システム開発や新規事業の立ち上げ時には、プロジェクトを立ち上げて業務を推進することが多くあります。
プロジェクトの効率的な推進にはマネジメントが不可欠ですが、プロジェクトマネージャ（PM）に着任したものの、具体的に何をすべきかわからない人も多いのではないでしょうか。
当記事では、プロジェクトマネジメントの定義や代表的な手法、プロジェクトマネジメントを成功させるポイントなどを解説します。
プロジェクト管理をより効率的におこなうための管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
プロジェクトマネジメントの定義
プロジェクトとは、特定の目的や新しい事業などを成功に導くためにおこなう業務のことで、納期や期限が明確なことが特徴です。
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの目的・ゴールを定め、そこから逆算して具体的な計画を立て、QCDと呼ばれる「品質（Quality）」「費用（Cost）」「納期（Delivery）」を管理し成果物を完成させることをいいます。
プロジェクトマネジメントと混同されやすい言葉
プロジェクトマネジメントと混同されやすい言葉に以下の2つがあります。
- プロダクトマネジメント
- タスクマネジメント
それぞれの詳しい定義を解説します。
プロダクトマネジメント
ビジネスにおけるプロダクトとは、商品や製品、成果物のことを指します。
プロダクトマネジメントとは、プロダクトの企画から提供、撤退までをおこなうプロセス全体を指します。
プロジェクトマネジメントとの違いは、マネジメントの対象物です。
プロダクトマネジメントが対象とするのは製品や成果物で、製品や成果物が市場に存在する限りマネジメントが継続します。
一方のプロジェクトマネジメントはプロジェクトの円滑な進行を目的とし、目標達成できればプロジェクトは終結します。
タスクマネジメント
タスクとは、個々人に割り当てられ細分化された業務一つひとつのことです。
タスクマネジメントとは、やるべき業務を洗い出し、納期や重要度をもとに優先順位をつけて仕事を進行することをいいます。
プロジェクトにおいては、独立しているタスクと、他タスクと依存関係にあるタスクがあるため、一つのタスクが遅れるだけで、プロジェクト全体の進捗に影響がでる場合があります。
基本的にタスク管理は業務を割り当てられた個々人が進捗を管理しますが、プロジェクトマネジメントは後述するプロジェクトマネージャ（PM）やPMOが、プロジェクト全体の進捗管理をします。
プロジェクトマネジメントの手法
プロジェクトマネジメントにはいくつかの確立された手法が存在します。
代表的な手法は、以下のとおりです。
- PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）
- WBS（Work Breakdown Structure）
- ガントチャート
- PERT（Program Evaluation and Review Technique）
- CCPM（Critical Chain Project Management）
PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）
PMBOKとは、アメリカの非営利団体であるPMI（Project Management Institute）が作成したプロジェクトマネジメントの知識体系です。
PMBOKはプロジェクトマネジメントの具体的な進め方や知識を体系的にまとめた参考書で、PMBOKを活用することによって各プロセスにおいて取り組むべきことを明確化できます。
PMBOKとQCDには密接な関係があり、QCDに対してPMBOKを活用して「QCDを実現するためにはどうすればよいか」考えることがポイントとなります。
QCDとPMBOKは相互に補完し合う関係性といえます。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSとはプロジェクトに必要なタスクを洗い出し、タスクを作業レベルまで細分化してマネジメントする手法で、タスクの進捗管理を目的に活用されます。
WBSで明確化されたタスクにプロセスの要素を加えたものが後述するガントチャートです。
ガントチャート（Gantt Chart）
ガントチャートとは、WBSとセットで活用されることが多く、WBSで洗い出した各タスク
一つひとつに役割分担や開始予定日、終了予定日などを書き足してグラフ化して管理する手法です。
グラフの縦軸にタスク名、横軸に日時を設定することでタスクの進捗状況を視覚的に把握でき、プロジェクトの全体像を理解できます。
PERT（Program Evaluation and Review Technique）
PERTとは、プロジェクトの工程管理の手法です。
工程間の依存関係を整理し、所要時間や人員を見積り、フローチャートで表します。工程間の関係性が可視化されるため、重要度の高い工程を見極められます。
PERT図を共有することによってチーム全員が役割分担を正確に把握できるため、プロジェクトを円滑に進行できます。
CCPM（Critical Chain Project Management）
CCPMとは、プロジェクトの各タスクや工程の所要時間をギリギリに見積り、プロジェクト・バッファという余裕を設けるマネジメント手法です。
工程やタスクに遅れが生じた際はプロジェクト・バッファで吸収できるため、最終的には予定していた期間内に収まるというものです。
CCPMは予算策定業務にも活用できます。
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プロジェクトマネジメントの主導者
プロジェクトマネジメントを主導するのは、プロジェクトマネージャ(Project Manager：PM)かPMO(Project Management Office)が一般的です。
それぞれについて詳しい内容を解説します。
プロジェクトマネージャ(Project Manager：PM)
プロジェクトマネージャは、プロジェクトの総責任者としてプロジェクトの目的やスケジュール案の策定、プロジェクトチームのメンバー選定、課題の把握や進捗管理など、プロジェクトのすべての工程に責任を負います。
PMO(Project Management Office)
PMOとは、社内の複数のプロジェクトを横断してサポートする事務局や組織のことです。
PMOはプロジェクトマネージャがプロジェクトを進行するにあたって有益な情報を収集したり、関係する部門と連絡・調整する役割を担ったりと、プロジェクトマネージャをサポートする役割を果たします。
プロジェクトマネジメントに求められるスキル
プロジェクトマネジメントを円滑におこなうために求められるスキルは、以下の3つです。
- コミュニケーションスキル
- QCDのマネジメントスキル
- 分析力と決断力
それぞれについて詳しく解説します。
コミュニケーションスキル
プロジェクトの推進にはチームメンバーはもちろん、連携する他部門や顧客、ステークホルダーなどさまざまな立場の人とのコミュニケーションが必要です。
プロジェクトマネージャには高度なコミュニケーションスキルが求められます。
QCDのマネジメントスキル
プロジェクトの最終的な目標は、決められたQCDのなかで最大限の成果を出すことです。
プロジェクトマネージャはゴールから逆算して常にQCDのバランスを把握し、コントロールしていくスキルが求められます。
分析力と決断力
プロジェクト進行中のリスク管理はもちろん、トラブルが発生した際に原因を分析し、有効な解決策を講じる力と決断力が必要です。
トラブル時には、リソースの再調整、スケジュール変更など選択が迫られる場合もあるため、いかなる場合も合理的な判断ができるよう、常に指標を持っておくことが肝要です。
また、プロジェクトが予定通りに進行しているときでも、「さらに効率的に推進するにはどうしたらよいか」という視点で分析することが求められます。
プロジェクトマネジメント成功のポイント
プロジェクトマネージャの役割は幅広く、すべてを完璧に管理するのは大変な労力が要ります。
効率的なプロジェクトマネジメントを実現するためのポイントは、以下の6つです。
- ゴールを共有する
- コミュニケーションを怠らない
- リソースを確保する
- ステークホルダーから理解を得る
- リーダーシップを発揮する
- プロジェクト管理ツールを利用する
それぞれについて詳しく解説します。
プロジェクトマネジメント成功のポイント1
ゴールを共有する
プロジェクトの失敗の要因として多いのが、プロジェクトのゴール＝成果物がチーム内のメンバー全員で共有されていないことがあげられます。
プロジェクトマネジメントの知識体系であるPMBOKにも、プロジェクトの作業範囲や成果物を定めるスコープマネジメントの必要性が書かれています。
スコープマネジメントは、「何をやるべきか」を明確にするプロジェクトスコープと、「最終的な成果物」を明確にする成果物スコープにわけて考えることがポイントです。
スコープマネジメントが曖昧でチーム内のメンバー全員がゴールを理解していないと、メンバー一人ひとりが異なるゴールに向かって業務を遂行してしまい、目的を達成できない可能性があります。
プロジェクトマネージャには、プロジェクトのゴールをチーム内で共有し、理解してもらうための努力が求められます。
プロジェクトマネジメント成功のポイント2
コミュニケーションを怠らない
プロジェクトの推進はチーム内のメンバーや顧客、ステークホルダーなどとのコミュニケーションで成り立っています。
コミュニケーションで大切なのは、自分の考えを発信することだけではありません。
チーム内のメンバー全員の意見に耳を傾けたり、メンバーのモチベーションアップにつながる働きかけも大切です。
プロジェクトマネジメント成功のポイント3
リソースを確保する
ヒト、モノ、カネのリソースを確保することもプロジェクトマネジメントを成功させるための大切な要素です。
リソースの確保にあたっては、経営陣やステークホルダーとコミュニケーションをとり、理解を得ながら推進する必要があります。
常にアンテナを高く張り、リソース不足に陥らないよう慎重な行動が求められます。
プロジェクトマネジメント成功のポイント4
ステークホルダーから理解を得る
プロジェクトの立ち上げや制度の構築、リソースの確保など、プロジェクトマネジメントのすべての工程において、経営陣をはじめとするステークホルダーからの理解が必要です。
成果物から得られる利益やメリットをわかりやすくステークホルダーへ説明し、理解や協力へつなげることが大切です。
ステークホルダーからの理解を得ておくことは、リスクマネジメントの観点からも重要といえます。
プロジェクトマネジメント成功のポイント5
リーダーシップを発揮する
プロジェクトマネージャは、チーム全体を統括するリーダーとしての役割を担っています。
チームのリーダーとして、常に前向きにプロジェクトに取り組み、メンバー全員の能力を最大限に引き出せる環境をつくることが大切です。
プロジェクトマネジメント成功のポイント6
プロジェクト管理ツールを利用する
一つのプロジェクトを遂行するには多くの工程があり、限られたリソースのなかですべての工程を確実に遂行し、プロジェクトを成功へ導くのは想像以上に大変なことです。
そこでおすすめしたいのが、プロジェクト管理ツールの導入です。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、メンバー一人ひとりのタスクの進捗状況やプロジェクト全体の進捗を簡単に把握できるため、効果的にプロジェクトマネジメントをおこなうことができます。
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Jootoでプロジェクトマネジメントを効率化しよう
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
まずはタスクを洗い出し、工程順にリストアップすることで業務を可視化し優先順位を明確にします。
同時にガントチャートも自動的に作成できるので、手作業でガントチャートを作成したり更新したりする手間を省けます。
一般的に、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど工程数が増え関わる人数も多くなるため、より効率的なプロジェクトマネジメントが求められます。
Jootoを活用することで、プロジェクトの進捗管理やメンバー間の情報共有が円滑になり、効率的なプロジェクトマネジメントが実現できます。
「進捗状況をリアルタイムで把握したい」「情報共有やコミュニケーションをスムーズにおこないたい」というニーズがある場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
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