業務効率化にはクラウドツールの活用が不可欠です。
昨今、クラウドツールを導入している企業が増えています。
働き方改革の推進によってリモートワーク（テレワーク）が拡大したことが背景にあるといわれており、クラウドツールを導入することで、業務効率化を実現することが、企業にとって課題の一つとなっています。
この記事では、ビジネスクラウドツールを導入するメリット・デメリット、導入のポイントなどを解説しますので、参考にしてください。
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目次
クラウドツールとは
「クラウド」とは、インターネット経由でサービスを利用できる仕組みのことを指す言葉です。
インターネット環境を表現した雲（cloud）が語源だといわれています。
クラウドツールは、クラウド上にあるソフトやアプリを利用できるサービスのことです。
クラウド上にデータがあるため、インターネット環境さえあればどこからでも利用でき、サーバーなどの設備も必要ありません。
コミュニケーションツールや管理ツールなど、さまざまな種類があり、業務効率化につながるとして、注目を集めています。
クラウドツールが注目される背景
近年、働き方改革の推進によって、リモートワーク（テレワーク）が増えたことや、労働人口の減少による人材不足で、企業にとって業務効率化が大きな課題となっていることが背景にあります。
特にリモートワーク（テレワーク）では、離れた場所で仕事をすることから、どこにいても業務に必要な情報にアクセスできる環境が必要になります。
社外から社内ネットワークにアクセスさせることもできますが、セキュリティ面やサーバー増強などの対策が必要になります。
クラウドツールはネット環境さえ整っていればどこからでもアクセスでき、セキュリティ対策もされているため注目を集めています。
クラウドツールを導入するメリット
ビジネスクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。
- すぐに始められる
- 業務効率化
- 複数人で共同編集ができる
- コスト削減
- 情報共有が容易になる
詳しく見ていきましょう。
すぐに始められる
クラウド型のツールは、従来のオンプレミス型と比べ、すぐに始められるところがメリットの一つです。
自社でサーバーやストレージを用意する必要がなく、システムを構築する必要もないため、準備にかかる時間が少なくすみます。
業務効率化
自社が抱える課題に応じたクラウドツールを利用することで、手間や無駄を削減することができ、業務効率化を実現することができます。
今までは時間をかけておこなっていた作業も、ツールを使えば即座に終わらせることができたり、特定の社員のみしか触ることができないという属人化を防いだりすることができ、業務効率化を実現できます。
効率化によって人件費などの削減にもつながり、生産性を高めることも可能です。
複数人で共同編集できる
タスク管理やスケジュール管理にExcel（エクセル）を活用しているという企業は多いと思います。
Excel（エクセル）は共有フォルダやクラウド上に保存すれば、共有することができ、複数人で同時に共同編集することも可能ですが、手元のパソコンに保存しているだけでは、共同編集はできません。
また、複数人で管理するとなると、データ消失の恐れも出てきます。
特に近年はリモートワーク（テレワーク）が増え、チームのメンバーと離れた場所で仕事をする機会が多くなりました。
クラウドツールで同時に共同編集ができることで、一度に多くの従業員が作業でき、効率的に業務を進められます。
リモート会議中にデータ編集をおこなうこともできるので、議事録のように使ったり、その場でタスクを割り振ることも可能です。
コスト削減
クラウドツールは、自社でサーバーなどを設置しないといけないオンプレミス型に比べて初期費用も掛かりません。
保守の費用も最小限に抑えることができますし、専任スタッフを置く必要もないので、人件費の削減にもつながります。
必要な情報はクラウド上に集約されるので、印刷して保管する必要もなくなります。
手続きが煩雑でわかりにくいワークフローもツールを活用することで、内部統制の強化やペーパーレス化を実現できます。
情報共有が容易になる
仕事をスムーズに進めるには、情報共有が欠かせません。
ファイル共有ができるツールを利用して、クラウド上に情報を一元化することで、必要情報をすぐに共有することができるようになります。
アクセス権限を設定すれば、特定のメンバーだけで情報を共有することも可能なので、セキュリティ面でも安心です。
タスクの進捗状況や顧客管理の情報などをクラウドで一元管理することで、ナレッジの蓄積にもなります。
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クラウドツールを導入するデメリット
クラウドツールのデメリットについて解説します。
以下のデメリットを踏まえたうえで、自社にとって必要かどうか判断してください。
- インターネットがないと使用できない
- 継続的なコストが発生する
詳しく見ていきましょう。
インターネットがないと使用できない
クラウドツールは、インターネット上のソフトやアプリを使います。
また、データもネット上に保存されるため、インターネット障害や災害などにより、ネットが使えない状態になってしまうと、操作ができなくなってしまう可能性があります。
万が一の時に備えて、データをエクスポートするなどしてバックアップを取ることを忘れないようにしましょう。
継続的なコストが発生する
クラウドツールは、初期費用がかからない分、利用するのに月額料金などの継続的なコストがかかります。
また、扱うのが難しいツールの場合、トレーニングをおこなう必要がでてきてしまい、コストがかかってしまいます。
導入前に、必要な機能についての見極めや得られる効果についての評価をおこない、発生するコストに見合った効果があるのか検討することが大切です。
クラウドツールの種類と機能
世界中でさまざまなクラウドツールがリリースされていますが、自社にとって必要となるツールを見極めることが大切です。
機能・目的別にクラウドツールを紹介しますので、参考にしてください。
コミュニケーション
リモートワーク（テレワーク）の影響もあり、直接対面してコミュニケーションを取ることが難しい場合、クラウド型のコミュニケーションツールが役立ちます。
コミュニケーションにツールを使うことで、コミュニケーションが活性化し、職場に良い効果をもたらします。
主なコミュニケーションツールの種類は以下の通りです。
- ビジネスチャットツール
- 社内SNSツール
- Web会議ツール
ビジネスチャットメールは、気軽に相談や報告ができるため、コミュニケーションを円滑に進めることができるようになります。
社内SNSでは、自分の持つ情報やノウハウを公開したり、質問を募集したりすることで、業務に役立てることができます。
また、経営者の考えを社内全体に発信したり、逆に従業員が自分の意見が言える場所になったりもするため、コミュニケーションが活性化します。
Web会議ツールを使えば、リモートでの会議（テレビ会議）ができるので、移動時間やコストの削減につながりますし、ウェビナーや面接に活用することも可能です。
画面共有や録画などの機能があれば、社内で情報を共有するのにも役立ちます。
情報共有
複数人で案件を進めたり、チームでプロジェクトを推進する場合、情報共有が成功のカギとなります。
情報共有に役立つクラウドツールの種類は以下の通りです。
- ファイル共有ツール
- 名刺管理ツール
- 顧客管理ツール
- ナレッジ共有・蓄積ツール
ファイル共有ツールを活用すれば、クラウド上に情報を集約でき、ナレッジやノウハウを蓄積し、共有することができます。
名刺や、顧客情報を一元管理することも可能で、営業活動に役立てることも可能です。
バックオフィス業務の効率化
経理や人事、労務・総務などのバックオフィス関連業務は、従業員が円滑に業務を遂行するためには欠かせない仕事です。
他の部門の情報を管理しなくてはいけないことも多く、企業のなかで最も煩雑な業務といえるのではないでしょうか。
そんなバックオフィス業務をサポートするのが以下のツールです。
- 会計・経理ツール
- 人事・労務ツール
- 請求書作成ツール
- 勤怠管理ツール
クラウドツールを利用することで、売上や費用などの情報をすぐに確認できるため、請求書の発行など会計処理に役立ちます。
また、従業員が多い場合でも、勤怠情報なども共有できるので、年末調整・労務管理などもスムーズです。
タスク・プロジェクト・スケジュール管理
プロジェクトを円滑に進めるには以下のような、クラウド型の管理ツールが便利です。
- タスク・プロジェクト管理ツール
- スケジュール管理ツール
- ガントチャートツール
プロジェクトのチームメンバーが多い場合などは、ツールを活用しないと、誰が何をしているのか全体が見えないこともあるため、管理ツールは必須です。
クラウドツールを利用することで、リモートワーク（テレワーク）の場合でも、メンバーが個々に抱えているタスクの量や進捗を可視化することができます。
また、ガントチャートなどで、常に進捗を把握できれば、何かトラブルが起きたときにも素早い対応が可能になります。
タスクの期限などを設定することで、スケジュールの管理をおこなうことも可能です。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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クラウドツール導入のポイント
クラウドツールを導入して業務効率化を成功させるためには、下記のポイントを押さえることが大切です。
- 自社に必要なツールか
- 操作が簡単なツールを選ぶ
- セキュリティ対策の実施
詳しく見ていきましょう。
クラウドツール導入のポイント1
自社に必要なツールか
クラウドツールは数多くリリースされているため、どのツールを導入するのか選定する必要があります。
まずは、自社にとって最適なツールが何なのか見極めましょう。
そのためには、業務全体を見て、どこに工数がかかっているのか、業務改善が必要な箇所はどこか、などを分析しましょう。
クラウドツール導入のポイント2
操作が簡単なツールを選ぶ
クラウドツールは、多くの従業員が使うことになるため、誰でもすぐに使いこなせるよう、シンプルで操作が簡単なツールを選定すると、スムーズに導入を進めることができます。
無料でトライアルできるツールもあるので、使用感などを確かめてから導入を決めるとよいでしょう。
クラウドツール導入のポイント3
セキュリティ対策の実施
クラウドツールは社内ツールよりも、外部からの不正アクセスを受けやすいことがあります。
利用するツールのセキュリティはしっかりと確認しておきましょう。
また、利用する従業員のITリテラシーを把握し、必要に応じて教育をおこなうことも重要です。
Jootoでタスク管理を効率化！
クラウドツールで、プロジェクト・タスク管理ツールの導入を検討されている方には、Jootoがおすすめです。
多くの管理ツールのなかで、使いやすく操作性が高いのがJootoです。
シンプルなかんばん方式で、基本操作はドラッグ＆ドロップだけと、視覚的・直感的に使えるため、誰でもすぐに使いこなすことができます。
また、タスクカードを入力するだけで自動的にガントチャートが作成される機能が搭載されているほか、タスクにはファイルをアップロードすることも可能で、ファイル共有にも役立ちます。
コミュニケーションツールとしての一面もあり、タスクカードにコメントを残すことができ、チャットとしても活用できます。
外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができます。
タスクDXプラン
従業員の数が多い場合や社内システムとしてJootoを利用する場合は「タスクDXプラン」がおすすめです。
膨大なオンラインストレージで、社内の情報をJootoに集約し、一元管理することができます。
従来から法人向けに提供をしている、ビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため機密情報を扱うときも安心です。
そしてサポート体制が充実しているのも嬉しいポイントです。
Jooto導入時の説明や指導などの業務を、Jootoメンバーが伴走して支援・代行するので、担当者の負担を軽減できるほか、せっかく導入したのになかなか定着しないといった事態を防ぐこともできます。
さらに、「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携することで、業務の自動化を実現することも可能です。
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