「紙」に頼る業務管理からの脱却に向けて
創業40年を超える「レガシー企業」の挑戦とは

東京都新宿区に本社を置く「株式会社プロサス」は、1975年に創業。2023年には48期目を迎える企業だ。主な事業は「消防法関連事業」で、消火器や火災報知器など消防設備資材の卸や消防用設備の点検・工事を行っている。「安心・安全」の確保に欠かせない「消防設備」を適切に維持管理できるよう、「消防設備のプロフェッショナル」として日々奮闘している。

同社では、見積書や発注書などを「紙」で管理している。しかし、顧客とのやり取りを含めて各担当者が属人的に管理していたことから、問い合わせが来た時に答えられる担当者がいない、書類が行方不明になるなどのトラブルが起きていた。

今回、記事に登場する株式会社プロサス事業本部長前田剛（まえだ・つよし）様は、先に挙げたトラブルに対して「どうにかして改善したい」との思いを抱えていた。同社の業務改革において、前田様が実行したこととは。Jooto導入の経緯や利用状況を含めて詳しく伺った。

「消防設備のプロフェッショナル」として
暮らしの安心・安全を維持する企業

―　御社の事業内容について教えてください。

1975年に創業以来、40年以上、消防用設備の点検・工事や消防用設備資材の卸を核に、防災および消防法関連事業を行っています。豊富な経験と知識で、お客さまのご要望や課題を全力で解決できるようサポートしております。お客さまの大半が法人です。

弊社の主力事業は消防用設備資材の卸です。今後は、消防用設備の点検・工事にもより力を入れていきたいと考えています。このため、現在は人材を採用する、社内研修を実施するなど人材の確保に努めています。

―　Jootoを利用している部署についてお聞かせください。

全社的に活用しております。弊社にはお客さまと商品のやり取りを行う「販売部」「営業部」「設備部」のほか、経理や総務、人事に関する業務を担う「管理部」があります。2023年3月現在、社内の内訳としては販売部21名、営業部3名、設備部4名、管理部2名の計30名が所属。全員でJootoを利用しています。

―　前田様の業務についてお聞かせください。

業務全般を担当しています。実は、もともと銀行に勤務していたのですが、2020年11月、ご縁があり株式会社プロサスへ入社。入社後は現場の統括を任されることになりました。営業や販売だけでなく、設備点検も行うとのことで消防設備士の資格も取得しました。Jootoの導入や運用については、販売部の業務改善を検討する中で携わることになりました。

属人的な案件管理から脱却すべく
デジタル化による業務改善を推進

―　御社ではどのような場面でJootoを利用していますか？

案件の進捗状況を可視化し、お客さまからの問い合わせに対し速やかに対応できる仕組みづくりに活用しています。また、各案件のフォロー体制を整えて、処理漏れや属人化を防ぐ目的でも利用しています。

―　Jooto導入前は、どのようにして案件を管理していましたか？

各担当者が属人的に個々の案件管理を行っていました。案件を受注したら担当者自らが見積書を作成し、お客さまへ送付。お客さまとのやり取りも各々が自身のノートに記録をしており、担当者本人しか進捗を把握できていない状態でした。

案件管理の全てを各担当者に任せっきりでしたので、業務が回らずに処理漏れによるトラブルも起きていました。社内で案件に関する情報を共有するツールもなく、お客さまから問い合わせがある度に担当者を探して状況を把握するところから始めなくてはなりませんでした。社内では、常に「この案件は誰が処理してますか！」との声が飛び交っていました。

そこで、お客さまからの問い合わせに対して速やかに対応できる仕組みを作るべく、業務管理のデジタル化を検討。しかし、我々が従事する業界では、電話やFAXなどアナログ的な手段で業務管理を行う企業が多く存在します。弊社も例に漏れず、従業員のITリテラシーに見合ったツールを探す必要がありました。

―　Jootoを採用した決め手は何ですか？

構成や操作性がシンプルである点です。最初にJootoを知った時、「ホワイトボードに付箋を貼り、案件が進んだら付箋を移動させる」イメージが浮かびました。Jootoそのものの構成や考え方が非常にシンプルであるため、ITリテラシーがそこまで高くなくても問題なく導入できると感じました。

また、社員説明会の実施をはじめ導入に向けた支援体制が充実していた点も大きなポイントでした。

課題解決に向けて社員自らが積極的に
Jootoを活用する姿勢が見えるのがうれしい

―　どのようにJootoを利用していますか？

ひとつは、「見積もりの管理」です。「見積依頼／問い合わせ」のプロジェクトで見積もり管理をしています。まず、お客さまから問い合わせがきたらタスク名にお客さまごとに発行している「管理コード」を入力し、問い合わせ内容を記入してカードを作成。見積もり管理の担当者が内容を確認し、案件のレベルに合わせて適任と判断した販売担当者に「担当者」を設定します。

販売担当者は案件を振り分けられ次第、見積もり業務を進めます。「共有事項」「未処理」「確認待ち」「メーカー・お客さま確認中」「完了」のリストがあるので、進捗に合わせてカードを移動しています。

最近、Jootoで運用を始めたのが「入金管理」と「電話注文・納期管理」です。「入金管理」については、入金期日の管理にガントチャートを活用しています。弊社では原則、現金で事前に入金してもらってから商品を発注する方法で進めています。お客さまから商品を受注後、入金の期日を1週間ごとに設定。ガントチャートを見て期日が来ている案件があれば入金状況を確認。未入金であれば、入金管理の担当者がお客さまへ連絡する仕組みを作りました。

また、弊社の案件には工事現場への消防設備資材の納入が多いため、納期管理が重要です。お客さまからの問い合わせも多いことから、「Jootoで受付体制をシンプルにできないか」と部署内で意見が挙がりました。そこで作成したプロジェクトが「電話注文・納期管理」です。案件を受注したら「受注No」を発行し、カードで共有します。発注担当は、「受注No」を記載した発注書を作成してメーカーへ送付。メーカーから納期の回答が来たらJootoで共有し、お客さまから問い合わせがあった際は発注書を探さなくてもJootoを見ればすぐに答えられる環境を整えました。

―　Jooto導入後、どのような変化が起きましたか？

案件の進捗状況を可視化できたことで、お客さまからの問い合わせに対して速やかに対応できる体制を作れました。処理が遅延している案件の早期フォローもできるようになり、トラブルを未然に防止できるようになりました。各担当者や管理者の負担も軽減したと感じています。

―　従業員の皆さまは、どのような反応でしたか？

書類を探す手間が不要になり、効率よく業務を進められるようになったと聞いています。さらに、「大変シンプルで使いやすい」「パソコンが苦手な自分でも抵抗なく使える」など前向きな意見が多い印象です。

今では、社員が課題を感じている件について積極的にJootoを活用しようと意見を挙げてくれています。実際にプロジェクトを作成する権限を与えているので、自らブラッシュアップして使ってくれています。私としては、非常にうれしい状況です。

社内の課題解決に繋がるプロジェクトを増やして
より効率的な業務管理を目指す

―　今後、どのようにしてJootoを活用していきたいとお考えですか？

課題解消に繋がるプロジェクト数を増やしていきたいと考えています。Jooto導入当初は、本当にシンプルな運用から始めました。利用していく内に「この業務にはJootoが必要だ」というのが分かってきたため、少しずつプロジェクト数も増えてきました。先にも述べましたが、社員からもJootoの運用について積極的に意見が挙がっています。その声をもとに、業務管理をより効率よく進められる運用方法を見つけたらブラッシュアップを図っていきたいです。

―　会社として目指している目標は何ですか？

案件管理を適切に実施し、より確実な顧客対応を実現することです。顧客満足度が向上すれば、会社全体の売上アップに繋がります。2023年で49期目を迎えますが、より高い目標を目指していこうと思っております。

「紙」に頼る事務フローからの脱却も進めたいです。見積書についてはだいぶデジタル化が進みましたが、注文書についてはまだまだ改善の余地があります。注文管理のデジタル化に向けて、今後も積極的にJootoを活用していこうと思います。