日々の業務遂行においては、ミスを事前に防ぎ、作業を円滑化するための工夫が欠かせません。
作業の順序や大切なポイントを見落とさないためには、チェックリストの活用がおすすめです。
しかし、使いやすいチェックリストを作成するには項目のリストアップやデザイン性への配慮などさまざまな要素に気を配る必要があり、手間がかかります。
「ルーチン業務をチェックリスト化して効率化したいが、作成の手間を考えて躊躇している」という人も多いのではないでしょうか。
そこで当記事は、簡単にチェックリストが作成できるテンプレートサイトをご紹介します。チェックリストを定着させるためのポイントとして管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
チェックリストとは
チェックリストとは、タスクや確認すべき事項をリスト化し、完了したものをチェックすることで作業の工程が抜けることを防ぐ文書のことです。
ビジネスシーンにおけるタスクやプロジェクトの進捗管理はもちろん、買い物リストや旅行・キャンプの持ち物管理、結婚式の準備に至るまで、日常生活や各種のイベントなど、幅広い場面で活用されています。
チェックリストとチェックシートの違い
チェックシートもタスクやプロジェクトの進捗状況を追跡し、把握するための文書です。
チェックシートはチェックリストよりもさまざまな様式が存在し、より広い概念で用いられる点が特徴です。
チェックシートのなかにチェックリストが含まれます。
チェックリストを作成するメリット
チェックリストを作成するメリットは、以下の4つです。
- 進捗状況が把握しやすく、作業の抜け漏れを防げる
- 業務の工数を把握できる
- 引継ぎしやすくなる
- 業務効率化につながる
それぞれの詳細を解説します。
進捗状況が把握しやすく、作業の抜け漏れを防げる
業務の重要な工程が抜けることを防止できるのは、チェックリストの大きなメリットです。あらかじめ業務に必要な事項をリストアップしておくことで、ミスやトラブルの発生、対応漏れを防止できます。
特に、製造業の工程管理や生産管理など、小さなミスが許されない業務に関しては、チェックリストに担当者名や日付を記入して管理するケースもあります。
一般的に、業務に携わる人数が多くなるほど管理は煩雑になり、ミスが発生しやすくなります。
チェックリストのなかで「誰が・いつ・何を・どこまで」やるべきか明確化することがポイントです。
業務の工数を把握できる
チェックリストを作成する過程で業務全体の工数が見える化できます。
データとして残しておくことで、実施者ごとの工数のバラつきを防ぎ、標準化へつなげられるでしょう。
業務マニュアルを作成する際も、チェックリストを作成してからマニュアルに落とし込むことで、実際の業務の流れに合ったわかりやすいマニュアルが作成できます。
引継ぎしやすくなる
チェックリストは業務の引継ぎの際にも役立ちます。
引継ぎにおいて大切なのは、「漏れなくやるべきことをわかりやすく伝える」ことです。
口頭や文章で引き継ぐことも可能ですが、タスクを行動レベルに落とし込んでリスト化し、チェックリストとして引き継いだほうが、作業が抜けるリスクが低くなるでしょう。
詳細な説明が必要な部分はマニュアルを併用するなど、チェックリストと他の文書を組み合わせて説明することで、引継ぎの精度を高められます。
業務効率化につながる
毎日おこなうような業務をチェックリスト化すれば、作業に要する時間を短縮し、効率化できます。
たとえば、業務日報を文章のみで作成している場合、「やるべきこと」と「結果」をあらかじめリスト化し、チェックリスト形式へ変更できるはずです。
日報作成にかかる時間を減らせれば、他の業務に時間を割けるようになります。
タスク・プロジェクト管理を
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チェックリストの作成順序
チェックリスト作成の順序は、以下のとおりです。
- チェックリストの形式を決める
- 項目をリストアップする
- 項目の粒度を整理し、リスト化する
- チェックリストを共有する
それぞれの詳細を解説します。
チェックリストの作成順序1
チェックリストの形式を決める
まずはチェックリストの形式を決めます。
紙で作成する、Word、Excel、PowerPointを使用するなど、さまざまな選択肢があります。
Googleドキュメントなど、オンライン上で共有できるドキュメントを使用することも可能です。
一度限りの使用の場合は手書きで作成しても構いませんが、継続使用を前提としている場合はデータとして記録が残るようにしておいたほうがよいでしょう。
チェックリストの作成順序2
項目をリストアップする
形式が決まったら、項目を洗い出していきます。
業務やプロジェクトの目的を意識して、必要なタスクを漏れなく洗い出しましょう。
たとえばプロジェクトの円滑な進行を目的とする場合は、プロジェクトの進捗状況、予算、納期、メンバーの情報などをリストアップする必要があります。
チェックリストの作成順序3
項目の粒度を整理し、リスト化する
項目がリストアップできたら、項目の粒度を整理し、リスト化します。
たとえば製造現場で機械を扱う作業の場合は小さなミスが事故につながるため、できるだけ項目を細分化する必要があるでしょう。
一方で、備品の在庫管理などの場合は、おおまかな概要がつかめれば問題ありません。
項目の粒度が整理できたら時系列や優先順位をもとに並び替え、現場での使用に適した状態に整えます。
チェックリストの作成順序4
チェックリストを共有する
チェックリストが完成したら、実際に利用する人に共有し、改善が必要な点についてフィードバックを受けましょう。
わかりにくい表現や作業の前後関係に齟齬がある場合はすぐに修正します。
実際にチェックリストに沿って作業してもらいながら確認することがおすすめです。
無料で利用できるチェックリストのテンプレートサイト5選
チェックリストはWordやExcel、PowerPointなどを使用して作成できますが、さまざまな用途のチェックリストをダウンロードしてカスタマイズできるテンプレートサイトを活用すると便利です。
個人的な用途で使用できるものから、企業内のプロジェクト管理に適したものまでさまざまなテンプレートが提供されています。
テンプレートを用意しておけば、必要なときにすぐチェックリストを作成できます。
おすすめのテンプレートサイトは、以下の5つです。
- プリントアウトファクトリー
- Office365
- ビズ研
- Canva
- bizocean
チェックリストテンプレート1
プリントアウトファクトリー
プリントアウトファクトリーは、リコージャパン株式会社が運営するサイトです。
各種テンプレートやイラスト、クリップアートがすべて無料でダウンロードできます。
ビジネス向けの日報や議事録、棚卸表などがWord、Excel、PowerPoint形式で提供されているほか、手紙やはがき、ポスター、チラシ素材などのテンプレートも豊富なため、幅広い用途に対応できます。
ダウンロードには会員登録が必要です。
チェックリストテンプレート2
Microsoft365（旧Office365）
Microsoft365（旧Office365）はMicrosoftが提供するサービスで、そこで使えるテンプレートをまとめたサイトも提供しています。
買い物リストや結婚式の招待状管理など日常生活で活用できるものや、請求書や議事録のテンプレートなど、ビジネスで活用できるものまでさまざまなテンプレートが提供されています。
デザイン性の高いテンプレートが多いため、おしゃれなテンプレートを探している人も満足できるでしょう。
一部有料のテンプレートも含まれているため、ダウンロードの際は確認が必要です。
チェックリストテンプレート3
ズ研
ビズ研は、ビジネスで役立つテンプレートをすべて無料かつ登録不要で提供しています。
「業務・部署別テンプレート」と「シーン別テンプレート」にカテゴリ分けされており、用途に合ったテンプレートが探しやすいことが特徴です。
チェックリストやToDoリストだけでなく、議事録や名刺、ガントチャート、スケジュール表など幅広い用途に対応したテンプレートが揃っています。
念書や始末書、誓約書などの法務関連のテンプレートもダウンロード可能です。
参考：ビズ研公式サイト
チェックリストテンプレート4
Canva
Canvaは、ビジュアルコミュニケーションプラットフォームとして、プレゼンテーションや画像、動画、SNSの投稿などを簡単に作成できるサービスを提供しています。
デザイン性が高いことが特徴で、おしゃれな写真を施したカレンダーなども提供されています。
学校やキャンプの持ち物リスト、各種ToDoリスト、プロジェクトの進捗状況を管理するチェックリストなど、形態はさまざまです。
ビジネスシーンで使用頻度の高い送付状の種類も豊富なため、宛先によって使い分けるとよいでしょう。
一部有料のテンプレートも含まれます。
参考：Canva公式サイト
チェックリストテンプレート5
bizocean
bizoceanは、確認書や稟議書、報告書など、ビジネスで活用できるチェックリストのテンプレートが豊富に揃っているサイトです。
WordやExcel、PowerPointなど、ファイル形式を指定してテンプレートを検索できます。
Googleドキュメントやスプレッドシート形式のテンプレートもあります。
はがきやクリップアートのテンプレートも提供されているため、幅広いシーンで活用できるでしょう。
ダウンロードするには会員登録が必要です。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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チェックリストを定着させるためのポイント
チェックリストを社内で定着させるためには、いくつかのポイントがあります。
- 適宜内容を見直し、更新する
- 導入目的を周知する
- チェック項目を並べ替える
- マニュアルなどの他の文書と併用する
- 必要に応じて管理者を設ける
- 管理ツールを導入する
それぞれの詳細を解説します。
適宜内容を見直し、更新する
チェックリストが形骸化する原因で最も多いのが、チェックリストの情報が古くなっているにもかかわらず、見直しや更新がされないことです。
最新の業務フローや作業内容とチェックリストの内容に乖離が生じると、ミスの発生や作業の漏れにつながる恐れがあります。
業務フローや作業内容に変更が生じた場合や、社内で使用してみて改善が必要と思われる点が明らかになった場合は、すぐに見直し・更新することが大切です。
導入目的を周知する
チェックリストを使い始める前に、必要性を従業員に理解してもらうことも大切なステップです。
なかには、チェック作業自体が無駄だと考える従業員もいるでしょう。
チェックリストを作成して終わりではなく、実際に使用する人からの意見や疑問に答えるなど、丁寧なコミュニケーションが大切です。
チェック項目を並べ替える
チェックリストの項目は、時系列や優先順位の高い順などの適切な順番で並べ替え、業務をしながらスムーズにチェックできるようにしましょう。
チェックリスト作成の担当者と現場の作業者が異なる場合は、ヒアリングするなどして業務の実態とリストの内容を合わせるようにします。
一通りリストが完成したら、抜け漏れがないか複数の目でチェックしましょう。
マニュアルなどの他の文書と併用する
チェックリストに業務の注意点などをすべて盛り込もうとすると、ボリュームが多くなりすぎて簡潔さに欠けてしまいます。
チェックリストは、円滑な作業の進行を妨げない分量に調整し、補足事項や詳細はマニュアルなど他の文書にまとめるようにしましょう。
ミスが発生しやすいポイントについては画像を取り入れるなどして、視覚的に理解しやすい文書を作成しておくと便利です。
必要に応じて管理者を設ける
チェックリストの形骸化を防止し常に最新の状態を保つためには、管理者を設けることが効果的です。
管理者はチェックリストが正しく運用されているか定期的にチェックし、最新情報へ更新します。
更新作業を管理者に一本化すれば、情報共有の漏れも防止できるでしょう。
管理ツールを導入する
チェックリストは、WordやExcel、PowerPointなどで自作したり、先述のとおりテンプレートサイトからダウンロードおよびカスタマイズしたりして作成可能です。
しかし、チェックリストを更新するたびに保存と共有の手間が発生します。
チェックリストを使用するメンバーの人数が多くなるほど、更新内容をリアルタイムに共有することが難しくなるでしょう。
更新に気づかずに古い状態のチェックリストを使用してしまうと思わぬ事故に発展するリスクがあるため、注意が必要です。
また、特にExcelのチェックリストを更新するためには関数を変更しなければならず、一定の知識がないと使いこなすのが難しい点がネックです。
複雑な関数やマクロが組み込まれている場合、他の社員が誤って数式に変更を加えてしまい、チェックリストが機能しなくなるケースもあります。
こうした不都合を解決できるのが、チェックリスト機能を備えた管理ツールの導入です。
スマホやタブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスできる管理ツールを導入すれば、チェック作業やチェック項目の更新・共有作業が円滑になります。
自社のニーズに合った管理ツールを導入することでミスを大きく減らし、生産性の向上につなげられるでしょう。
Jootoでチェックリストを作成し、効率的な運用を目指そう
Jootoは、チェックリスト機能を備えたカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
Jootoのチェックリスト機能を活用すれば、業務に必要なタスクを漏れなく管理できます。
タスクごとにToDoを細かく設定でき、各ToDoに対して期間や担当者を設定可能です。
開始日や締切日を設定すれば、担当者へ自動でお知らせが届きます。
Jootoを活用することで、円滑なチェックリストの運用が実現し、業務効率化や生産性向上へつなげられます。
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