「攻め」の広報チームへ—Jootoで実現したマネジメントやコミュニケーションの変化

抱えていた課題

業務が属人化し、他者が何を行っているか見えなかった

チームの人数が増えてマネジメントの難易度が高まった

解決したこと

業務内容が可視化され、他部署への情報共有もスムーズに

メンバーの業務を可視化し、業務量を適切に把握したマネジメントが可能に

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションに掲げ、2007年に創業したSansan株式会社。法人向け名刺管理サービス「Sansan」と名刺アプリ「Eight」を展開することでも知られる。

同社は、創業以来、国内気鋭のベンチャー企業として多方面のメディアからの注目を浴びてきたが、その裏には数年で組織として変革を遂げた広報チームの存在があった。

同社のPRチームを率いるブランドコミュニケーション部副部長 PRマネジャーの小池亮介(こいけ・りょうすけ)さんに、チーム変革の裏側や、チームでの仕事にJootoがどのように寄与したかなど、お話を伺った。

— まずは、現在のお仕事の内容を教えていただけますか?

小池亮介(以下、小池):現在、Sansanの広報・PR業務を一手に担うチームのマネジメントをしています。現在は6名のメンバーがおり、そのうち4名がメディア対応をしています。各人の役割が「コーポレート」、「Sansan」、「Eight」、「エンジニア採用」の広報とそれぞれ異なっており、皆が様々な方向に自走しているような組織を担っています。

Sansan株式会社 小池亮介さん
Sansan株式会社 小池亮介さん

実は私が入社する2017年までは、創業期から広報を作り上げてきた2名のメンバーで広報・マーケティングを行っていました。会社自体も新たなフェーズに突入しつつある頃に私が入社して、新たな体制を作ったという背景があります。

— 新しい体制ではどのようなチームを目指されたのでしょうか?

小池:メディアの方からのお問合わせを待つだけでない、こちらから仕掛ける「攻め」の広報を目指しました。

私はPRの意義を「自社の情報を発信し、その情報によって人を動かす」ことにあると考えています。記事の露出数を目指すだけでは、どうしてもPRチームという存在は「メディア対応をする部署」や「プレスリリース作成屋さん」と思われがちです。

私たちのチームでは、Sansanのコミュニケーションにまつわる全て、例えばメルマガの文言作成やレビューの返答の仕方など、なんでも社内のメンバーから気軽に相談してもらえる立ち位置でありたいと思い、そのようなチーム作りを行って来ました。

急増する案件数。
管理の難しさを感じ、Jootoを導入

— 「攻め」の広報へ転じるプロセスでは、業務量も大幅に増加したのではないでしょうか。

小池:そうなんです。現在では以前と比較して数倍の案件量になっています。実は元々別のタスク管理ツールで案件や業務を管理していたのですが、それはプロジェクトが縦一行にズラリと並ぶTODO管理表のようなツールでした。

案件数が増えてきたのは嬉しい反面、ツールをスクロールして目的のものを探すのがとても大変で…。初めの頃はメンバーや、業務量が非常に少なかったのでなんとか使えているという状態でした。案件数が増えてきたタイミングで、これ以上の管理は難しいと判断し、Jootoを使用し始めました

案件数が倍々に増えてきた現在でも、Jootoはプロジェクトの一覧性があるので、常にマルチタスクで動いているメンバーはとても助かっています。マネジメントをしている私の立場としても、全体を見渡せる設計はありがたいです。

— Jootoの具体的な活用方法も教えていただけますか?

小池:主に一つのプロジェクトに、すべてのタスクを入れ、網羅的にタスクを把握しています。

「プロダクト・役割別」、「取材ステータス別」ボードのイメージ
「プロダクト・役割別」のボードのイメージ

各ボードは、「コーポレートPR」「サービスPR」「採用広報」「グローバルPR」といったように、担当領域で分かれています。こうすることにより、一目で現在それぞれの担当がどのくらいの業務量を抱えているのかが解るようになりました。

逆に、これらを共有しておくことで、もし仕込み中の案件が少ないのであれば企画に動かなければならない、といった行動のバロメーターにもなります。

「あれはどこ?」が無くなった。
チームのコミュニケーションがなめらかに変化

— Jootoを導入されて変化した点はありますか?

小池:弊社の案件は担当業務が多岐に渡るので、これまでは皆、自分の担当しているもの以外の進捗が分かっておらず、再度状況を整理するのに時間がかかってしまっていました。Jooto導入後は、そのような事態がなくなったことを感じています。

また、当社はすべてのコミュニケーションを社内SNSで行っているのですが、やりとりのスピードは早くても情報が流れてしまいがちです。

「あの話、どのスレッドでやり取りしていたっけ?」と記憶を辿るのも一苦労で、その非効率を解消するために、大切なやりとりをJootoにリンクで貼っておくようにしています。

そうすることで、スムーズに状況にキャッチアップできるようになり、コミュニケーションが非常になめらかになりました。担当メンバーがお休みという場合もスムーズに業務を進めることが出来ています。他にも、企画書やメモを残しているメンバーもいたり、様々な使い方が出来ています。

また、我々と連携することの多いIRチームと、一緒に動いていただいているPR代理店にもボードをシェアしています。 ここまで案件が多いと、関係者に案件を全て共有するのは非常に難易度が高いので、我々の動きをざっくりと把握してもらうためにもJootoを見てもらっているんです。

メンバーの状況が可視化され、
マネジメントにも変化があった

— チーム運営や、マネジメントにはどのように活用されていますか?

小池:Jootoを活用して、週1の定例ミーティングを行っています。一緒にボードを確認しながら、メンバーがどんなタスクを抱えているのか整理しています。

冒頭にもお伝えしましたが、ブランドコミュニケーション部PRグループは全社を横串に刺して動いており、全員が持っているボールがバラバラです。そうした状況では、他者からは視認できない大きな工数が水面下で発生していることも少なくありません。

そんな時に、抱えているタスクが多いメンバーに仕事を振ってしまうと結果、全体の動きも遅くなり、みんなが不幸になる。メンバーの状況を正しく把握して、自走する組織でありながら、ときにチームで連携するようなマネジメントができることも、一つJootoのおかげだと考えています。

— ありがとうございます。最後に、小池さんの今後目指すチーム像や思いを教えていただけますか。

小池:2017年の新体制結成当時からすると、私たちの中にも“チームらしさ”が生まれたと思っています。会社のフェーズが大きく変わり、PRの案件数やチームメンバーも増え、「攻め」の広報活動ができるようになってきました。

現在は、PR活動のスコアリングなど、チームとしての活動をさらに促進するような取り組みも始められています。

こうして「攻め」の活動をしていくためにも、Jootoのようなプロダクトをうまく活用しながら、コミュニケーションのプロとしてチーム力を高めていきたいと考えています。ツールを使うことを目的化することなく、常にメンバーが120%の力を発揮しながら、当社の情報発信に尽力できるよう、私自身もチームの環境づくりに注力していきたいです。

取材・編集:田代 くるみ@Qurumu 撮影:川島 彩水

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