで能力を十分に発揮でき、生産性が向上する傾向にあります。

マルチタスクを成功させるやり方

常にシングルタスクで、ひとつの業務に集中できれば良いのですが、現状、多くのタスクを抱えているビジネスパーソンは多く、どうしてもマルチタスクになってしまうことはよくあります。
マルチタスクが上手くいかないと、前述したようなデメリットの影響を強めることになってしまいます。
ではどのように取り組むとマルチタスクを成功させることができるのでしょうか。
その方法をご紹介します。

タスクを切り替える「タスクシフト」

コロンビア大学により考案された「タスクシフト」という手法を、ご紹介します。

「タスクシフト」は、外的要因により作業が中断されるのではなく、あらかじめ設定した任意のタイミングで、タスクからタスクへ作業を切り替えるというものです。

外的要因によって強制的にタスクがシフト（マルチタスク）することは、脳にとってストレスですが、任意のタイミング（例：Aの作業を30分したらBの作業へ移るなど）でスイッチングする分には、作業効率は向上することが分かっているのです。

タスクシフトを行うには、まず現状で抱えているシングルタスクを全て書き出す作業を行います。
長期タスク・短期タスクも細分化して洗い出し、そのタスク内で一週間以内にすべきことを順序立てて、ピックアップします。

次にタスクに、時間と重要度の観点から優先順位を付けます。
あとは優先度の高い順に、あらかじめ決めた間隔で、定期的にタスクを切り替えていきます。
25分ごとに5分間の休憩をはさむことで時間を区切る「ポモドーロ・テクニック」なども有効な手法として注目を集めています。

その際、電話やメール、チャットなど、共通するタスクや関連するタスクは、ひとつにまとめてこなすようにすると、効率が良いでしょう。

「1×１０×１」システム

1分以内で終わる仕事を先に終わらせ、次に10分あれば終わる仕事を完了し、最後に11時間で終わる仕事を行う方法です。

短時間で終わらせられるタスクがどんどん消化していくので、タスクが山積みになることがありません。
モチベーションや集中力を保つのにも役立ちます。

パーキングロット思考

パーキングロットは「駐車場」という意味で、パーキングロット思考とは業務中にほかの仕事や外的要因が入り込んできた際、それを一旦脇に置いて、この業務が終わってから取りかかるといった考え方のことです。

一旦横においた仕事は、思い出せるようにメモを取るなどしておきましょう。
もちろん、急を要する仕事なのかどうか、見極めることは必要ですが、焦ることなくひとつのタスクに集中して取り組むことで、生産性を向上させることができます。

タスク管理ツール

マルチタスクを行わなければならないときは、タスク管理ツールの導入をおすすめします。
タスク管理ツールを導入すると、複数のタスクを一元管理でき、タスクに漏れや抜けが生じにくくなります。

複数のメンバーでプロジェクトを進めているときは、ほかのメンバーが進行させているタスクが終わらないと自分のタスクに取り掛かれないということもよくあります。
特にリモートワークが増えている昨今、メンバーのタスクの進捗状況を把握するのが困難になっています。
タスク管理ツールを見れば、進捗状況を確認できるため、いま何をすれば一番効率が良いのか、すぐにわかります。

また、自分やチームメンバーがおかれている状況が明確になるため、仕事を抱えすぎてキャパシティーオーバーになることもなくなります。
タスクが多すぎると感じたら、ほかのメンバーに伝えることも、上司に相談することもできます。

マネジメントを行う立場からしても、マルチタスクが上手くいっていないと感じる部下がいたら、すぐにほかのメンバーに仕事を振るなど、細かいケアができるようになります。

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マルチタスクも、多くのシングルタスクの集合体です。
マルチタスクを実行するためには、まず仕事を全てシングルタスクに分解せねばなりません。

このシングルタスクを可視化し、進捗をコントロールすることがマルチタスクなのです。

言い換えれば、マルチタスクには、業務のToDoリスト化と、優先順位づけ、進捗管理が必須であり、それはつまりタスク管理と言えます。

Jootoを利用すれば、タスク管理を効率よく行うことができます。
クラウド型プロジェクト・タスク管理ツールのJootoでは、タスクをカードとして書き出し、担当者・納期・優先度を付けることで、タスク量やタスク内容を視覚的に把握することが可能です。
記入タスクはToDoリストとして管理することができ、納期などの時系列、担当別にフィルターをかけることで、誰が何をいつまでにやるべきタスクかを見える化することができます。

ボードタイプのカンバン方式のみならず、進捗管理に便利なガントチャートとして表示することもできるので、個人のみならずチームでタスク管理を行う場合にも、有効なツールです。
記入タスク毎にコメント機能が設けられており、タスクにフォーカスしながら情報共有できるため、メンバー間での認識違いを防ぐことができ、テレワーク下の業務効率化ツールとしてご利用頂けます。

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マルチタスクとは？マルチタスクが苦手な人でも、明日から実践できるマルチタスクのやり方を解説します！