プロジェクトが失敗する要因は？失敗の定義や回避ポイントを解説

どんなに綿密に計画を立てても、プロジェクトが失敗に終わることは少なくありません。
失敗を100％回避することはできませんが、失敗の要因を事前に把握しておくことで、リスクを減らすことが可能です。

プロジェクトを組織し成功へ導くためには、要件定義の明確化やスケジュール管理、コミュニケーション手段の確保など、さまざまな要素が必要です。

当記事では、プロジェクトの失敗の定義や要因、失敗を回避する方法を解説します。
便利な管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。

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プロジェクトの失敗とは

プロジェクトの失敗を定義するうえでは、プロジェクトの成功要件を把握しておくことが重要です。

プロジェクトの成功要件とは、「期日までに・決められた予算内で・顧客に満足してもらえる成果物を提供すること」です。
この3つの要素をすべてクリアして終了することが必要で、1つでも基準を満たさない要件があれば、プロジェクトが成功したとは言えません。

例えば、高品質な製品を予算内で提供したとしても、期日に遅れてしまっては、顧客の満足度は低下するでしょう。

プロジェクトの失敗の定義について、以下の3つの観点を挙げました。

成果物の質が低い
スケジュールに遅れが生じ、期日に間に合わなかった
予算を超過した

くわしく解説します。

成果物の質が低い

「成果物の質が低い」とは、成果物の品質が顧客の求める水準に達しないことを意味します。

要件定義の際に、高い水準の成果物が求められるとわかった場合、あらかじめ専門性の高い人材をアサインするなど、準備に時間と手間をかける必要があります。
これを怠ると、プロジェクトが失敗する可能性が高くなるでしょう。

品質を求めるあまりスケジュールが遅れる、予算を超過するなどの状況に陥ることも問題です。
プロジェクトが始まる前にスタッフや予算、時間などの必要なリソースを確保することが大切です。

スケジュールに遅れが生じ、期日に間に合わなかった

プロジェクトの進行過程で予定以上に工数がかかったなどの理由から、スケジュールが遅れることがあります。
マネージャーが進捗を把握できていなかったり、メンバー間で最新の情報が共有されていなかったりする場合に遅れが生じやすくなります。

プロジェクト開始時の工数の見積りがあまい場合も、遅延が発生しやすくなるでしょう。
納期までにプロジェクトを終了させるためには、工数を正確に見積もったうえで余裕をもった計画を立て、進捗に応じて人員配置を見直すなど、スケジュール管理を徹底することが大切です。

予算を超過した

プロジェクトに必要な予算には、材料費や輸送費などの他、人件費が含まれます。
計画を立てる際の見積りがあまいと、予定以上に人件費が嵩み、大幅な予算超過となる恐れがあります。

材料費や輸送費は常に一定とは限らないため、プロジェクト実施時の情勢によって正確に見積もることがポイントとなります。

プロジェクトマネジメントが失敗する要因

プロジェクトの失敗の定義について解説しました。

プロジェクトを成功へ導くためには、失敗の定義を知り、それを回避するための行動が求められます。
ここからは、プロジェクトマネジメントが失敗する要因についてさらに詳しく解説します。

主な要因は、以下の6つです。

要件定義が曖昧
スコープマネジメントができていない
メンバー全員の進捗を把握できていない
メンバー間のコミュニケーション不足
スケジュール管理が不適切
ステークホルダーの把握が不十分

それぞれについて詳しく解説します。

要件定義が曖昧

「プロジェクトの要件定義＝ゴール」が曖昧なままプロジェクトを進めてしまうと、失敗のリスクが高くなります。
プロジェクトのゴールとは、プロジェクトによって「どのような未来を実現したいのか」という目標のことです。

例えば、「新しい人事管理システムを構築する」は、手段であってゴールではありません。「新しい人事管理システムを構築することでどのような課題を克服し、どのような未来を実現したいのか」を考える必要があります。
要件定義が不明確だと、必要なタスクの抜け漏れが生じやすくなり、成果物の質に影響を与えます。
プロジェクト開始前に要件定義を行い、参加メンバー全員が共通認識をもったうえでプロジェクトに臨むことが大切です。

要件定義とは？決定までのプロセスや要件定義書について詳しく解説！

スコープマネジメントができていない

プロジェクトにおけるスコープとは、「プロジェクトでやるべき作業の具体的な範囲や1つひとつのタスク、タスクの期限」などを意味します。
スコープマネジメントが不十分だと、スコープ・クリープが起こりやすくなるため、注意が必要です。

スコープ・クリープとは、プロジェクトの進行過程でプロジェクトの要件が増えることを指します。
具体的には、計画立案時には1つであった成果物に別の製品も加わって2つになったり、満たすべきシステムの特徴が2つから5つになったりすることです。
あるいは、顧客の求めるものがプロジェクトの進行途中で変わり、要件定義自体に変更が生じる場合もあります。

スコープ・クリープはゆっくり進行していくことが多いため、気づきにくいという特徴があります。
プロジェクト・クリープが起こるといつの間にか工数や作業量が増えてしまい計画通りにプロジェクトが進行しなくなるため、注意が必要です。

プロジェクト進行の大前提プロジェクトスコープとは？

メンバー全員のタスクの進捗を把握できていない

プロジェクトの円滑な進行のためには、プロジェクトマネージャーが参加メンバーに割り当てた個別のタスクの進捗を把握する必要があります。
また、メンバー個々も自分のタスクだけに集中するのではなく、全体のスケジュールを把握したうえでプロジェクトに臨むことが大切です。

プロジェクトマネージャーの役割は、メンバーにタスクを割り当てることだけではありません。
メンバーの経験や能力に合ったタスクの配分に気を配りながら適切なタイミングで進捗を確認し、遅れが生じたり何らかのトラブルが発生したりしている場合は、早めに対処する必要があります。
必要に応じてプロジェクトの進行中にタスクの配分を変更しなければならないケースもあるでしょう。

メンバー間のコミュニケーション不足

メンバー間のコミュニケーションが不足していると、必要な情報共有がなされず、遅延やトラブルが発生しやすくなります。
プロジェクトの規模が大きくなればなるほどメンバーの人数やステークホルダーが多くなり、コミュニケーションが複雑になるため、注意が必要です。

コミュニケーションの手段は、対面による手法の他、グループウェアやアプリ、チャットツール、メッセージなど、さまざまな手法があります。

メンバーや状況によってコミュニケーションの手段が異なると情報共有の漏れが発生しやすくなるため、注意が必要です。

プロジェクト開始時に「どのような手段で何を情報共有すべきか」を明確にしておく必要があるでしょう。

スケジュール管理が不適切

進捗やスケジュール管理はプロジェクトの成否に大きな影響を与えます。
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュール管理とは、リソースや予算、成果物の品質、スケジュールを細かくマネジメントし、調整していくことです。

一般的には、プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体のスケジュール管理を担うことが多いでしょう。
プロジェクトによってはリソースに余裕がない場合もありますが、ギリギリの人数でタスクをこなし、毎日残業が続くような状態では品質が低下し、納期に遅れる事態につながりかねません。

適切なリソースを確保し、無理のないスケジュールを立てることが大切です。

ステークホルダーの把握が不十分

ステークホルダーの把握が不十分だと、プロジェクトの円滑な進行を妨げる恐れがあります。
プロジェクトのステークホルダーとは、プロジェクトの成果に関心をもつ人達のことを意味し、プロジェクトマネージャーやチームメンバー、経営陣だけでなく、スポンサー、クライアント、ユーザーなど、外部の関係者も含まれます。

例えば、営業実績を管理するシステムを開発する場合、ステークホルダーは営業部門だけでなく、物流を担当する部署や経理部門、取引先企業なども含まれるでしょう。

システムの要件定義をする際は、これらのステークホルダーの意見に耳を傾け、協力してもらう体制を築くことが大切です。

ステークホルダーとは？プロジェクト管理に欠かせないステークホルダーマネジメントについて解説

プロジェクトマネジメントの失敗を回避するポイント

プロジェクトマネジメントが失敗する背景には、さまざまな要因があることを解説しました。

失敗を回避し成功へ導くためには、以下の解決策が有効です。

要件定義を綿密に行う
スコープを明確化し、周知する
メンバー間のコミュニケーションの頻度や方法を決めておく
工程ごとにスケジュール管理を細かく行う
ステークホルダーを洗い出し、懸念点をクリアにしておく
管理ツールを導入する

それぞれについて詳しく解説します。

要件定義を綿密に行う

まずは要件定義を綿密に行うことが大切です。
要件定義は、顧客からの要求をヒアリングし、実現可能性を考慮しながら言語化していきます。
要件定義をまとめた要件定義書を作成しておくことで、プロジェクトの進行途中で要件が増えたり変更されたりといった事態を防げるでしょう。

要件定義書は、以下の5W2Hが含まれるように作成することがポイントです。

Why：なぜプロジェクトを実行するのか
What：プロジェクトによって何を実現するのか
Where：プロジェクトの作業範囲
When：いつまでにプロジェクトを完了すれば良いか
Who：プロジェクトによって開発したシステムを誰が必要とするのか
How：どのようにクライアントの要求を実現するのか
How much：プロジェクトの実施に必要なコストはどのくらいか

スコープを明確化し、周知する

プロジェクトの開始前にスコープを明確化し、チームメンバーやステークホルダーに周知しておくことが大切です。
プロジェクトの作業範囲や成果物について詳細に記述したスコープ記述書を作成しておくと良いでしょう。

スコープ記述書は、ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）やスコープ・ベースラインの土台にもなるため、できるだけ詳細に作成しておくことがおすすめです。
プロジェクトの進行途中にタスクが追加されたりスケジュールの変更が要求されたりした場合に、それらがプロジェクトでやるべき作業の範囲内なのかどうか判断する基準にもなります。

メンバー間のコミュニケーションの頻度や方法を決めておく

メンバー間のコミュニケーションの頻度や方法をあらかじめ決めておくことで、チーム内のコミュニケーションが活性化し、ストレスを感じることなく情報共有できるようになります。

具体的には、以下のような内容を定めておくと良いでしょう。

使用できるコミュニケーションチャネルの種類と用途
対面でのコミュニケーションが必要な場合や非対面でのコミュニケーションが推奨されるケースについて
情報共有の頻度や報告すべき内容について

工程ごとにスケジュール管理を細かく行う

スケジュール管理は工程ごとに細分化して行うことが大切です。
定期的にメンバー全員が集まる会議の場を設けて、進捗状況を共有することも有効でしょう。
メンバー全員のタスクとタスクの進捗状況を把握できる資料を作成しておくと情報共有がスムーズになります。

顧客に対して適宜進捗の報告を行うことも大切な業務の1つです。
こまめに報告することで共通認識をもつことができ、齟齬の発生を回避できます。
顧客が抱いている疑問点や課題は放置せず、その都度解決するようにしましょう。

ステークホルダーを洗い出し、懸念点をクリアにしておく

プロジェクトの進行に影響を与えるステークホルダーを漏れなく洗い出すことが大切です。ステークホルダーを洗い出す際は、プロジェクトへの関心や影響度合いによってステークホルダーをグループ化するステークホルダー分析をすることがおすすめです。

ステークホルダー分析によって早い段階でステークホルダーを正確に把握でき、特にプロジェクトに対して反対意見をもつステークホルダーに対して適切な対応ができるようになります。

管理ツールを導入する

プロジェクトマネジメントをサポートしてくれる管理ツールを導入すれば、より確実にプロジェクトを成功へ導けるでしょう。
ホワイトボードなどを活用するアナログなプロジェクトの運用方法もありますが、管理ツールを導入すればより効率的なプロジェクトマネジメントが実現します。

管理ツールにはさまざまな種類がありますが、基本的には以下のような機能を備えており、プロジェクトの進行に必要な情報を一元管理できます。

タスクの進捗を管理する
プロジェクト全体のスケジュールや進捗状況を可視化する
メンバー間のコミュニケーションをサポートする

管理ツールを選ぶ際は、必要な機能が備わっているかという点に加えて、「誰にとっても使いやすいツールかどうか」という観点で選ぶことが大切です。

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Jootoはシンプルな操作性が特徴のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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Jootoには、チームのメンバーが各自のタスクの情報を入力することで、ガントチャートが自動的に作成できる機能が備わっています。
これにより、各メンバーが抱えているタスクが見える化され、リアルタイムでの進捗管理が実現するでしょう。

タスクの状況やスケジュールに変更が生じた場合も、速やかにJooto上に反映されるため、情報共有の漏れに起因するミスも防止できます。
タスクごとにコメントを残せる機能も搭載されているため、チャットツールのように使いこなすことも可能です。

プロジェクトの失敗を回避し、効率的に成功へ導きたい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。

プロジェクトが失敗する要因とは？失敗の定義や回避のポイントを解説！