プロジェクト管理ツールならクラウド型をオススメしたい理由とは

もしもプロジェクト管理ツールをお探しなら、リモートワーク（テレワーク）が当たり前の今、クラウド対応のプロジェクト管理ツールがおすすめです。

チームメンバーのタスクやスケジュール、進捗状況などの管理のほか、課題の発見やコミュニケーションを活発にするなど、プロジェクト管理ツールでできることや、クラウド型を勧める理由を紹介していきます。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

プロジェクト管理ツールについて

プロジェクト管理を行う上で、ツールの活用は欠かせないものとなっています。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使って管理する方法もありますが、システムの制作が複雑で手間がかかるため、プロジェクト管理ツールを使うほうが、効率的です。

プロジェクトマネジメントツールは、直感的操作でガントチャートなどを作成でき、更新もリアルタイムで表示させることができるなど利便性が高いといえます。

プロジェクト管理ツールには、主に下記の二つの種類があります。

クラウド型
オンプレミス型

詳しく見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型とはサーバーやストレージなどのITインフラや、専用のソフトウェアを社内で保持することなく、インターネット上のサーバーを介して、必要な時に必要な分だけソフトウェアを利用するサービス形態を指します。

つまりインターネットに接続さえできれば、時間や場所を選ばずに利用することができるので、リモートワーク（テレワーク）のような在宅勤務でもサービスを活用することが可能になります。

また、社外にもプロジェクトメンバーがいるような大きなプロジェクトの場合でも、社内外問わず管理を行うことができます。

セキュリティ面でも、サービス提供側のサーバーで対策してくれるので手間が少ないというメリットがあります。

オンプレミス型

一方オンプレミス型は、社内でITインフラを用意し、自社の業務に合わせて開発を行なった独自の専用のシステムを構築し、自社で運用を行う形態を指します。

インターネット環境がない状態やオフラインでもシステムを利用できるのがメリットですが、社内ネットワーク内での利用や、開発したソフトウェアをインストールした社内PCのみでしか利用することができないことがデメリットでもあります。

プロジェクト管理にはクラウド型のツールが便利

クラウド型のプロジェクト管理ツールを使うことで、どこにいても情報を共有することができます。

近年の新型コロナウィルスの感染拡大の影響や働き方改革により、DXやリモートワーク（テレワーク）を進めている企業にとっては、クラウド型の方が管理がしやすく、便利に使うことができます。

また、今はリモートワーク（テレワーク）を実施していない企業でも、どんな勤務形態でも柔軟に対応できるクラウド型のプロジェクト管理ツールを利用しておくことで、今後リモートワーク（テレワーク）を導入することになったときに、ツールの移行などの手間が省けます。

プロジェクト管理ツールにできること

プロジェクト管理ツールには業務を効率化する多くの機能が搭載されています。

プロジェクト管理の手法として、WBS（Work Breakdown Structure）やガントチャートを取り入れている企業にとっても、プロジェクト管理ツールの導入はメリットが多いです。

代表的な機能は以下の通りです。

プロジェクトの進捗を可視化
プロジェクト情報の一元化
タスク管理機能
チャットなどのコミュニケーション機能
ファイル共有機能

ひとつひとつ、詳しく紹介します。

プロジェクトの進捗を可視化

現在のプロジェクトの進捗状況を、可視化してくれる機能が備わっているツールが多いです。

作業の進捗状況がリアルタイムで反映されるため、プロジェクトの進行具合を把握しやすくなり、何かトラブルが起きた際にも、すぐに対応することができます。

進捗状況やスケジュールがひと目でわかるガントチャートをExcelやGoogleスプレッドシートを使って作る企業も多いと思いますが、プロジェクト管理ツールを使った方が、簡単に作ることができます。

ガントチャートは管理する側にとってもされる側にとってもメリットの多い手法なので、ツールを導入して簡単に更新作業ができるようにしておくと、リアルタイムでプロジェクトの状況を把握できます。

プロジェクト情報の一元化

さまざまな情報があらゆる場所に散らばっている状態では、見えにくく使いにくいだけではなく、漏れやコミュニケーションの停滞などから遅延やミスを招き、生産性の低下に繋がりかねません。

プロジェクト管理ツールによって、プロジェクトの工数からタスク管理、納期まで一元管理できることで、統合管理を実現できます。
必要な各リソースの管理を容易にし、PM（プロジェクトマネージャー）にかかる管理業務の負荷を軽減してくれます。

また、検索機能やログ機能によって必要な情報にアクセスしやすく、変更や更新は即座に反映され、常に最新の状態に保たれるので、プロジェクトをスムーズに進行できます。

タスク管理機能

プロジェクト管理ツールにおいて重要な機能のひとつが、タスク管理機能です。

ツールを使用することで、チーム全体としてのタスクだけではなく、メンバーそれぞれのタスクの進捗状況を管理することができます。
誰がどんなタスクを抱えていて、どれほどの進捗状況なのか、すぐにわかれば、チーム内でのやりとりも円滑になります。

プロジェクトマネージャーにとっても、タスクのアサインがしやすくなり、誰か一人に業務が集中したり、遅れや抜けがでたりということを防ぐことができるため、便利です。

チャットなどのコミュニケーション機能

チャットなどのコミュニケーション機能が備わるツールも多いです。
メッセージのやりとりが実際の会話のようにできるチャットは、タスクの指示や資料の送付など、現在のビジネスシーンにおいて、欠かせないものとなっています。

プロジェクト管理ツールのなかにチャットなどのコミュニケーション機能が備わっていれば、ほかのツール・アプリを立ち上げることなく使用できるため、スムーズですし、コミュニケーションも円滑に進みます。

すでにChartworkやSlackといったビジネスチャットツールを使用している場合は、それらと連携させて使うことができるツールを選ぶことで、さらに便利に使うことができます。

ファイル共有機能

プロジェクト管理ツールを使い、必要なファイルをアップロードしておくことで、簡単に共有することができます。

業務に必要な情報をファイルは、チャットやメールなどに添付すると、いざ必要になったときに探すのに苦労することがあります。
ファイルが見つからず、もう一度担当者に送ってもらうとなると、時間の無駄になりますし、作業効率も下がります。

プロジェクト管理ツールを使い、タスクやスケジュールと関連付けてファイルをアップロードしたり、検索機能を利用したりすることで、ファイルが迷子になることがありません。
議事録などの共有も容易になるので、情報を素早く回すことができます。

また、テンプレートやマニュアル、ノウハウ、ナレッジなどといった資料や情報を集約・蓄積した社内wikiをつくることも可能です。
社内で情報が共有されることで、業務の属人化を防ぐ効果もあります。

ただし重要なファイルをアップロードして使う場合は、セキュリティ対策も大切になるので注意が必要です。

クラウド型のプロジェクト管理ツールの選び方

カンバンボードやガントチャートが使えるredmine/jira/asana/　wrike/trello/backlogからプロジェクト管理ツールを選ぶ男性

プロジェクト管理を行うことが当たり前となった昨今、さまざまなクラウド型のプロジェクト管理ツールがリリースされています。

多彩な機能が備わるツールも多く、どのツールを選べばいいのか悩むことも多いかもしれませんが、選定のポイントは以下の通りです。

自社にとって必要な機能の有無
利用可能人数
使いやすさ
コスト
サポート体制
セキュリティ対策

詳しく解説いたします。

自社にとって必要な機能の有無

プロジェクト管理ツールの導入に向けて、各ツールの比較、検討をする際には、導入目的を明確にしましょう。
あまりに機能が多すぎると使いこなせず、現場に混乱が生じるケースもあります。
必ずツールに求める要素の洗い出しをして、自社に必要な機能が揃うツールを選ぶようにしてください。

原価管理まで行えるツールや、勤怠・工数・スケジュールを一緒に管理できるツール、タスク・スケジュール管理に特化したツールなどがあるので、自社に合ったものを選びましょう。

利用可能人数

見落としがちですが、利用可能人数も、プロジェクト管理ツールを選ぶうえで重要な要素のひとつとなっています。

プロジェクト管理ツールを選定する際、利用範囲を明確にしておきましょう。
特定の小規模なプロジェクトだけで一時的に利用するのか、社内の各種プロジェクトで継続的に利用するのか、または全社的な目標管理や人事業務、勤怠管理などにも利用するのかなど、利用範囲によって料金が大きく異なってくるからです。

多くのツールにはさまざまなプランが設けられており、例えばユーザー数やストレージ容量で課金される場合などがありますので、自社の使用人数や使用状況によって、最適なツール選びを心掛けましょう。

使いやすさ

多くのメンバーが頻繁に利用することになるため、全員が使いこなせるツールを選ぶことも大切です。
学習コストのかからない、直感的・視覚的な操作が可能なツールを選ぶようにすると良いでしょう。
カンバンボード方式のようにインターフェース（UI）がわかりやすいと時間的なコストがかなり削減できます。

多彩な機能を備えるツールは魅力的に感じますが、自社では使わない機能が多く搭載されているツールよりも、シンプルなツールのほうが見やすい・使いやすい場合が多いです。

また、対応言語も重要です。
評判の良い英語のプロジェクト管理ツールがあったとしても、日本語に対応しているツールや、日本人が作ったツールを利用するほうが、慣れるのが早くなります。

コスト

プロジェクト管理ツールを導入するにあたって、どれくらいの経費・初期投資がかかってくるのかは気になるところです。

クラウド型の場合、月額課金のツールが多いです。
なかには無料でつかえるフリープランを設けているツールもあるため、導入費用を抑えることも可能ですが、利用可能人数が少なかったり、機能制限が設けられたりしているケースが多く、運用時の利便性が高いとは言えません。
しかし、無料のプランは操作性や搭載される機能を試せるため、トライアルとしては非常に役に立ちます。

有料プランを契約する前に、無料プランを利用してみると、ツール選びに失敗しにくくなります。

サポート体制

サポート体制が充実しているツールを選ぶことをおすすめいたします。
導入の仕方や使い方がわからないときや、何かトラブルが起きた際にもすぐに対応してもらえると安心です。

使い方の研修（ウェビナー）などを行ってくれるなど手厚いサポートをしてくれるツールもあるので、導入に不安がある場合はそういったツールを選ぶようにすると良いでしょう。

セキュリティ対策

プロジェクト管理ツールでは、機密情報を扱うことも多くなります。
ツールの導入の際には、システムのセキュリティとデータのバックアップ体制についても確認しておきましょう。

データをやり取りする通信はSSLなどで暗号化されているか、外部からの不正なアクセスを遮断するファイヤーウォールなどは導入されているかなども重要です。

プロジェクト管理ツールによってどれほど業務が効率化されたとしても、大切なデータが流出したり、紛失してしまったりしたのでは、プロジェクト管理ツール導入の意味がありません。
ツール選定の際には、セキュリティ対策のチェックを入念に行いましょう。

クラウド型プロジェクト管理ツールならJootoがおすすめ！

クラウド型のプロジェクト管理ツールをお探しの方には、Jootoをおすすめいたします！

Jootoの基本操作は、ドラッグ&ドロップ。
直感的・視覚的に使えるシンプルデザインが魅力です。
まるで付箋を貼ったりはがしたりする感覚で、使うことができます。

タスクごとにチャットやファイルの共有ができるため、必要な情報がすぐに取り出せて効率よく業務に取り組むことができます。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを元に、ワンクリックでカンバンボードからガントチャートが自動作成されるため、リアルタイムでの進捗を確認することができます。
また1つのダッシュボードで複数のプロジェクトを横断して管理できるので、確認作業の手間が少なく、管理工数を大幅に減らすことが可能です。

ChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携して使うことも可能なので、通知機能などを利用してさらに便利につかうことができます。

Jootoではサポート体制も充実しています。
業務や組織、チームの内容に合わせた最適な使い方を提案し、利用定着までのサポートをしています。
チームや組織でのJooto導入を検討している場合は、ぜひお問い合わせください。
うまく成果が上がっていないと感じた時には導入コンサルを利用していただくことも可能です。

さらに、Jootoはセキュリティ面でも安心です。
世界で最も信頼性の高いAWS（Amazon Web Services）を採用しています。
またPC版、モバイル版ともに、全ての通信がSSLを用いて暗号化されており、大切な情報が漏洩する心配はありません。

無料で使えるプランもあります。
クラウド型のプロジェクト管理ツールをお探しの方は、ぜひJootoをご検討ください。

プロジェクト管理にはクラウド型のツールがおすすめ！理由と選び方を解説！