プロジェクト管理に欠かせないステークホルダーマネジメントとは？

ステークホルダーの意味とは？

ステークホルダーとは、企業や組織の活動により影響を受ける利害関係者です。経営者、株主、従業員、取引先などが挙げられます。プロジェクト管理においては、そのプロジェクトの利害関係者のことを指し、プロジェクトメンバー、意思決定者やクライアントなどがステークホルダーになります。

 

プロジェクト管理においてステークホルダーマネジメントがなぜ重要なのか

プロジェクトには、社内・社外から役割や職能の異なるメンバーが集まることも多くあります。企業や部署を超えて集まるメンバーは当然、利害関係も異なります。

そのような中で、プロジェクトに関わる人達の様々な利害関係や期待値を予め理解した上で、適切にコミュニケーションを取り、プロジェクトを進行していくことで、予期せぬトラブルや手戻り、プロジェクト後半においてのどんでん返しを防ぐことができます。このような活動はステークホルダーマネジメントと言われることがあります。

今日では、働き方の多様化により、企業でのプロジェクトに参加するメンバーの関わり方や利害関係はさらに多様化しており、ステークホルダーマネジメントの複雑性・重要性がさらに増していると言えるでしょう。

 

ステークホルダーマネジメントの基本

では、ステークホルダーマネジメントとは具体的に何をすればよいのでしょうか？
 

ステークホルダーを洗い出す

ステークホルダーマネジメントの第一歩は、プロジェクトに関わる利害関係者を洗い出すことです。プロジェクトの作業をするメンバーだけでなく、資金や人員の提供を承認する役職者や外注先の会社、クライアントなど様々です。そういったステークホルダーを漏れなく洗い出すようにしましょう。
その際に、ステークホルダーを直接的な関係者と間接的な関係者に分類すると洗い出しやすくなります。

直接的な関係者「一次ステークホルダー」の例

プロジェクトに直接関わり、利害関係のある人々を指します。

• プロジェクトメンバー
• プロジェクトの承認者・意思決定者
• 成果物を確認する関係部署
• 外注先
• クライアント

間接的な関係者「二次ステークホルダー」の例

一時的ないしは間接的な関わりを持つ可能性のある人々のことを指します。

• プロジェクトメンバーの上長
• （プロジェクトメンバーではない）同僚
• 行政
• 地域住民など企業をとりまくコミュニティ

プロジェクト開始時点で、全ての関係者を洗い出すことは難しい場合もありますが、プロジェクトのはじめに一度洗い出しを行っておけば、それを意識しながらその後のプロセスを進められるようになります。また、一次ステークホルダーをマネジメントすることはもちろん、二次ステークホルダーの理解を得つつ、予期せぬリスクをつぶしておくことは広義のステークホルダーマネジメントとして重要な活動であると言えます。

 

ステークホルダーの関わり方を明確にする

次に、洗い出したステークホルダーとの関わり方を整理します。
その際にいくつかの方法が考えられますが、例えば、以下のような軸を用いてステークホルダーを整理することが可能です

• プロジェクトにおける権力（権限）
• プロジェクトへの関心度
• プロジェクトへの関与度
• プロジェクトへの影響度

これらの軸を組み合わせて、マトリックスをつくりステークホルダーを分類することで、関わり方やコミュニケーションの内容・頻度を体系的に整理することができます。

 

ステークホルダーとのコミュニケーションを適切に行う

ステークホルダーとの関わり方を定義した後は、実際にプロジェクトの進捗に合わせてステークホルダーとコミュニケーションをとっていきます。一つ前の章で紹介した各ステークホルダーの分類を活用しつつ、コミュニケーションの頻度や方法を予め定義しておくと良いでしょう。
プロジェクトにおけるステークホルダーへのコミュニケーションは様々な方法がありますが、例えば以下のような使い分けが考えられます。

• プロジェクト内のタスクを担当するプロジェクトメンバー：プロジェクト管理ツール、チャットツールなどでのリアルタイムのコミュニケーション
• タスクは担当しないが意思決定を行うプロジェクトオーナーなど：週1回の定例会議、ステアリングコミッティ
• 直接プロジェクトには関わらない関係者（二次ステークホルダー）：議事録の共有やWikiの共有

 

ステークホルダーを意識して一段上のプロジェクトマネジメントを

ここまで紹介をしてきたとおり、予めステークホルダーを洗い出し、対応方法を計画しておくことでプロジェクトのリスクを減らすことが可能です。ただし、ステークホルダーは感情を持った人間です。そのため計画通りには進まないケースも多々あります。想定外の事態が発生した際には、人間味のある親身なコミュニケーションで、利害関係を調整することも求められます。その意味で、プロジェクト管理において、ステークホルダー・マネジメントは非常に難易度が高く奥深い領域だと言えます。プロジェクト管理に関わる方はぜひステークホルダー・マネジメントの能力を高めてさらにレベルの高いプロジェクト管理を目指しましょう。