タスクのスケジュール管理とは？効率的なスケジュール管理のポイントを解説！

「やるべきことが多すぎて、いつも時間に追われている」「気を付けていてもタスクの抜け漏れが生じる」といった悩みを抱えるビジネスパーソンは多いでしょう。
タスクのスケジュール管理を正しくおこなえば、業務の抜け漏れや遅延を防止し、効率的に仕事をこなせるようになります。

本記事では、タスクのスケジュール管理の概要や具体的な手順、ポイントなどを解説します。
タスクのスケジュール管理を効率化できる管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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タスクのスケジュール管理とは

タスクとは、任された仕事や課題のことを意味し、ある目的を達成するために実行しなければならない具体的な行動のことを言います。

タスクのスケジュール管理とは、こなすべきタスクをすべて洗い出したうえで、タスクの期日を明確にし、処理する順番を整理することです。
これにより、複数のタスクを抱えていても、期日までにすべてのタスクを完了させることができます。

タスクのスケジュール管理を徹底すれば、より効率的に仕事をこなせるようになり、業務効率化や生産性向上へつながっていくでしょう。

注意点としては、チームで仕事を進める場合、1つのタスクを実行するために複数の関係者の協力が必要な場合があることです。
個人で完結できるタスクと比較すると、複数の関係者のスケジュールを考慮しなければならないため、管理が複雑化する傾向があります。

タスクのスケジュール管理の重要性

そもそもタスクのスケジュール管理が必要なのか、疑問を抱く人がいるかもしれません。「スケジュール管理自体が面倒」と考え、あえて管理していない人もいるでしょう。
しかし、タスクのスケジュール管理は、個人やチームが効率的かつ円滑に業務遂行するための欠かせないステップです。

タスクのスケジュール管理の重要性は、以下のとおりです。

タスクの抜け漏れを防止できる
業務効率や生産性が向上する
業務の全体像が把握できる
優先順位が明確になる

それぞれについて詳しく解説します。

タスクの抜け漏れを防止できる

スケジュール管理は、タスクの抜け漏れを防止する効果があります。

複数の業務を同時並行でこなしていると、「取引先への連絡を忘れていた」「納期を誤って認識していた」といったミスが起こりがちです。
1つひとつは小さなミスでも、度重なれば顧客からの信頼を失うことにもなりかねないため、注意が必要です。

タスクのスケジュール管理が徹底できれば、実行できていないタスクや遅延が発生しそうなタスクが明確になり、何に優先的にリソースを割くべきかが明らかになります。
スケジュールの全体像を把握し、場合によっては他のメンバーにタスクの実行を催促したり、スケジュールを組み直したりといった対応も可能になるでしょう。

業務効率や生産性が向上する

タスクのスケジュール管理によって、業務効率や生産性が向上していきます。
タスクの優先順位が整理された状態が保たれるため、不要な作業に時間を費やしたり、重要度の低いタスクに手間をかけたりといった無駄がなくなるためです。

限られたリソースのなかでより多くの業務をこなせるようになるため、残業時間の削減にもつながるでしょう。

業務の全体像が把握できる

効率的な業務遂行のためには、業務の全体像を把握したうえで作業を進めることが大切です。
全体像が把握できていれば、時間のかかるタスクに早めに着手したり、人員が必要な
タスクに多めにメンバーを配置したりといった細かな調整が可能になります。

特に、チームで業務を遂行する際は、チーム全体で仕事のゴールと全体像を共有することで、業務効率がアップするでしょう。

優先順位が明確になる

タスクの優先順位が明確になることも大きなメリットです。

適切なタスク管理のためには、タスクの優先順位付けが不可欠です。
優先順位が定まっていないと、多くの人は自分の得意なことや取り掛かりやすい作業から着手してしまい、難しい業務や時間をかけて取り組むべきことが後回しになってしまいます。

あらかじめ優先順位を明確にすることで、スケジュールの遅延を防止し、効率的な業務の遂行が実現します。

タスクのスケジュール管理がうまくいかない理由

タスクのスケジュール管理の重要性について解説しましたが、スケジュール管理がうまくいかず、悩んでいる方は多いでしょう。

スケジュール管理がうまくいかない背景には、以下のような理由があります。

タスクを細分化できていない
優先順位が適切でない
キャパシティ以上の仕事を抱え込んでしまう
すべてを完璧に仕上げようとする

それぞれについて詳しく解説します。

タスクを細分化できていない

タスクの粒度が大きすぎると、適切なスケジュール管理ができないため、注意が必要です。

例えば、「新商品の発売イベントの実施」という業務を1つのタスクとして捉えてしまうと、やるべきことが多すぎて整理が難しいでしょう。
「新商品の発売イベントの実施」のタスクには、「日程の確保」「開催場所を探す」「参加者のピックアップ」「イベント内容の検討」「周知方法の検討」など、多くのやるべきことが含まれます。

タスクのスケジュール管理が苦手な人は、タスクを細分化せずに大枠で捉えてしまうため、作業の抜け漏れが発生しやすくなります。

優先順位が適切でない

複数のタスクを抱えている場合、タスクの期限と所要時間を考慮しながら優先順位を付けることが大切です。
この優先順位が不適切だと、納期の遅れや対応漏れが発生してしまいます。

得意な業務から先に取り掛かったり、手あたり次第に作業を進めたりしていては、本来のスケジュールから逸脱していってしまうでしょう。
タスクの優先順位は、期限だけで判断するのではなく、タスク間の依存関係や難易度など、さまざまな要素を考慮して決める必要があります。

例えば、タスクの完了に上司の承認が必要な場合は、納期よりも早めにタスクを完了させなければなりません。

キャパシティ以上の仕事を抱え込んでしまう

自分のキャパシティを超えて仕事を引き受けてしまうことも、タスクのスケジュール管理がうまくいかない要因の1つです。
「頼まれたら断れない」人は多いかもしれませんが、自分が処理できる以上の仕事を引き受けると、結果的に納期に間に合わず、チームや顧客に迷惑をかけてしまいます。

タスクのスケジュール管理を徹底することで、仕事を頼まれた際に自分に処理できる余裕があるかどうか冷静に判断できるようになるでしょう。

すべてを完璧に仕上げようとする

完璧主義自体は悪いことではありませんが、すべてのタスクを完璧に仕上げようとすると、時間が足りなくなってしまいます。
同時並行で複数のタスクをこなすためには、一定以上の質を保ちながら、スピードを重視することが大切です。

「まずはタスクを一通り終わらせたうえで、時間があれば細部に取り組む」など、メリハリを付けて取り組むことが大切です。

効率的なタスクのスケジュール管理の方法

効率的にタスクのスケジュール管理をおこなうためには、以下のポイントを押さえる必要があります。

タスクを細分化する
優先順位を決めて取り組む
余裕を持ったスケジュールを組む
シングルタスクを意識する
定期的にタスクの棚卸をする
作業を自動化できるソフトウェアや管理ツールを活用する

それぞれについて詳しく解説します。

タスクを細分化する

仕事を任されたら、できるだけタスクを細分化し、作業に要する時間を細かく見積もることが大切です。
タスクが細分化できれば、取り掛かる際のハードルも下がるでしょう。

例えば、「売上アップのための対策会議の実施」を任された場合、以下のようなタスクに細分化できます。

参加メンバーの予定を確認
日程の決定
会議室の確保
会議資料の作成
会議資料の事前配布
会議の開催
議事録の作成
議事録の共有

上記のように細分化すればやるべきことが明らかになり、他の人とタスクを分担することも容易になります。

優先順位を決めて取り組む

タスクの優先順位を決めてから作業に取り掛かるようにしましょう。

タスクの優先順位付けは、以下の手順で進めると効率的です。

すべてのタスクを洗い出す
「やらないこと」を決める
「時間管理のマトリクス」を活用して優先順位を決める

まずはすべてのタスクを把握するために、メモ帳やノートなどにタスクを書き出して一覧にしていきます。
仕事の大小にかかわらず、すべてを書き出すことが重要です。

タスクの洗い出しができたら、タスクのなかで「やらないこと」を決めます。
時間には限りがあり、すべてのタスクを完了できない場合があります。
「やらないこと」を決めることで、タスクの数が絞られるため、優先順位付けがしやすくなるでしょう。
やらないと決めたタスクに関しては、期日を調整して後で実行したり、他のメンバーに任せたりして対応します。

やるべきタスクが明確になったら、「時間管理のマトリクス」を活用して優先順位を決めていきます。

余裕を持ったスケジュールを組む

タスクの優先順位が明確になったら、所要時間を見積もってスケジュール化していきます。この際、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

特にチーム単位で業務を遂行する場合、トラブルの発生などにより計画通り進行しないケースが多くあります。
何らかのトラブルやイレギュラーが発生した際にリカバリーできるようすることが大切です。

また、チームでタスクを管理する際は、メンバー全員が前後のタスクの期限や流れを認識している必要があります。
認識が不十分だと「個人の判断でスケジュールを後ろ倒しする」「他の人にタスクの完了を通知するタイミングを失念する」などのミスが発生しやすくなるため、注意が必要です。

シングルタスクを意識する

複数の作業を同時にこなすマルチタスクのほうが効率的に思えるかもしれませんが、実際には脳の処理が追いつかず、生産性の低下を引き起こすと言われています。

シングルタスクとは、1つの作業に集中して取り組むことです。
マルチタスクのように短い時間でいくつもの作業を切り替えながらおこなうのではなく、1日あるいは数時間単位でやろうと決めた一点だけに集中して取り組みます。

1つの物事にだけ取り組むことにより、普段よりも集中力が高まり、短時間で質の高いアウトプットが可能になります。

定期的にタスクの棚卸をする

「毎週月曜日」や「毎月最終営業日」など、定期サイクルでタスクの棚卸をおこないましょう。
特にチーム単位で業務を遂行している場合は、こまめにタスクの棚卸をおこなうことで、対応漏れや遅延の防止につなげられます。

棚卸によって常にタスクが最新の状態に保たれ、適切な優先順位付けが可能になります。

作業を自動化できるソフトウェアや管理ツールを活用する

タスクのスケジュール管理を効率化する方法としては、ソフトウェアや管理ツールの活用がおすすめです。

例えば、Windows OSの標準機能である「タスクスケジューラ」を利用すれば、無料でタスク管理を効率化できます。
タスクスケジューラは、指示した時刻に指定したプログラムをコンピュータに自動で実行させるプログラムのことで、在庫管理に伴う部品の発注など、一定のサイクルで繰り返す作業を自動で実行する手段として有効です。

タスクスケジューラは細かな設定ができることが特徴で、「どのような操作を・どのような頻度で・どのような時刻に」といった指定が可能です。
1つのタスクに対して最大32個のトリガー（条件）を指定できるため、複雑な条件設定が必要な業務にも対応できます。

定期的に実行するタスクをタスクスケジューラで自動化すれば、手作業の時間を大幅に削減できます。
ヒューマンエラーによるミスの発生もなくなるため、業務効率がアップするでしょう。

一方で、タスクスケジューラの設定にはある程度の専門知識が必要な点に注意が必要です。設定に誤りがあると意図しない動作をしたり、エラーが発生したりする恐れがあります。
また、タスクスケジューラで自動に処理するよう設定された業務は、定期的にモニタリングし、正常に動作しているか確認する必要があります。

より手軽にタスクのスケジュール管理をおこないたい場合は、タスク管理機能に特化した管理ツールの導入がおすすめです。
さまざまな管理ツールがありますが、タスクの追加や編集などの作業がしやすく、直感的な操作が可能なツールを選ぶとよいでしょう。
扱うにあたって知識やスキルが求められる管理ツールの場合、操作自体に時間がかかって業務効率を低下させたり、現場で利用されなくなってしまったりするため、注意が必要です。

Jootoを活用して効率的なタスクのスケジュール管理を実現しよう

タスクのスケジュール管理は、タスク管理に特化した管理ツールを導入することで効率化できます。
タスク管理ツールとしておすすめしたいのが、Jootoです。

Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、直感的に使えるレイアウトと親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まるで付箋を貼るような感覚でタスクを管理できるため、誰でも簡単に使いこなせます。

タスクごとにラベルを設定して期日や優先度を管理でき、タスクの抜け漏れや遅延を防ぐことが可能です。
チーム単位でのタスクのスケジュール管理に役立つガントチャートも自動で作成でき、手間がかかりません。
複数のプロジェクトを横断的に管理することもできるため、多くのタスクを抱えていてもやるべきことや優先順位が整理できます。

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