月20時間のミーティングがゼロに。成果にこだわるチームの管理効率化とは?

抱えていた課題

関係者の頭の中だけで案件の進捗を管理していた

進捗共有のために月間20時間のミーティングを行っていた

解決したこと

すべての業務を見える化し、クライアント、関係会社を巻き込んだコミュニケーションが加速した

タスクの見える化により進捗共有ミーティングの時間をゼロに

1943年の創業以来、地元静岡県浜松市で77年間にわたり営業をつづけ、地域密着企業として住民から愛されている遠州鉄道株式会社。同社が中核となって形成されている遠鉄グループは、鉄道・バスなどの運輸事業のほか、不動産、百貨店、旅行、自動車販売など多角的に事業を展開している。

今回お話を伺ったのは、遠州鉄道株式会社のグループ経営推進本部経営企画部営業推進課でディレクターを務める石橋 正義(いしばし まさよし)さんだ。 鉄道という重要な交通インフラを担う同社が、なぜJootoが選んだのか、またJootoによってなにが変わったのかなどのお話を伺った。

多数のグループ内事業のプロモーション案件を常時20~30件抱える

― 遠鉄グループさんは静岡県では大きな存在感を持つ地場企業グループです。その中で石橋さんが所属している部署はどんな役割を担われているのでしょうか?

石橋 正義(いしばし まさよし):弊社の事業部やグループ会社などを全部含めると、グループ全体では15~16の事業体があります。私たち営業推進課では、各事業体に対するプロモーションやマーケティングの支援をおこなっています。

遠州鉄道株式会社 経営推進本部経営企画部営業推進課 石橋 正義さん
遠州鉄道株式会社 グループ経営推進本部経営企画部営業推進課 石橋 正義さん

現在、私のチームで中心となって担当しているのが、不動産事業本部という事業体の業務で、遠鉄ホームというブランドでの住宅販売をはじめ、マンション販売、不動産仲介や賃貸などの販促プロモーションです。

― インハウスの広告代理店のようなイメージでしょうか?

石橋:はい。私たちから見ると、社内の遠鉄ホームなどの事業体やグループ会社は、いわば「クライアント」のような存在です。広告代理店との違いは、自分たちの売上を増やすことが私たちの業務の目的ではない点です。あくまで事業体やグループ会社の営業をサポートし、事業体やグループ会社の売上や利益が増えることが、私たちの評価に繋がります。

― チームではどのような案件をご担当されているのでしょうか?

石橋:数は時期によっても変わりますが、20~30件程度の案件を同時進行しています。チラシの初校、再校などの校正紙出しや校了、Webサイトの納品などのイベントなどが、ほぼ毎日発生するので、見落としのないよう、日々のスケジュール管理にとても気を使っています。

チラシやWebサイトなど実際の制作物は、外部の制作会社さんやデザイン会社さんなどの協力会社に依頼することもあります。私たちは「クライアント」となる事業体(たとえば遠鉄ホーム)と制作会社との間でディレクションの役割を担っています

― 多くの案件を同時進行で抱えていると、管理がとても大変そうですが、以前はどのように管理なさっていたのでしょうか?

石橋:私が入社した当時、個々の案件のスケジュール管理は、前任のディレクターとアシスタントたちが個別に、頭の中で把握しているだけで、まったく「見える化」されていませんでした。 そのため、課内で毎朝、メンバー全員で担当案件の進行を報告しあって、スケジュールの共有をしていたのですが、それだけで毎朝1時間は使うこともありました。

また、クライアントとなる事業体へも、スケジュールが見える形で共有されていないので、事業体の人に「え、今日が校了だっけ?」と言われてしまうということが起きがちでした。そのため校了の日に事業体の担当者と連絡が取れず、確認に何時間も待つこともありました。そこで、私が担当になった際には、まずこの進行管理の「見える化」と効率化を考えました。

実際のプロジェクトボード
実際のプロジェクトボード

― その状況を改善するために、どのようなことをされたのでしょうか?

石橋:最初は、エクセルで進行表を作って管理しようとしました。しかし多くの案件で、工程が進むにつれて進行がだんだんズレていくことがあり、エクセルだと修正の手間が大変でした。

また、弊社ではセキュリティ上、厳密なファイル共有ルールが定められており、共有ファイルはイントラネットの決められたディレクトリに保存しなければなりません。都度そこを見にいかなければならないので、それも面倒でした。

そこで、スケジュールやタスクを管理できる専用ツールの導入を検討し、Jootoを含め、いくつかの製品をトライアルしました。

圧倒的に優れたUI/UXとサポートが導入の決め手

― 複数の製品を比較検討なさった上で、最終的にJootoを選んでいただいた理由はなんだったのでしょうか?

石橋:圧倒的にUI/UXが優れていたことです。機能面では、もっと高機能なツールもありましたが、UIの直感的なわかりやすさはJootoが抜きん出ていました。

私の前職はIT系の制作会社でしたが、そこであるプロジェクト管理ツールを導入したことがありました。しかしそのツールはUIが複雑で使いにくく、最初はみんな我慢して使っていたのですが、導入して2年ほどで結局だれも使わなくなってしまいました。「使い続けられなければ意味がない」と、UIのわかりやすさは特に重視しました。

Jootoを比較検討された際に作成された資料
Jootoを比較検討された際に作成された資料

― UI以外に、導入時に決め手となったポイントはあったでしょうか?

石橋:サポート面です。実は、検討中に「Jootoは使いやすいけれど、これができないと導入は難しいかな」と考えていた機能的なポイントがあったんです。ところが、そのことについてJootoの営業担当の方に相談したところ、意外と簡単にクリアできることがわかりました。

それは私がトライアルで触っているだけでは解決できない点だったので、「こういうサポートが受けられるならぜひ導入したい」と思う決め手になりました。

Jooto導入時に利用した社内へのJooto説明資料

― 導入後、どのような使い方をなさっているのでしょうか?

石橋:導入当初は、毎朝ミーティングでJootoのガントチャートを確認して、全体で共有するという、以前の体制を受け継いだようなことをしていたのですが、各自がいつでもガントチャートやボード上でタスクの進行が見えるので、Jootoに慣れてからはそういうことはしなくなりました。

また、現在はクライアントの担当者と、協力会社の担当者にもJootoのアカウントを割り当てて参加してもらい、企画、初校、校了など、進行段階ごとのボードを作って、案件ごとのタスクを移動させていくという使い方がメインです。

納品間際の細かい文字修正などで私たちが間に立たずに、Jooto上で直接やり取りしてもらっています。

月間40時間の削減― 効率化によってクライアントワークでも高い成果。

― Jootoを導入したことにより、業務の変化はあったでしょうか?

石橋:いろいろな面で変化があったと感じています。わかりやすい話としては、以前は毎朝1時間かけていた進行確認の時間が不要になったため、それだけで月20時間の効率化が実現しています。また、進行状況がすべて「見える化」されたことにより、確認の漏れや抜けが起こりにくく、その点でも効率化されています

もう1点、クライアントの担当者と協力会社の担当者にもJootoに参加してもらうようにしたことで、案件ごとの関係者間のコミュニケーションが非常にスムーズになったことも大きな変化でした。ちょっとした連絡はJootoのコメント機能でカジュアルにできるようになったので、連絡密度が上がりました。

結果として、個々の案件の進行スピードがかなりアップしました。当然、その分新しいプロジェクトの提案や取り組みの量を増やすことができるようになっています。以前、別で導入しているグループウェアサービスを使って案件の管理を行っていたのですが、毎週5時間くらいかかっていた確認や入力作業が、Jootoに切り替えて10分ほどになりました。

私が遠鉄ホームの担当になって4か月ほどですが、以前と比べて、Webサイトからのお客様の問い合わせ件数を約2倍に増やすことができました。これも、Jooto導入による管理効率化が生み出した成果だと感謝しています。

― 計40時間ほど効率化されたのですね!チームの皆さんの変化はいかがでしょうか?

石橋:雰囲気が明るくなりましたね。以前は、校了日などには時間に追われてしまい、正直ちょっと殺伐とした感じになることもあったのですが、今では関係者全員が進行を把握して準備をしているため、そういうことはほとんどなくなりました。時間に余裕が生まれるので、ストレスも減ったと感じます。

私は、仕事をする上で一番大切なことは成果を出すことだと考えています。そして、成果を出し続けるためには、課のメンバーも、クライアントや協力会社の担当者も含め、業務に関わっている人たちの全員がハッピーな気持ちで働いていなければならないでしょう。そういう環境を用意することが、リーダーの重要な役割でもあります

Jootoを活用することにより、その理想に大きく近づくことができました。多くの案件を抱えている方や、外部の関係者とのコミュニケーションを頻繁に行う方にJootoをおすすめしたいです。

営業に問い合わせる

他の会社の導入事例を見る