複数部門を横断しつつ、しっかり細かい状況も把握したかった
自分の要望を満たすタスク管理ツールは、Jootoだけだった

グループウェアの議事録機能で
タスクを管理していたら、
ヌケモレ発生＆管理工数が膨大に

— 事業内容を教えてください。

家庭環境の格差によって、権利が保障されない子どもをゼロにすることを目的に活動しているNPO法人です。活動内容は、子どもたちへの直接支援と社会への啓蒙の2軸がメインです。現在は「学習支援事業」「子どもの権利保障推進事業」「啓蒙活動事業」の3つの事業をフルタイムメンバー10名中心に推進しています。

育児中でリモートワーク勤務の方も多く、必ずしも全員がオフィスで顔を合わせながら仕事をしているわけではないので、ITツールを駆使してコミュニケーションを補完しています。

私はNPO法人代表として、全部門の統括とメンバーのマネジメントを行っています。

— Jooto導入前、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

これまではグループウェアの議事録ベースでタスク管理をしていたのですが、どうしてもヌケモレが出てしまって。議事録だと、ミーティングで上がったタスク以外は記載できないですよね。普段の会話やメールのやり取りのなかで「あれやった方がいいよね」という流れでタスクが発生することが多いのですが、期限や担当者もつけず、ふわっと流れてしまうことが多かったんです。

あとは、メンバーが増えるにつれ管理工数がかかるようになってきたので、どうにか効率化できないかと悩んでいました。複数プロジェクトを同時並行していますし、1人で2～3個のプロジェクトを兼任している場合が多いので、誰がどのプロジェクトのどのようなタスクを担当しているのかが把握しづらいと管理が大変で。

グループウェアだと実施したミーティング単位でしかタスク管理ができないのですが、プロジェクトやマイルストーン単位でタスクを確認したかったんですよね。なので、別途Excelでガントチャートを作成して管理していたのですが、やはり手間がかかる。

すべて統合管理してタスク管理の手間を減らせるツールがないかとずっと探していました。

あらゆるタスク管理ツールを見たが、
条件を満たすのはJootoだけだった

— 他にも様々なタスク管理ツールがある中で、Jooto導入の決め手になったのはどのようなところだったのでしょうか。

新たにタスク管理ツールを導入するなら、絶対に譲れないポイントが3つありました。

1. ガントチャートがセットになっており、タスクの進む順番が簡単に把握できる
2. メンバーごとに閲覧権限制限をかけられる
3. 終わったタスクをアーカイブできる

それらをすべて満たすのがJootoだけだったんです。

Jootoはとても直感的で簡単に使える一方で、プロジェクトごとのタスクを1つ1つ細かく管理できる仕様にもなっています。メンバーにとっては使いやすいし、管理者としてしっかり管理したいという要求にも応えてくれる、非常に利便性の高いツールだと思います。

— 実際、どのように導入されたのでしょうか。

最初は管理者2名だけで1ヶ月ほど使ってみたんです。

実際に自分で使って、これなら誰でも使いこなせるだろうし、運用にのせられそうだと感じました。最初の1ヶ月でボードの使い方や記載ルールなど、Jooto上での運用ルールを整理。現在はフルタイムメンバー10名で利用しています。

— 導入後、現場からどのような声が上がっているでしょうか。

タスクのごまかしがきかなくなったので、ちゃんとやらなければという意識が芽生えてきています。ITリテラシーの高くない方もいるのですが、そのような方たちでもマニュアルなしで問題なく使えています。

— リモートワーク勤務の方が多くても問題なく使えているんですね。

そうですね。ルール設計さえしっかりすれば問題ないと思います。Jooto用に新設したルールもありますが、そこさえ覚えてもらえれば大丈夫かなと。ルールは忘れることがあっても、ツール自体はわかりやすいので業務に大きな支障が出るということはほとんどありません。

— 導入して良かったと感じている点を教えてください。

まず、これまで抱えていた課題をほぼ解決できたのが良かったですね。タスクの詳細を管理するプロジェクトボードと、タスクのスケジュールを管理するガントチャートが連携しているので、タスクの状況がすぐに把握できますし、プロジェクトを横断した管理も簡単です。

当社の場合、部門間の異動もあるのですが、タスクのアーカイブ機能のおかげで過去にどのようなことをやってきたのかがすぐに確認できるため、引き継ぎの手間も削減できています。

あと、個人的にはスマホアプリで自分の全部門タスクを一覧で確認できるのはとても便利だなと感じています。

Jootoは細かい状況把握に最適。
複数部門を管理する方にも◎

— 今後、Jootoに期待することを教えてください。

細かいのですが、スマホでもPCのように全部門タスクを横断して見れるようになったらいいですね。あとは、メンバーのアイコン表示、デフォルトで名前が表示されるようになればいいなと。プロフィール写真を設定しないと、すべて同じアイコンになってしまって見づらいんですよね。メンバーの中には自分の写真を設定するのに抵抗がある方も多いので。

費用との兼ね合いもありますが、現在のフルタイムメンバーでしっかり運用できるようになったら、ゆくゆくはアルバイトや業務委託の方にも拡大していきたいと考えています。毎週のコラムを担当していただいているライターさんが10名ぐらいいるので、そちらの進行管理もJootoを使えばスムーズになりそうだなと。

— Jooto利用に向いていそうなのはどんな方だと思いますか。

私のように、新しいスタッフが増え、細かい状況も把握できるようにしたい方には最適だと思います。また、何部門もまたいで管理されているマネージャーさんにとっては大変便利だと思います。

NPO法人の場合、基本的に人が少ないので一人でいくつもの役割を兼任している方が多いので、NPOとの相性も悪くないと思いますよ。