タスク管理で残業時間の削減や売上アップに繋がった理由

PR TIMESが運営する、タスク・プロジェクト管理ツールJooto（ジョートー）。シンプルなインターフェイスで直感的に操作できるJootoは、ホワイトボードに付箋やメモを貼っていくような感覚で、誰でも簡単にプロジェクト管理をすることができます。

Jootoの利用者数は2023年5月現在40万人に到達し、有料プランを導入する企業は1,900社を超えました。歴史ある企業から、成長が目覚ましい新興企業まで、さまざまな業種の企業に活用されています。

Jootoの利用を通じて「タスク管理や進捗共有の重要性を再認識できた」という声も多くいただきました。さらに、それらがスムーズに進められたことで

今まで必要だった業務が省略できた
生産性が上がり、成績アップや制作時間の確保に繋がった

という嬉しい報告も。今回は、Jooto導入後に業務効率化や生産性向上などの成果を感じたというお客様の事例を、具体的な活用方法と共に紹介していきます。

会議20時間、残業60時間を削減。書面のやりとりが省略できたケースも

タイムリーな進捗確認で毎朝1時間の定例会をカット。会議の質も向上

グループ全体で社員数5,000名を超える遠州鉄道株式会社様は、静岡県浜松市を誇る大企業です。そんな遠州鉄道株式会社様では、自社のプロモーションやマーケティング支援を行う営業推進課でJootoを利用。メインの活用方法は、進行段階ごとにボードを作り、完了次第タスクを移動させていくという使い方。導入後は、毎朝1時間かけていた進行確認とスケジュール共有の定例会が削減でき、月20時間の業務時間が創出できたそう。

また、企業のブランディングを支えるデザインファームの株式会社DIANT様からは、「Jootoで業務全体の進捗を確認してからミーティングに参加するため、より具体的な話し合いをできるようになったと感じています」という、会議の質が向上したという声も上がっています。

フォロー体制が整い全社員の勤務時間が安定。残業時間も減少

会議だけでなく、残業時間を削減できたという事例も。防災に関する事業を行う株式会社ワンテーブル様では、作業進捗や納期を可視化したことによって互いにフォローできる体制が整い、特定の人に作業が偏ることがなくなったそう。結果、月の残業時間が約60時間削減できたのだとか。

書面での事務フローをJootoにシフト。資料を探す手間も省略できた

また、書面による事務フローを削減できた企業も。消防設備資材の卸や、消防用設備の点検・工事を行う株式会社プロサス様は、それまで書面で行なっていた見積もり、入金、電話注文・納期の管理をJootoにシフト。結果、「お客さまから問い合わせがあった際は発注書を探さなくてもJootoを見ればすぐに答えられる環境を整えました」という変化があったそう。画像やPDFも添付できるので必要な情報にすぐアクセスできるのもポイントです。

売り上げアップ、制作時間短縮に。工程を分解することがカギ

コミュニケーションが効率化し、売上アップに繋がった

タスク管理ツールで残業時間を削減する方法3 — 「チェックリストを保存できるおかげで、対応が同じ案件についてはパターン化できる」との意見も

中には効率的にタスク管理ができたことで、ツールの売上が大幅アップした企業もあります。住宅業界向けの広告事業と、クラウド予約受付・管理システム「KengakuCloud」を運営する株式会社ビズ・クリエイション様では、企業ごとにページを作り、打ち合わせから納品までの工程リストを作成。「クライアントからの要望や依頼をテキストで分かりやすく伝える力が高くなったため、作業の進め方がより構造的になったと感じています」と話します。コミュニケーションが効率的になったことも手伝い、売り上げが30倍以上伸びた月も出てきたのだとか。