GTD（Getting Things Done）式タスク管理法！頭の中を見える化しよう！

「GTD」をご存じでしょうか？

GTDとは「Getting Things Done」という意味のタスク管理手法のことで、仕事の効率を上げるためにどのようにタスク管理すべきかを示した仕事術のことです。

GTDはアメリカの経営コンサルタント、デビッド・アレン氏（David Allen）によって提唱されました。
デビッド・アレン氏は、大手企業や政府機関をはじめとするさまざまな組織に対して生産性を向上させるためのサービスを提供している人物です。

デビッド・アレン氏の著書は世界30か国以上で翻訳されており、GTDは世界的に有名な仕事術としてその地位を確立しています。

デジタル化の進展により、私たち現代人は場所や時間を問わず、必要なときに必要な情報にすぐにアクセスできるようになりましたが、利便性の追求と逆行するように、多くのビジネスパーソンは自分が処理できる以上の案件を抱え、整理が追いつかなくなっているのではないでしょうか。

GTDは、手順に従ってタスクを整理することでストレスフリーな状態をつくり上げ、目の前のタスクに集中できるようになる画期的な仕事術です。

本記事では、あなたの仕事の生産性を大きく向上させるGTDの概要やメリットをご紹介します。

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GTD＝「Getting Things Done」＝タスク管理術とは

GTDは「Getting Things Done」の頭文字を取った略語で、「Getting Things Done」とは「物事を成し遂げる」と訳すことができます。
物事、つまり「タスク」「To Do」「業務」を成し遂げるための具体的な方法が、GTDなのです。

たとえば、複数のプロジェクトに関わるようになると、「アレもコレも」と抱えているタスクのことが気になって、頭が一杯になってしまうことがありませんか？

それがいつの間にかストレスになってしまい、結局どれも手つかずのまま、業務がはかどらずにタスクが減らずに時間だけが過ぎていく・・・。

こんな状況に陥った経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
GTDを実行することで、こうした「アレもコレも」と考えるうちに抱えてしまうストレスを減らせるメリットがあります。

たとえば、フラッとスーパーに行っていろいろ商品を見ながら「冷蔵庫に○○が残っていた」「鶏肉が安いから鶏肉中心のメニューで」と考えながら買物するのは楽しいものです。
しかし、「今晩はカレーにする」と決めてから行った方が、効率的に買物を済ませられます。

少し強引にGTDを説明すれば、スーパーに行く（業務を始める）前に、「今晩はカレーにする」と（取り掛かるタスクを）決めておくことです。
「冷蔵庫に○○が残っていた」「鶏肉が安い」「カレーが食べたい」といった気になることを事前に洗い出して、その中から今すぐに取り掛かるべきことを判断するやり方がGTDと言えます。

GTDの特徴

仕事の生産性を向上させる仕事術はGTD以外にもありますが、GTDの最大の特徴は、設備投資や難解な理論を必要とせず、非常にシンプルな手法である点です。
紙と鉛筆さえあれば、GTDの手順に沿ってこなすべきタスクを可視化するだけで、集中力を保ちながら効率的に物事を処理できるようになります。

また、GTDは個人のタスク管理だけでなく、プロジェクトの実行など集団向けのタスク管理にも有効です。
プロジェクトを成し遂げるために必要なタスクをGTDの手法を用いて丁寧に書き出すことで、プロジェクトに関するコンテキストを高い精度で共有できるようになります。

コンテキストがプロジェクトチームの中で共有されることによってプロジェクトマネジメントが円滑になり、効率的にプロジェクトの目標を達成できるようになるでしょう。

GTDは生産性向上メソッド

デビッドアレン(david allen)提唱のGTD(Getting Things Done)で頭の中のタスクを書き出す

これまでいろいろな仕事術に取り組んできた経験のあるビジネスパーソンの中には、「仕事術を実行すること自体が大変」「時間をかけるだけの価値があるのか」と感じている人がいるかもしれません。
「タスクを整理するよりも、片っ端から片づけていった方が早い」と考え、GTDの効果に疑問をもつ人もいるでしょう。

確かに、抱えている案件の数が限られている場合は、仕事術を実行するよりも即実行したほうが、処理にかかる時間が少なくてすむでしょう。

しかし、処理すべきタスクの量が非常に多かったり、ビジネス上のタスクとプライベートなタスクが混在して冷静な判断ができなくなっていたりする場合は、タスクの管理方法を見直す必要があります。
To Do やリマインダーで常に頭がいっぱいでストレスを感じていると、仕事に割ける能力が減ってしまい、本来の力を発揮できなくなってしまうためです。

GTDは、忙しいビジネスパーソンが効率よく仕事を成し遂げるための手法です。
GTDの生産性向上メソッドについて、さらに詳しく解説します。

そもそも業務の生産性を低下させる要因とは

GTDでは生産性を低下させる要因として、以下の3つを挙げています。

情報のオーバーフロー
初動の遅れ
集中力の欠如

「情報のオーバーフロー」とは、次々に追加される業務や情報に処理が追いつかず、オーバーフローを起こしている状態のことです。

「初動の遅れ」とは、業務を遂行するための段取りや方法を実行段階になってから考え始めるため、動き出しが遅れている状態です。

「集中力の欠如」とは、目の前のタスクに集中できず、無意識に他の物事やTo Do、リマインダーに思いを巡らせている状態のことを指します。

生産性の低下要因を解決するためには

GTDは、生産性を低下させる要因を以下のフローで解決するメソッドです。

頭の中にある気になっていることをすべて書き出す
その気になっていることを分類し、次のアクション（具体的な行動）をいつ起こすのかを決める
アクションを信頼できるシステムで管理し、定期的に見直す

これらのフローを具体化したものが、GTDの5つのステップです。
5つのステップを繰り返すことで、今やるべきことを選択し、目の前のタスクやTo Doに集中できるようになります。

GTDのメリットとは

GTDの5つのステップの前に、まずはGTDを実行することで得られるメリットを見ていきましょう。
GTDの主なメリットは、以下の3つです。

精神的ストレスの減少
ビジネスからプライベートまでタスクを一元管理できる
生産性の最大化

それぞれについて詳しく解説します。

精神的ストレスの減少

デビット・アレン氏によると、GTDが目指すゴールのイメージは「あらゆるレベルですべてのことをコントロールできている完璧な状態」です。
（引用：はじめてのGTDストレスフリーの整理術）

このマインドフルな状態を実現することがGTDであり、GTDを実践するとストレスフリーな状態が保たれ、やるべき作業に集中できるようになります。

ビジネスからプライベートまでタスクを一元管理できる

ビジネスパーソンなら、ビジネス上のタスク管理には率先して取り組んでいると思います。しかし同水準で自身のプライベートタスクまで管理することは難しいのではないでしょうか。

GTDはあらゆるタスクを一元管理できる仕事術です。

ビジネスからプライベートまですべてのタスクを網羅し、頭と心を整理できるのがGTDなのです。

生産性の最大化

GTDは頭の中から「気になること」を追い出す習慣を作り、シーン毎に取るべき最善策を選択できる仕事術です。
つまり最善のアクションを実現させるための、タスク管理をおこなえるということです。

GTDを実践することで、集中力と行動力を掛け合わせ、生産性の最大化に導くことができます。

GTDの5ステップ

いよいよGTDの流れをご紹介しましょう。

GTD Japanの公式サイトによると、GTDには基本となる以下の5つのステップがあります。

把握する
見極める
整理する
更新する
選択する

簡単にそれぞれのステップを説明していきましょう。

ステップ１:把握する

まずは頭の中で「やらないと」と感じていることを、収集・把握するところからです。
取り掛かりたいと思っていること、興味のあること、ビジネス上の課題、新しい製品のアイデア、将来的に成し遂げたいこと、プライベートな計画など、思いつくままにパソコンや手帳に箇条書きで書き出せるだけ書き出していきます。

この収集・把握プロセスで欠かせないのが、トリガーリストです。
トリガーリストとは、頭に混在する気になることを想起させるために自分自身に問う質問集のことです。

トリガーリストにはさまざまな質問パターンがありますが、たとえば下記のように一連の流れでタスクを思い出せる質問集になっています。

現在抱えているプロジェクトにはどんなものがありますか？
現在の仕事の目標は何ですか？
将来行うべきプロジェクトにはどのようなものがありますか？
机の上に何がありますか？
机の引き出しの中には何が入っていますか？

引用：二見書房「ストレスフリーの整理術」デビッドアレン著田口元監訳

GTDには、達成すべき目標・価値観などからタスクに落とし込むトップダウン型手法と、周辺を物理的に整理整頓しながら拾い上げるボトムアップ型手法の2つのテクニックが存在します。

両者の視点からリストを作ることで、網羅的にタスクをファイリングできます。

タスクが収集できたら、片っ端から書き出し「把握する」ことが最初のステップです。
ここでのポイントは、頭の中の思考をすべて書き連ねることです。
「今すぐではないが、将来的に取り組みたいこと」、「ちょっと気になっていること」などでかまいません。
最初は手間に感じるかもしれませんが、丁寧にすべてを書き連ねることで、GTDの完成度が高まります。

そして、書き出し収集したタスクは、インボックスに保存するようにしましょう。
インボックスとは、「アイデアやタスクを保存する場所」という意味です。
保存場所を決めておくことで、データを確実に蓄積できます。
データで管理する場合は、パソコンに専用のフォルダを作成したり、手書きの場合は整理してファイリングしたりしておくとよいでしょう。

ステップ２:見極める

続いて、書き出したタスクを「見極める」ステップです。

後回しにできるタスクは保留とし、別リストにまとめておきます。
2分以内に処理できるタスクは、その場で処理しリストから削除してしまいましょう。

タスクを見極める際に便利なのが「アイゼンハワー・マトリクス」です。
タスクを緊急度と重要度の2つの軸で評価し、4つの領域にマトリクス状に分類していきます。
こうすることで、タスクの優先順位が明確になり、処理すべき順番が明確になります。

ステップ３:整理する

取り掛かるべきタスクを「見極める」ことができたら、次に「整理する」のがGTDのやり方です。
締め切りが同じタスクでも、ビジネスのタスクとプライベートのタスクではステージが異なります。
それらが混在している状態では、自分自身の状況を正確に把握できません。

パソコンで資料を作るタスク、メールや電話で連絡する必要があるタスク、複数のタスクが関係する大型のプロジェクトなど、片っ端から書き出したタスクを分類し直す作業が必要です。

タスクの分類が一通り完了したら、次におこなうのが抽出したタスクの優先順位づけです。タスクの期日や優先度から優先順位を明確にし、優先度が高いタスクから順番に並べて整理します。

ステップ４:更新する

GTDは情報の鮮度が重要です。
一定期間が経過したら、対応済みのタスクや未処理のタスクを見直し更新する作業が必要です。

タスクはずっと同じ状態を維持しているとは限りません。
会社の方針が変わったり、計画が変更になったりと、さまざまな要因で状態が変化します。定期的にタスクを更新することで、鮮度の高い状態を保てます。

ステップ1で把握したタスクを適宜更新していけば、GTDを最新の状態に保てるでしょう。
更新作業の際に、未処理のタスクで状況が変化したことにより不要になったタスクがある場合は、ゴミ箱に捨てるようにします。

GTDの更新は「毎週月曜日におこなう」などルーティン化し、コンスタントに実施することで、タスクを見落とすミスを防ぐことができます。

ステップ５:選択する

ここまで終わったら、使える時間や優先順位、締め切り日などを踏まえて、これから着手すべきタスクを選択し、実行に移すことになります。

GTDの実行によってタスクが整理されているため、ストレスフリーな状態でタスクに取り組めるはずです。

GTDの効果を高めるコツ

GTDの効果を最大限に高めるためには、2つのコツがあります。

集中力が途切れたら作業をストップする
タスクの優先順位に柔軟性をもたせる

それぞれについて詳しく解説します。

集中力が途切れたら作業をストップする

GTDを実践するうえで、集中力が切れたら作業をストップすることは非常に大切です。
タスクの抽出や優先順位を決める作業は集中力を要するため、注意力が散漫な状態でははかどりません。

無理に作業を継続すると、GTDの質が下がることがあるため、注意が必要です。
集中力が切れたら思い切って休憩し、疲れが回復してから作業を再開しましょう。

タスクの優先順位に柔軟性をもたせる

タスクのスケジュールや優先順位は、状況の変化によって柔軟に調整することが大切です。タスクを実行している最中に、緊急性の高いタスクが舞い込んでくることもあるでしょう。

そのようなときは当初のスケジュールや優先順位に固執せず、処理の順番を適宜変更しながら進めていくことがポイントです。

GTDツールとしてのタスク管理アプリ「Jooto」活用例

GTDの具体的な手順や、効果を高めるコツを解説しました。
それでは実際に、流れに沿ってGTDを実行するやり方を確認していきましょう。
実践ツールとして、弊社のプロジェクト・タスク管理アプリ「Jooto」を使います。

Jootoとは

Jootoはクラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールです。

タスクカードをドラック＆ドロップするだけで、誰もが直感的にタスクやプロジェクトの進捗を管理できます。

タスク管理に必要なマルチ機能が揃っており、タスクを優先順位やステータス、担当者といったカテゴリー別に分類して管理できるため、タスクの対応漏れや遅延を防止できます。

今回はGTD用に、Jootoで新規プロジェクトボードを作成し、必要になりそうなリストを作成しました。

各リストの使い方は次のとおりです。

To Doリスト：書き出したタスクを置いておく場所
今日やる：「選択する」で選んだタスクを置く場所
メール／電話する：メールや電話で連絡するタスクを置いておく場所
PCで作業する：PCでの作業が必要なタスクを置く場所
外出して作業する：外に出て処理する必要があるタスクを置いておく場所
プロジェクト：複数のタスクが連動する案件を置いておく場所
連絡待ち：相手からの連絡を待っていればよいタスクを入れる場所
近いうちにやる：近いうち（来週中）にやらないといけないタスクを期日をセットした上で置く場所
いつかやる：すぐにやらなくてよいタスクを移動させる場所

GTDツールとして「Jooto」を利用することで、こうした分類を一目で確認できます。
タスクの追加・移動を直感的におこなうことができ、機能的です。
では早速このルールに則って、GTDを実行しましょう。

まずは「把握する」

ちょうど筆者の脳内にある未処理のタスクを、「把握する」ために洗い出してみました。

購入した中古車の受け取り
通販サイトの代引き受け取り―再配達の依頼
引っ越し後の飼い犬の住所変更・犬鑑札の手続き
○○君との飲み会セッティング
原稿作成：P社○○○○
原稿作成：P社△△△△
原稿編集：M社○○○○
資料作成：J社○○○○
資料作成：J社△△△△
△△さんとの打ち合わせ調整
税理士と打ち合わせ調整
領収書の入力作業について連絡
請求書送付：T社宛
Webサイトのマスタ作成
Webサイトのデータ移行作業ディレクション
Webサイトの○○への取材依頼
打ち合わせ事前連絡：A社・Mさんからのメール待ち

こうしたタスクを、「Jooto」のTo Doリストに登録していきます。

書き出したタスクを「見極め」「整理する」

実行しやすい状態に分類していきます。

登録したタスクの「見極める」「整理する」を同時に実行しました。

このうち「2：通販サイトの代引き受け取り―再配達の依頼」は2分以内で対応可能だったため、電話して手配を済ませました。

「1：購入した中古車の受け取り」は中古車ディーラーからの納品日時の連絡待ち、「17：打ち合わせ事前連絡：A社・Mさんからのメール待ち」はメールをもらってから連絡するタスクだったので［連絡待ち］リストに移動させました。

この他のタスクについては、次のように処理しました。
「10：△△さんとの打ち合わせ調整」
「11：税理士と打ち合わせ調整」
「12：領収書の入力作業について連絡」

⇒ ［メール／電話する］リストへ移動

「5：原稿作成：P社○○○○」
「6：原稿作成：P社△△△△」
「7：原稿編集：M社○○○○」
「8：資料作成：J社○○○○」
「9：資料作成：J社△△△△」
「14：Webサイトのマスタ作成」

⇒ 対応すべき期日を入力した上で［PCで作業する］リストへ移動

ここで注意したいのは、必ず「いつ」「誰が」「次に起こすべき行動」を決めておくことです。

たとえば、原稿作成のタスクには「〇〇にインタビュー」「〇〇に発注」などの具体的なアクションがあるはずです。

「13：請求書送付：T社宛」
⇒「外出して作業する」リストへ移動

「3：引っ越し後の飼い犬の住所変更・犬鑑札の手続き」
「4：○○君との飲み会セッティング」
⇒ 来週以降の対応でも大きな問題はないので、［近いうちにやる］リストへ移動

「15：Webサイトのデータ移行作業ディレクション」
⇒ 複数のタスクが関連してくるため、［プロジェクト］リストへ移動

「16：Webサイトの○○への取材依頼」
⇒ 来月ごろに着手できればと考えていたので、ひとまず［いつかやる］リストへ移動

［今日やる］タスクを「選択する」

午前中に連絡が必要な［メール／電話する］リストのタスクを片づけてから、郵便局に行ってタスク「13：請求書送付：T社宛」を済ませ、午後から集中して「5：原稿作成：P社○○○○」「6：原稿作成：P社△△△△」の対応をしようと予定を立ててみました。

このようにタスクを洗い出し、整理し優先順位をつけて「今日やる」タスクを明確にします。
そして「今日やる」こと以外はいったん忘れ、頭の中をリフレッシュさせてから「今日やる」タスクに集中する。
そうすることで作業効率を上げられるのが、GTDの利点だと言えるでしょう。

GTDでクリエイティブな価値をビジネスに実装しよう

GTDはタスクの完了のみならず、いかに頭をクリエイティブな活動に使うか、いかに業務の創造生産性を上げるかということに焦点を当てたメソッドです。

Withコロナ・Afterコロナに人類に求められる生産性とは、正しくは「創造生産性」であり、「創り出す価値」をいかに最大化させるかを考えなくてはいけません。
そのためには、やるべきことに集中できるストレスフリーな状態を作り出す必要があるでしょう。

GTDを実行することで、業務効率化・生産性向上はもちろんのこと、一般的なタスク管理では難しい、創造生産性の向上も目指せるはずです。

GTDはあなたのビジネスライフを大きく変革する力を秘めています。
GTDのインボックスツールには、ぜひJootoをご利用ください。

GTD（Getting Things Done）とは？ストレスフリーな仕事術を身につけよう！