AI（人工知能）は、現代社会で最も注目されているデジタル技術の領域の1つです。
2022年11月に公開されたChatGPTは、世の中に大きな影響を与える革新的なサービスとして、大きな話題となりました。
AIはビジネスの手法を根本的に変革していく可能性を秘めており、日本企業でも大企業のみならず、多くの企業で活用が進んでいます。
今後、プロジェクト管理においても、AIを導入して効率化をはかる企業は増えていくと予測されます。
プロジェクト管理の中枢を担うプロジェクトマネージャは、スケジュールの策定やチーム編成、進捗管理、リソースの分配、リスク管理、関係者との連絡調整など、幅広い役割を担っています。
プロジェクトマネージャが抱えるタスクの一部をAIによって自動化できれば、プロジェクトマネージャは本来業務であるマネジメントに集中できるようになり、プロジェクトの成功率を高めることにつながるでしょう。
当記事では、プロジェクト管理におけるAI活用のメリットや注意点、これからのプロジェクトマネージャに求められることなどを解説します。
管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
AI（人工知能）とは
AIは「Artificial Intelligence」の略で、和訳すると「人工知能」になります。
一般的に人間の言葉の理解や推論などの知的行動を、コンピュータに行わせる技術を指します。
生成AIとは
ChatGPTの台頭で、近年注目を集めているのが生成AIです。
AI（人工知能）と生成AIの違いは、「オリジナルコンテンツを生み出せるか」という点です。
これまでのAIは、すでに学習したデータの中から適切な回答を探し、提示する性質をもっていましたが、生成AIは自ら新しいことを学習し、オリジナルコンテンツを生み出すことが可能です。
テキストや画像、動画、音声など、さまざまなコンテンツを生成できます。
生成AIが誕生するまでは、0から1を生み出すことは人間にしかできないとされていました。
しかし、生成AIによって「アイデアの創出」も自動化できるようになり、ビジネスや芸術の領域に変革をもたらすことが期待されています。
自然言語処理とは
生成AIの代表的な存在であるChatGPTは、人間のような自然な会話ができることが特徴です。
このChatGPTの自然な対話を支えるのが、「自然言語処理」と呼ばれる技術です。
「自然言語」とは、日本語や英語など、人間がコミュニケーションを取るために日常的に使用する言語のことで、対義語の「人工言語」とは、プログラミング言語や数式など、人為的に作られた言語のことです。
つまり、自然言語処理とは、人間が普段コミュニケーションに用いる言葉の意味を解析し、処理する技術のことです。
人が普段のコミュニケーションに用いる言語は、同じ言葉であっても文脈によって意味が異なることもあり、コンピューターがその意味を特定することは困難でした。しかし、近年ディープラーニングという機械学習技術の発展などにより、自然言語処理の精度は著しく向上しており、ChatGPTのような自然な対話が可能になっています。
自然言語処理を応用することによって、機械翻訳や、文章の要約、文章からの特定の情報抽出なども可能になりました。
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プロジェクト管理に AI（人工知能）を活用するメリット
人工知能は現在進行形で進化しており、今後もビジネスシーンをはじめとするさまざまな分野で活用が広がっていくと予測されています。
プロジェクトマネジメントにおけるAIの活用方法やメリットには、どのようなものがあるのでしょうか
プロジェクトマネジメントにAIを活用するメリットは、例えば以下の4つが考えられます。
- タスクの割り当てを最適化できる
- リスク管理を強化できる
- コミュニケーションの円滑化
- 業務効率化を実現し、リソース不足を解消できる
それぞれの詳細を解説します。
プロジェクト管理にAIを活用するメリット1
タスクの割り当てを最適化できる
AIを活用することで、プロジェクトマネジメントにおけるタスクの割り当て作業を効率化・最適化できます。
タスクの割り当てとは、プロジェクトの実行に必要なタスクを洗い出し、各タスクの担当者を決める作業のことです。
タスクの割り当てを考える際は、タスクの優先順位や依存関係、メンバーのスキルなどを考慮して、最適なプランを考えなければなりません。
プロジェクトマネージャが自力でタスクの割り当て作業をおこなうのは非常に時間がかかり、タスクの抜け漏れなどのミスも発生しやすくなります。
タスクの割り当て作業にAIを導入すれば、メンバーのスキルなどのデータを分析して最適な担当者を選定したり、タスクの優先順位を自動的に設定したりできます。
さらに、タスクの進捗をリアルタイムで把握し、遅延が発生した場合はすみやかに担当者やプロジェクトマネージャに知らせることが可能です。
トラブルを早く把握できれば、タスクを再編成するなどの対応も取りやすくなるでしょう。
プロジェクト管理にAIを活用するメリット2
リスク管理を強化できる
AIは過去のプロジェクトのデータを分析し、発生確率の高いリスクを事前に特定できます。
プロジェクトマネージャはAIが分析したリスクのデータを活用して、事前にリスクに対する対応策を練ることが可能です。
リスク管理を強化することにより、プロジェクトの成功率を高めることができます。
プロジェクト管理にAIを活用するメリット3
コミュニケーションの円滑化
AIは、チーム全体のコミュニケーションを円滑化したり、関係性を構築したりする手段としても役立ちます。
AIチャットボットを活用すれば、メンバーの疑問や悩みにリアルタイムで回答できるため、時間のロスが発生しません。
また、ミーティングの議事録や要約の作成もAIが代替できるため、情報共有が効率的におこなえます。
プロジェクト管理にAIを活用するメリット4
業務効率化を実現し、リソース不足を解消できる
労働人口の減少は今後も加速すると予測され、優秀な人材の確保はますます難しくなるでしょう。
このような状況でもプロジェクトを円滑に実行し、高いパフォーマンスをあげるためには、業務の効率化が欠かせません。
AIは、業務の効率化と生産性向上に大きく貢献する技術です。
これまでメンバーが担っていたタスクをAIに任せれば、従来よりも少ない人員で成果をあげられます。
また、人的ミスが発生しやすい作業にAIを導入することで、正確性の向上が期待できます。
プロジェクト管理に AI（人工知能）を活用する際の注意点
プロジェクトマネジメントにAIを活用することにより、さまざまなメリットがあることを解説しましたが、注意点や課題もあります。
注意点は、以下の3つです。
- セキュリティリスクへの対応が必要
- 責任の所在が不明確になりやすい
- 業務がブラックボックス化する恐れがある
それぞれの詳細を解説します。
セキュリティリスクへの対応が必要
外部の企業が提供するAIを活用する際には、データの扱いに注意する必要があります。
たとえば、今後のチーム編成に役立てるために過去のプロジェクトのデータや新規のプロジェクトの内容をAIにインプットすると、そのデータがAIの学習に活用され、予期せぬ形で外部へ流出してしまうリスクがあります。
外部のAIサービスを用いる場合はそのサービスの情報取り扱いポリシーをよく確認し、インプットする情報についても細心の注意を払うようにしましょう。また、組織としてAIサービスを利用する際には事前の承認を求めるなど一定のルールを設けることが必要です。
責任の所在が不明確になりやすい
AIの判断が要因となり事故が起こった場合、誰が責任を取るのか判断が難しいという問題があります。
たとえば、医療現場でAIが患者の診断をした結果、診断に誤りがあって患者に不利益が生じた場合、責任の所在を明確にするのは困難でしょう。
AIが引き起こす事故については法整備が追いついていない状況のため、どのようにリスク管理し対応すべきか、難しい判断を迫られることになります。
業務がブラックボックス化する恐れがある
「業務のブラックボックス化」とは、業務の具体的な手順や内容がわからなくなってしまうことです。
AIを活用すれば高度な分析が可能になりますが、分析結果に至るまでの過程がわかりにくいという課題があります。
ブラックボックス化してしまうと、AIが分析した結果の信頼性を判断できなかったり、根拠の説明を求められた際に明確に回答できなかったりといった問題が発生します。
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これからのプロジェクトマネージャに求められること
AIの活用が進むこれからの時代のプロジェクトマネージャに求められることは、以下の4つです。
- AI（人工知能）への理解
- ソフトスキルの向上
- 決断力を身につける
- 管理ツールとAIを連携させる
それぞれの詳細を解説します。
AI（人工知能）への理解
プロジェクトマネジメントにAIを導入するにあたっては、AIの特性や取り扱い方法についての理解が不可欠です。
AIは人間がおこなうさまざまな知的行動を代替できますが、精度の高い結果を引き出すためには、人間による明確で具体的なプロンプトが必要です。
プロンプトとは、AIへの指示や命令を意味します。
AIが処理できるプロンプトは幅広く、日常会話から専門用語を用いたものまでさまざまです。
AIが導く回答の幅を広げるためには、できるだけ詳細なプロンプトを意識する必要があります。
また、AIは学習曲線の概念を変える可能性を秘めていることを、プロジェクトマネージャとして認識しておくべきでしょう。
一般的に、新しいチームを編成してプロジェクトに取り組む場合、初期の段階では学習と適応の過程で生産性が低下する時期があります。
しかし、学習曲線が低下したタイミングで適切なサポートやリソースの提供があれば、チームは学習曲線を回復させ、効率的にタスクをこなすことが可能です。
AIを活用すれば、メンバー個々の状況に応じた学習スタイルを把握し、最適化されたトレーニングやサポートを提供できるようになります。
ソフトスキルの向上
ソフトスキルとは、コミュニケーション力やリーダーシップ、洞察力、創造力、問題解決力など、人間特有の能力のことです。
AIの進化に伴い、ビジネスシーンにおけるソフトスキルの重要性が高まっています。
なかでも、リーダーシップの発揮はプロジェクトマネジメントにおいて大切な要素です。
プロジェクトの方向性を示したり、メンバーのモチベーションを高める働きかけをしたりといった行動は、AIには代替できません。
また、物事の本質を見抜く洞察力を高めることも大切です。
決断力を身につける
AIを活用してプロジェクトの現状や課題の分析をすることはできますが、分析結果をもとにどのようなことを実行するのか、あるいは実行しないのか最終的な方向性の決断は人間にしかできません。
AIはあくまで人間が意思決定する際のサポート役です。
そのため、特にプロジェクトマネージャは、あらゆる局面で重要な意思決定をおこなう役割を担います。
さまざまなデータを収集したうえで優先順位を見極め、チーム全体のキャパシティを考慮して最適な決断をすることが大切です。
管理ツールとAIを連携させる
プロジェクトマネジメントの効率化の手段として、管理ツールを導入するケースは多くあります。
管理ツールとAIを連携させることで、さらにプロジェクトマネジメントを最適化できます。
たとえば、管理ツールから収集したタスクの進捗状況やリソースの稼働状況などのデータをAIが分析し、その結果をプロジェクトマネージャへ報告するといった活用法が想定できます。
あるいは、AI機能を搭載した管理ツールを導入すれば、さらに効率的なプロジェクトマネジメントが実現するでしょう。
Jootoでプロジェクト管理にAIを活用しよう
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理にAIを活用できる「AIタスク生成β版」機能を装備しています。
プロジェクトマネジメントにおいて多くのプロジェクトマネージャを悩ませるのが、「タスクを漏れなく洗い出し、優先順位を明確にする」プロセスです。
プロジェクトの規模が大きくなればタスクの数も増えるため、すべてを洗い出し、タスクの依存関係を考慮しながらスケジュールや割り振りを考えるのは容易な作業ではありません。
タスクの抜け漏れが発生してしまい、後から調整しなければならないことも多くあります。
JootoのAIタスク生成機能を活用すれば、専用フォームに「会社の業種・プロジェクトの概要・管理したい案件の規模」などの簡単な項目を入力するだけで、そのプロジェクトを進行するうえで一般的に求められるタスクを洗い出すことが可能です。
たとえば、メーカーが新商品を開発する場合、開発に必要な市場調査からリリース後の宣伝活動に至るまでのプロセスを網羅したプロジェクトボードが自動で完成するため、タスクの洗い出しや優先順位決めに時間を割く必要がありません。
また、生成したタスクは単純にボード上に羅列されるのではなく、案件の種類に合わせて管理方法も自動で提案します。
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