マルチタスクはパフォーマンスが下がる？タスクの並行処理から、タスクを切り替える「タスクシフト」へ！

有史から人間の仕事は、シングルタスクが主であると言われています。
シングルタスクとは、一つひとつの作業を順番に行い、一つの作業を終わらせることで初めて、次の作業へと取り掛かることを指します。

現代は「情報化社会」と呼ばれますが、「情報」が諸資源と同等の価値を有し、それらを中心として機能する社会では、人間は一度に多くの「情報」を処理することを求められます。
加えて、超少子高齢化社会と呼ばれる日本では、常態的な労働人口不足という問題を抱えています。

このような背景から、一人で複数業務を同時並行して処理する「マルチタスク」が、ビジネスにおいての必須スキルとして、要求されるようになりました。

 

マルチタスクとは

そもそも「マルチタスク」という言葉は、一つのコンピューターが同時に複数の情報処理を行うという、コンピューター用語「multitasking」が由来です。

それが昨今のビジネスシーンでは、複数のタスクを並列進行することを指す言葉となりました。
例えば「プレゼン資料を作りながらメールチェックする」など、言い換えれば「ながら作業」と言うことができるでしょう。

 

マルチタスクのメリット

全体像を把握できる

マルチタスクで仕事を進めるということは、抱えている全タスクの納期や内容などの詳細を、把握することが不可欠です。
仕事の全体像を把握することで、進め方を調整したり、工夫することができるでしょう。
また問題が発生しそうなタスク箇所を、早めに察知しリスクヘッジすることも可能となります。

スムーズなコミュニケーション

全体像をいち早く把握することで、上司や同僚、部下、クライアントなどへのコミュニケーションのスピードが上がります。
マルチタスクで仕事を進めることで、コミュニケーションにおいて先手を打つことができるでしょう。

 

マルチタスクのデメリット

生産性の低下

マルチタスクは一見効率が良いように見えますが、実際はひとつの物事に集中するシングルタスクの方が作業効率は上がるのです。

例えば、一つの作業途中で、話し掛けられてしまったとします。
その場合、途中になった作業に戻るためには、どこまで作業が進んだかと再度思い返す必要があります。

これが積み重なると、前の作業を思い出している時間がロスタイムとなり、結果的に見ると、実はパフォーマンスと生産性は下がるのです。

時間感覚が狂う

最新の研究で、マルチタスクは人間の脳に多大なストレスを与えることが分かっています。

慌ただしいマルチタスクを繰り返すということは、タスクからタスクへ何度も注意を切り替えるということです。
すると脳は、時間を一つの流れとして捉えられなくなると言います。

社会学者ジョン・ロビンソン博士は、マルチタスクにより脳に多大なストレスがかかると、脳はまるで時間が「細切れ」になったように錯覚してしまうと言う、「時間汚染」に陥ると提唱しています。
「時間汚染」状態になると、時間に対しての「焦り」が増加し、常に時間に追われている感覚になってしまうと言われています。

キャパオーバーを招く

シングルタスクであれば、作業プロセスが単純なため、目の前で取り組んでいる作業がいつ完了するか、検討を付けることも容易いでしょう。

しかしマルチタスクでは、シングルタスクのような感覚で工数の見積もりが行えません。
結果、キャパオーバーを起こしやすくなります。

また納期も同時並行して迫ってくるため、一つの作業が滞ると、他の作業も滞り、全ての作業が一気に停滞する可能性があります。

 

脳はマルチタスクできない

「マルチタスク」のメリット・デメリットを見てきましたが、実は人間の脳は構造上、マルチタスクできないと言います。
マルチタスクしているように見えて、実はタスクを目まぐるしく切り替えているだけで、情報を「同時処理」しているわけではないのです。

つまりマルチタスクが得意な人というのは、脳内でタスクを上手に切り替えることができる人なのです。

 

タスクを切り替えるためのやり方

タスクシフトとは

コロンビア大学により考案された「タスクシフト」という手法を、ご紹介します。

これは外部要因により作業が中断されるのではなく、あらかじめ設定した任意のタイミングで、タスクからタスクへ作業を切り替えるというものです。

外部要因によって強制的にタスクがシフト（マルチタスク）することは、脳にとってストレスですが、任意のタイミング（例：Aの作業を30分したらBの作業へ移るなど）でスイッチングする分には、作業効率は上昇することが分かっているのです。

タスクシフトの方法

まず現状のシングルタスクを全て書き出す作業を行います。

長期タスク・短期タスクも細分化して洗い出し、そのタスク内で一週間以内にすべきことを順序立てて、ピックアップします。
次にタスクに、時間と重要度の観点から優先順位を付けます。

あとは優先度の高い順に、あらかじめ決めた間隔で、定期的にタスクを切り替えていけば良いのです。
その際、電話やメール、チャットなど、共通するタスクや関連するタスクは、一まとめにしてこなすようにすると、効率が良いでしょう。

 

マルチタスクを習慣付けてくれる「Jooto」

マルチタスクも、多くのシングルタスクの集合体です。
マルチタスクを実行するためには、まず仕事を全てシングルタスクに分解せねばなりません。

このシングルタスクを可視化し、進捗をコントロールすることがマルチタスクなのです。

言い換えれば、マルチタスクには、業務のToDoリスト化と、優先順位づけ、進捗管理が必須であり、それはつまりタスク管理と言えます。

Jootoを利用すれば、タスク管理を効率よく行うことができます。

クラウド型プロジェクト・タスク管理ツールのJootoでは、タスクをカードとして書き出し、担当者・納期・優先度を付けることで、タスク量やタスク内容を視覚的に把握することが可能です。
記入タスクはToDoリストとして管理することができ、納期などの時系列、担当別にフィルターをかけることで、誰が何をいつまでにやるべきタスクかを見える化することができます。

ボードタイプのカンバン方式のみならず、進捗管理に便利なガントチャートとして表示することもできるので、個人のみならずチームでタスク管理を行う場合にも、有効なツールです。
記入タスク毎にコメント機能が設けられており、タスクにフォーカスしながら情報共有できるため、メンバー間での認識違いを防ぐことができ、テレワーク下の業務効率化ツールとしてご利用頂けます。

Jootoならマルチタスク（タスクシフト）スキルを高め、業務効率化を実現します。