仕事の進め方が上手い人の特徴と、効率的に仕事を進める6ステップとは？

仕事の進め方はビジネスパーソンにとって重要な課題の一つです。

昨今、政府によって推進されている働き方改革では、長時間労働の是正が叫ばれており、残業を減らすためにも、企業にとって、業務効率化は欠かせないものとなっています。
段取りよく仕事を進めることで、効率的にタスクをこなせるようになり、時間短縮や生産性を高めることにつながるため、仕事の進め方を見直すことは必須です。

仕事の進め方が上手い人の特徴や、具体的なコツについて解説しますので、ぜひ実践してみてください。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

仕事の進め方が上手な人の特徴

どのように仕事を進めてよいのかわからないというひとは、上手な人のやり方を意識してみるとよいでしょう。
仕事を進めるのが上手い人はどのような特徴を持っているのか、詳しく解説します。

仕事の進め方が上手な人の特徴1
全体像を把握している

仕事をこなすうえで、最も大切なのは、始まりから終わりまでの全体像を見ることができるという点です。
仕事の進め方が上手い人は、タスクの洗い出しなどによって業務の全体像を把握できており、ゴールまでの道筋が明確に見えています。
なんとなく上司に指示された仕事をこなしているのではなく、この作業の先には何があるのか、目標を達成するためにどのように動けばいいかなど、常に段取りを考えて仕事をしているため、効率的に業務をこなすことができます。

目標がハッキリしていることで、日々の業務に集中でき、完遂させたときには達成感を得ることができるため、常に高いモチベーションを維持できます。

仕事の進め方が上手な人の特徴2
コミュニケーション能力が高い

仕事の進め方が上手い人は、下手な人に比べて、コミュニケーション能力が高いことが多いです。
常に周囲とコミュニケーションを取りながら仕事をしていれば、意見の相違などもおきにくくなります。
また、仕事で何かトラブルが起きた際にも、周囲に相談することができるので、取り返しがつかなくなる前に解決できます。
チームメンバーが困っているときには、率先して仕事を手伝うこともします。
メンバー同士助け合うことで人間関係を良好に保つことができるのです。

プロジェクトでは複数人でひとつの目標（ゴール）に向かって進んでいるため助け合うことが大切です。
職場で仲間との適切なコミュニケーションを心がけることで、人間関係も円滑になり、チームワークも強化されます。

仕事の進め方が上手な人の特徴3
適切なスケジュール管理ができている

基本的に、仕事には納期（期日）があることが多く、納期（期日）に間に合うように仕事を進めなければいけません。
プロジェクトでは、個人だけで進めるのではなく、同僚と協力して進めなくてはいけない場面も多く、同僚がおこなう作業時間も逆算してタスクを進める必要があります。

仕事のできる人は、タスクの完遂までにどれくらい時間がかかるのかを理解できていています。
多くのタスクを抱えていても、何を優先させるべきなのかもわかっているため、適切なスケジュール管理ができるのです。

仕事の進め方が上手な人の特徴4
常にスキルアップを心がけている

仕事の進め方が上手い人は、常に能力を高めるために学ぶ努力をしています。
パフォーマンス向上のためにどうすればよいのかを常に考え、行動しているのです。
上司から仕事術を学んだり、ビジネス書を読んだりして、自己啓発を続けています。

仕事を進めるのが下手な人は、今自分がしている業務のことしか考えていないため、なかなか成長できません。
また、社会人になって日の浅い新入社員にとってはすべての出来事が未知であることが多く、常に学ぶ姿勢が求められます。
自己の能力を高めることで、仕事の質もあがります。

仕事の進め方が上手な人の特徴5
整理整頓が上手い

仕事ができる人は、身の回りの整理整頓も上手い傾向にあります。
デスク周りやパソコンのデータなどが整理されていないと、漏れや抜けが発生する恐れがあるためです。
また、欲しい情報がすぐに見つけられず、無駄が生じてしまいます。

整理整頓された環境は集中力を高めるのにも役立ちます。
仕事ができる人は、忙しいなかでも、工夫して身の回りをきれいに保てるように心がけています。

そして、やるべきこと（ToDo）についても整理ができています。
自分が抱えているタスクをすべて把握し、その優先順位や作業時間なども、整理された状態で認識しています。
こなすべきタスクが大量にある場合は、頭の中だけで整理整頓するのは困難です。
紙に書き出したり、タスク管理ツールを活用するなどして、整理しています。

仕事の進め方が上手な人の特徴6
完璧主義者ではない

すべての業務を完璧にこなしたいと考える完璧主義者は、実は仕事の進め方が下手なことが多々あります。
仕事には優先順位があり、押さえるべきポイントがあります。
なかには、完璧ではなくても、早く仕上げることの方が大切なタスクも存在します。

仕事の進め方が上手い人は、どこに力を入れればよいのかよくわかっています。
チームメンバーに頼ることも上手く、自分がこなす必要がない仕事は、手の空いている同僚に依頼するなどして効率よく業務を進めていくことができます。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

仕事を効率的に進めるステップ

仕事の進め方が上手い人の特徴がわかりましたが、仕事を効率的に進めるための具体的な仕事術や心構えを紹介します。
今すぐに実践できるものについて解説するので、参考にしてください。

仕事を効率的に進めるステップ1
全てのタスクを洗い出す

仕事に取り掛かる前に、全てのタスクを洗い出し、リストアップしましょう。
目の前のタスクにばかり気を取られ、仕事の全体像が把握できていないと、適切なスケジューリングもできず、タスクの漏れや納期に遅れるなどのトラブルを引き起こす可能性があります。
例えば、タスクを洗い出しToDoリストなどを作成することで、仕事の全体像が見えてきます。
頭の中だけでタスクを整理するのではなく、見える化することが大切なのです。
ぼんやりとしたタスクではなく、何をすればよいのか明確にわかるよう、タスクを細分化し、具体的な内容を記載するようにしましょう。

すべてのタスクを書き出すことができたら、次はそのタスク一つひとつの作業時間を見積もりましょう。
作業にかかる時間が明確になることで、適切なスケジュール管理をおこなうことができます。

仕事を効率的に進めるステップ2
優先順位を明確にする

タスクをリストアップしたことで、タスクの緊急度、重要度、作業時間がわかり、どのタスクからおこなうべきなのか、優先順位が明確になります。
基本的には重要度や緊急度から優先順位を決定しますが、作業時間が短いもの（3分以内に終わるものなど）から取り掛かると、一日にこなすことができるタスク数が増え、モチベーションのアップにもつながるのでおすすめです。

優先順位の決定には、優先順位を判断するためのフレームワークである「緊急度と重要度のマトリクス」を活用すると便利です。
詳しくは関連記事を参考にしてください。

仕事を効率的に進めるステップ3
余裕を持ったスケジューリング

プロジェクトにトラブルは付きものです。
計画通りに進むことは、まずないということを意識しておきましょう。

納期から逆算して、タスクの作業時間を考慮したスケジュール計画を立てるのですが、予期せぬトラブルやスケジュール変更に対処できるように、余裕を持ったスケジューリングを心がけるようにしましょう。
残業時間に依存してプロジェクトを進めることにならないよう、計画段階から余裕をもたせておくことが重要です。
余裕があることで、慎重に仕事を進めなくてはいけない場面に時間を割くことができ、品質向上につなげることもできます。

また、仕事が余裕なく詰め込まれすぎていると、休憩を取る時間がなく、集中力が低下し、ミスが増えることがあります。
結果として作業効率が落ちるという事態に陥ってしまうことも。
特に、自身の仕事が遅い、と感じている人は焦りから休憩を取らずに仕事をしてしまう傾向が強いようです。

休憩をしっかりとることで仕事にメリハリをつけることができ、集中力のアップにつながります。

仕事を効率的に進めるステップ4
報・連・相を心がける

ビジネスにおけるコミュニケーションの基本である「報・連・相」を徹底することで、業務内でのトラブルやミスを防ぐことができます。
また常に報・連・相を心がけることで、自分の思い込みによる認識齟齬をなくし、無駄な作業を回避することにもつながるでしょう。

同僚や上司への報・連・相を確実にこなして、タスクの進捗状況などを確認することで、チームワークも強化され、スムーズに仕事を進めることができます。

仕事を効率的に進めるステップ5
PDCAサイクルを回す

仕事を実行した後で、上手くいかなかった点について振り返ることや反省することが大切です。
反省点・課題を洗い出し、次回に生かすためには、Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Act（再試行）のサイクルを回しましょう。
PDCAサイクルによって、仕事の生産性を高め、効率化を図ることができます。

プロジェクトの完了後や、マイルストーンごとに、業務や成果についての反省や振り返りをおこない、必要に応じて改善していくことが大切です。

仕事を効率的に進めるステップ6
タスク管理ツールの活用

仕事を上手く進めるということは、タスク管理やスケジュール管理をしっかりおこなうということでもあります。

紙やノートを使って管理することもできますが、チームなどの組織でタスク管理・スケジュール管理をおこなう場合は、情報共有が大切になります。
お互いのタスクの進捗などを確認しつつ仕事を進めることができるからです。

チームや組織でのタスク管理やスケジュール管理には、専用の管理ツールを利用するとよいでしょう。
管理ツールを使うことで、情報共有やコミュニケーションが容易になり、効率的に仕事を進めることができます。

クラウド上で管理できるツールであれば、離れた場所でも情報共有が容易になり、チームのメンバー同士がお互いにどのような仕事をしているのかが把握できます。
つまりリアルタイムの進捗状況も見える化できるため、期日に遅れるなどのトラブルが起きたときにもすぐに対応することができます。

必要な情報や資料なども、ツールに一元化することで、すぐに取り出すことが出来るようになり、無駄な時間が生じません。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

Jootoで仕事の進め方が上手い人に

仕事の進め方で悩んでいる人には、Jootoの活用をおすすめします。

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本的な操作はドラッグ&ドロップだけと簡単です。
直感的・視覚的に使えるため、ツールの使い方を覚える手間がかかりません。
管理ツールを導入しても、使いづらかったり、使い方がわからなかったりすると、定着せず、結局上手く活用されない、といった事態になることがありますが、Jootoならその心配はなくなるのです。

また、タスクカードを入力していくだけで、ガントチャートが自動的に作成されます。
これにより、部下からの報告を待つことなく、リアルタイムで進捗管理をすることが可能です。
だれがどのタスクに取り掛かっているのかすぐにわかるため、メンバー同士で協力してプロジェクトを進めることができます。

コミュニケーションツールとしても優秀で、タスクごとにコメントを残せるため、チャットのように使用することも可能です。
タスクにはファイルを添付することもできるため、そのタスクに必要な情報を探し回ることなく、すぐに知ることができ、「報・連・相」に役立てることができます。

Jootoを活用して、段取りよく仕事を進められるビジネスパーソンを目指しましょう。

サポート体制も充実の「タスクDXプラン」

せっかくツールを導入しても、社内に定着しなければ意味がありません。
しかし、特にフォローするべき関係者の多い大規模プロジェクトの場合、全ての関係者に導入したツールを浸透させるのは手間も時間もかかります。

タスクDXプランなら、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施。
社内にJootoが定着するお手伝いをさせていただきます。
これにより、担当者の負担を大幅に削減でき、時間短縮につなげることも可能です。

また、「タスクDXプラン」では、ビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、機密情報を扱う場合でも安心です。
外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、顧客管理システムなどと連携させることで、業務の自動化を実現することが可能です。