プロジェクト計画書の作成手順！記載すべき項目や構成とは？

プロジェクト計画書はどのように作成すれば良いのでしょうか。

特に大企業では大規模なプロジェクトを行うことが多く、作成するプロジェクト計画書も複雑なものになりがちです。

プロジェクト計画書に、記載すべき内容や作成の手順など、プロジェクト計画書を作成するのに役立つ情報について徹底解説しました。
ぜひ参考にしてください。

プロジェクト計画書とは

プロジェクト計画書とは、プロジェクト（案件）を進行していくうえで必要となる情報をまとめたものです。
プロジェクトマネジメント知識体系ガイドで、プロジェクト管理の手法やノウハウをまとめたPMBOK（Project Management Body of Knowledge）には「プロジェクトの実行とプロジェクト管理の両方を行うための、正式に承認された文書である」と記載されています。
計画の前提条件と決定を文書化し、ステークホルダー（利害関係者）間のコミュニケーションを促進し、承認された範囲（スコープ）、コスト、およびスケジュール基準を文書化することで、プロジェクトを成功に導くことができ、生産性や効率を上げることができます。

プロジェクト計画書の作成には、プロジェクトを構成する作業を分解し構造化したWBS（Work Breakdown Structure）を作成しなければいけません。

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プロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違い

プロジェクト憲章とはプロジェクトの認知や承認を目的として、プロジェクトの立ち上げプロセスで作成される企画書のことです。
内容は計画書に記す内容を要約した簡易版であることが多く、主にステークホルダー（利害関係者）からの承認を得る用途として使用します。
プロジェクト憲章を作成し、承認を得てから、詳しい計画書を作成するのが一般的です。

プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）とは何か？

大企業におけるプロジェクト計画書とは

大企業におけるプロジェクト計画書では、関わる人すべてに正確な計画の内容を周知するという役割があります。

大企業で行われるプロジェクトは必然的に関わる人数も多く、他部署や社外の人員も含まれます。
詳細で明確なプロジェクト計画書がないと、現場と上層部で認識に齟齬が生まれてしまう可能性も出てきます。

立場や分野の違う人物が読んだとき、食い違いや誤解が起きないような明確でわかりやすい計画書にすることで、円滑にプロジェクトを進行することができ、生産性を向上させることができます。

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プロジェクト計画書に記載すべき項目と内容

プロジェクト計画書にはどのような項目を記載すれば良いのでしょうか。

多くのプロジェクト計画書はPMBOKのフレームワークが土台となっています。
プロジェクトの規模や内容、PM（プロジェクトマネージャー）の経験に応じて記載する項目は変わってきます。

この項では、計画書に求められる記載項目とその内容を解説します。

プロジェクト概要

まずはプロジェクトの概要を記載します。
具体的には、プロジェクトの名称や作業期間、目的やゴールを掲載します。
その内の「目的」と「ゴール」は特に大きな項目です。

目的とゴールは、一見同じことのように思えますが、目的は、何のためにそのプロジェクトを行うのかという指標に当たります。
役員などの上層部に見せるプロジェクト計画書であれば、事業戦略と紐づいていることが分かるように記載しておくことをおすすめします。

ゴールとは、QCD（品質・費用・納期）の具体的な数値です。

品質（Quality）

達成するべき品質を明確に記載します。
成果物の品質や運用品質を細かいところまで設定しておきましょう。

費用（Cost）

原価率・利益目標を記載します。
基本的には、計画したコスト自体を守ることがゴールとなります。

納期（Delivery）

マイルストーン（中間目標）の日程、ローンチの日が納期に当たります。

誰が見ても具体的なゴールが分かるよう、QCDはなるべく定量的な数字を記載しましょう。

明確なプロジェクト範囲（スコープ）

WBS（Work Breakdown Structure）と一緒に置かれたスコープ（範囲）と書かれたブロック

プロジェクトで取り組む範囲（スコープ）を明記します。
まずは、システムの範囲、成果物の定義を行います。
そしてWBS（Work Breakdown Structure）を作成するために、作業の洗い出しを行います。
WBSは作業分解構造図と呼ばれ、行うべき作業（Work）を細かく分解（Breakdown）した構成図（Structure）のことです。
タスク・作業を洗い出す際に、タスクの粒をできるだけ細分化することで、具体的な作業内容や時間、コストなどを割り出せます。

また、大規模なプロジェクトは、ステークホルダーも多くなり複数の企業や個人が関わることも珍しくありません。
どの企業がどの作業を担当するのかの範囲（スコープ）も漏れなく記載します。
役割なども詳しく記すようにしましょう。

プロジェクト体制

参加するメンバーと各々の役割を定義し、責任の所在を明確にするためにも、プロジェクトの体制を明記しておきましょう。
プロジェクトにかかわるメンバーを社内外に関わらず、全て記載します。

指揮命令系統を定義し、周知するためにも「プロジェクト体制図」を作成すると分かりやすくなります。
プロジェクト体制図があることで、各チームの指揮系統が明確になり、誰から指示をもらえば良いのかわからない、誰に問い合わせれば良いのか分からないといった不具合を防止できます。
プロジェクトの体制図によって体制を視認、共有することができますが、各要員の細かい役割までは書き込めません。
役割表は別で作成することをオススメします。

予算（コスト）

予算（コスト）のスライドには、プロジェクトにかかる予算の全てを記載します。
主な項目は以下のとおりです。

人件費

どのようなプロジェクトでも、人件費は一番ウェイトを占めるものです。時間をかけて正確な数字を記載するようにしましょう

外注費

協力会社や個人などの外部へ、業務を委託した場合の費用です。

社内ネットワーク構築費用

プロジェクトを進めるために必要な「ソフトウェア費用」と、パソコンや周辺機器など、プロジェクトの進行に必要な「ハードウェア費用」などを記載します。
また、使用中の機器やソフトウェアなどを保守するための「保守管理費用」や、通信費やサーバーなどの「インフラ費用」なども当てはまります。

ライセンス費用

契約しているさまざまなサービスを利用するにはライセンス登録しなくてはいけないものも多く、その費用のことです。

備品費

プロジェクトに使用される備品にかかる費用です。

このほかにも出張費などが必要になることもあります。
すでに分かっている場合は項目を追加して記載しておきましょう。

見積もりレベルの細かい明細書までは予算（コスト）スライドに書く必要はありません。
また、全てのステークホルダーがこのスライドを見る必要はありません。状況に応じて公開できる範囲で記載してください。

スケジュール

プロジェクトの全体のスケジュールを記載します。
プロジェクトの開始から完了までを見通した、プロジェクトの全体像を示す「基本計画」であるマスタスケジュールを作成しましょう。

マスタスケジュールにはあまり細かいスケジュールを記す必要はありませんが、マイルストーンやクリティカルパスなどを記載しておきます。
スケジュールを立てるには、範囲（スコープ）のスライドで作成したWBSをもとに計画します。
スケジュールの管理はWBSを使用して管理しますが、経営層など組織の上層部への説明には、WBSは細かすぎて適しません。

添付書類

あまりに細かい内容のものは、計画書に織り込むと情報量が膨大になり、分かりにくくなってしまいます。
何を添付書類とするかはプロジェクトの内容や規模によって違いますが、主に添付書類とされるのは以下のとおりです。

WBS
コストの詳細な見積もり

上記のものは、添付書類としたほうがすっきりします。

コミュニケーションルール

大規模プロジェクトでは、多くのメンバーがかかわることになり、普段は異なるルールでコミュニケーションをとっていることも良くあります。
コミュニケーションルールを策定しておくことで、スムーズにプロジェクトを進めることができます。

会議体の定義

会議体の定義を行います。
会議は、プロジェクトの進行に応じて開かれることも多いですが、プロジェクトの開始の段階で予定が分かっている大きな会議は記載しておくと良いでしょう。

議事録のルール

大規模プロジェクトでは、毎回違う人物が議事録の担当者になることも多いため、ルールをしっかり決めて記載します。
フォーマットや期日、誰に送付するかなど、細かいところまでルールの決めておきましょう。

メールのルール

メールでコミュニケーションを取る場合、企業によってルールが異なることもよくあるため、確認のためにもルールを記載しておきます。
具体的には、送付先（TO、CCなど）、件名（プロジェクトの名称や要件を記載）などです。

プロジェクト管理ツールについて

プロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクト管理ツールの活用は欠かせません。
特に大規模プロジェクトの場合は、関わる人数も多くなるので、プロジェクト管理ツールによって、情報を一元管理できれば、効率よくマネジメントが行えます。
どのプロジェクト管理ツールを使用するのかや、運用のルールを記載します。

プロジェクトを円滑に進めるためにはコミュニケーションは欠かせないものです。
コミュニケーションが上手くとれるかどうかで、プロジェクトの進捗に影響が出ることもあるので、適切なコミュニケーションルールを必ず策定するようにしましょう。
また、ルールが形骸化することがないよう、なぜそのルールが必要なのかも記載しておくとよいでしょう。

起こりうるリスクとその対策方法

プロジェクトにトラブルは付き物です。
特に大企業が行うような大規模プロジェクトの場合、期間が長く、ステークホルダーも多くなるので、トラブルが頻発したり、トラブルが起きても気が付くのが遅れてしまうという事態になってしまうことも考えられます。

プロジェクト開始前に、あらゆるリスクを想定し、その対策まで掲載しておきましょう。
具体的には、下記の項目について記載します。

リスクの具体的な内容
トラブル発生確率と頻度
各リスクへの具体的な対策
重要度

プロジェクト計画書にこの項目がないと、もしトラブルが起きた時にすぐに対応できません。
トラブルに対応したり、事前に防ぐためにも、必ず記載したい項目の一つです。

プロジェクト計画書の作成フロー

プロジェクト計画書に記載すべき項目が理解できたら、実際にプロジェクト計画書を作成していきましょう。
作成は記載項目に沿って、以下の手順で行うとスムーズに行えます。

範囲（スコープ）の定義
人的リソースの見積もり
コストの見積もり
スケジュールの決定
リスクアセスメントの実施

各フェーズごとに詳しく解説します。

範囲（スコープ）の定義

プロジェクトが立ち上がったら、最初にプロジェクト計画書に掲載すべき範囲（スコープ）を定義します。
範囲（スコープ）を明確にしなければ、プロジェクト計画書を作成することができません。
まずはプロジェクトの目的とゴールを明確にしましょう。
そして目的とゴールを達成するために必要となる範囲（スコープ）を定義します。
具体的には、タスクや時間、リソースなどです。

人的リソースの見積もり

範囲（スコープ）が定義されることで、プロジェクトを完遂させるのに必要な作業内容や工数が見えてきます。
どの工程にどれくらいの人員が必要なのか割り出し、どの部分を外注するのかなど、細かいところまで決定して、人的リソースを見積もります。
足りないリソースは調達する必要もでてきますので、適切な見積もりを行いましょう。

コストの見積もり

プロジェクト完遂までに、必要な作業時間や作業量、リソースが決定したら、コストを見積もります。
多くのプロジェクトの場合、最終目標は利益を出すことなので、収支を計算して見積もることが大切です。
コストが確定することで、目標とする売上高もわかりますので、コストは計画書には欠かせないものです。

スケジュールの決定

プロジェクトに着手する時期や全体の工期、マイルストーン、ローンチの日程などを決定します。
まずは大枠をマスタスケジュールとして設定し、詳細なスケジュールはWBSを作成して管理します。

リスクアセスメントの実施

リスクアセスメントとは、予想されるリスクを調査することを意味します。
あまりにリスクが高く、プロジェクトの失敗が考えられる場合は、計画の練り直しや中止が必要になることもあります。

プロジェクトを遂行していくうえで、トラブルが起きることは避けられませんが、予想外のトラブルが起こることは避けなければいけません。
さまざまな視点からリスクアセスメントを行い、トラブルに備えましょう。

大企業でプロジェクト計画書を作るときの注意点

大企業で行われるプロジェクトは大規模で、プロジェクト計画書のページ数も膨大なものになりがちです。
関わる人数も多くなり、必然的に注目度も高くなります。

大企業でプロジェクト計画書を作るときの注意点をまとめたので、参考にしてください。

フォーマットは統一しよう

実際にプロジェクトが動き出したとき、はじめの計画書と齟齬が出てくることがあります。
その場合は修正を行わなければいけませんが、フォーマットがないと、一から作り直さなくてはいけなくなったり、今までとは違うフォーマットでは、受け取る側にも混乱が生じてしまったりすることがあります。

また、大企業で行われる大規模プロジェクトの場合は、多くの人が計画書作成に関わるため、形式を統一しておくことで、担当者や責任者が変更になったときに対処しやすくなります。

図やグラフを使って分かりやすく記載

大企業で行われる大規模なプロジェクトの計画書は、さまざまな立場や分野の人が見ることになります。
関わっている分野外の専門用語を乱用すると、見る人によっては内容が分かりづらく、プロジェクトを円滑に進めることができなくなってしまいます。
図やグラフを使って、視覚的にわかりやすくすることで、齟齬が生まれにくくなり、誰が見ても分かりやすい計画書になります。

情報を共有する

プロジェクトに関わる人が多くなるほど、情報の共有は難しくなります。
プロジェクト計画書が作成出来たら、すみやかにステークホルダー全員に共有できる仕組みを作っておきましょう。
修正や変更があった場合でも同様です。

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誰でもすぐに使えるようになるため、多くの人が関わる、大規模なプロジェクトの管理に向いています。

プロジェクト計画書を作成する際には、プロジェクトを構成する作業を分解し構造化したWBSを作成する必要がありますが、JootoはWBSのテンプレートの代わりに使うことが可能です。
プロジェクトが進み始めたら、Jootoのガントチャートを活用することで、プロジェクトの進捗を図ることもできます。
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