業務自動化を実現するためにするべきこととはどういったことでしょうか。
人間がおこなってきた作業を、IT技術を活用して自動でおこなうようにする、業務自動化。
単純作業や定型作業での導入が進んでいるほか、AI（人工知能）を活用した非定型な業務にまで、自動化の波は押し寄せています。
働き方改革や人手不足の影響もあり、積極的に業務自動化を推進している企業も多いのではないでしょうか。
今後も人材の確保はどんどん難しくなることが予想されることから、業務自動化は多くの企業にとって課題の一つとなっています。
業務自動化を実現させるためにどういった取り組みが必要なのか。
また、自動化によく用いられるAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の違いなども含めて詳しく解説いたしますので、参考にしてください。
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目次
業務自動化とは
業務自動化とは、人が手作業でおこなってきた作業を、IT技術を活用して、自動的におこなえるようにすることです。
単純作業や定型業務、データ入力などの事務作業は、業務自動化で人がおこなうのと変わらないクオリティを出すことが可能です。
集計やデータ分析などは、人が実行するよりも早くて正確であることから、多くの企業が取り組んでいます。
人材不足にも対応でき、特に、定型業務の多い経理や総務などの部門では積極的に取り入れられています。
業務自動化が必要な背景
少子高齢化の影響もあり、労働人口は減少の一途をたどっており人的リソースの確保が難しくなっていることに加えて、働き方改革で長時間労働の是正がおこなわれていることもあり、労働力の担保のためにも業務効率化は企業にとって不可欠なものとなりました。
業務効率化の一環として、業務自動化を含めたDX（デジタルトランスフォーメーション）化が推進されています。
今までは紙ベースだったものがデータ化され、業務の一部もデジタル化されています。
業務自動化によって生産性を向上させ、人手不足に対応できるようなシステムを構築することが急務と言えます。
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業務自動化に向いている作業
業務自動化に向いているのは、単純作業や、ルーティン、定型業務などです。
特に経理などの定型的な事務作業との相性は抜群です。
一方で、デジタル化できない業務や、人が判断しなければいけない業務は自動化には向いていません。
業務効率化を進めるには、どの作業が定型業務となっているのか見極める必要があるほか、自動化することでどれほどの効果があるのかを予測し、測定することも大切です。
以下の業務内容は、自動化に向いているといえます。
- 経理部門
帳簿入力、仕訳、請求書発行、経費の精算、入金業務
- 人事部門
労働時間の管理、報告書
- 購買部門・倉庫部門
在庫管理・発注業務
- 営業、マーケティング部門
データ分析、受注管理、見積書、問い合わせ対応
- 総務部門
文書作成
- 全社
日報作成、システム登録、データ入力・転記
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業務自動化のメリット
業務自動化は働き手が減少するなかで、少ない人数でも生産性の向上が望めるなど、大変メリットの多い取り組みです。
業務自動化がもたらす主なメリットとして、以下を挙げることができます。
- コスト削減
- 業務効率化
- ヒューマンエラー・属人化の解消
詳しく解説いたします。
業務自動化のメリット1
コスト削減
業務自動化により、一つの業務にかける人員を減らしたり、工数削減が可能になったりすることから、人件費や残業代などコスト削減を実行することができます。
人数が少なくなることで、広いオフィスが必要なくなり、家賃などの固定費も削減できます。
また、外注していた作業についても、業務自動化を導入することで、外注費の削減にもなります。
ツール導入時の初期費用はかかってしまいますが、長期的にはコスト削減につながっていくでしょう。
業務自動化のメリット2
業務効率化
これまでは、人がしていた作業を自動化することで、工数削減になり、スムーズに業務を進めていくことが可能になります。
単純作業や集計などは、従業員が手作業でおこなうよりも、自動化したほうが作業時間は早くおわります。
その時間に、別の業務を進めることができるため、業務の効率化を図ることができます。
単調な作業が続いたり、長時間労働が続いたりすると、従業員の集中力を低下させてしまい、生産性が下がってしまうおそれがありますが、自動化することで防止できます。
業務自動化のメリット3
ヒューマンエラー・属人化の解消
業務自動化はヒューマンエラー（人為的ミス）の防止にも役立ちます。
手作業で業務をおこなっていると、どうしてもヒューマンエラーは起こってしまいます。
業務自動化を導入することで、ヒューマンエラーがなくクオリティの高い業務が期待できるほか、エラーがないかをチェックする手間がなくなり、作業時間の短縮にもなります。
また、業務によっては、その人しかできない属人的な業務が発生してしまっていることがあります。
そのような属人的な状態になってしまうと、担当者が休んだり、退職した場合、業務が滞ってしまう可能性もあります。
業務自動化は、こうした属人化を解消し、業務を継続させることにも一役買ってくれます。
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業務自動化に欠かせない「RPA」と「API」とは
業務自動化をおこなう際、よく聞かれる手段が「RPA」と「API」です。
それぞれの特徴や違いについて詳しく解説します。
これから「RPA」「API」の導入を考えている方は参考にしてください。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、パソコンでおこなう業務を、ロボットによって自動化することを指す言葉です。
人がおこなう手順を登録することで、自動的に業務を実行することが可能になります。
データ入力や定型的なメールの送付など、パソコンのみで完結させることができる業務に活用できます。
非常に便利なツールですが、担当者が変わる際に、作業内容や操作方法の引継ぎをしっかりおこなわないとブラックボックス化してしまう恐れもあります。
また、システム障害などによって業務が止まってしまうこともあり得るため、注意が必要です。
RPAは、マクロと混同されることもありますが、マクロはMicrosoftのOffice製品にのみ対応する機能で、VBAというプログラミング言語で作成します。
WordやExcelへの入力作業などを自動化することができますが、作成には専門的な知識が必要となります。
また、Office製品にしか使えないため、非常に限定的にしか使用できません。
一方でRPAは特定のアプリケーションに限らず、そのアプリケーションの操作を自動化することが可能で、汎用性が高くなっています。
API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）とは
APIとはApplication Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）の略で、「アプリケーション・ソフトウェア」同士をつなぐ仕組みのことを指します。
アプリケーションやソフトウェアの一部を公開することで、別のソフトウェアと機能を共有することが可能になります（API連携）。
RPAとAPIの違いと関係
RPAは人がパソコンなどでおこなうアプリケーションの操作作業を自動化できる仕組みで、APIはシステム同士を連携させて使うことができる仕組みです。
RPAは自動化したい作業の手順を登録するだけで使い始められるため、プログラミングの知識は必ずしも必要ありません。ただし、あくまでユーザーが画面上で行う操作を自動化するというものが多く、画面の仕様変更などでうまく機能しなくなるケースもあります。
一方、API連携では、画面での操作を介さずに、直接システム間でデータの連携が可能になります。そのため、画面の仕様変更などに左右されることなく安定的に必要なデータの受け渡しができます。
API活用にあたってはある程度のプログラミングの知識が前提となりますが、最近ではプログラミングをせずにソフトウェア間の連携を可能にするiPaasと言われるようなサービスも登場しています。
AI・マクロ・OCR/AI-OCR
RPAとAPI以外にもよく使われる業務自動化の方法は以下のとおりです。
- AI
「Artificial Intelligence」の略で、いわゆる人工知能という意味を指す言葉です。
RPAが人がパソコンの画面上でおこなう定型作業を自動化するのに対し、AIは人間の知的能力や作業を再現できるシステムで、高度な学習機能があり、非定型の業務をおこなうことが期待されています。
活用方法としては、AIによる音声認識をつかって会議の議事録を作成したり、チャットボットとして会話して質問に答えることで、顧客からの問い合わせに24時間対応するなど、さまざまな非定型作業に対応できます。
また、データの分析でも力を発揮するといわれており、AIにより、人間では扱えないような膨大なデータ（ビッグデータ）の解析もおこなわれるようになりました。
- マクロ
RPAの項目でも説明しましたが、マクロはMicrosoftのOffice製品にのみ対応する機能です。
Excelを主に使っている職場などでは、VBAというプログラミング言語を使ってマクロを組むことで、操作を自動化することができます。
- OCR/AI-OCR
OCRとは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略です。
スキャナで取り込んだ画像データから文字や数字データを取り込む技術で、フォーマットに沿っていれば手書き文字を読み取り、データに変換することも可能です。
OCRにAI技術をかけ合わせたAI-OCRでは、学習を重ねるごとに、文字認識の能力が上がっていくのが特徴です。
紙の書類をデータ化でき、内容を社内システムに自動登録するなどのことが可能になります。
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業務自動化の導入方法
業務自動化の導入はどのような進め方をすればよいのでしょうか。
業務自動化を試みる際、まず必要なのは、従業員に業務自動化の必要性を伝えることです。
従業員の協力なしでは、業務自動化を成功させることはできません。
反発や懸念もあるかもしれませんが、自動化は仕事を奪うものではなく、残業の削減など、従業員にとってもメリットが多いということを周知することが大切です。
従業員の理解が得られたら、業務自動化に着手しましょう。
具体的な手順は以下のとおりです。
- 自動化する業務の洗い出し
- 業務フロー・マニュアルの確認
- 効果測定をおこなう
- 適切なツールを選びAPI連携を活用する
具体的に解説いたします。
業務自動化の導入方法1
自動化する業務の洗い出し
まずは、部署ごとに自動化が可能な業務を洗い出します。
自動化が可能なのは、単純作業・ルーティン・定型業務などです。
逆に、必ず人が判断しなければいけないような業務は自動化できません。
イレギュラーな事態が発生した際の対応なども決める必要があります。
全てを自動化するのが難しい場合は、長時間労働が横行していて業務改善が必要な部門や、コストが多くかかっている部門など、優先順位を決め、選定しましょう。
また、全ての業務を自動化するとなると、膨大なコストがかかってしまいます。
大きなメリットがない業務を自動化しても意味がありません。
どの業務を自動化するのが業務効率化や生産性の向上、コスト削減につながるのか、見極めることが重要です。
業務自動化の導入方法2
業務フロー・マニュアルの確認
自動化する業務が決定したら、まずは業務を可視化するため、業務フローやマニュアルなどの手順書の確認をしましょう。
業務が属人化してしまっている場合、マニュアルにない作業が追加されていたり、省略されていたりといったことが起りがちです。
担当者にヒアリングをおこない、マニュアル通りにおこなわれているのか、無駄な作業がないかなど問題点を確認し、必要であれば業務のスリム化・単純化をおこなう必要があります。
マニュアルなどの手順書がない場合は、しっかりとマニュアル化しておくことで、業務自動化をスムーズに進めることができます。
業務自動化の導入方法3
適切なツールを選び業務自動化を実行する
業務自動化には、RPA、API連携、AIなど適切な技術を活用するのが近道です。
すでにRPAツールやAIなどを活用し、一部自動化を進めている場合でも、API連携をおこなうことでさらに便利に操作することが可能になります。
すべてのツールがAPIを公開しているわけではないので、注意が必要です。
業務自動化の導入方法4
効果測定をおこなう
自動化をおこなう前に、ゴールを明確にしておきます。
削減目標の工数などの数値を明確に決めておきましょう。
自動化した後は、試行と効果測定を必ずおこないましょう。
業務自動化を導入したことによる効果を定量的に評価・検証し、改善点がみつかったら対応するようにしましょう。
タスク・プロジェクト管理を
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Jootoで業務自動化を実現！
Jootoはシンプルで使いやすいタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスクの状況が一目でわかるカンバン方式を採用しており、基本操作はドラッグ＆ドロップだけと、直感的に使えるため、誰でも簡単に使えるようになります。
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Jootoに情報をストックすることで、情報を一元化することができ、チャットツールのさかのぼりや、メールによる問い合わせなどのコミュニケーションコストをカットすることが可能です。
さらに「ビジネスプラン」「タスクDXプラン」では、2023年6月より「Jooto API」が実装され、API連携でJootoを外部サービスと連携し、タスクに関連する業務の自動化を実現することが可能になりました。
例えば、問い合わせメールが届いた際にも自動的にタスクが作成されるようにすることで、漏れがなく、対応することができるようになります。
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利用人数に応じて料金が変わる他のプランとは異なり、ライセンスは無制限で定額で利用できるため、従業員の数が多い大企業でも、社内全体をフォローすることが可能となります。
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サポート体制が充実している点も嬉しいポイントです。
従来はお客様自身で遂行いただいていた、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施します。
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