段取り力を向上させる方法とは？具体的なやり方を紹介！

段取り力の高いビジネスパーソンは、どのように仕事を進めているのでしょうか。

働き方改革が推進されるなか、業務を効率化しつつ成果を出すことが求められています。
そこで注目を集めているのが段取り力の高い人材です。

段取りは、ビジネスのあらゆる場面で必要になります。
このコラムでは、段取り力の高い人の思考や行動、段取り力を鍛えるための方法などを紹介しますのでぜひ参考にして、実践してみてください。
企業が求める「段取り力の高い」人材育成のヒントにもなるかもしれません。

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段取りとは

「段取り」とは、物事をうまく運ぶための順序や手順、準備のことです。
芝居や歌舞伎の楽屋で使われていた言葉が語源で、話の区切りや一幕のことを段といっていたところから転じて「段取り」という言葉がうまれたといわれています。
また、坂道に石段を作るときに段数を見積もることを「段を取る」と言ったことが語源だという説もあります。

「段取り八分」という言葉があるように、しっかりとした段取りをおこなうことで、仕事の八割は完了したといわれるほど、ビジネスにおいて段取りは重要なものです。

段取りよく仕事をするためには、事前に十分な準備や計画をし、優先順位の決定やリスクマネジメントをおこなうことが大切です。

段取り八分の仕事二分？デキる人ほど「段取り」で差をつける！段取り力を鍛えるコツを徹底解説！

段取り力がないとどうなる？

段取り力とは段取りよく仕事をこなせるスキルです。

段取りをせず行き当たりばっかりで仕事をしていると、ミスが増えたり、仕事に遅れや漏れが生じてしまい、期限・納期に間に合わないという事態になりかねません。
チームで連携して仕事を進める場合、段取りが悪いせいで、社内だけではなく、社外にまで迷惑をかけてしまうこともあり得ます。

例えば、顧客との商談に出向く場合、

事前にアポイントメントをとる
出向く場所を調べておく
提案資料・見積書などを準備する
顧客からの質問を想定して答えを準備しておく
納期についてすぐに答えられるよう、担当者に確認しておく

以上のような段取り（準備）が必要になりますが、これらのどれが欠けても、商談がスムーズに進まない可能性があります。
最悪の場合、商談がうまくいかなかったり、顧客との関係に軋轢が生じてしまったりすることも。
段取りが悪いと、社内外問わず、人間関係にも影響がでるため、注意が必要です。

また、段取りが悪いせいで、進行が遅れたり、手戻りが発生したりして、就業時間内に仕事を終わらせることができず、残業が増えてしまうということもありえます。
そうなると、人件費などのコストがかさみ、生産性も下がってしまいます。
働き方改革が推進される中で、長時間労働の削減は企業にとって大きな課題の一つとなっており、段取り力の高い人材の育成が求められています。

段取り力の高い人が実践している行動

歌舞伎や芝居の楽屋言葉がルーツである段取り八分から段取り力を理解して、物事に取り組んでいる女性

段取り力が高い人＝仕事ができる人、といっても過言ではないでしょう。
では、段取り力が高い人は普段からどのような思考で行動しているのでしょうか。

段取り力の高い人が実践していることは主に以下のとおりです。

準備を怠らない
周囲への気配り
柔軟な対応
情報収集

具体的に見ていきましょう。

段取りが悪い人の特徴とウッカリやってしまう習慣とは？段取り改善するための5つのステップ！

準備を怠らない

段取りの基本は「準備」です。
段取り力の高い人は、目標達成のための手順を具体的に理解し、そのために必要な準備を怠りません。

必要なタスクやリソースなどを理解し、計画に沿って適切な準備をおこないます。
あらかじめ必要になるとわかっている資料や備品などはそのときになって用意するのではなく、前もって準備をしておくことで、手を止めることなくスムーズに仕事ができます。

そのためには、仕事の全体像や目的・目標を理解しておく必要があります。
プロジェクトの概要だけしかわかっていないと、何を準備すればスムーズに仕事ができるのか理解できません。
タスクを細かく区切り、そのタスクには何が必要でどれくらいの時間がかかるのかを把握して準備をしましょう。

周囲への気配り

段取り力の高い人は、コミュニケーションも上手いことが多く、常に周囲への気配りを忘れないところが特長の一つです。

仕事とは周囲の人と協力して進めていくものです。
周囲の人に気を配り、常に状況を把握しておくことで、状況の変化にもすぐに気が付くことができます。
周囲との関係がよければ、仕事もスムーズに回りますし、日頃から気配りを忘れないことで、何かトラブルが起きたときにも、周囲の協力を得やすくなります。

臨機応変な対応

プロジェクトを実行していると、必ずしも計画通りに進まないことが出てきますが、段取り力の高い人は、たとえ計画通りに進まなかったとしても、柔軟に対応し、すぐにスケジュールを組み直せます。
それは、準備の段階で事前にトラブルやリスクを想定し、そのときにどうするのか代案や対策を考えているからです。
計画通りにプロジェクトを進めることが目標ではなく、最終的な目標達成のためにするべきことや、明確なゴールが見えているため、何をするのが最適なのか理解しているからこそできることといえます。

情報収集

段取り力が高い人は、先のことを予測する能力が高いのが特長ですが、それは日頃からアンテナを張り、情報収集をしているからです。
さまざまな情報を把握していることで、今後の予測を立てることができるようになります。

プロジェクトの完遂までには多くの人が関わります。
あらゆる方向にアンテナを張り、情報を集めておくことで、最適な判断をすることが可能になります。

タイムマネジメントができる

段取り力の高い人は、時間の使い方も上手いのが特長です。

1日は24時間で、そのなかでも就業時間は限られています。
その時間をどれだけうまく使えるかが、段取りのカギになります。

一つひとつのタスクにどれくらいの所要時間が必要なのかがわかっていれば、効率的にスケジュールを組むことができます。
例えば、アポまでの時間が1時間だとして、抱えているタスクの中からこなすことができそうなものをピックアップして優先的に片づけてしまうことができます。
逆にタイムマネジメントが上手くできていない場合、少し時間が空いたからという理由で工数のかかる作業をスケジュールに入れてしまい、タスクを処理できなくなってしまうというミスも起こります。

1日の時間管理はもちろん、1週間、1カ月と大きな時間軸で考えてスケジュール調整ができる能力が必要です。

段取り力を向上させる方法

段取り力は、才能ではなくビジネススキルなので、鍛えることが可能です。
以下のことをやるだけで段取り力を高めることができます。

目標を明確にする
作業（タスク）の洗い出しをする
優先順位を把握する
リスクマネジメントをおこなう
管理ツールの活用

詳しく見ていきましょう。

段取り力を向上させる方法1
目標を明確にする

目的や目標、ゴールを明確にしておくことで段取り力を向上させることができます。
いくら目標達成を目指しても、それがどこにあるのかわからなければ、うまく仕事を進めることができません。

プロジェクトを始める前に立てた計画通りに進めることはもちろん大切ですが、プロジェクトは予定通りに進みません。
当初の計画にこだわらず、臨機応変な対応をするためにも、最終的な目標を明確にしておき、目標達成のためになにをするべきなのかを考え、準備しておきましょう。

段取り力を向上させる方法2
作業（タスク）の洗い出しをする

目標、ゴールが明確になったら、目標を達成するために必要な作業（タスク）の洗い出しをおこないます。
タスクは、何から取り掛かればよいのかすぐにわかるくらいまで細分化することで、実際の作業量が具体的にわかります。
またタスクにかかる作業時間も把握しておくことで、全体にかかる時間を見積もることもできます。

段取り力を向上させる方法3
優先順位を把握する

段取りよく仕事を進めるためには、優先順位の把握が欠かせません。
作業（タスク）を洗い出し、やるべきタスクをリストアップできたら、優先順位を決定します。
優先順位を間違えると、プロジェクトの進行に支障がでてきてしまう可能性があります。
タスクを整理し、優先順位を決めることで、おこなうべきタスクが明確になり、また後回しにしたほうが効率よく進めることができるタスクもわかります。

タスクの優先順位は、親子関係や緊急性や重要性などから決定します。
後工程に他のメンバーが控えている場合などは早くタスクを終わらせたほうがスムーズですし、自分だけで完結する作業は、納期に余裕があれば後回しにすることもできます。

また、所要時間が短いタスクからこなしていくのも一つの方法です。
5分以内に終わるタスクであれば、後に予定が詰まっていても素早く終わらせることができます。

時間管理のマトリックス（緊急度と重要度のマトリクス）によるタスクの優先順位の付け方

段取り力を向上させる方法4
リスクマネジメントをおこなう

前述したように、プロジェクトは計画通りに進まないことがほとんどです。
発生する可能性のあるリスクを予測し、すぐに対処できるようにリスクについてもリストアップし、その対策についても計画しておきましょう。
リスクは今後起きるかもしれない不確実な出来事です。
常に最悪の状態を想定し、それでも品質を保ち、納期を守れるようにリスクマネジメントをおこないます。

スケジュールを組む際は、トラブルが発生することを見越して、余裕（バッファ）をもたせたスケジュール設定をおこなうとよいでしょう。

プロジェクトにおけるリスク管理とは？手法やプロセスについて解説します

タスク・プロジェクト管理ツールの活用

段取りよく仕事をするには、タスク・プロジェクト管理ツールの活用が便利です。
プロジェクトの進捗状況や、チームメンバーが抱えているタスクすべてを把握しておくことで、段取り力を高めることができますが、頭の中だけですべてをおこなうのは困難です。
管理ツールを活用することで、進捗やチーム内のタスクの状況を可視化でき、タスク管理やスケジュール管理を効率的におこなうことができます。

さまざまな管理ツールがありますが、多くの機能が備わっていても、操作が難しいツールはおすすめできません。
わかりやすく、シンプルなツールのほうがチームメンバーにとって負担が少ないため定着しやすく、段取り力を高めるための情報収集やコミュニケーションに役立てることができます。

段取りよく仕事をこなすにはJootoがおすすめ！

段取りよく仕事をこなすためには、効率的にタスクを管理し、チーム全体で情報を共有することが大切です。
そこでおすすめしたいのが、タスク・プロジェクト管理ツールJootoです。
さまざまなタスク管理ツールがリリースされているなかで、特に使いやすく汎用性が高いのはJootoでしょう。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。

Jootoなら、タスクカードを入力するだけで自動的に、進捗管理に欠かせないガントチャートがリアルタイムで作成されます。
ガントチャートは一目でメンバーが抱えているタスクの進捗を把握できるため、何かトラブルが起こった際にも、素早く対応することができ、段取り力を高めることができます。

タスクごとにチャットやファイル添付ができることから、必要な情報をすぐに手に入れることができます。
他部署の情報も確認できるため、連携を強化でき、段取りよく作業を進めることが可能です。

また、外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができます。
すでにこれらのツールを利用して仕事をしているという方は、Jootoと連携させることでより効率的に段取りよくタスク管理をおこなうことができるようになります。

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