大企業ではプロジェクトはどのような進め方をすれば成功しやすいのでしょうか。
プロジェクトは、管理する範囲が大きくなればなるほど難しくなります。
大企業のプロジェクトは大規模なものが多いですが、円滑に進行していくためにはどのような進め方をしていけば良いのか、詳しく解説していますので、参考にしてください。
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目次
大企業のプロジェクト
大企業で行われるプロジェクトは、規模が大きいため、社内、社外を問わず、多くの人々と関わりながら仕事を進めていかなければいけません。
複数の企業が関わることも多く、情報の共有やルールの周知などの課題が出てきます。
また、世間から注目を集めているプロジェクトであることも多いため、社会的な責任も生じます。
新規事業に参入する際は、今までのやり方を踏襲するだけではなく、市場・ニーズの変化を敏感に感じ取る必要もでてきます。
大企業でのプロジェクトの進め方
プロジェクトの進め方は、プロジェクトマネジメントに関するノウハウや手法を体系立ててまとめた「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」を活用して進めていくとよいでしょう。
「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」は「ピンボック」と読みます。
プロジェクトマネジメントの普及拡大を目的とした、アメリカの非営利団体「PMI」から発表されているプロジェクトマネジメントの手法をまとめた知識体系です。
PMBOKでは、プロジェクトの立ち上げから終結までを以下の5つのプロセス群に分けて定義しています。
- 立ち上げ
- 計画
- 実行
- 監視・管理
- 終結
各フェーズごとに詳しく解説します。
PMBOKについては下記のリンク先の関連記事を参考にしてください。
①立ち上げ
プロジェクトをスムーズに進められるかどうかは、立ち上げ時に決まるといっても過言ではありません。
具体性のある実用的なプロジェクトを立ち上げなければ、プロジェクトの成功は見込めません。
クライアントから受領した要件定義書などをもとに、仕様書や提案書を作成・提出します。
ここで大切になるのが、「開発期間」「予算」「リソース」「リスク」です。
実現可能であるか、確保が可能であるかを精査しつつ進めましょう。
PM（プロジェクトマネージャー）やPL（プロジェクトリーダー）によってチェックを実施するだけでなく、プロジェクトマネジメントの支援をするPMO（Project Management Office）など、第三者からのチェックも重要です。
②計画
計画では、ゴール（目標）を明確にして、達成が可能な計画を立てることが大切です。
ゴールとは、QCD（品質・コスト・納期）の目標です。
なるべく定量的な数値を記載しましょう。
プロジェクトを成功に導くため、より業務を具体的に進めるために「WBS（Work Breakdown Structure）」を作成し、スケジュールなどの計画を進めていきます。
WBSをもとにしてタスクごとから全体像までスケジュールを算出したり、必要なリソースの見積もりをしたりと、実行可能な計画を立てていきます。
計画のプロセスでは、リソース配分の計画が最も重要な作業のひとつです。
各タスクに割り当てるべきリソースの過不足を把握し、不足している場合は調達しましょう。
特に大企業の場合は、把握しなくてはいけないリソースが多くなるので、正確に把握するように務めましょう。
その後、詳細なプロジェクト計画書を作成し、ステークホルダー全員に周知します。
WBSについては次項で詳しくご説明いたします。
③実行
実行プロセスでは、プロジェクトメンバーのマネジメントを適切に行い、プロジェクトを管理し、遂行します。
大規模なプロジェクトになると、メンバーの数も多くなり、外部や他部署との調整も多くなります。
進捗状況や、メンバーの状況が把握できないと、なにかトラブルが起きたときなどにすぐに対応することができません。
トラブルや課題をすぐに発見し、対応するために、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」の活用がおすすめです。
Jootoを適切に運用していくことで、常に最新の進捗状況を可視化し、把握することができ、適切なマネジメントを行うことができます。
④監視・管理
監視・管理プロセスで行うのは、プロジェクトの進捗やパフォーマンスを追跡・レビューして統制し、計画の変更が必要な分野を特定し、それらの変更を実施することです。
大規模なプロジェクトで、長期に及ぶ場合、スタートからゴールまで数年を要するということも。
そのため、プロジェクトがすでに実行段階にあるにもかかわらず、計画に変更が出てきたり修正が必要になったりということは珍しいことではありません。
何かあったときにスピーディーに動くためにも、PM（プロジェクトマネージャー）は常に監視と管理を行う必要があります。
特に長期のプロジェクトの場合は、中間目標であるマイルストーンを設置して、マイルストーンの度に期日に間に合っているか、品質は保たれているか、コストは守られているかなどの状況を把握し分析してこのまま進めても問題がないかどうかを確認します。
もし、トラブルや遅延、タスクの漏れなどが発生していた場合は、次のフェーズでリカバリーするようにしましょう。
⑤終結
成果物をクライアントに提出し、プロジェクトは完了します。
完了後は、プロジェクトの評価と分析を行うことが大切です。
最後に内容を振り返ることで成功したのか失敗したのかを判断します。
計画書や、各フェーズの記録、成果物などを監査し、成功か失敗かを判断しましょう。
成功した要因、もしくは失敗した要因は何だったのかもしっかりと精査します。
そして今回のプロジェクトから得られた教訓をまとめ、次回以降のプロジェクトのためにまとめておきましょう。
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プロジェクト管理に役立つ手法
プロジェクト管理を成功させるための手法をご紹介します。
プロジェクト管理には多くの手法がありますが、大企業でも使える手法を集めましたので、参考にしてください。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBS（Work Breakdown Structure）は、作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法です。
まずプロジェクト全体に必要となるタスク（工程）を洗い出します。
細かいタスクまで洗い出すことでその後の作業がやりやすくなります。
そして大きなタスクを子タスクに分解して、それぞれに担当者や、開始日・終了日を設定します。
タスクを細分化することで、プロジェクト全体に必要な工程・工数が見えてきます。
プロジェクト計画書を作る段階で、あると良い資料です。
WBSをもとに、スケジューリングを行えば正確なスケジュール表を作ることができます。
ガントチャート
ガントチャートは、縦軸に作業内容や担当者、開始日・終了日など、横軸に期間（日付）をとって進捗状況などを視覚的に表現したバーチャートのことです。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使って作られるのが一般的です。
プロジェクトにおけるすべてのタスクや、工数、スケジュールを管理し、さらにメンバー全体の進捗状況を可視化でき、一目で把握しやすくなるため、効率よくタスク・プロジェクト管理を行えるようになります。
CCMP（Critical Chain Project Management）
CCPMはプロジェクト内の各タスクの期限を可能な限り短く設定し、プロジェクト全体で時間的に余裕（バッファ）を持たせるという手法です。
例えば、期間が30日あるプロジェクトで同程度の時間を要する3つのタスクが必要だとします。この場合、通常だったら10日ずつ配分するところですが、7日ずつで終わらせられれば、全体として9日分の余裕（バッファ）が生じます。
生じた余裕（バッファ）は、タスクの遅れやプロジェクト全体の進捗の調整に使うことができ、納期の遅延を防止することができます。
PPM（Project Portfolio Management）
PPMは、複数のプロジェクトを管理する手法です。
大企業では、同時に複数のプロジェクトが進行していることが多く、それぞれに人員などのリソースが使われています。
しかし組織が保有する資源（リソース）には限りがあります。
PPMの概念を取り入れることで、どの現場に投資や人的リソースの追加が必要なのか迅速な判断が可能となります。
PPMでは、市場に存在する事業を大きく「問題児」「花形事業」「金の成る木」「負け犬」の4つの概念をフレームに当てはめて考えていくのが特徴です。
ウォーターフォール
ウォーターフォール開発とはシステム開発における開発手法のひとつです。
古くからある手法で、システム開発の工程を上流から順に行う手法です。
水が流れ落ちる様子が名前の由来となっています。
認知度の高い開発手法で、現在でも大規模プロジェクトなどを中心に採用されています。
シンプルでわかりやすく、長期間のプロジェクトにも対応できるところがメリットですが、仕様や計画の変更が難しく柔軟な対応ができないというデメリットもあります。
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大企業のプロジェクトで失敗例
大企業でプロジェクトを進行していく際、起こりがちな失敗例は以下の通りです。
- 担当者によって品質が違う
- 正確な進捗状況が把握できない
- コミュニケーションコストの増加
詳しく見ていきましょう。
担当者によって品質が違う
大企業ではさまざまなスキルを持った人員が働いており、個々に能力差があります。
新入社員とベテランでは能力差が生じるのは仕方がありませんし、ベテランばかりをそろえたチームが常に組めるわけではありません。
品質の違いをなくすためには、徹底した要員管理が重要になります。
だれがどんなスキルを持っているのか正確に把握し、適切な配置の割り振りを行うことで、品質を保ち、生産性を向上させます。
また、チームの人数が多いと、人任せになってしまうことがあります。
メンバーそれぞれが当事者意識を持つことが大切です。
そのためにも、各工程の担当者や責任の所在は明確にしておきましょう。
正確な進捗状況が把握できない
プロジェクトが大きくなればなるほど、進捗の把握は難しいものです。
しかし、正確な進捗が把握できなければ、適切なマネジメントを行うことができません。
誰がどの作業をしているのか、チーム全体で共有できる仕組みを作り、必要なコミュニケーションはしっかり取りながら、プロジェクト管理ツールを使うなどして、リアルタイムの正確な進捗状況を把握できるようにすることが大切です。
コミュニケーションコストの増加
コミュニケーションは円滑にプロジェクトを進める上では不可欠なものですが、必要のないやりとりが多く生じることで、生産性が下がってしまうことがあります。
特に大企業の場合は、人数が多いことで誰がどの情報・資料を持っているのか分かりづらく、必要のない確認作業に追われてしまうことがあります。
コミュニケーションにはビジネスチャットなどを使用している企業も多いかと思いますが、気軽に連絡をできる分、「あの資料がほしい」「前の会議の議事録が見たい」などといった請求が担当者に殺到してしまう状況も。
一度添付したファイルを探すのにチャットをさかのぼるのも大変です。
また、PM（プロジェクトマネージャー）は一人で何人もの部下の進捗を把握せねばならず、現場のメンバーそれぞれから報告を個々に受けていては、それだけでかなりの時間を取られてしまいます。
こういったコミュニケーションコストの増大を防止するには、情報を一元化し、誰でもすぐに必要な情報を取り出せる環境をつくることが大切です。
そこでおすすめしたいのが、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です。
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Jootoの大企業向けプラン「タスクDX」がおすすめ
Jootoはシンプルで使いやすいスケジュール・タスク管理ツールです。
誰でもすぐに使えるようになるため、多くの人が関わる、大規模なプロジェクトの管理に向いています。
Jootoにはプロジェクト管理を行う上で役立つ機能が多数備わっています。
チームのメンバーがそれぞれ、タスクを入力していくと、ガントチャートが自動で作成されます。
部下が上司に、逐一状況を報告しなくても、メンバーそれぞれが進行中のタスクの状況を入力すれば、リアルタイムでガントチャートが更新され、誰がどの段階にいるのか、一目でわかるようになります。
トラブルなど何かイレギュラーな事態が起きたとしても、すぐに気が付き、対処できます。
外部連携機能も充実しており、ChatworkやSlack、Googleカレンダーを使用している場合は、連携して使うことができるのも嬉しいポイントです。
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これにより、従業員の数の多い大企業でも、全体をフォローすることが可能となります。
従来より法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティがそのまま適用されます。
また、今後大企業でのユースケースを踏まえた機能強化も検討中です。
コミュニケーションコストのカット
コミュニケーションにビジネスチャットツールなどを使用している企業も多く、手軽にメッセージを送ることができる分、コミュニケーションコストが上がっているのが現状です。
必要な情報をみつけるためのチャットツールのさかのぼりは、意外と時間のかかるもの。
Jootoでは、情報をストックすることで一元化することができ、個人がJootoへアクセスすることで必要な情報をすぐに取り出すことができます。
大規模プロジェクトの場合、取り扱う情報も膨大になるため、担当者の負荷をかなり削減することが出来るでしょう。
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