会議の時間が導入以前の約3分の1に!
複数地域で事業を進める会社のJooto活用法

抱えていた課題

社員が増えて一人ひとりの状況を細かく把握できなくなった。

業務量が増加し、タスクのやり漏れや社員間での業務範囲に偏りが出た。

管理職の負担が増えて、効率良く業務を遂行できなくなっていた。

解決したこと

各拠点の状況の把握がスムーズになった。

Jooto上で疑問を解決できるようになった。

現場に業務を任せる機会が増えて管理職の負担が軽減した。

宮城県多賀城市に拠点を置く「株式会社ワンテーブル」。東日本大震災でさまざまな問題が浮き彫りになったことをきっかけに、「防災」に関する事業を行なっている。主な事業としては「防災ソリューション事業」と「官民共創プラットフォーム事業」の2つ。今回、お話を伺った橘宏直(たちばな・ひろなお)さんは、同社プラットフォーム事業部で取締役及び部長を担っている。

Jooto導入前、同社では特にタスク管理ツールを利用していなかった。しかし、プロジェクトで関わる地域・自治体の拡大や社員数の増加により、業務管理に課題を抱え始めたことからJootoの導入に至ったという。

Jootoを導入してから同社の業務管理にどのような変化が起きたのか。橘さんに聞いた。

震災の経験で得た気づきを糧に「防災」視点から地域と関わる

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社は、「防災」をテーマに事業を展開している会社です。会社の所在地である宮城県は、東日本大震災の時に大きな被害を受けました。その際、備蓄食料があっても水がなくて食べられない、非常用電源が未点検であった、地域のコミュニティが疲弊していたなど、多くの問題が浮き彫りになりました。

東日本大震災の経験から、命を豊かにするための事業や産業を産み、創造的な地域づくりを実現すべく「株式会社ワンテーブル」を立ち上げました。現在は、防災食の開発・製造を担う「防災ソリューション事業」と、地域の自治体と協働してプロジェクトを進める「官民共創プラットフォーム事業」の二軸で事業を展開しています。

― 具体的には、どのような事業を行なっているのでしょうか?

「防災ソリューション事業」では、備蓄用ゼリー飲料「LIFESTOCK」を取り扱っています。震災時、水が不足する状況で、水を使う防災食料を食べることができなかった地域があると聞きました。ゼリー飲料であれば、水なくてもそのまま口にすることができます。また、常温かつ製造時より5年間保存可能なので、冷蔵庫を圧迫する心配もありません。

「官民共創プラットフォーム事業」では、「防災力向上のための人と人との繋がり作り」を目標に「官民連携によるまちづくり」を推進しています。例えば、宮城県亘理町では、文化事業「WATARI TRIPLE ©️ PROJECT」を立ち上げました。このプロジェクトでは、震災により空白地となった亘理町の沿岸部に拠点を造り、スポーツや芸術を通じて新たな文化を生み出す活動をしています。他にも、福島県や岡山県など日本各地でプロジェクトを進めています。

― Jootoを活用している部署についてお聞かせください。

Jootoを利用しているのは、「プラットフォーム事業部」です。本事業部では、自治体の課題や目標に合わせた強みを持つ企業と協働し、まちづくりを推進しています。2022年8月現在、宮城県や福島県をはじめ7つの地域・自治体とプロジェクトを進めています。本事業部の業務に関わる人は、社員20名及び提携する個人事業主30名の計50名です。

事業拡大による業務効率化を図るためタスク管理ツールを導入

ワンテーブル橘様

― Jooto導入のきっかけについてお聞かせください。

業務量と細かいタスクが増えてきたことから、既存のクラウドサービスだけでは業務を管理しきれないと考えてタスク管理ツールを探していました。ただし、当時は新入社員が多く、プロジェクトが進行中の拠点が各々離れている状況。このため、「タスク管理ツールを導入したものの、定着できない可能性もあるのではないか」との不安もあり、どうすれば良いかを決めかねている状態でした。このような状況の中、偶然、大学時代の友人がJootoの業務を担当していると知り、相談したのがきっかけです。

― 導入前のタスク管理について、どのような状況でしたか?

事業部を立ち上げた時は、関わる地域は1つ、社員も5名と部署が小規模かつ皆が同じ空間に顔を合わせることができていました。このため、専用のタスク管理ツールを使わなくても問題なく業務を進められていました。

しかし、プロジェクトを進める地域が急拡大し、社員も20名に増えたことから、それまでのようにはいかなくなりました。

一人ひとりの状況を細かく把握できなくなり、タスクのやり漏れや社員間での業務範囲に偏りが出てしまう事態に陥ったのです。

それでも管理職がフォローする、社員と話す時間を増やすなどしてその場その場で解決はしていましたが、効率が良いとは言えない状況でした。

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

はい。導入前の課題が改善し、業務効率が上がりました。

また、Jootoを用いて定例ミーティングを実施することで、会議の時間も3分の1程度は短くなりました。

会議の場で解決できる課題も増えて、翌日以降に延々と持ち越すことも減りました。

Jooto上で、他のメンバーが作成した資料やノウハウを見やすくなった点も大きな変化です。分からない点をその都度聞くなどの手間もなくなり、結果として定時退社できる社員が増えました。

管理者側である自分としては、「どの地域がどの状態なのか」をすぐに把握できる点がうれしいです。

各地域にマネージャー職を配置して権限を渡し、私はJooto上で状況を確認をしています。必要があれば指示を出しますが、基本的には現場に任せています。社員は即決できる範囲が増えたことから、今までよりも仕事にやりがいを感じてくれていると思います。

指摘内容が明確になり部下へのフィードバックがより効果的に

ワンテーブル橘様

― 「プラットフォーム事業部」では、どのようにJootoを活用していますか?

全ての業務を管理するツールとして活用しています。本事業部では、7つの地域におけるプロジェクトを20名の社員で進めるため、「いつ、誰が、誰に、何を、いつまでに、どこまでするのか」を常に整理する必要があります。提携している個人事業主ともJootoを通じて全ての情報を共有し、変更があれば、すぐに最新の情報にアップデートしています。

地域ごとに使用法が若干異なるものの、全拠点でJootoを中心に業務を管理しています。部門ごとの定例ミーティングもJootoを開きながら進行します。前回の意思決定事項がどのような状況かを確認し、改善があればその場でJootoに記入。他の地域でも活用できるように、完成した資料や成功事例をJooto上にアップロードし、社内のノウハウ化を進行しています。

― 便利だなと思うJootoの機能やいいと思う面は?

とにかく、操作が簡単である点です。タスクに必要な担当者とスケジュールを入力するだけでガントチャートを作成できるのも魅力的です。

また、Jootoの導入前は上司から部下への助言が「個人への指摘」に聞こえがちになり、自信やモチベーションを下げてしまうこともありました。今では、Jootoで画面を見ながら「ここが抜けている」「やり方が異なる」などとフィードバックを実施しています。

「できていない点」を明確にすることで、「人格」が問題ではなく「タスクをどう進めるのか」の会話ができるため、社員の自信やモチベーションを下げずにマネジメントをできるようになりました。

「導入支援プログラム」で社内に定着できると確信した

ワンテーブル橘様

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

Jootoの「導入支援プログラム」です。企業に合わせた使用方法を提案し、社員へ定着するまでJootoの担当者が毎週定例ミーティングを実施してくれるのはありがたかったです。

このプログラムがあれば、導入時に課題が起きても社内に定着させることができると確信。Jootoを社員へ「定着」させて自社の業務を「見える化」し、「リアルタイムでアップデート」できるイメージが見えました。

― 従業員の方からは、どのような反応がありましたか?

Jootoを開きながら定例ミーティングをすると業務を進めやすい、どこで業務が止まっているかが分かるため早急に課題を解決できるようになったと聞いています。

― 今後の展望についてお聞かせください。

正直なことを言うと、地域や各社員でJootoの利用状況にばらつきがあるため、全社的に満遍なく定着させたいです。

同時に、マネージャーのみのミーティングで各地域における活用法を共有し、お互いの良い点を取り入れ、より使いやすい方法・ノウハウを蓄積していこうと思います。

弊社の本社は宮城県にあります。少しずつ活動地域を拡げてはいますが、もっと多くの会社や地域の人に元気を与えていく存在でありたいです。最終的には、「社員が新たな事業や新たな会社を作れるほど成長でき、自信ができる」会社・組織を目指しています。

個人的には常に業務を「見える化」することで、課題解決や業務推進について社員が試行錯誤する時間を増やせると考えています。会社としては、自治体や企業の課題に触れ、自ら考え、挑戦できる文化を造るのが目標です。目標達成のためにも、今後も引き続きJootoを活用していきます。

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