デキる営業マンが成果を上げるためのタスク管理！ツールも紹介！

営業でうまくタスク管理をしたいと考えている人は多いのではないでしょうか。
売上を拡大し、成果を上げるためにはタスク管理は欠かせないものです。

いわゆる「デキる営業マン」と言われている人たちを見ていると、ある共通点を見つけることができます。
それは特別なことではなく、ビジネスに対する心がけや意識を少し変えるだけで実践可能なものばかりです。

プロジェクト管理ツール「Jooto（ジョートー）」を使うことで、営業にとって煩雑に感じられがちな顧客管理や実績管理も簡単に分かりやすく行うことができます。
Jootoを使った活用の事例を、営業でのタスク管理のコツなどもあわせて具体的にご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

営業におけるタスク管理とは

タスク管理はさまざまな職種に有用とされる手法です。
営業職にも、タスク管理を行うことで以下のようなメリットがあります。

売上の拡大
業務効率化
抜けや漏れの防止
必要な業務の明確化
カスタマーサクセスの実現

詳しく見ていきましょう。

売上の拡大

営業がタスク管理を行うことで、やるべきことが整理され、スケジュールに余裕が生まれます。
タスクの優先順位が明確になることで、優先度の低い社内業務などは後に回したり、人に頼んだりでき、空いた時間で別の業務をこなしたり、勉強してスキルアップすることが可能になります。
またタスク管理により、スケジュール管理がしやすくなり、顧客からの信頼を得ることで商談の確度をあげることができるかもしれません。
営業での成果が望めるようになれば、自社の売り上げ拡大につなげることができます。

業務効率化

タスク管理を行えば優先順位がはっきりし、業務を効率化させることができます。
タスクの洗い出しを行うことで無駄なタスクや、後回しにできたり、人に任せられるタスクが見えてきます。
今まで当然のようにやっていたタスクも、実は必要なかったり、すぐに終わるタスクから取りかかってどんどんタスクを消化できたりするため、作業効率が向上します。
効率的に業務を行えれば、こなせるタスクも増える（生産性の向上）ので、結果的に自社の利益につながっていきます。

抜けや漏れの防止

やるべきタスクが大量にあると、頭の中で整理しきれず混乱してしまうことがあります。
タスク管理を行えば、優先順位やタスクにかかる時間が把握できず、タスクに時間を取られすぎたり、仕事の量が多すぎて業務を忘れてしまったりといった抜けや漏れのミスを防ぐ防ぐことができます。

必要な業務の明確化

タスク管理を行うことで、いつまでに何をすればよいのか、そのために必要な業務は何なのか、具体的に分かるようになります。

営業の仕事は多岐にわたるため、どこまで自分でやればよいのか、分からなくなってしまうことがあります。
どのタスクが売上に直結する必要な業務なのか、タスクを洗い出し管理することで明確化でき、どのような進め方をすれば良いのかイメージしやすくなります。

カスタマーサクセスの実現

カスタマーサクセス（Customer Success）とは、直訳すれば「顧客の成功」という意味です。
タスクのひとつひとつを把握し、行き当たりばったりではなく、適切なタイミングで業務をおこなうことで、顧客が期待している以上の価値を提供することが可能です。
顧客に「この営業に頼んでよかった」「また一緒に仕事がしたい」と考えてもらえるほど、顧客の満足度を得ることができれば、新たなビジネスチャンスが生まれるかもしれません。

タスク管理とともに、CRM（Customer Relationship Management）分析などの手法も用いて、顧客の分析を行い、カスタマーサクセスを実現しましょう。

営業で成果を上げるポイント

営業でタスク管理を行い、成果を上げるためにはいくつかポイントがあります。
その代表的なものを紹介しますので、参考にしてみてください。

タスクを確実に分類する

営業の担う業務は非常に多く、種類も多岐にわたります。
成果を上げるためには、どこに時間をかけるべきなのか判断するために、タスクを分類することが大切です。

分類方法は、営業の種類にもよりますが、たとえば以下のような分類が考えられます。

売上に直結する仕事（顧客対応など）
売上に直結するが工夫で時間が短縮できる仕事（営業リスト・メール作成など）
売上に直結しない仕事（書類作成・資料作成、会議、日報など）

これらの分類をもとに、優先度や自分以外でも出来る仕事なのかどうかを判断します。
キャパシティーオーバーにならないよう、必要であれば、組織内で他のスタッフに仕事を割り振ることも大切です。

タスク単位に時間を区切る

営業職は、顧客とのアポイントメントやミーティングなど、時間に縛られることが多くなります。
突発的にタスクがはいってくることも多く、一つのタスクに時間を取られていては、仕事を進めることができなかったり、マルチタスクに陥り、効率が悪くなってしまいます。
無計画に残業が増えてしまうと、会社にとって不利益になってしまうことも。

こなすタスクごとに作業時間を予測し、時間を区切るようにしておくことで、タスク管理が上手くいきます。
もし時間内にタスクが終わらなければ次のタイミングでリカバリできるように余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

営業でのタスク管理の進め方

営業スケジュールを決定をするために、タスクをリストアップし、タスクの優先順位を決定している営業マン

営業でタスク管理を成功させるためのプロセスは以下の通りです。

①タスクのリストアップ
②タスクの仕分け
③優先順位の設定
④スケジュールの決定

手順通りに進めてみてください。
また最後に「⑤ツールの活用」についても解説していますので、参考にしてください。

①タスクのリストアップ

まずはタスクのリストアップ（洗い出し）を行いましょう。
自分がいったいどれほどのタスクを抱えているのか、あまり考えすぎず、思いつくままに書き出してみます。
すべてのタスクを文書にし、可視化することで、業務の全体像や工数が見えてきます。

そしてタスクのリストアップの際は、できるだけタスクを細分化することが大切です。
例えば「顧客Aとの商談」というイベントだけではタスクが大きすぎるので「アポ取り」「資料作成」「顧客のリサーチ」などにタスクを分解して細分化します。
それぞれのタスクにかかる時間も見積もりやすいだけでなく、スケジュールなどの計画を立てる際も役立ちます。

②タスクの仕分け

営業は、顧客対応から案件管理、社内手続きなど幅広い業務を行っているため、仕分けして整理することが大切です。
顧客との打ち合わせ、社内業務、事務作業など、細かくカテゴリー分けをすると良いでしょう。
この後の優先順位の設定の際に役立ちます。

③優先順位の設定

タスクの優先順位を設定します。
顧客対応の中でも、受注の確立の高い顧客を優先させることで、成約の確度をあげることができます。

目の前にあるタスクをすべてやらなければならない、と考えがちですが、効率的に最大限のパフォーマンスを発揮するためには本当に必要なタスクに集中する必要があります。

たとえば、見込みの低い顧客に対しても、同じような対応をしていては時間がいくらあっても足りません。
取捨選択を行い、効率よく営業活動を行っていきましょう。

タスクの優先順位を付けるためのフレームワークである「緊急度と重要度のマトリクス」を使うと便利です。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

④スケジュールの決定

期日のあるタスクやすぐに終わるタスクなどが分かったら、スケジュールを組んでいきます。
特に、期限を守れないと、顧客からの信頼を失ってしまうので、注意してスケジュールを組むようにしましょう。
何かトラブルが起きたときに対応できるよう、余裕のあるスケジュール設定をするようにしましょう。

⑤ツールの活用

タスク管理に、手書きやExcel（エクセル）などを利用したToDoリストを活用している人も多いかと思いますが、タスク管理にはツールがおすすめです。

タスク管理ツールには、ガントチャート機能やスケジュール機能、リマインダー機能など、営業業務に必要な機能がたくさん備わっています。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使ってもガントツールを作成することが出来ますが、手間がかかってしまいますし、共有が容易でない場合もあります。
タスク管理を成功させるためには、タスク管理に特化したツールを活用するのが近道です。

外出の多い営業職の方の間では、クラウドタイプのツールが人気です。
場所を選ばず外出先でも気軽に確認や更新ができるので、おすすめです。

Jooto（ジョートー）を使った営業のタスク管理

Jootoはシンプルで使い勝手に良いカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、一つひとつのタスクが付箋のような形でプロジェクトボード上に表示されます。
ファイルを添付できたり、チャットができたりと、ユーザーが全ての情報を一元管理できるので、営業のタスク管理に役立ちます。

Jootoを使った、実際に営業で活用できる方法を具体的にご紹介していきます。

顧客の要望を聞いてすぐにタスク登録

アポの日時はもちろん、商談中に追加で依頼された資料や質問への回答など、顧客から依頼されたことは必ず守らなければいけません。
それがどんなに細かいことであっても、たとえ質問した顧客自身が忘れていたようなことであってもデキる営業マンは忘れてはいけません。

顧客の要望を覚えるためには、商談前にToDoリストを新規で立ち上げておき、そこに顧客からの要望をどんなに小さなことでも忘れずに書き込むようにしましょう。

数字リストを作成する

今月の自分の目標売上・予算はもちろん、グループや課、部の売上・予算までも常に頭に入っており、それらを達成するモチベーションを持つことが大切です。
不正を行う以外、どんな手を使ってでも予算を達成する労力を惜しみません。

営業＝数字のイメージが先行し、強いプレッシャーを感じる人も多いですが、それも含めて楽しめるのが「デキる営業マン」であることが多いです。
もちろんこれは人によって性格的な部分も大きく影響してきますが、いずれにしても数字に対する執着心は尋常なものではないということは確かです。

数字にこだわるために「数字」専用のリストを作っておきましょう。
「今月分」リストの中に、「個人」、「グループ」、「課」、「部」それぞれの数字を入れておき、常に意識しておきましょう。
これらは毎日更新することを忘れないでください。

また、これをグループやチームのメンバーで共有して複数人で編集するようなことはせず、数字の更新は絶対に自分1人で行うようにすると良いでしょう。
これによって数字に対する強い意識が生まれ、それが執着心に変わっていきます。

コミュニケーションを取る

営業はモノを売って完了ではありません。
多くの場合は、追加での受注やアフターケア、違う商材を売り込んだりと、顧客と1度きりの取引では終わらず、長い付き合いとなることが多いものです。
時には無茶なお願いをされることもあるでしょう。
思いもよらない事が原因でクレームにつながることもあるでしょう。

営業だけではどうしても対処しきれない問題が起こったとき、バックオフィスの人間の支援が必要になってきます。
この時、日頃から密にコミュニケーションを取っておくと、いざというときに力になってくれることが多いです。
営業は顧客だけを見る傾向にありますが、実は社内の関係部署との連携をマメにとっておくことも必要があるのです。

顧客からの商談である程度の目途がついてきたら、社内の関係者を含めJootoでリストを作成しましょう。
商談に使用した資料などがあればそれも添付し、共有します。
そして商談の経緯や今後の見通しなど、初めてプロジェクトに参画した人でもわかるようにリストは整理しておきましょう。
その後の商談も状況に応じてリストを追加し、定期的に社内関係者向けに状況説明を行います。
これによって関係者は状況を逐次把握でき、万が一突発的なトラブルが起こったとしても対処しやすくなります。

リストに登録したタスクごとに、個々にコメントを残し、チャットのように使用することもできるので、ビジネスチャットツールなどを使用するよりも、話題を限定した会話も可能です。

トラブル発生時の対処

ミスやトラブルは起きるものだと考え、事前にさまざまな用意をしておくと良いでしょう。
自分の担当顧客である以上、例え営業自身のミスではなくても矢面に立ち、顧客との一次的窓口として対応します。
時には顧客から叱られることもあるかもしれません。
しかし、営業としての真価が試されるのはこのようなトラブルが起こったときです。
まずはトラブルの事象を社内へ共有し、解決策を検討します。
その後、解決策を顧客へ提案しながら、誠心誠意最後まで営業として自ら説明をします。
トラブルがあったとき、絶対にやってはいけないのが「逃げること」です。

顧客にとって営業は会社の顔です。
営業が対応しないと顧客は「説明から逃げた」という印象を抱いてしまいます。
トラブル発生時こそチャンスと捉え、逃げずに最後まで対処することが非常に重要です。

社内共有、解決策、提案というように、対応ステップごとにタスクを確認していきましょう。
トラブル発生時は問題が複雑化していることも少なくありません。
そのような場合は、細かく分けて考え、タスクも必要に応じて細分化してみましょう。

Jooto（ジョートー）を活用して営業でのタスク管理を成功させよう

新たにツールの導入を考えていても、本当に使いこなせるようになるのか心配だという方は多いのではないでしょうか。
Jootoは基本操作はドラッグ&ドロップだけと、操作性が抜群に良いのが特徴のひとつです。
直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインで、デジタルが苦手な人でも、誰でもすぐに使えるようになるので、使い方を覚える手間がなく、業務に集中することができます。

またJootoでは、面倒な操作を一切することなく、タスクを登録していくだけですぐにガントチャートを作成することができます。
ガントチャートによって、タスクの進捗状況を一目で把握することができます。
外部連携機能も充実しており、すでにChatworkやSlack、Googleカレンダーなどのビジネスチャットツールを利用中の場合も、連携して使うことができるのも嬉しいポイントです。

営業職は、社外でツールを使用する機会も多いかと思いますが、Jootoはセキュリティ面でも安心です。
世界で最も信頼性の高いAWS（Amazon Web Services）を採用しています。
またPC版、モバイル版、アップロードファイルと全ての通信がSSLを用いて暗号化されています。

Jootoはコンサルティングなどのサポート体制も充実

コンサルティングなどのサポート体制が充実しているのも、Jootoの特徴のひとつ。
せっかくJootoを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。
Jootoでは、プランによって、キックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入していただくことができます。

導入後も、社内でJootoを使用した管理が定着し、継続して利用してもらえるようなフォローも行っております。
タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走しサポートいたしますので、ご安心ください。
ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。