プロジェクト管理は手帳で効率アップ？ITツールを手帳の代わりに

プロジェクト管理をしっかり行うことが、プロジェクトの成功につながります。
プロジェクト管理のために手帳を活用しているという人は多いのではないでしょうか。

プロジェクトの管理が甘いと、納期の遅れや質の低下などさまざまな問題が発生してしまいます。

この記事では企業のプロジェクト管理の重要性や、プロジェクト達成のために取り入れたい手帳やITツールについてご紹介していきます。

「プロジェクト管理を効率化したい」とお考えのプロジェクトリーダー様、担当者様にも参考にしていただける内容です。

ぜひ最後までお読みください。

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プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの工程や納期、メンバーごとのタスク、進捗状況などを把握・管理することです。

またプロジェクト管理の流れは、プロジェクトが立ち上がったら、必要なタスクを洗い出してメンバーに配分し、計画をコントロールして納期までにプロジェクトを成し遂げるというものです。

仮にプロジェクト管理ができていない、またはうまく行っていない場合は、納期に間に合わない、成果物の質がよくないなどの問題が起きてしまいます。

プロジェクトの成功はプロジェクト管理が円滑に進むかどうかにかかっているのです。

プロジェクト管理のメリット

ではプロジェクト管理には具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

おもなメリットはつぎの５つです。

プロジェクト全体の工程や納期の把握
タスク配分の最適化
メンバーのモチベーション向上
チームワーク強化
企業評価の向上

詳しくみていきましょう。

プロジェクトごとの工程や納期の把握

企業では複数のプロジェクトが同時に進行することも多いため、プロジェクトごとのコントロールが必要です。

プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトごとの工程や納期を把握することができ、各プロジェクトの進捗を意識しながら納期に間に合うように達成を目指せます。

タスク配分の最適化

プロジェクトの多くはチーム制です。
達成までに必要なタスクが決まったら、メンバーに配分し、チーム全体で協力してプロジェクトの達成を目指します。

メンバーへのタスク配分を管理することで、業務の負担を平均化したり、余裕のあるメンバーをフォローに回したりでき、効率的にゴールを目指せます。

メンバーのモチベーションアップ

複数人でプロジェクトを進行していると、メンバーのモチベーションに差が出てくることもあります。
タスクのプロセスと目標を明確にすることで、達成へのモチベーションがアップし、良い仕事につながるでしょう。

チームワーク強化

ひとつのプロジェクトを完遂するための個々のタスクですが、メンバーが自分のタスクのみに意識を向けてしまい、チームがまとまらないという状況もでてきます。

プロジェクト管理によって、個々のメンバーのタスクがプロジェクトの成功につながることを意識づけできるため、チームワークを強化できます。

企業評価の向上

仮にプロジェクトがあまりうまく行かなかった場合、社外からの評価にも影響し、継続した取引ができなくなることもあり得ます。

プロジェクト管理によってプロジェクトが成功することは、業績アップにもつながり、結果的に企業評価が向上します。

プロジェクト管理に使われる手帳

ここまでプロジェクト管理の重要性について紹介してきました。
つぎにプロジェクト管理をサポートするツールについてもみていきましょう。

プロジェクト管理に手帳を活用しているという人も多いようです。
ではどのような手帳がプロジェクト管理に向いているのでしょうか。
プロジェクト管理に適した手帳としては、おもにつぎの3タイプが挙げられます。

ガントチャート型
バーチカル型
月間ブロック型

ひとつずつみていきましょう。
それぞれのおもなメリット・デメリットについても触れています。

ガントチャート型

ガントチャートとはアメリカのヘンリー・ガント氏（経営コンサルタント・機械工学者）が生み出したチャートで、スケジュールや作業工程など、全体を俯瞰して把握できる表です。

通常、縦軸に業務内容（タスク）、横軸に日時が設定されており、プロジェクト全体のタスクや進捗状況がひと目でわかります。

ガントチャート型のメリット

メンバーのタスク開始日や期限も可視化できるため、タスクの遅れなどもわかり、配分の見直し対策などもすぐに講じられます。

ガントチャート型のデメリット

計画やスケジュール進行が変更になった場合、その都度ガントチャートを組み直す手間が発生します。

おもなガントチャート型手帳

ダイゴーAppoint 手帳（ダイゴー）、ミドリダブルスケジュール手帳（ミドリ）、NOLTY アクセスA5ガントチャート（JMAM）など

バーチカル型

「バーチカル」とは「縦の」という意味です。
バーチカル型とは縦に一日の時間軸を取り、見開き1ページごとに1週間のスケジュールを記入できます。
時間軸に沿って縦の矢印を引く、マーカーで予定を囲む、などの使い方があります。

バーチカル型のメリット

ウィークリーのタイムスケジュールをひと目で把握できるため、こまかい時間管理が可能です。

バーチカル型のデメリット

時間単位で組まれていないタスクに対しては役に立たず、週またぎのプロジェクト全体を俯瞰することができません。

おもなバーチカル型手帳

ジブン手帳（コクヨ）、MARK’S EDiT（マークス）、NOLTY （日本能率協会マネジメントセンター）、見開き2週間バーチカルダイアリー（アートプリントジャパン）など

月間ブロック型

手帳の基本ともいえるのが月間ブロック型。プライベートでもよく使われるカレンダー式のためなじみがあります。
企業ではさまざまな業務を月単位で把握することも多いため、月間ブロック型もよく利用されます。

月間ブロック型のメリット

フォーマットがシンプルで、カレンダー感覚でスケジュールを把握・管理できます。
スケジュール管理が苦手な人でも、気軽に書き込めるでしょう。

月間ブロック型のデメリット

記入のスペースが小さく、予定が書ききれない場合もあります。
また大まかな把握はできても、タスクの詳細や進捗などの管理は難しいでしょう。

おもな月間ブロック型手帳

クオバディスダイアリーマンスリータイプ（クオバディス）、デスクダイアリー・ニューダイアリー（高橋手帳）、ポケットダイアリー（ミドリ）など

以上、プロジェクト管理で使われる手帳についてみてきました。

メーカーによって、罫線や方眼、インデックスなどのフォーマットに違いがあり、毎年表紙やカバーなどのデザインが変わることもよくあります。

仕事用には、ToDoリストやノートがついていたり、リフィルで取り外しができたりと、機能的にすぐれたものを選べば使い勝手がよいでしょう。
一冊の手帳で複数の型が利用できるものや、左側にスケジュールの記入欄で右側はメモスペースになっている「レフト式」なども人気です。

いくつかのメーカーの手帳を例にあげましたが、実際に購入する際は、最新の情報をもとによく調べた上で決めるようにしましょう。
（4月始まり・10月始まりや、日曜始まり・月曜始まりなどの違いもあります。企業の業態によって合うものを選びましょう。）

手帳によるプロジェクト管理の課題

ここまでプロジェクト管理によく使われる手帳の型についてみてきました。
タスクを色分けして書き分けるなど、工夫をしながら活用しているという方も多いのではないでしょうか。

しかし手帳によるプロジェクト管理には課題もあります。
おもな課題を確認していきましょう。

手帳によるプロジェクト管理　５つの課題

チーム内の情報共有が難しい
変更があると混乱する
優先順位がつけにくい
管理が属人的になる
進捗の把握がしづらい

ひとつずつみていきます。

チーム内の情報共有が難しい

たとえ個人のプロジェクト・タスク管理が完璧だとしても、手帳による管理では情報共有が難しくなります。
たとえばメンバー間の認識の違いによるトラブルや、記入ミスや記入漏れが原因で納期を過ぎてしまうというような、大きな失敗につながる可能性があります。

変更があると混乱する

プロジェクトはさまざまな事情から仕様やスケジュールが変更になることも少なくありません。
手帳でのプロジェクト管理はおのおのが手書きで行っているため、プロジェクトに変更が発生した場合は混乱しがちです。

たとえば新たな作業が発生したり、予定外の修正が入ったりした際、メンバー全員に変更内容を抜け漏れなく浸透させるのは難しいでしょう。

優先順位がつけにくい

プロジェクトは、各メンバーが割り当てられたタスクを遂行することで完了します。
おのおのが手帳でタスクを管理していると、プロジェクトの全体像がみえづらく、自分が担当するタスクの優先度がわかりにくくなります。

たとえば複数のプロジェクトが進行しているなかで、メンバーもいくつかタスクを抱えている場合などは、優先順位がつけにくいでしょう。

管理が属人的になる

手帳でプロジェクト・タスク管理をしていると、プロジェクトリーダーはリーダーの手帳、メンバーは各自の手帳にそれぞれ重要な情報を書き込むことになるため、業務が属人的になってしまいます。

たとえばメンバーの退職や異動の際、当人にしか詳細がわからないタスクが残されてしまうと、プロジェクトの進行に大きな影響を与えます。

進捗の把握がしづらい

チーム内の情報共有が難しい点や、変更に弱い点、管理が属人的になりがちな点などから、プロジェクト全体や各タスクの進捗がわかりにくくなってしまいます。

たとえば順調に進んでいるようにみえるプロジェクトでも、ひとりのメンバーの進捗状況を把握できていなかったために、最終的な納期に間に合わないというリスクにもつながってしまいます。

手帳はプロジェクト管理に利用することができますが、ここでとりあげたような課題には注意する必要があるでしょう。

プロジェクト管理ツールがプロジェクト達成をスムーズに

プロジェクト管理を手帳で行う際の課題は、プロジェクト管理ツールを使って解決することも検討してみましょう。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト全体やメンバーが抱えるタスクの進捗状況を把握できるだけではありません。
タスク内容の詳細な確認や共有、予定変更時の計画の組み直しなど、プロジェクト管理で求められる複数の課題に対応することが可能です。

おのおのが別々の手帳に記入することで起こりがちな、認識の違いによるトラブルも減らすことができます。
プロジェクトリーダー以外でも、プロジェクトの全体像やほかのメンバーのタスクを見ることができるため、個々のタスクの優先度の理解ができます。

とはいえコンパクトで「どこにでも持ち歩ける」という手帳の利便性は手放せないと思われるかもしれません。

その点についても、メンバーがスマートフォンなどのモバイルデバイスからアクセスできれば、プロジェクト全体の管理ツールでありながら、自分だけの手帳としても機能します。
プロジェクト管理ツールは、企業のプロジェクト達成をスムーズにする役割をはたすでしょう。

Jootoでプロジェクト管理を効率化

プロジェクト管理ツールJootoは、プロジェクトとタスクをメンバー全員で共有することが可能です。

ガントチャートでプロジェクトの全体像と進捗を俯瞰できるのはもちろん、プロジェクト横断機能で複数プロジェクトの管理ができます。

タスクをドラッグ＆ドロップすることで移動できるカンバン方式で、視認性や操作性にも優れています。
ITリテラシーに関わらずメンバー全員がすぐに使いこなせる点は、チーム全体でのプロジェクト達成に貢献することでしょう。
またGoogleカレンダーやChatwork、Slackとも連携しているため、スケジューリングやメンバー間のコミュニケーションも気軽かつ簡単に行えます。

突発的なプロジェクトやタスクの変更も、メンバー全員に抜け漏れなく周知することができ、変更内容をすぐにシートに反映させることができます。

もちろんスマートフォンからの操作も可能です。
チームの心強いプロジェクト管理ツールとしてのみならず、各メンバーの機能的な手帳としても活用できるでしょう。

「プロジェクトが期限通りに終わるのか不安」
「メンバーごとのタスクの進捗状況がわからない」
「メンバーが多くてコミュニケーションが難しい」

などプロジェクトに関する課題をお持ちでしたら、まずはお気軽にご相談ください。
Jootoは貴社のプロジェクト成功を徹底的にサポートいたします。

プロジェクト管理は手帳で効率アップ？ITツールを手帳の代わりにしよう！