Googleスプレッドシートでガントチャートを作る！【2023年版】

Googleスプレッドシートでガントチャートを作ってみたい！
Googleスプレッドシートでプロジェクト管理をする方法は？

とお悩みの方も多いのではないでしょうか？

無料で利用できて、他のプロジェクトメンバーと共有しやすいことから、Googleスプレッドシートは多くの企業で使われているソフトウェアです。
Googleスプレッドシートの登場は、Excel（エクセル）の一人勝ちだった表計算ソフトに革命を起こした、と言ってもいいでしょう。

GoogleスプレッドシートはExcelと同様、プロジェクトにおけるスケジュール管理表であるガントチャート（Gantt chart）を作ることができます。
この記事では、Googleスプレッドシートでガントチャートを作成する手法やその手順について画像付きで説明していきます。

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Googleスプレッドシートでプロジェクト管理を行う理由

多くの企業で有効利用されているGoogleスプレッドシートですが、そもそもGoogleスプレッドシートをプロジェクト管理に利用する理由は何でしょう？

無料で使用できる

Googleスプレッドシートは、Google社が提供している表計算ソフトです。
表計算ソフトの代名詞と言えば、Microsoft社のExcel（エクセル）が有名ですが、有償ソフトのため、新規で始める場合やバージョンアップの際、費用が掛かってしまうデメリットがあります。
Googleスプレッドシートであれば、有料のGoogle Workspace（旧 G Suite）のGoogleドライブ内での使用はもちろん、Googleアカウントがあれば誰でも無料でオンライン利用できます。
なおGoogleスプレッドシートの他、Googleが無料で提供しているサービスには以下のようなツールがあります。

Gmail
Googleカレンダー
Googleドキュメント
Googleスライド
Googleフォーム

共有が簡単に行える

Googleスプレッドシートの利点のひとつに、共有が簡単にできる点が挙げられます。
Googleスプレッドシートのファイルごとに生成されるURLをメンバーに送付するだけで、共有が可能になります。

デフォルトでは「一般的なアクセス」がファイル作成者のみがアクセスできる「制限付き」に設定されているため、これを「リンクを知っている全員」かGoogle Workspaceを利用している場合は、所属組織を選択することで簡単に共有することができます。

共有メンバーにはアカウント単位で「閲覧」「編集」「コメント追加」の権限が付与され、最大100アカウントが同時に閲覧・編集することが可能です。
入力内容はリアルタイムで反映されるため、Microsoft Excelに比べてオンラインでの共同編集に特化しているソフトと言えるでしょう。

また時間や場所を問わず利用できるクラウドサービスなので、リモート（在宅勤務）環境下に役立つ編集ツールであることもメリットのひとつです。

アレンジの幅が大きい

Googleスプレッドシートは、使用目的や管理方法に応じてアレンジでき、利用幅が広い点がプロジェクト管理に向いていると言えます。
データの入力規則や条件付き書式を設定することで、使いやすいプロジェクト管理シートを作ることができます。

また拡張プログラムであるアドオンの導入にも対応しており、必要に応じて機能を追加できるため、より精度高くプロジェクトを管理することが可能です。

Googleスプレッドシートのテンプレートを用いる方法

Googleスプレッドシートにはガントチャートのテンプレートがあらかじめ用意されています。
「テンプレートギャラリー」からガントチャートテンプレートを選択するだけで、ガントチャートを簡単に作ることができます。

テンプレート選択

まずGoogleスプレッドシートを開きます。
「テンプレートギャラリー」をクリックし、標準テンプレート一覧を表示します。

次に「ガントチャート」をクリックします。
「ガントチャート」はプロジェクト管理の項目内にあります。

「ガントチャート」を選びクリックすると、ガントチャートのテンプレートが表示されます。
テンプレートに必要な情報を入力すれば、ガントチャートを作成することができます。

上記の手順でテンプレートを利用すれば、簡単にガントチャートが作成されます。

ガントチャートテンプレート使用方法

下図①ではプロジェクトタイトルやPM（プロジェクトマネージャー）名などを記入し、ガントチャートを管理しましょう。

上図②では、プロジェクト進行に必要なタスク情報を記入します。
タスク担当者や、タスクの開始日・終了日などの具体的な期限を明らかすることで、誰のいつまでのタスクかを明確にしましょう。

上図③は、タスクの進捗状況を、横向きの線グラフに表したものです。
このテンプレートでは日付を入力しても自動でグラフが表示されるわけではないので注意が必要です。
ご自身でセルの色を変更することで、視覚的に分かりやすいガントチャートになります。
セル色の変更は、バケツマークから可能です。

テンプレート共有方法

テンプレートの共有には、まず右上の「共有」をクリックします。

下図のような項目が現れたら、「ユーザーやグループを追加」の欄にプロジェクトメンバーのメールアドレスを入力することで、プロジェクトメンバーにメール送信されます。

送信されたメールからGoogleスプレッドシートへアクセスできるようになります。

また「リンクをコピー」をクリックするとGoogleスプレッドシート毎に発行されるURLをコピーできるため、それをメール添付し共有することも可能です。
いずれかの方法でガントチャートテンプレートを簡単に共有することができます。

この時、共有範囲をオープンにするかクローズドにするかも設定することができます。

デフォルトでは「一般的なアクセス」欄が、ファイル作成者のみアクセスできる「制限付き」に設定されているため、これを「リンクを知っている全員」にアクセスを許可することもでき、またGoogle Workspace利用では所属組織を選択し、アクセス範囲を限定することもできます。

関数を利用しガントチャートのフォーマットを作成する方法

GoogleスプレッドシートはExcelと同様の関数を利用できます。
関数をうまく組み合わせれば、基本的なガントチャートは自分で作れます。
詳細は以下の記事をご覧ください。

Excelの条件付き書式を利用したガントチャートの作り方と注意点

Googleスプレッドシートのガントチャートアドオンを用いる

Googleスプレッドシートの機能を拡張してくれるアドオンというものが用意されています。
中にはプロジェクト管理のためのアドオンもあり、そのアドオンを利用することで簡単にガントチャートを作成できます。

ガントチャートを作成できるアドオン「Projectsheet Planning」

Projectsheet Plannig もプロジェクト管理のための便利なツールです。
Projectsheet Plannigを利用すれば、ガントチャートが簡単に作れるのです。

Projectsheet Planningのインストール方法

まずはGoogleドライブを開いてスプレッドシートを作成しましょう。
今回は「Testプロジェクト」という名前にします。

次に、アドオンを取得します。
シート上部のメニューにある「拡張機能」をクリックし、「アドオンを取得」をクリックしてください。

アドオンを取得する画面へと切り替わります。
検索バーに「Projectsheet Planning」入力し検索すると候補が表示されるので、下図の赤枠のアドオンをクリックして追加しましょう。

許可を求められるので許可して先へ進みます。

Projectsheet Planningでのガントチャートの作り方

それでは、実際にガントチャートを作る手順を解説していきます。
スプレッドシートの「アドオン」メニューから「Add ProjectSheet」をクリックします。

すると、以下の様にガントチャートのフォーマットが自動的にできます。

今回の「Testプロジェクト」は「設計」「プログラミング」「リリース」と大きく分けて3つのタスクがあるとします。
それぞれをB列の「Task description」に追加します。

次に、期日をC、D列に記入していきますが、その前にCD列の入力規則を変更して入力しやすいようにしましょう。
CD列を選択し、右クリック→「データ入力規則」をクリックしてください。条件を「日付」、「有効な日付」に変更しましょう。こうすることで、CD列をダブルクリックするとカレンダーから日付を選択できるので便利です。

それでは、各タスクの開始日と終了日を入力しましょう。

期限を入力すると右側にガントチャートのグラフが自動的に作成されます。
「｜」は今日の日付を、「＝」は進捗度合いを表しています。
進捗度合いはE列に％表示で入力すると自動的に反映されます。

次に、タスクを階層化していきます。

親タスクが「Testプロジェクト」、子タスクが「設計」「プログラミング」「リリース」になるように設定しましょう。
アドオンメニューから「Projectsheet planning」「Open sidebar」を選択してください。
すると、右側にサイドバーが表示されます。

「Testプロジェクト」から「リリース」まで、5行から8行を選択した状態で再度バーにある「WBS＞」をクリックしてください。

Testプロジェクトが太字になり、設計〜リリースはインデントが下がり、子番号が採番されました。
そして親タスクである「Testプロジェクト」の進捗は自動的に反映されています。

新機能タイムラインビューでガントチャートを作る方法

上記の他にも最新リニューアル（2022年11月2日リリース）で追加された新機能タイムラインビュー（Timeline View）で簡易版ガントチャートを作る方法もあります。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。

スプレッドシートでタスク管理を行うには？新機能タイムラインビューの詳しい使い方と便利なテンプレートも紹介！

下記のWorkspace エディションでタイムラインビュー（Timeline View）は使用できます。

Essentials
Business Standard
Business Plus
Enterprise Essentials
Enterprise Starter
Enterprise Standard
Enterprise Plus
Education Fundamentals
Education Standard
Education Plus
Business Starter
Frontline

これらのWorkspaceエディションは有償版であることに加えて現在のタイムラインビュー機能では「編集」「挿入」「表示形式」がグレーアウトしており、使用することができません。
つまりガントチャート側からの編集はできず、入力したタスクの開始日、終了日をガントチャート形式で俯瞰して見ることができるのが唯一のメリットです。

Googleスプレッドシートでプロジェクト管理をするデメリット

以上のようにGoogleスプレッドシートでは、さまざまな方法で簡単にガントチャートを作成することができますが、その一方でガントチャートを運用するにあたって注意する点もあります。

更新の手間がかかる

Googleスプレッドシートでガントチャートを運用する時の大きなデメリットとして、更新の手間がかかることが挙げられます。
タスクに遅れが生じた場合、メンバーに未完了のタスクを振り分けなければなりませんが、その際、ガントチャートのタスク開始日・終了日などの期限を、タスク担当者に合わせて変更する必要が出てきます。

タスクが順調に進んでいる場合でも、進捗状況に応じて各セルの色を変更する手間もかかります。
プロジェクト管理の負担を解消したい場合は、情報の変更・更新が簡単なプロジェクト管理専門のツールを導入して、業務がスムーズに進む環境を整えることをお勧めします。

タスク漏れをおこす可能性がある

Googleスプレッドシートには納期などの特定の期日に、アラートが通知される機能はありません。
ガントチャートの確認を怠ると、タスク漏れに気づかず、結果プロジェクト全体に悪影響を与えかねません。
未然にタスク漏れを防ぐためには、タスク期日にアラート通知されるプロジェクト管理ツールを導入し、プロジェクトのスムーズな進行に努めましょう。

円滑なコミュニケーションが取れない

Googleスプレッドシートはセル上に簡易的なコメントはできますが、チャットなどのメッセージ機能などがないため、他のチームメンバーとコミュニケーションを取る場合、他のツールとの併用が必須となります。

そのためスムーズにコミュニケーションを取りながらプロジェクト管理を行うならば、メッセージ機能が包括されているプロジェクト管理ツールを導入して、プロジェクトメンバーと協力体制の取れる環境を敷きましょう。

情報漏洩のリスクがある

プロジェクト管理シートには社外秘の情報が掲載されている場合もあります。
したがって閲覧権限を与える際には、情報漏洩のリスクを把握し、閲覧権限や編集権限を細かく設定するべきでしょう。
特に機密情報を扱うシートには保護機能を使い、少数メンバーにのみ確認ができる状態にする必要もあるかもしれません。

スマートフォンでの利用が難しい

Googleスプレッドシートは、スマートフォンでは閲覧、編集しづらいというデメリットがあります。
専用アプリもありますが、PC向けに最適化されているツールなので、スマートフォンで利用すると使いづらさが目立ちます。

いつでもどこでも誰でも閲覧や編集が可能で、PCはもちろんスマートフォンでも最適化されているJootoなどのプロジェクト管理ツールを利用することで、ストレスなくプロジェクトを管理することができるでしょう。

Jootoなら今すぐ便利にガントチャートでプロジェクト管理ができる

Googleスプレッドシートでガントチャートを作る手順を解説してきました。

JootoはWBSとガントチャートの両方で、プロジェクトを管理できるクラウド型ツールです。
Googleスプレッドシートでもテンプレートなどを利用することで、比較的簡単にガントチャートを作れますが、Jootoはカンバン方式でタスクカードに期日などの情報を入力すれば自動的にガントチャートが生成されます。

操作も直感的でなじみやすく、ChatworkやSlack、Googleカレンダーなどお使いの他アプリ・ツールとの連携も可能です。

Jootoはサポート体制も充実しています。
導入プランによっては、業界ごと企業ごとに適したボードの作成、プロジェクトメンバーへのルールの策定やレクチャーなど、ご担当者様に代わってサポートさせていただきます。
Jootoならスムーズな導入が可能です。
プロジェクト管理ツールをお探しの方は是非、一度お試しください。
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Googleスプレッドシートでガントチャートを作る方法【2023年版】