タスク管理をアナログで行うメリット・デメリットとは？

現代社会のデジタル化が進む一方で、タスク管理はアナログで行いたいというこだわりを持っている方は多くいます。
しかし紙を使ったタスク管理は便利であるものの、個人によって管理方法や書き方のルールが異なるため、効率的に使えていない場合があります。

またタスクをアナログで管理したいと考える方の中には、タスク管理のデジタルツールをうまく使いこなせないという悩みを抱えているケースも少なくありません。

当記事では、タスク管理をアナログで行うメリット・デメリットについて解説します。
あわせて効率的なプロジェクト管理ツールについても紹介するため、興味のある方はぜひ参考にしてください。

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タスク管理は仕事を進める上で重要な作業

タスク管理とは、割り当てられた仕事を効率的にこなせるように管理する業務であり、やるべきことを可視化するという目的があります。
タスク管理を怠ると、本来やらなければならない作業の存在や、作業の締め切りを把握しきれず非効率なスケジュールを組んでしまう可能性が高まります。
タスク管理を行い締め切りや作業にかかる時間などを加味し、タスクに優先順位をつけることで効率的に作業できるでしょう。

つまりタスク管理は、仕事をスムーズに進める上で欠かせない工程の1つと言えます。

タスク管理をする場合に使うツールは？

タスク管理を行う際は、自らが管理しやすい方法での実施が重要です。
タスク管理には大きく分けて2つの方法が挙げられます。

アナログでタスク管理を行う場合
デジタルでタスク管理を行う場合

ここでは、アナログとデジタルでタスク管理をする際に使うツールについて解説します。
それぞれの特徴を把握し、自分に合ったタスク管理を行いましょう。

アナログでタスク管理を行う場合

アナログでのタスク管理とは、パソコンを使わずに紙に文字を書き出す手法です。
アナログでタスク管理を行う際には、以下のツールを用いて行います。

付箋
ノート

付箋の場合、パソコンや手帳、ホワイトボードに貼り付けて管理ができます。
重要性の高い作業の際には、何時も目に付く場所に貼り付けておくことで作業漏れを防げます。
また、きちんと書き出す必要はないものの、忘れてはいけない小さなタスクを付箋に書き出し、作業完了後すぐに捨てることも可能です。

このように付箋は気軽に使いやすく、管理がしやすい特徴があります。

ちなみにノートの場合、必要な項目を増やしたり、減らしたりするなど自分流にカスタマイズしてタスク管理が可能です。

デジタルでタスク管理を行う場合

デジタルでのタスク管理は、パソコンやタブレットなどの情報処理端末を用いて管理します。
デジタルでのタスク管理を行う際には、以下のツールを使用している方が多い傾向にあります。

タスク管理ツール
スプレッドシート

デジタルでタスク管理を行う場合、同じツールを使用している複数人のスケジュールが一度に確認できます。
また閲覧制限をつけられるため、公開範囲を決められる点が優れていると言えるでしょう。

タスク管理をアナログで行う手順

タスク管理をアナログで行う場合、どのように進めたらよいか分からないという方も多くいます。
タスク管理をアナログで行う際には、以下の手順通りにこなしていくことで効率的に作業を進められます。

現在抱えているすべてのタスクを書き出す
タスクのグルーピングを行う
マトリクスを作成し優先順位を決める
他の人に振るべきタスクを決める
タスクの期間を設定する
ToDoリストを作成しやるべきことを把握する

以下では、6つの手順に関して詳しく説明します。

1. 現在抱えているすべてのタスクを書き出す

アナログでのタスク管理を行う場合、最初に現在抱えているすべてのタスクを書き出しましょう。
タスクの書き出しをする目的は、タスクの量の可視化です。
タスクを可視化することで、作業漏れを防ぐ事ができるだけでなく、自分が抱えている仕事の量を再確認できるメリットがあります。

以下はタスク管理すべき作業の一例です。

・返信期日のあるメールチェック
・ミーティングのスケジュール
・ミーティングの際に使う資料作り
・取引先へのアポ取り
・取引先との商談
・チームメンバーとの面談
・資材倉庫の整理

タスクの書き出し段階ではタスクを整理する必要はないため、タスクの大小関係なく思いついた順に書いていきましょう。

2. タスクのグルーピングを行う

タスクを箇条書きに書き出した後は、グルーピングを行います。
タスクをグルーピングすることで、それぞれのタスクの種類が見えてくるでしょう。

以下はタスク分けをする際に使われるグループの一例です。

期限が決まっているタスク
プロジェクトメンバーごとのタスク
重要度や規模の大きいタスク

タスクが多い場合は、グルーピング作業をおすすめします。
ただしタスクが少ない際には、次の工程であるマトリクス作成に飛んでも問題ありません。
自身の抱えている仕事の数に応じて対応しましょう。

3. 緊急度と重要度マトリクスを作成し優先順位を決める

グルーピングを済ませた後はマトリクス作成の工程に入ります。
タスク管理におけるマトリクスとは、縦の軸に重要度、横の軸に緊急度のあるタスクを並べ整理する作業を指します。
緊急度と重要度のマトリクスには、「重要」「重要でない」「緊急」「緊急でない」に分けることで、主観ではなく客観的に優先順位を決められるメリットがあります。

緊急度と重要度のマトリクス作成はタスク管理においての肝であり、きちんと優先順位をつけることで作業効率が上がるでしょう。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

4. 他の人に振るべきタスクを決める

優先順位が決まった場合、優先度の低いタスクの振り分けを検討しましょう。
緊急度と重要度のマトリクスの「重要でない」と「緊急でない」タスクは、自分がやるべきタスクでない可能性があります。
タスクによっては他の人が行った方が効率的なものもあるため、やらないタスクを決めることが大切です。

タスクを減らし優先度の高いタスクに集中できるため、作業効率の向上が期待できるでしょう。

5. タスクの期間を設定する

タスクをどのくらいの期間でやるかという期間を大まかに設けることで、作業漏れを防止できます。
期間を設定する際は、開始日時と本来の締め日よりも早めに終了日時を設定しておくと、イレギュラーなタスクが入った場合でも余裕を持って対応できるでしょう。

複数のタスクを同時に抱えている際にも、期間を設定することで管理がしやすくなるためおすすめです。

6. ToDoリストを作成しやるべきことを把握する

タスクの優先順位と期間の設定が完了した後は、ToDoリストを作成し作業を進めましょう。
今日片付けたいタスクを付箋などに書き出し、やるべき作業を明確にすると、作業漏れのリスクや作業ペースの調整が可能です。

またタスクが完了する度に、チェックマークや二重線でタスクを削除し、残りの作業を明確にすることをおすすめします。
ToDoリストはタスクの完了状況が把握しやすく達成感を味わえるため、仕事に対するモチベーションアップにもつながるでしょう。

タスク管理をアナログで行うメリット

タスク管理をアナログで行う場合、さまざまなメリット・デメリットがあります。
メリット・デメリットを把握することで、自身にあったタスク管理の方法を見つけましょう。

以下はタスク管理をアナログで行うメリットです。

ネットワーク環境が整っていない場所でも管理できる
紙とペンさえあればすぐに作成できる
ノートにまとめると見返しやすい
書くことで記憶に残りやすい
好きなノートやペンに自由に書ける

5点のメリットについて、以下で詳しく紹介します。

ネットワーク環境が整っていない場所でも管理できる

アナログのタスク管理は、ネットワーク環境が整っていない場所でも使えるメリットがあります。
タスク管理をする際、タスクを書き記しているものさえ持っていればいつでも確認や更新が可能です。

出先などで突然タスクが増えた際にも、場所を選ばずに対応できる点はアナログでのタスク管理の強みと言えるでしょう。

紙とペンさえあればすぐに作成できる

アナログでタスク管理を行う場合、タスクを思いついた瞬間に書き出せるメリットがあります。
ノートにタスクやスケジュールを書き出し、管理する手法をバレットジャーナルと言います。
紙に書くと同時に、脳内で整理がしやすい点もバレットジャーナルの魅力の1つです。

聞いたまま、感じたままの鮮度の高い情報をタスクに落とし込むことで、記憶違いを防げるでしょう。

ノートにまとめると見返しやすい

ノートでタスク管理をする場合、見開きでページ全体を見渡せるため、一度に多くのタスク情報が見えるメリットがあります。
完了したタスクと未完了のタスクが一覧で見えるので、進捗管理などもしやすく作業効率の向上が期待できます。

また完了したものにチェックを入れることで、達成感が味わえるでしょう。

書くことで記憶に残りやすい

文字を書くという行為は、キーボードで文字を打つよりも脳を刺激し記憶が定着しやすいと言われています。
タスクが記憶に定着しやすいため、タスク管理する際にも脳内を整理しながら行える点もアナログでタスク管理を行うメリットの1つです。

好きなノートやペンで自由に書ける

アナログのタスク管理の利点として、決められたフォーマットではなく自分の管理しやすいやり方で自由に書けることが挙げられます。
自分のスケジュールを1つに纏めたい場合、手帳などにタスク管理を纏めている方も多くいます。

アナログ管理は自由に書ける幅が広く、各ペンの太さや色までカスタマイズが可能なため、モチベーションアップにもつながるでしょう。

タスク管理をアナログで行うデメリット

タスク管理をアナログで行うと、汚損や破損、紛失のリスクがあることを表している様子

アナログでのタスク管理はメリットだけでなくデメリットがあることも忘れてはなりません。
デメリットを事前に抑えておき、後悔がないようにしましょう。

アナログ管理のデメリットは、以下の通りです。

紙の汚損や破損、紛失のリスクがある
チームで情報管理がしづらい
変更や修正が度重なる場合読みにくくなる

ここではデメリットについて詳しく解説します。

紙の汚損や破損、紛失のリスクがある

タスク管理をノートや手帳で行う際には、常にタスク管理をしているアイテムを携帯する必要があります。
さまざまな場所に持っていくため、汚損や破損、最悪の場合紛失するケースがあるでしょう。
紛失した際に会社の機密情報が書かれていた場合、情報漏えいなどのリスクが生じるデメリットがあるので注意が必要です。
また失くした際にも、書き直さなければならない手間がかかる恐れがあります。

チームで情報共有がしづらい

アナログでのタスク管理のデメリットとして、チームでの情報共有がしづらい点が挙げられます。
個人で使う分には不自由ないものの、複数人とプロジェクトを進める際には作業進捗がすぐに確認できず、効率的に進められません。

チームの人数が多いほど、アナログでのタスク管理の運用は難しく、こまめなコミュニケーションが求められるでしょう。

変更や修正が度重なる場合読みにくくなる

紙媒体でタスク管理を行った場合、修正のための塗りつぶしや二重線が多く、見えづらくなるデメリットが生じるケースがあります。
また慌てて書くと文字が読みづらく、丁寧に書くとタスク管理の作成に時間が割かれ他の作業の妨げになってしまうことも少なくなりません。

アナログでのタスク管理は、抱えるタスクが多いほど見づらいものになる可能性があります。

タスク管理を分かりやすく行いたいならJootoが便利！

タスク管理をシンプルに分かりやすく使いたい際には、Jootoの利用を検討しましょう。

タスク管理をアナログで行う際には、メリットもあるものの場合によっては使いづらい面があります。
デジタルで管理する際にも、一括で管理できるものの操作方法が複雑で分かりづらいなどの悩みを抱えている方も少なくありません。

そこで利用を検討したいのが、アナログのように簡単に使えて、チームメンバーと情報を共有できるツールがJootoです。
Jootoには、カンバン方式のプロジェクト管理ツールで、シンプルなデザインで使いやすい特徴があります。

Jootoのおすすめポイントは以下の通りです。

簡単な操作方法で誰でも使いやすい
ガントチャートでスケジュール確認がしやすい
チームメンバーの進捗状況がすぐに確認できる

ここではJootoについて詳しく解説します。

簡単な操作方法で誰でも使いやすい

操作方法はドラック＆ドロップを基本としており、付箋を貼る方法に近い使いやすさを実現しています。
デジタルでのタスク管理の懸念点の1つに、操作が複雑で分かりづらい点が挙げられます。

Jootoでは直感的な操作で完結できるようなシステムを採用しているため、サービスを利用した日から簡単に使いこなせるでしょう。

ガントチャートでスケジュール確認がしやすい

ガントチャートとは横軸に時間、縦軸に作業内容を配置した一覧表です。
ガントチャートには、プロジェクトのスケジュールが1つの大きな紙にまとめられているような感覚で確認できるメリットがあります。

Jootoを利用することで、スケジュールの全体像を把握し、無理のないスケジュール管理が可能になるでしょう。

チームメンバーの進捗状況がすぐに確認できる

Jootoでは、自分のタスクだけでなく、チームメンバーのスケジュールも確認できます。
複数のプロジェクトを同時に進めている際にも、1つのダッシュボードに一覧となって確認できるため、見落としが少なく済むでしょう。

他にもリマインダ―機能やコメント機能など、タスク管理を効率的に進める手助けをする機能が豊富に搭載されています。
ITツールに慣れておらず、アナログのように簡単な操作でタスクを管理できるサービスを探しているなら、ぜひ一度jootoの導入をご検討ください。

タスク管理をアナログで行うメリット・デメリットとは？効率的なタスク・プロジェクト管理ツールも紹介