テレワーク下でのコミュニケーションを活性化させるには？

テレワーク（リモートワーク）で最も懸念されるのはコミュニケーションの不足でしょう。

近年、さまざまな企業で導入されているテレワーク（リモートワーク）は、新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあって一気に浸透しました。
先の見えないコロナ禍で、さらにテレワーク（リモートワーク）は普及していくと考えられます。
出社せず、在宅などで勤務する形態は、通勤時間や交通費がかからないといったメリットの反面、相手の顔が見えず、コミュニケーション不足になりやすいといったデメリットがあります。

テレワーク（リモートワーク）における、コミュニケーション不足が引き起こす課題と、コミュニケーションを円滑にするための方法をご紹介いたします。

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テレワーク（リモートワーク）におけるコミュニケーションという課題

テレワーク（telework)とは、tele（離れて）＋work（働く）という造語で、ICTを活用して、出勤せず離れたところで働くという意味です。リモートワークも同じ意味で使われます。
テレワーク（リモートワーク）環境下で、最もよくのぼる課題は、コミュニケーションをいかに円滑に行えるかという点が挙げられます。

コミュニケーション不足が引き起こす弊害としては、オフィス勤務時にはその場ですぐに確認できたことが、すぐに聞くことができなかったり、業務の進捗状況が見えなかったりといったことが考えられますが、それだけではありません。

他にはどんな不具合が生じるのでしょうか。
詳しく見ていきましょう。

意思の疎通が図りづらい

オフィス勤務のときのように社員同士や上司と部下が対面する機会が減ることから、気軽に話すことが難しくなり、意思の疎通が図りづらくなる可能性があります。

同僚同士での雑談もなかなか出来なくなるため、相手の言いたいことが分かりづらく、自分の意見も伝わりにくくなるかもしれません。
また文章だけでは細かいニュアンスが伝わらず、表情が見えないので、誤った印象を与えてしまうこともあります。

誰がどんな業務をしているのかなど、進捗状況がわかりづらい

チームでプロジェクトを進めている場合、誰が何を担当していて、今どのような状況にあるのか、コミュニケーションを取りながら進めて行かなければいけません。

しかしテレワーク（リモートワーク）環境下でコミュニケ―ションが円滑に行えていないと、担当者の状況や進捗が分かりづらくなり、業務に支障が出てきてしまいます。
個人で仕事を進めつつも、メンバーの仕事の分担や状況が分かるような対策が必要です。

トラブル時、文章だけでは伝わりづらい

業務上で何かトラブルが起きたとき、状況を文章だけで伝えるのが困難な場合があります。テキストだけでは細かいニュアンスや緊急性が伝わりづらいからです。
すぐに適切な対応を取れない可能性が出てくるので、対策が必要になります。

トラブルの際にどのような対応をすればいいのか、業務フローや緊急連絡時のルールなどを見直し、整備しておく必要があります。

従業員が不安や孤独を感じる

テレワーク（リモートワーク）環境下で、対面でのコミュニケーションが減り、一人で仕事をすることが多くなると、従業員は孤独を感じるかもしれません。
相手の顔や様子が見えないなかで、自分の意見がちゃんと相手に届いているのか不安になることはよくあります。

また上司や同僚が他の業務に取り掛かっているなどしてレスポンスが遅くなると、無視されているように感じることも考えられます。

そしてテレワーク（リモートワーク）では、外出の頻度が減るため、人と接する機会が減少してしまいます。
誰とも話さない日々が続くことで、従業員は孤独を深めてしまうかもしれません。
従業員が不安や孤独から、ストレスを感じるようになると、離職へつながるリスクも高まります。

上司は常に、部下の状況を把握できるように取り組む必要があります。
従業員同士や上司と部下で、コミュニケーションが活性化するような工夫をしていかなければならないでしょう。

テレワーク（リモートワーク）でのコミュニケーション対策とは？

テレワークでコミュニケーションが不足すると、さまざまな不具合が生じることがわかりました。
ではコミュニケーションを円滑にするためには、どんなことを心がければよいのでしょうか。

企業としてできることや、チームとしてできること、部下や上司、同僚とのコミュニケーションの方法などをご紹介いたします。

DX環境を整備し、テレワーク（リモートワーク）のコミュニケーションをスムーズに

オフィスでは紙で行っていた業務も、テレワークではデジタル化する必要があります。
また直接会話することが難しくなるので、コミュニケーション方法もデジタル化しなくてはいけません。

具体的には、WEB会議ツールや、チャットツール、勤怠やタスク・スケジュールの管理ツールの導入です。
DX環境を整備すれば、テレワーク（リモートワーク）下でのコミュニケーションが円滑になります。
業務もスムーズに進み、生産性の向上にもつながります。

テレワーク（リモートワーク）でも、雑談は時には大切

仕事中に雑談をするというと、非効率的なことのように思うかもしれませんが、気分を切り替えたり、チームワークを向上させるのにとても有効な手段です。
雑談のなかからアイデアが生まれたり、悩みが解決したりということもあります。

ミーティングの機会を設けることも大切ですし、あえて雑談の時間を作ると業務との区別がつき、オンオフの切り替えができます。
雑談をすることでストレス解消になり、作業効率のアップや生産性の向上へつながります。

部下や同僚の業務内容をしっかり把握

テレワーク下に部下とコミュニケーションを取りながら、業務内容を確認するビジネスマン

多くの部下を抱え、複数のプロジェクトを進行していると、誰がどのタスクを担当しているのか、進捗状況はどうなっているのか、分かりづらくなることがあります。
状況の把握がうまくいかないと、業務に遅れが生じたり、指示が重複してしまうこともありえます。

またチーム内でも、同僚の業務内容がわからないと仕事が進まなくなったり、分担がわからなくなったりするなど、さまざまな弊害が出てきてしまいます。

コミュニケーションの基本は相手を知ることです。
部下や同僚の業務内容やスケジュールなどは、可能な限り把握できるようにしましょう。

テレワーク下でのコミュニケーションコストのカット

コミュニケーションコストとは、「情報伝達・意思疎通にかかる時間や労力」のことを指します。
コミュニケーションは大切ですが、円滑に行わなければ無駄な時間がかかってしまい、作業効率が落ちてしまうのです。

具体的な事例としては、以前に送ってもらったファイルが見当たらなかったり、打合せした内容が、チャット内のどのスレッドにあるのかを見つけるのに時間がかかったりといったことが考えられます。
他にも、質問や確認事項があっても、誰が担当者なのかわからず、いろんな人に聞いて回らなくてはいけなかったり、ルールを改定したにも関わらず周知されなかったりして修正に時間を取られるなど、コミュニケーションコストが高いことで業務に支障をきたします。

また無駄なことに時間を取られることで、従業員は疲弊しますし、ストレスも溜まります。
コミュニケーションコストをカットするためには、すべての情報を一元化するなど、誰が見ても分かりやすい状態にすることが大切です。

テレワーク（リモートワーク）のコミュニケーションを円滑にするITツール

テレワーク（リモートワーク）下でのコミュニケーションを円滑にするITツールをご紹介いたします。
すぐに使えるものばかりなので、積極的に導入してコミュニケーション不足を解決していきましょう。

WEB会議ツール

日々の業務連絡などはテキストメッセージでも十分かもしれませんが、プロジェクトの進行にかかわるような重要な案件は、やはり、対面で行った方が良いでしょう。

WEB会議ツールを使えば、相手の顔が見えるだけではなく、資料を見ながら会議が進行できるため、行き違いがおきづらく、疑問点があればその場ですぐに質問することができます。
重要案件以外にも、定例会議や面談などを行って部下から話を聞くようにすると、部下が現在置かれている状況や、抱えている不満、考え方などがわかるのでおすすめです。

また前述したとおり、10分間など、時間を決めて雑談の時間を設けるのもコミュニケーションを円滑にするために有効な手段です。
社内だけではなく、取引先とのミーティングにも使えるため、WEB会議ツールはテレワーク（リモートワーク）において欠かせないツールのひとつと言えます。

ビジネスチャットツール

テレワーク（リモートワーク）では、対面での会話はどうしてもハードルが高くなってしまいます。

しかしビジネスチャットツールであれば、短い文章でも気軽に送ることができるため、コミュニケーションが円滑になります。
プロジェクトやチームごとにスレッドを立てることができるので、ちょっとした質問ができるスレッドを用意しておくと、何か困りごとや言いたいことがあるときに、社員が気軽にメッセージを送れるようになり、コミュニケーションが活性化します。
ファイルも送ることができるため、情報共有には欠かせないツールと言えるでしょう。

ビジネスチャットツールを使用するにあたって、従業員はチャットツールの確認を頻繁に行うようにするなど、コミュニケーションに対する意識を高めることも大切です。

タスク・スケジュール管理ツール

チームで取り組むプロジェクトの進捗状況や、個人のタスクを管理できるツールも、テレワーク（リモートワーク）でのコミュニケーションを円滑にするために必要なツールのひとつです。

それぞれの役割を明確にし、こまめに現在の状況を入力するなどのルールを決めておくことが前提となりますが、タスク・スケジュール管理ツールがあれば、業務全体を見える化することが可能になります。
上司はどの部下に指示を出せばいいのか明確になり、何か質問や確認事項があるときにも、誰に聞けばいいのかがすぐに分るので、コミュニケーションコストのカットにも役立ちます。

進捗状況が更新されるたびに、一人ではなくチームで働いているのだと実感でき、安心感や一体感も生まれます。
誰が何をしているのか把握できるため、多少相手のレスポンスが遅くても気になりません。

注意点としては、相手の状況を確認するだけではなく、必ず自分の行っているタスクの進捗状況やスケジュールも頻繁に更新することが大切です。

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Jootoは誰でも簡単に使えるタスク・スケジュール管理ツールです。

操作は基本的にドラッグ＆ドロップのみ。
分かりやすいシンプルなカンバン方式で、直感的に使えるので、初めてJootoに触れる人や、ITツールに慣れていない人でもすぐにストレスなく使えるようになります。

Jootoではメンバーがそれぞれ、担当しているタスクやスケジュールを細かく入力することで、業務の可視化が簡単にできます。
他のメンバーが今、どんなタスクを抱えているか分かり、自分の役割も明確になります。
指示を出す側からしても、部下が何のタスクに取り掛かっているのか分かるので、オフィス勤務のときと変わらない円滑なコミュニケーションが可能になります。

タスクごとにチャットやファイルの共有ができるのも大きな特徴。
情報が迷子になることがなくなり、コミュニケーションコストのカットに大いに役立ちます。

またChatwork・slackとの連携ができるのも嬉しいポイントです。

カンバン方式だけでは分かりにくい締め切りなどのスケジュールは、ガントチャートで可視化されます。
タスクを入力すれば、自動的にガントチャートが作成されるため、何かタスクが発生した時や変更になった時などは積極的に入力してください。
複数のプロジェクトを抱えている場合も、Jootoならばひとつのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できます。
情報が一元化でき、確認にかかる手間を減らすことができます。

部署やチームを横断した管理も可能なので、小規模チームだけではなく、会社全体でJootoをご利用いただくことも可能です。
Jootoを使えばチームが一丸となってプロジェクトに取り組んでいることが実感でき、チームのモチベーションが上がり、生産性も向上します。

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