「プロジェクト」の語句はビジネスシーンでよく耳にしますが、「プロジェクト」の詳しい定義や、タスクやプロダクトとの違いを正確に理解している人は少ないのではないでしょうか。
当記事では、プロジェクトの語句の定義や目標達成へ導くポイントなどを解説します。
効果的なプロジェクト管理の方法として管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
プロジェクトとは
プロジェクトとは、独自の製品やサービス、成果を生み出すための活動のことで、明確な期限があることが特徴です。
プロジェクトの目的を達成するために結成された集団を「プロジェクトチーム」と呼びます。
プロジェクトの成否は、期限内に目標達成できたかどうかで判断します。
そのため、プロジェクトを完遂させるためには進捗管理やスケジュール管理が大切です。
プロジェクトが必要とされる理由はさまざまですが、組織がプロジェクトを立ち上げることで新しい製品やサービスを開発したり、市場における優位性を強化したりできます。
また、適切な方法でマネジメントすることによって最小限のコストや人材で最大限の成果を得られるようになります。
プロジェクトと関連する言葉の定義
プロジェクトと関連する似た意味の言葉の定義を解説します。
- プロジェクトマネジメント
- タスク
- プロダクト
プロジェクトマネジメント
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを高品質かつ計画通りに進めるために管理することです。
「プロジェクト管理」と呼ぶこともあります。
具体的には「いつまでに、何を、どのくらい実施するか」を明らかにし、ゴールから逆算して計画を立案していきます。
経営資源を適切に分配し、進捗管理しながら期限内に成果を生み出すようコントロールします。
タスク
タスクとは、期限内にやるべき業務を細分化した一つひとつの作業のことです。
英語を日本語に直訳すると「つらくて骨の折れる仕事」となるため、難易度が高い仕事をイメージするかもしれませんが、すぐに完了する簡単な作業もタスクに含まれます。
「タスクを割り当てる」と表現されることがありますが、これは、プロジェクトマネージャやリーダーがチームや個人に対して仕事を振り分けることを意味します。
プロジェクトは、ビジネス上の目標達成のためにさまざまな業務で構成され、必要なコストや人材、設備を計画するものです。
プロジェクトを成功させるために必要な業務がタスクであり、タスクはプロジェクトの構成要素として捉えられます。
しかし、プロジェクトはタスクのみで成立するわけではありません。
品質や予算の管理など、個々のタスクには含まれない要素も内包しています。
プロダクト
プロダクトとは、労働や知的活動によって生み出される製品や商品、成果物のことです。成果物には、データやソフトウェア、アプリケーションなども含まれます。
プロジェクトは「プロダクトを生み出すための取り組み」と捉えられます。
PMBOKとは
プロジェクトマネジメントに関する知識を体系的にまとめた参考書として、PMBOKが知られています。
PMBOKは、アメリカの非営利団体であるPMIが作成したものです。
PMBOKはプロジェクトマネジメントの世界標準として広く知られており、4年ごとに内容が改定されます。
PMBOKを活用することにより、プロジェクトマネジメントの各プロセスにおいて取り組むべきことが明確化できます。
ただし、PMBOKはプロジェクトマネジメントに関する要素を体系的にまとめた参考書としての位置づけであり、「どうすればマネジメントが上手くいくか」といったノウハウには言及していません。
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プロジェクトの実施者
プロジェクトを実行する際はプロジェクトチームを編成し、以下のようなメンバーで実行します。
- プロジェクトマネージャ
- プロジェクトリーダー
- チームメンバー
それぞれの詳細を解説します。
プロジェクトマネージャ
プロジェクトマネージャは、プロジェクトの総責任者としてプロジェクトが計画通りに進行するよう調整をおこなう人のことです。
プロジェクトチーム全体に対して責任を負うため、携わる業務は多岐にわたります。
具体的には、以下のような項目を管理します。
- スケジュール
- 予算
- 人材
- タスク
- スコープ
- 品質
また、トラブル対応や関係者との交渉・調整もプロジェクトマネージャの役割です。
プロジェクトの成否はプロジェクトマネージャにかかっていると言っても過言ではありません。
プロジェクトリーダー
一般的に、一つのプロジェクトには業務単位で複数のチームが存在します。
チームの責任者としてメンバーを統括するのがプロジェクトリーダーです。
プロジェクトマネージャはプロジェクトのすべてに対して責任がありますが、プロジェクトリーダーは自分が担当するプロジェクトチームに対してのみ責任を負います。
プロジェクトリーダーの具体的な仕事は、メンバーに仕事を割り振ることや、チームをサポートすることです。
プロジェクトマネージャよりも現場に近い立場で仕事をするため、業務に関する実践的なノウハウを有した人が適任です。
プロジェクトメンバー
プロジェクトチームの実行役を務めるのがプロジェクトメンバーです。
大規模なプロジェクトではメンバーの人数も多くなります。
数年間にわたるプロジェクトの場合は、異動などによって人が入れ替わることもあるでしょう。
プロジェクトメンバーに求められるのは、プロジェクトチームにおける自分自身の役割をしっかり認識し、タスクを期限内に正確にこなすことです。
また、プロジェクトを成功させるためにはメンバー同士の協力が不可欠なため、コミュニケーション能力も大切な要素です。
プロジェクトのよくある失敗要因
プロジェクトが失敗に終わる要因として多いのは、以下の3つです。
- コミュニケーションが不十分
- プロジェクトの目的が不明確
- 不適切なスケジュール管理
それぞれの詳細を確認します。
コミュニケーションが不十分
チーム内のコミュニケーションが不十分だと、プロジェクトの実行に必要な情報が共有されず、結果として大きなトラブルに発展したり、計画の遅延が発生したりします。
さらに、プロジェクトの品質にかかわる情報に認識の齟齬が生じると、成果物の質が基準を下回る事態となる恐れがあります。
コミュニケーション不足は組織の協力体制にも影響を及ぼすため、コミュニケーションを円滑化する何らかの仕組みを作ることが必要です。
プロジェクトの目的が不明確
プロジェクトの目的やゴールが不明確なまま計画が進んでしまうケースは多くあります。
メンバーそれぞれが違うゴールに向かって進んでいては、組織としての力を最大化することは難しいでしょう。
最初に目的を定め、共有するプロセスが大切です。
不適切なスケジュール管理
クライアントの要求により、タイトなスケジュールでプロジェクトが進行するケースがあります。
クライアントの要望を受け入れることは大切ですが、結果として成果物の品質が低くなってしまっては本末転倒です。
クライアントの要求に応えるために毎日残業が続けば、プロジェクトチーム全体のモチベーションも低下するでしょう。
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プロジェクトの目標を達成するためのポイント
プロジェクトの目標達成に必要な項目は、以下の5つです。
- プロジェクトのゴールと目標を明確にする
- プロジェクトマネジメントの重要性を理解する
- 進捗管理と調整を繰り返す
- スケジュール管理に余裕を持つ
- プロジェクトチームのモチベーションを維持する
それぞれの詳細を解説します。
プロジェクトのゴールと目標を明確にする
まずはプロジェクトのゴールを明確化し、プロジェクトチームのメンバー全員に共有します。
プロジェクトは場合によっては長期にわたり、途中でトラブルが発生したり、当初の予定が変更になったりすることもあります。
ゴールが明確でないと、何のために行動しているのかがわからなくなり、メンバーのモチベーションを保つことが難しくなるでしょう。
どのような状態になったら「目標達成」といえるのか、定義をしっかり言語化しておくこともポイントです。
ゴールが明確化できたら、ゴールへのマイルストーンとして目標を設定していきます。
目標設定のポイントは、実現可能な目標とすることです。
高い目標が必ずしもよいとは限りません。
実現不可能な目標はプロジェクトチーム全体の士気を下げてしまう恐れがあるため、注意が必要です。
プロジェクトマネジメントの重要性を理解する
プロジェクトを成功に導くには、適切なプロジェクトマネジメントが不可欠です。
プロジェクトは期限内に成果をあげることが求められるため、特にスケジュールの遅延は避けなければなりません。
メンバーの自主性を重んじることは大切ですが、すべてをメンバーの裁量に任せることは避けましょう。
マネジメントが不十分なことによってスケジュールが先送りになれば、その分コストがかかり、結果としてプロジェクトが赤字に終わるリスクもあります。
さまざまな状況を想定し、経営資源の分配やスケジュール管理を徹底することが大切です。
進捗管理と調整を繰り返す
プロジェクトには、計画立案から完了に至るまで多くのプロセスが存在します。
各プロセスに応じて進捗管理と調整を繰り返すことが大切です。
タスクの進捗状況を定期的にチェックし、計画通りに進んでいない場合はできるだけ早く軌道修正しましょう。
必要に応じてほかのタスクの期限を調整したり、関係者に説明したりする必要があります。
進捗管理のルールを定めたり、コミュニケーションツールを活用したりするとよいでしょう。
スケジュール管理に余裕を持つ
スケジュール管理に余裕を持つことも大切です。
タスクの期限をギリギリに設定してしまうと、予期せぬトラブルが発生した際に期限内での対応が難しくなります。
トラブルに対処するために人員配置を見直すなど、時間のかかる調整が必要となる場合もあります。
ある程度バッファのあるスケジュールを立てるよう意識しましょう。
プロジェクトチームのモチベーションを維持する
目標達成のためには、プロジェクトチーム全体のモチベーションを高く保つことが大切です。
メンバー個々が自分の役割と期待値を理解し、責任感をもって自律的にタスクに向き合うことが求められます。
また、自分のタスクだけに関心を持つのではなく、他のメンバーの進捗が遅れている場合は速やかに協力するなど、プロジェクトの成功に向けて一丸となって取り組む姿勢が大切です。
間違っても、プロジェクトマネージャやリーダーがメンバーを「家来」のように扱うことは避けなければなりません。
同じ目標を持つ仲間として接するようにしましょう。
効果的なプロジェクト管理の方法
効果的なプロジェクト管理の方法は、以下の2つです。
- フレームワークを活用する
- 管理ツールを導入する
それぞれの詳細を解説します。
フレームワークを活用する
プロジェクトを効率的に管理するためには、フレームワークの活用がおすすめです。
以下のフレームワークについて解説します。
- WBS
- ガントチャート
WBS
WBSとは、プロジェクトを構成する業務を細かな作業レベルまで分解し、構造的に整理する手法です。
「作業分解構成図」や「作業分解図」と呼ぶこともあります。
各タスクの関係性が明確になり、プロジェクト全体を可視化できる点が特徴です。
ガントチャート
ガントチャートはWBSとセットで活用されることが多く、縦軸にタスク、横軸に日時を書き、グラフを用いることでタスクとスケジュールがわかるようにしたものです。
タスクの進捗状況を一目で把握できることが特徴です。
管理ツールを導入する
大規模なプロジェクトを遂行する際や、より効率的にプロジェクトを管理したい場合は、管理ツールの導入が適しています。
管理ツールとは、進捗管理・スケジュール管理・タスク管理など、プロジェクトの実行に必要なさまざまな業務を効率化するためのシステムです。
従来は、ExcelやWord、各種のコミュニケーションツールを活用してプロジェクト管理することが一般的でしたが「情報が散在しているため進捗の把握に手間がかかる」ことや、「情報の取りまとめ作業に時間がかかる」などの不便さがありました。
このような不便を解消し、一つのツールでプロジェクト管理に必要なすべての要素を集約できるようにしたのが管理ツールです。
実際に多くの企業で導入され、プロジェクトの効率化に寄与しています。
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