プロジェクトスコープとは？7ステップでプロジェクトを定義する

あなたは「プロジェクトスコープ」という言葉を聞いたことがありますか？
「聞いたことはあるけど、イマイチ意味がわからない」という方も多いのではないでしょうか。

プロジェクトスコープとは何か？
その概要やメリット、プロジェクトスコープマネジメントのプロセスなどについて説明していきます。

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プロジェクトマネジメントにおけるスコープ

スコープ（Scope）は範囲を意味する言葉で、ビジネスでは作業範囲や作業領域を意味します。
プロジェクトマネージメントにおいて、プロジェクトスコープとは、その名の通りプロジェクトの範囲のことを指します。

世界最大のプロジェクトマネジメント協会であるPMIが、プロジェクトマネジメントに関する手法を体系的にまとめた「PMBOK（ピンボック）」によると、プロジェクトマネジメントにおけるスコープは以下のとおりです。

プロダクトスコープ（Product Scope）
プロジェクトスコープ（Project Scope）

スコープを作業と成果物の2つの視点から分けて考えることで、プロジェクトを効率的に進めることができるというわけです。

参照：PMI日本支部

プロジェクト管理の方法論 PMBOKとは

プロダクト・スコープ（Product Scope）

プロダクトとは、製品、商品、制作物、サービスなどのプロジェクトにおける成果物のことを指します。
プロダクトスコープは成果物の機能要件のことです。
ステークホルダーが成果物に何を要求しているのかを明確にして、その妥当性を確認します。

プロジェクト・スコープ（Project Scope）

プロジェクトの成果物を生み出すためにおこなう作業の範囲を表します。
プロダクトスコープに基づき、プロダクト（成果物）を提供するために必要な作業範囲を明確にします。
まずは必ずやるべきことを定義することで、作業の範囲が見えてきます。

スコープが決定したら、スコープ記述書（ステートメント）を作成し、ステークホルダーへ周知しましょう。

プロジェクト管理において、なぜプロジェクトスコープが重要か

プロジェクト管理において、なぜプロジェクトスコープが重要なのでしょうか。

プロジェクトを進める中で、仕様を変更することや、想定外の作業が発生することはよくあります。
またクライアントは、出来上がった成果物を確認して「思っていたものと違った」「想定していた機能がない」と言うことも少なくありません。

このようなクライアントや関係者同士での齟齬を無くすために、プロジェクトスコープを利用します。
プロジェクトの開始前にあらかじめ話し合いをしっかりおこない、プロジェクトや成果物の範囲を定義して共有し、コンセンサスをとっておくことが重要です。

また、プロジェクトスコープは、プロジェクトに関連するすべての要素と、それ以外の要素を明確に分けるものです。
大切なのは「やるべきこと」と「やらないこと」を明確にすることです。

プロジェクトマネージャーは、スコープから、プロジェクトに必要な時間やコスト、リソースなどを割り出します。
スコープが大きくなれば、それだけリソースの確保も必要になります。
しかし、どんなプロジェクトにも予算もあり、期限もあります。
それらの制約をもとにスコープを明確化することで、現実的なプランニングが可能になります。

プロジェクトスコープを定義するメリット

プロジェクトにおいて、スコープを定義することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

プロジェクトスコープを定義することでプロジェクトのライフサイクルをイメージしやすくなり、必要なコストや時間、リソースなどを予測することができるようになります。
また、あらかじめプロジェクトのメンバーに必要なスキルなどもわかるので、事前に人員を確保するために動くこともできます。

他にも以下のようなメリットがあります。

ステークホルダーと共通認識を持てる
スコープ・クリープを防ぐ

詳しく解説します。

ステークホルダーと共通認識を持てる

多くのステークホルダーが関わるプロジェクトでは、各々考えていることや目標としていることが違うことがよくあります。
しかし、プロジェクトを成功させるためには、ステークホルダーと情報共有し、共通認識を持つことは不可欠です。

プロジェクトのスコープを決定する際、重要なステークホルダーから意見を聞き、要件を収集して整理することでプロジェクトスコープを決定していきます。
その際、相手の意見を聞くだけではなく、できる範囲を明確に伝え、意見をすり合わせたうえでスコープを決定することで、ステークホルダーと共通認識を持つことができます。

また、定義されたスコープについては、その後すみやかにステークホルダー全員で共有するようにしましょう。
ステークホルダー全員がスコープを理解することで、目標やゴールも明らかになり、意見を一致させることができます。

ステークホルダーとは？プロジェクト管理に欠かせないステークホルダーマネジメントについて解説

スコープ・クリープを防ぐ

スコープ・クリープとは、成果物がスコープを超えて肥大化することです。
記述書（ステートメント）をしっかり作らずにプロジェクトを進行していくと、いつのまにかスコープが追加され、予想外のタスクが発生してしまうということがありえます。
そうなると納期に遅れが出るほか、品位の低下や予算オーバーなどを招きかねません。

回避するにはスコープを明確に定義し、スコープ記述書（ステートメント）や作業指示書（SOW）として文書化し、早い段階で共有することが大切です。

プロジェクト・スコープ・マネジメントのプロセス

プロジェクトスコープマネージメントはプロジェクト管理の中でも重要な分野の一つです。
PMBOKでは、「プロジェクトおよびプロダクトに関する詳細な記述書を作成するプロセス」と定義されています。
プロジェクト・スコープ・マネジメントをどのように進めていけば良いのかプロセスについて解説します。

プロジェクトの目標を決定する

まずはプロジェクトの目標・ゴールを決定します。
目標が曖昧だと、スコープもハッキリしないため、明確に定義しましょう。
目標が決定したら、プロジェクト憲章などを作成し、クライアントからプロジェクトの承認をもらいます。

プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）とは何か？

要件定義をする

顧客など重要なクライアントからしっかりとヒアリングをおこない、機能要件などを確認しましょう。
クライアントの期待事項を確認・収集し、同意を得て、ステークホルダー全員で共通認識を持つことが大切です。
ここで、曖昧な要件定義をおこなうと、クライアントの要求とは違う形の成果物が出来上がってしまう可能性があります。
また、クライアントの要求すべてを受け入れてしまい、計画通りに進められなくなるといったことも起るかもしれません。
要件定義をおこなう際は、それが実行可能であるのか、妥当性を検証し、無理なことは無理だと伝えることも重要です。
要件定義が確定したら、要件定義書を作成しましょう。

要件定義とは？決定までのプロセスや要件定義書について詳しく解説！

スコープを定義する

作成した要件定義書をもとに、プロダクト・スコープとプロジェクト・スコープを定義します。
それぞれを定義し、クライアント、関係者の合意をとることからプロジェクトはスタートするといっても過言ではありません。
「やるべきこと」そして「やらないこと」をハッキリさせることが大切です。
クライアントの要望をしっかりと反映しつつ、リソースなども加味してスコープを定義します。

実際にスコープを定義するときは、タスクを洗い出すためにWBSを利用すると便利です。WBSを利用すればタスクの抜け漏れを最小限におさえることができるでしょう。

スコープ記述書を作成する

スコープ記述書（ステートメント）とは、決定したスコープについて明記した文書で、プロジェクト計画書に含まれることもあれば、独立した文書として作成されることもあります。
スコープ記述書（ステートメント）は、プロジェクトにおけるさまざまな意思決定の基準となる重要性の高い文書です。

記述書には、前提条件や制約条件、成果物の機能要件などが記載されます。
どんな作業がスコープに含まれるのかも詳細に記載します。
そして記載されていない作業はすべてスコープ・クリープとなります。
スコープ記述書（ステートメント）の記載が曖昧だったりわかりにくかったりするとトラブルの元になるため、わかりやすく明確に記載することが大切です。

プロジェクト計画書とは？記載するべき内容や作成手順を解説！

WBS（作業分解構成図）を作成する

スコープ記述書（ステートメント）によって作業の範囲が明確になったら、WBS（作業分解構成図）を作成します。
WBSでは、プロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法です。
分割してできた作業の最小単位を「ワークパッケージ」と呼び、組み合わせることでスケジュールを構築していきます。
WBSはスコープマネジメントにも不可欠です。

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スコープを継続的に管理する

スコープは一度定義したらそれで終わりではありません。
想定外のトラブルなどでスコープを変更しなければならないこともあります。
最新情報を入手し、スコープが妥当なのかどうか常に検証していく必要があります。

実施しているプロジェクトスコープが当初の計画からずれてしまっている場合、正常な方向へとプロジェクトを是正する必要があります。

また、成果物がプロダクトスコープに沿ったものでない場合はそのまま納品するわけにはいきません。
修正や作り直しが発生します。
場合によってはスコープ記述書（ステートメント）の改定をおこなう必要も出てくるかもしれません。

プロジェクトマネージャーは、常に進捗や成果物の品質に目を光らせなければいけません。
状況に応じてスコープを変更し続けていくのがプロジェクトマネージャーの重要な仕事です。
早い段階で、プロジェクトがスコープから外れていることに気が付けば、それだけ早く対応することができます。
トラブルがなくても、定期的にスコープを見直す時間を作るようにしましょう。
常に最新情報が入手できるような仕組みが必要になります。

プロジェクト管理ツールを活用する

スコープを継続的に管理するには、プロジェクト管理ツールを活用するのがおすすめです。
スコープマネジメントには、リアルタイムでプロジェクトの状況を把握する必要があります。
プロジェクト管理ツールを使用することで、進捗状況を確認できるほか、チーム内のコミュニケーションも活性化されます。

スコープ・マネジメントにはJootoを活用しよう

Jootoはシンプルで使いやすいタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスクの状況が一目でわかるかんばん方式を採用しており、基本操作はドラッグ＆ドロップだけと簡単で、操作方法について学ぶ必要がなく、誰でもすぐに使いこなせるようになります。
Jootoには、スコープマネジメントをおこなううえで役立つ機能が多数備わっています！

まずはスコープ記述書（ステートメント）やWBSをもとにタスクを入力していきます。
タスクには期限や担当者を登録することができるので、わかっている情報はすべて登録しておきましょう。
タスクを入力していくと、ガントチャートが自動で作成されます。
チームのメンバーが個々で作業をしていると、相手が何をしているのかわからず、スコープ・クリープが発生したとしても、すぐに気が付かず、誰か一人がその対応に追われてしまうということも起りかねません。

スコープになにか変更があったときなども、すぐに情報を共有できます。
進捗の最新情報がすぐにわかるので、スコープの監視とコントロールに役立ちます。

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大企業でおこなう大規模なプロジェクトでは、カバーしなくてはいけない人数も多くなりますが、大企業向け「タスクDXプラン」なら、すべてのメンバーをカバーできます。
ステークホルダーの多い、大規模で複雑なプロジェクトの場合でも、Jootoならプロジェクト全体を可視化し、把握することが可能になります。

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チームで仕事をしていると、それぞれ分担して作業をおこなっているため、必要な情報はそれぞれ違います。
欲しい情報がどこにあるのかわからずに、たくさんの人に問い合わせて時間を無駄にしてしまうことも。
Jootoでは、タスクごとに資料などのファイルを添付することができるほか、タスクにコメントを残すことでチャットのように使用することができます。
必要な情報を求めてビジネスチャットツールをさかのぼって確認するという無駄な時間はもう発生しません。
Jootoへ情報を一元管理することで、Jootoにアクセスすれば、必要な情報を必要なときに入手することができるようになり、コミュニケーションコストを大幅にカットできます。

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