タスク管理の効率化で提供するツールの売上が大幅アップ、社内のフォロー体制も強化

抱えていた課題

受注案件の増加により記憶に頼った案件管理に限界を感じていた。

「誰がどのような案件を抱えているのかわからない」状態に不安があった。

解決したこと

効率的に案件を管理できるようになった。

メンバー間による「助け合い」の意識が生まれ、互いにフォローし合えるようになった。

「株式会社ビズ・クリエイション」は、平成20年に岡山県岡山市を拠点とした住宅業界専門の広告代理店として創業。現在は住宅業界向けの広告事業と、その知見を活かして自社開発したクラウド予約受付・管理システム「KengakuCloud」を運営している。

同社代表取締役の初谷昌彦(はつや・まさひこ)さんによると、コロナ禍をきっかけに予約管理とオンラインサービスを重要視するクライアントが増え、直近1年間で「KengakuCloud」を導入する企業が増えたのだという。導入企業の増加とともにクラウドツールによる案件管理の必要性を感じ、「Jooto」の導入に至ったのだそうだ。

Jootoを導入した結果、同社ではどのような変化が起きたのか。活用方法や今後の展望も併せて初谷さんに伺った。

広告事業と予約受付・管理システム事業の2つを軸に住宅業界に貢献

「KengakuCloud」のイメージ図
「KengakuCloud」のイメージ図

― 御社の事業内容について教えてください。

広告事業部と「KengakuCloud」事業部の2つを軸に展開しています。

広告事業部では、住宅業界における集客支援の目的でクライアントのホームページやWeb広告、パンフレットなどを制作します。クライアントは岡山地域の工務店がメインですが、近年は県外のクライアントからの仕事も多数受注しています。

「KengakuCloud」事業部では、2017年にリリースしたクラウド予約受付・管理システム「KengakuCloud」を運営しています。同システムは、スムーズな予約受付や顧客の管理、メール配信等、集客関連業務を一括管理できるツールです。全国で約600社に導入されています。

― どのような企業とお取引されているのでしょうか。

広告事業でのお取引先は岡山地域の工務店が大半ですが、「KengakuCloud」については全国の工務店に導入いただいており、企業規模や年間供給棟数が5棟程度の零細企業から、約100棟を供給する規模の大きい工務店まで幅広く導入していただいています。近年はエンタープライズ利用も増えてきています。

― 社内における初谷様の役割について教えてください。

代表取締役ですが、属性としては企画営業です。「KengakuCloud」の立ち上げの際は、プロジェクトマネージャーも担いました。現在は、顧客管理やセールス業務にも携わっています。「KengakuCloud」を導入しているクライアント向けのセミナーにも登壇しています。

「Chatwork」との連携機能で通知を受け取り、案件管理を効率化

― Jootoを導入した背景についてお聞かせください。

Jootoを導入する前も他社のタスク管理ツールを利用していましたが、定着しませんでした。このため、案件におけるメンバーとのやり取りは「Chatwork」、ファイル管理は「Dropbox」を使っていました。しかし、案件数が増えてくると「Chatwork」と「Dropbox」だけで管理するのが難しくなってきました。そこで再度タスク管理ツールの導入を検討することになり、Jootoが候補に挙がりました。

― 導入の決め手は何でしょうか?

「Chatwork」と連携している点です。先にも述べましたが、弊社ではコミュニケーションツールとして「Chatwork」を利用しています。このため、メンバーがコメントや案件を書き込んだら「Chatwork」に通知を送ることができるタスク管理ツールを求めていました。

どのツールを導入しようか検討する中で、当時の開発メンバーがJootoを見つけてくれました。試しに自分とその開発メンバーの2人で使い始めたら、非常に使いやすいと感じました。「これなら案件も管理しやすそうだ」と確信し、昨年、全社に導入することを決めました。

― Jootoを導入する前は、案件管理においてどのような課題を抱えていましたか?

大きく2点あります。1点目は、メンバーが抱えている案件の詳細を把握できていなかったこと。2点目は、「Chatwork」によるコミュニケーションにおいて、必要なコメントが流れてしまうことです。このため、タスク漏れや必要な情報を忘れてしまうなどのミスが出やすくなっていました。ミスを未然に防ごうとミーティングをしていましたが、その分、時間的にコストもかかっていました。

しかし、ミーティングをしても1週間あれば状況は変わります。現場も「このままではまずい」と危機感を感じたことから、Jootoに必要な情報の全てを書き込んで案件管理を一元化しようという流れが生まれました。

タスク管理に対する意識が高まり業務上で互いに助け合う姿勢が生まれた

― 御社におけるJootoの利用状況についてお聞かせください。

まず、問い合わせを受けたら企業ごとにカンバンを作ります。その後、打ち合わせやデザイン確認中、納品など工程ごとにリストを作ってあるので、進捗状況に合わせて該当のリストへ移動します。

工程を進めるうえでの基本手順はチェックリストにまとめています。デザインに関する要望や指示などクライアントとのやり取りは、コメント欄に残しています。

― Jooto導入後、変化したことは何でしょうか?

社内におけるタスク管理に対する意識が高まりました。

特に、広告事業部のメンバーは顕著ですね。Jooto導入当初は「KengakuCloud」事業部でメインに使用していましたが、導入後、しばらくしてから広告事業部のメンバーからJootoについて相談を受けました。

これまでの広告事業部がしてきた作業は、頭の中で記憶できる量とバリエーションのものが大半でした。しかし、案件数が増加するにつれ、記憶だけでは厳しくなってきたようです。このため、自分たちから積極的にタスク管理をしようという動きが出てきました。

  

広告事業部については1人で案件を回し切れるものもありますが、大きな企画になると複数人で分業する必要がでてくることもあります。1人では対応しきれない中で、お互いに助け合うことをしていかないと、多くの仕事をレベル高く運用することはできません。このため、これまでは各々の頭の中で処理していたことを、Jootoを通じてチーム内に「見える化」する方向にしつつあるようです。

― 「KengakuCloud」事業部では、何か変化はありましたか?

売上が上がりました。昨年との比較では、月によっては売上が約30倍まで伸びました。売上を伸ばせた状況において、Jootoの役割は大きいと考えています。

売上が伸びた要因はさまざまですが、その一つはタスク管理やコミュニケーションをオンライン上で行うことで、コミュニケーションが効率的になったためだと思います。Jootoを通じてクライアントからの要望や依頼をテキストで分かりやすく伝える力が高くなったため、作業の進め方がより構造的になったと感じています。

「KengakuCloud」の存在を全国の住宅関連企業に広めたい

― Jootoの良い点は何だと思いますか?

まず機能がシンプルな点です。

新しいツールを導入する際は皆に使い方の説明をしなくてはなりませんが、Jootoについては何度もレクチャーをせずに済みました。1度だけ説明して、あとは他のカードを見てもらえば良い形にすれば問題なく運用できる点は便利ですね。

次にチェックリスト機能です。

チェックリストを保存できるおかげで、対応が同じ案件についてはパターン化できるので、毎回新たに書き込まなくても済むのは助かります。

チェックリストの活用イメージ
チェックリストの活用イメージ

あとは、ファイル管理にも利用できるところです。

弊社では申込書関連はファイルストレージにアップするのですが、それ以外の関連書類は基本的にJootoにアップしています。Jooto自体に容量があるので、ファイル管理にも活用できると考えています。

― 今後の展望についてお聞かせください。

「KengakuCloud」を全国の工務店に拡げることが目標です。今までは新築物件を扱う企業の利用が多かったのですが、最近はリフォーム会社や不動産会社からも問い合わせをもらう機会が増えました。住宅建築や売買を扱う企業にまで「KengakuCloud」の存在が広まれば良いなと思います。

また、弊社は広告事業部があるのが強みなので、「KengakuCloud」を利用している企業の集客支援もしていきたいですね。

― 今後、Jootoをどのように活用していきたいですか。

  

受注案件が増えてきたことで、Jootoで管理するタスクも増えてきました。このため、どこかのタイミングで分割・整理をしていかないといけないと考えています。分割・整理をするためには、リストとプロジェクト間の移動を円滑にできる仕組みにし、各クライアントのタスクが他の案件にも良い効果を与えられるようにできるのが理想です。

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