Googleの便利ツールと連携させてプロジェクト管理を簡単に！

Googleを活用して、プロジェクト管理を行う方法があることをご存じですか？

プロジェクト管理の方法は多様化してきており、一人で複数のプロジェクトを抱えていることも多いことなどから、便利なツールを使って管理を行う方法が主流となってきています。
そんななかアカウントを持っていれば誰でも使うことができる、Googleツールが注目を集めています。

どんなツールがあるのか、便利な使い方なども一緒にご紹介します。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理とは、プロジェクトにおける作業スケジュールやコスト、進捗状況、納期、リスク管理などあらゆる観点から、プロジェクトが成功するように全体の管理をしていくことを指します。
生産性の向上のためにもプロジェクト管理は欠かせないものとなっています。

企業で働いている方のほとんどは、何らかのプロジェクトに参加しているのではないでしょうか。

近年、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大などの影響もあってテレワークを行う人も多くなっており、プロジェクト管理を行うPM（プロジェクトマネージャー）の負担は大きくなるばかりです。

効率よくプロジェクト管理を行うには、ツールの導入が有効です。

プロジェクト管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理を効率的に行うためには、誰にとっても使いやすいプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
プロジェクト管理ツールとは、工程やスケジュールを可視化して、プロジェクトに関わる情報を一元管理できるツールのことを指します。

プロジェクト管理ツールを導入すると以下のようなメリットがあります。

進捗、タスク管理の手間が省ける
コミュニケーションが円滑になる
進捗やファイルなどの共有が簡単にできる
在宅ワーク（テレワーク）にも有効

詳しく見ていきましょう。

進捗、タスク管理の手間が省ける

チームでプロジェクトを進めていくと、全体の工数に加え、メンバーそれぞれの進捗の確認やタスクの管理が必要になります。

誰がどれほどのタスクを抱え、進捗はどうなっているのか把握することで、プロジェクトに遅れや漏れが生じていないかを確かめなければいけません。
そして何かトラブルが生じた際には、いち早く対応できるよう、PMは、常にチーム全体を俯瞰しなければなりません。
しかし大規模なプロジェクトになればなるほど、難しくなります。

プロジェクト管理ツールを使用することで、進捗状況を時系列のガントチャート形式で一目で確認することができ、決定された日付などの予定や、進捗状況もすぐに見ることができます。

ガントチャートとは進捗や工程・工数、スケジュールをわかりやすく見ることができる表のことで、プロジェクト管理手法のひとつであるWBS（Work Breakdown Structure）の一部として使われることが多く、作業工程や進捗を管理するのに役立ちます。

スケジュールや進捗状況をメンバーの一人ひとりに確認したり、報告を受けたりという手間を省くことができるため、効率よくプロジェクトを進めることが可能になり、PM（プロジェクトマネージャー）の負担軽減にもなります。

コミュニケーションが円滑になる

規模の大きなプロジェクトになると起こりがちなケースとして、誰がどの作業を担当しているのか、分からなくて困るということがあります。
指示を出す際や、何か質問があるときに、だれに話していいのか分からず、その都度確認していては、時間の無駄になります。

プロジェクト管理ツールを導入することで、仕事の担当者やスケジュール、進捗状況までチーム全体で共有されるため、状況の把握がしやすく、何か質問があったときやトラブルがあったときにも、すぐに担当者へ連絡することができます。
したがって、無駄な時間を大幅にカットでき、話すべき相手がすぐにわかることで、コミュニケーションも円滑に進みます。

社内、社外問わず、さまざまな人とスムーズにコミュニケーションを取る方法としては、Web会議ツールやビジネスチャットツールという手段もあります。
Web会議ツールはメンバーが同じ場所に集まらなくても、対面と同じように話し合いをすることができる便利なツールです。
またビジネスチャットツールは、メールよりも気軽にメッセージを送ることができるため、その場にいなくても会話のようにコミュニケーションをとることができるでしょう。

ファイルなどの共有が簡単にできる

プロジェクトに必要な情報やファイルの共有にも、管理ツールは便利です。
メールなどでファイルを送ったり、クラウド上にアップロードしたりしているだけでは、必要な時にファイルが見つからないなどの不具合がおこることがあります。

ツールを使い、プロジェクトごとにファイルなどの情報をアップロードすることで、チーム全体で共有することが可能なため、必要な時にすぐに取り出すことができます。

在宅ワーク（テレワーク）にも有効

新型コロナウイルスの感染拡大や、働き方改革の影響もあって、テレワークなどで在宅で仕事をする人が増えています。

オフィスにいればすぐに確認できることも、社外で仕事をしている人が多いと難しくなることもあります。
スケジュールや進捗状況を一人一人にメールや電話で確認していては時間がいくらあっても足りません。
プロジェクト管理ツールを利用することで、離れた場所のメンバーとでも、オフィスにいるのと変わらずコミュニケーションを取り、管理を行いながら仕事に取り組むことが可能になるのです。

特に、Googleをはじめとしたクラウド型のプロジェクト管理ツールはどこにいても使用することができるので、在宅ワークにも有効です。

プロジェクト管理に便利なGoogleのツール

Google Workplace（Meet/スプレッドシート/ドキュメント/カレンダー/Tables）と連携させるアイコンたち

個人でも企業でも、Googleを利用しているという人は多いのではないでしょうか。
Googleは検索エンジンとして有名ですが、さまざまなツールがリリースされており、プロジェクト管理を便利にすすめることができるツールも多くあります。

Googleツールのメリットは、Googleアカウントさえもっていれば、誰でも使うことができ、共有や連携がしやすい点です。
閲覧権限などの制限を設けることができるので、セキュリティ面でも安心ですし、無料で使えるツールが多いのも特徴です。

しかし、ストレージに制限があったり、無料では使えないツールがあったりといったデメリットも存在します。

プロジェクト管理に有効なGoogleツールの代表的なものは以下の通りです。

Google Workplace
Google Meet
Google スプレッドシート
Google ドキュメント
Google カレンダー
Google Tables

詳しくご紹介いたします。

Google Workplace

Google Workplaceとは、Googleが提供しているグループウェアツールです。
組織利用向けのアプリケーションセットには、GmailやGoogleカレンダー、Googleスプレッドシートなど、さまざまなツール群が含まれており、それぞれファイル作成やコミュニケーションなど目的に応じて利用することが可能です。

Google Workspaceには下記のような有料プランが設定されており、プランによって利用できるアプリが異なります。

Business Starter
Business Standard
Business Plus
Enterprise

Business Starterはユーザーあたり月額680円（2022年10月時点）で利用できます。

Google Meet

Google MeetはWEB会議に使えるコミュニケーションツールです。
最大100人まで招待可能なため、小規模な会議から、大規模な研修などにも使用することが可能です。
Google Meetはスマホからでも利用できるので、場所などを問わずいつでもプロジェクトメンバーや顧客とリモート会議が行えます。
Google カレンダーと連携させ、プロジェクトメンバーのカレンダーに会議の予定を組むことも可能です。

Google スプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、Microsoft Excelと同じように表形式で情報を記録することができるツールです。
Excelを使用したことがあれば、操作は簡単で、Googleアカウントを持ってさえいれば無料で気軽に使えることから、ビジネスシーンでも良く使われるツールのひとつです。

表計算ソフトですが、プロジェクト管理に使うこともでき、アドオン（ソフトウェアへ新たな機能を追加するためのプログラム）も充実しており、Projectsheet Planningというアドオンを利用すれば簡単にガントチャートも作れます。

Google ドキュメント

Google ドキュメントはMicrosoft Wordに似たオンラインのエディターツールで、ドキュメントの作成や編集ができます。
自動でクラウドにデータを保存してくれるため、データ消失のリスクが低く、共有もURLを送るだけででき、権限の設定次第でチーム内でコメントを付けたり編集したりと共同で使用することも可能です。

Googleカレンダーに紐づけすることもでき、さまざまな用途に活用することができます。

Google カレンダー

Google カレンダーは、カレンダー形式のスケジュール管理ツールです。
他のユーザーとスケジュールを共有できるので、メンバーとのスケジュール調整に役立ちます。
シンプルなUIでスマートフォンからも使いやすく、移動中でも簡単にスケジュールが把握できます。

Googleカレンダーは単体でも有益なツールではありますが、他のGoogleツールと連携することで、更に便利なツールになります。
例えばGoogle Meetで会議を行う際、Googleカレンダー上でスケジュールの詳細や会議の資料などを、前もって Googleドキュメントで共有しておけば、会議をスムーズに進めることができますし、会議後は議事録の共有として使うことも可能です。

他にも、リマインド通知が設定できたり、Todoリストが作成できたりと便利な機能が多くあるので、個人でも企業でも、ユーザーの多いツールです。
タスクの締め切りなどを通知設定しておくことで、遅れを防止することができます。

Google Tables

Google Tablesは、ユーザーフレンドリーで直感的な作業追跡ツールとして、米国内でベータテストが実施されているデータ管理ツールです。
有料版と無料版があります。

ボットが搭載されており、手動で行っていた作業の一部を自動化できるという特徴があります。

またノーコードプラットフォームなので、自由にカスタマイズできるのも特徴です。
自社用に新しくツールを開発したい場合は、Google Tablesの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

Googleカレンダーと連携できるJootoならプロジェクト管理もスムーズ！

Googleでのプロジェクト管理は、便利な面もありますが、用途によってツールを変えたり、設定が煩雑だったりと使いにくさを感じることもあると思います。
その点、Jootoなら、プロジェクトを一元管理できるため、おすすめです。

Jootoはシンプルで使いやすいスケジュール・タスク管理ツールです。
Googleスプレッドシートでガントチャートを作ろうとすると、拡張機能の導入やアドオンなど設定が煩雑なうえ、更新作業も大変で、結局使わなくなってしまうということが起こりがちです。
Jootoにはタスクを入力するだけで、自動的にガントチャートを作成、更新してくれるという嬉しい機能があります。

また、複数のプロジェクトを抱えている場合でも、Jootoならばひとつのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できます。
タスクごとにチャットができるため、コミュニケーションも活発になり、ファイルの共有も可能なので、タスクごとに必要な情報がすぐに取り出せて、効率よく業務に取り組むことができます。

Googleカレンダーと連携できるのも嬉しいポイントです。
今までスケジュール管理をGoogleカレンダーで行っていた場合も、そのまま便利に使うことが可能です。
ビジネスチャットツールとしてユーザーの多い、ChatworkやSlackとの連携も可能です。
今まで使っていたツールを大きく変えることなくJootoをはじめることができるため、混乱がおこることもなく、スムーズにJootoを導入することができます！