仕事がデキる人のタスク管理能力？スキルアップのためにできる事

タスク管理能力とはいったいどのようなものなのでしょうか。

ビジネスにおけるタスクとは、業務に関わる作業を指す言葉です。
適切なタスク管理をすることは、ビジネスで成果をあげるために欠かせないものとなっていますが、タスク管理能力とは具体的にどのような能力を指すのでしょうか。
タスク管理能力を高めるためにどのように取り組むことが必要なのかなども含めて、詳しく解説しますので、参考にしてみてください。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

タスク管理とは

タスク管理とは、仕事における作業（タスク）を適切に管理することを指す言葉です。
特に抱えているタスクの数が多い場合は、タスク管理を行うことで、スムーズに業務を進めることができます。

タスク管理では、最小単位の仕事や作業（タスク）を管理することで、業務で発生するひとつひとつの工程・工数を全て把握し、進捗状況の管理を行います。

何も考えずに、ただ目の前にあるタスクをこなすだけでは、優先順位をまちがえてしまうなどのミスが起こり、期日に間に合わなくなるといった不具合が起こる可能性があります。
プロジェクトにおけるタスク管理の場合、チームのメンバーや、場合によっては他の部署とも連携して数多くのタスクをこなしていかなければいけない場面も多くなるため、タスク管理は必須です。

ToDoとの違いは？

タスクとToDoは混同されがちですが、実は異なるものです。

ビジネスシーンでのふたつの違いは、明確な期限・締め切りが決められているか否かです。
タスクは明確な期限が設定されている業務のことを指し、ToDoは明確な期限が設定されていない業務のことを指す言葉です。

もし社内やチーム内で、この違いが周知されていない場合、期限についての齟齬が起こるかもしれません。
似た言葉ではありますが、しっかりと区別して使うことが大切です。

タスク管理に必要な能力（スキル）

タスク管理がビジネスにおいて欠かせないものであるということがわかりましたが、適切にタスク管理を行うためにはどのような能力が必要になるのでしょうか。
タスク管理に必要とされる主な能力は下記のとおりです。

優先順位への理解
タスク全体を把握できている
時間管理能力
コミュニケーション能力
人に任せることができる能力

詳しく解説します。

優先順位への理解

タスク管理を行う際、何から手を付ければよいのか分からず、効率が悪くなってしまうことがあります。

またタスクには、親子関係などがある場合もあります。
手を付ける順番を間違えると進行できなくなり、進捗が滞ることも。
ボリュームの大きなタスクを細分化して進める場合にも、取りかかる順番を間違えると、効率が悪くなってしまいます。

タスクの優先順位を理解し、何から始めればよいのか明確にしておくことが大切です。

全体を把握できている

プロジェクトややるべきタスクの全体を把握することも、タスク管理に欠かせない能力です。
全体像が見えていないと、現実的なスケジュールを立てることができず、いつまでに終わらせれば納期に間に合うのかも分かりません。
遅延してしまったり、漏れが生じてしまったりといった事態になってしまうこともありえます。

また自分がどれだけのタスクを抱えているのか理解できていないと、次から次へとタスクを抱えてしまい、キャパシティーオーバーになってしまいます。
そうなると、チームのメンバーや顧客に迷惑をかけてしまうことも。

これらを防止するためにも、抱えているタスクを全て書き出すなどして、全体を把握することが大切です。

時間管理能力

タスクには期限があるため、確実に間に合わせるためにも、時間管理能力は欠かせません。
スケジュールを作成して、期日までにタスクを完遂させることが、タスク管理の目的の一つでもあります。
限られた時間の中で、自分がどれだけのタスクをこなすことができるのかを的確に把握し、スケジューリングを行いましょう。
自分の作業スピードだけではなく、そのタスクにどれくらいの時間がかかるものなのかの把握も重要です。

時間管理・タスク管理を成功させて効率アップ！時間管理におすすめのツールとは？

コミュニケーション能力

チームなどの組織でプロジェクトを進めている場合のタスク管理には、コミュニケーション能力も欠かせない能力です。
チームメンバーが担当しているタスクが終わらなければ自身のタスクに取りかかれなかったり、必要な資料をもらわなければいけなかったりと、やりとりをしないと進められないことはたくさんあります。
円滑に業務を進めるためにも、コミュニケーションは積極的に取るようにしましょう。

また特に近年、働き方改革の影響もあり、リモートワークが増加しています。
離れた場所で仕事をする際には、情報の共有が大切です。
円滑にコミュニケーションを取る手段を準備するなど、工夫が必要になります。

ビジネスチャットツールなど、コミュニケーションツールを導入することで、チーム全体のコミュニケーションの活性化が図れるので、業務効率の向上や売上アップにもつながります。

人に任せることができる能力

タスクは、必ず期限までに完了しなければいけません。
このままでは間に合わない、または効率が悪くなる、と感じたときには、上司やメンバーと相談して、仕事を割り振るなどして調整するようにしましょう。

タスクの全体が把握できていると、自身がこなすことができる仕事量を見極めることができるようになります。
もし許容範囲を超える量のタスクが手元にある場合、何もかも自分でやろうとせず、人に任せることも大切です。

タスク管理能力を高めるために

タスク管理のためのスキルをリスキリングなどを行い習得を目指すことも大切ですが、すぐに実践できることもあります。
タスク管理が苦手だという人でも、タスク管理に必要な能力（スキル）を把握して、対処することで、タスク管理能力を高めることが可能です。

タスク管理能力を高めるために取り入れるべきことは以下のとおりです。

タスクの洗い出し（リストアップ）
タスクの細分化
重要度と緊急度のマトリクスを使う
余裕のあるスケジュール設定
ガントチャートで進捗確認
タスク管理ツールの導入

具体的に説明しますので、実践してみてください。

タスクの洗い出し（リストアップ）

タスク管理の進め方として、一番初めに行うプロセスは、タスクを洗い出す（リストアップする）ことです。
まずは大雑把でも良いので、やらなくてはいけないこと（タスク）を紙に書き出してみましょう。
まずは順番など考えずに、どんどん書き出していけばOKです。
すべてのタスクを書き出すことで、自身の抱えているタスクをすべて把握することができ、全体像を可視化できます。

タスクの細分化と作業時間の把握

タスクの洗い出しが終わったら、次は大きなタスクを細分化していきましょう。

例えば、「会議の準備」だけでは具体的に何をすれば良いのか、いったいどれくらいの時間がかかるのか、細かいことがわかりません。
すぐに行動に移せるくらい、タスクを細分化しましょう。
「会議の準備」の場合、「資料作成」「会議室の予約」「メンバーへの連絡」などにわけます。
そうすることで、作業の漏れもなくなり、タスクが小さいほど作業時間も見積もりやすくなります。
作業にかかる時間を把握することで、スケジュールなどの計画が立てやすくなるので、作業時間はしっかりと割り出しておきましょう。

また同時に並行して行った方が、効率よく進められることも見えてきます（上司への報告や連絡事項はまとめて伝えるなど）。

緊急度と重要度のマトリクスを使う

次に、タスクの優先順位を決定します。
限られた時間の中で、効率的に仕事をこなし、生産性を上げていくためには、優先順位の決定は欠かせません。
優先的に進めるべきタスクや、後回しにするタスクを決めていきましょう。

このとき、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いると便利です。
「緊急度と重要度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
重要度と緊急度によってタスクを4領域に分類し、それぞれの領域のタスクに対するアプローチ方法を決めていきます。

また3分以内に行えるなど、少ない時間ですぐに終わらせることができるタスクからこなしていくようにすると、スムーズにタスクが消化され、モチベーションのアップへつなげることができます。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

余裕のあるスケジュール設定

優先順位が決定したら、スケジュール設定を行います。
確実に目標を達成するためにも、スケジュールは余裕を持って組むようにしましょう。
作業時間の見積もりは済んでいるため、1日の作業時間から逆算することで、タスクを詰め込むことも出来ます。
しかし時間いっぱいまでタスクを詰め込んで、余裕のない状況では、なにかタスクの進行に影響を与えるようなトラブルが発生したときなど、不測の事態が起きた際に、対応できません。

何もかもが必ず予定通りに行くとは限りません。
余裕を持ったスケジュール設定を行うことで、どんなときでもリカバリーでき、納期やクオリティを守ることができるといえるのです。

ガントチャートで進捗確認

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理をわかりやすく見ることができる表のことです。
ガントチャートの縦軸は、プロジェクトを階層的に整理する手法であるWBS（作業分解構成図：Work Breakdown Structure）で洗い出したタスク項目を、横軸には日付を取ります。
作業工程や進捗を管理するのに役立つチャートです。

ガントチャートによって、プロジェクトの全体像が可視化され、進捗状況が一目で分かるようになります。

常にガントチャートは最新の状態にしておき、進捗状況を確認しつつ進めていくことで、遅れや停滞、誰か一人に業務が集中してしまうといったことを防ぐことができます。

タスク管理ツールの導入

タスク管理を行うための能力は幅広く、それらすべてをカバーするのは容易ではありません。
人間の能力には限りがあり、プロジェクトが大きかったり、対象となる人間やタスクが多くなればなるほど、管理は難しくなります。

そこでおすすめしたいのが、タスク管理ツール「Jooto」の導入です。
Jootoを上手く利用することで、タスク管理に必要な能力を最大化することができます。

例えば、ガントチャートはExcel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使って作ることもできますが、専門的な知識が必要になるほか、更新がむずかしいのが難点です。
Jootoならガントチャートを簡単に作成でき、常に最新の状態を保つことが可能です。

Jootoならタスク管理能力を最大化できる

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
まるで付箋を貼る感覚で使うことができるので、デジタルに慣れていない、アナログ派の人にもおすすめです。
だれでもすぐに使えるようになるため、使用方法を覚えるための時間を取られることなく、すぐにタスク管理に集中できます。

Jootoにはガントチャート機能も備わっています。
面倒な設定は不要で、メンバーそれぞれが、自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートがボタン一つで自動で作成されます。
タスクには、担当者や期限などの日時、優先度などを設定できるほか、タスクごとにファイルを添付したり、チャットしたりできます。
そのタスクに必要な情報がすぐに取り出せ、チャットでもそのタスクについてのみの会話となるため、必要な情報がすぐに取り出せ、情報・データの共有に役立ちます。
リマインダー機能も搭載されているので、タスクを忘れてしまうなどのミスを防ぐことができます。

また外部連携機能も充実しており、ChatworkやSlack、Googleカレンダーを使用している場合は、Jootoと連携して使うことができるのも嬉しいポイントです。

Jootoはコンサルティングなどのサポート体制も充実

コンサルティングなどのサポート体制が充実しているところもJootoの魅力のひとつです。
あらたにツールを導入するとき、今までのやり方と大きく変わってしまうことから、正しい使い方や、ルールを周知するのが大変です。
せっかくツールを導入しても、職場で定着しなくては、意味がありません。

Jootoでは、プランによって、キックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入していただくことができます。

そして導入後も、社内でJootoを使用した管理が定着するよう、タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走しサポートいたします。

無料プランもありますので、使いやすさを試していただくことが可能です。
ぜひ、Jootoの導入をご検討ください！